【正文】 公司必須重視和健全檔案工作，并在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等方面予以保證。 第四條 立卷歸檔以我公司各部門、各分（子）公司產(chǎn)生的文件材料為主，須將反 映本部門、本公司職能活動(dòng)所產(chǎn)生的具有長(zhǎng)期和重要查考價(jià)值的文件材料（與這類文件有密切聯(lián)系的社會(huì)機(jī)構(gòu)的來文）作為立卷歸檔的重點(diǎn)。 12 第五條 按年度歸檔的部門，應(yīng)在每年 6 月底以前完成上一年度的立卷歸檔工作；某一項(xiàng)目完成后須在兩個(gè)月內(nèi)完成立卷歸檔工作。 第二章 檔案類目 案卷編號(hào) 第六條 檔案分類視文件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按全宗、大類、小類三級(jí)分類。先以全宗區(qū)分，然后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第七條 如因文件類型較多、三級(jí)分類不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級(jí)之后增設(shè) 第四級(jí)“細(xì)類”。 第八條 同一“小類”的文件以裝訂于一個(gè)卷宗為原則，并賦予一個(gè)案卷號(hào)，一個(gè)全宗內(nèi)不得有相同的案卷號(hào)。如文件較多，一個(gè)卷宗不夠時(shí)，可以兩個(gè)以上的卷宗裝訂，并于案卷號(hào)后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考，同一案卷號(hào)后不得有相同的卷次號(hào)。 第九條 案卷索引表中的檔案號(hào)的表示方式如下 X1— X2— X3— X4 其中 X1 為全宗代號(hào)， X2 為小類號(hào)， X3 為案卷號(hào)， X4 為卷次號(hào)。 第十條 《檔案分類編號(hào)表》確定了集團(tuán)公司及分（子）公司立卷類目。 第十一條 立卷類目一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先 審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第三章 平時(shí)歸卷 第十二條 公文承辦人員須及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)保存的文件材料搜集齊全，加以整理，送交行政部門整理歸卷，專業(yè)性文件材料（財(cái)務(wù)、人事、審計(jì)方面的）交相關(guān)職能部門。 第十三條 行政部門對(duì)文件進(jìn)行點(diǎn)收后，按照“案卷類目”條款，將文件材料放入平時(shí)保存的文件盒內(nèi)，并在《收發(fā)文登記薄》上注明。 13 第四章 案卷整理 目錄編制 第十四條 案卷裝訂應(yīng)以符合卷內(nèi)文件書寫格式，保證卷內(nèi)文件材料完整以及便于查考為原則。 第十五條 檔案管理部門須 編制完整的《卷內(nèi)文件目錄》、《案卷索引表》、《分類文件目錄表》，在向集團(tuán)公司檔案管理部門移交檔案時(shí)，一并上交。 第五章 調(diào)卷 第十六條 員工因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》，并經(jīng)審批。在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》。 第十七條 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案立即歸入檔架?！稒n案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 第十八條 《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》以一單一案為原則，借閱時(shí)間以一周為限。如有特殊情形需延長(zhǎng)，按調(diào)閱程序重新辦理。 第十九條 調(diào)卷人對(duì)于所調(diào)閱檔案，不 得抽換增損。 第二十條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如需調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件，須經(jīng)行政部門主管同意。調(diào)閱設(shè)定密級(jí)的檔案，必須呈請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 附件 《 檔案分類編號(hào)表 》 《 卷內(nèi)目錄表 》 《 備考表 》 《 案卷索引表 》 《 分類文件目錄表 》 《 檔案調(diào)閱申請(qǐng)單 》 14 檔案分類編號(hào)表 公司檔案序列編制模式 15 公司檔案分類深度設(shè)二級(jí)類目，范圍分九大類， 65 個(gè)子目，具體類目及分項(xiàng)內(nèi)容與代碼為： A 行政管理 （ A 為大類代碼，下同） A1 規(guī)章、制度、辦法、守則（失效件在原件上加蓋失效?。? A2 文件（按收發(fā)日期順序編排） A3 戰(zhàn)略規(guī)劃 A4 目標(biāo)管理（含年計(jì)劃、目標(biāo)責(zé)任狀、月計(jì)劃、總結(jié)、經(jīng)營(yíng)分析等） A5 企業(yè)文化建設(shè)（畫冊(cè)、內(nèi)部報(bào)刊、媒體報(bào)導(dǎo)等） A6 監(jiān)察、審計(jì)與處分、處理 A7 各類項(xiàng)目方案（可研報(bào)告，市場(chǎng)調(diào)查、分析、預(yù)測(cè)等） A8 公司各種證照，公司設(shè)立、變更資料 A9 公司財(cái)產(chǎn) A10 訴訟 A11 其他 B 合同（協(xié)議） B1 項(xiàng)目合同（含租賃、合作、轉(zhuǎn)讓、經(jīng)營(yíng)管理等） B2 勞動(dòng)人事合同（失效件 加蓋失效印、標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間） B3 購(gòu)銷合同 B4 工程合同（含設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等） B5 營(yíng)銷合同（含廣告、宣傳等） B6 商品房銷售合同 B7 公司物業(yè)租賃合同 B8 其它合同 C 人力資源 C1 工資福利、勞動(dòng)保險(xiǎn) C2 員工檔案（入職資料、考評(píng)、任免、獎(jiǎng)懲等） C3 人力資源信息庫(kù)（注：不作明確分類，但歸檔應(yīng)分類集中） C4 員工培訓(xùn)、學(xué)習(xí) 16 C5 人事合同（失效的加蓋失效印、標(biāo)注時(shí)間） C6 其他（含參考文獻(xiàn)、法律法規(guī)） D 營(yíng)銷 D1 營(yíng)銷策劃、方案（含銷售資料、調(diào)查報(bào)告等 ） D2 廣告媒體 D3 重點(diǎn)客戶資料 D4 售后服務(wù)、物業(yè)管理 D5 營(yíng)銷合同 D6 其它（含參考文獻(xiàn)、法律法規(guī)） E 財(cái)務(wù)管理 E1 憑證 E2 帳薄 E3 財(cái)務(wù)報(bào)告（報(bào)表、財(cái)務(wù)情況說明書） E4 預(yù)決算資料 E5 報(bào)稅資料 E6 財(cái)務(wù)合同 E7 其它 F 工程技術(shù) F1 項(xiàng)目資料（可研報(bào)告、國(guó)土、規(guī)劃、報(bào)建、立項(xiàng)、政策文件等） F2 項(xiàng)目技術(shù)資料（設(shè)計(jì)、規(guī)劃方案、圖表、技術(shù)文件） F3 工程管理 F4 工程合同 F5 其 它（法律法規(guī)，已失效的加蓋失效印） G 客房業(yè)務(wù) G1 服務(wù) G2 布草 G3 PA G4 員工管理 17 G5 重點(diǎn)客戶資料 G6 其它 H 餐飲業(yè)務(wù) H1 服務(wù) H2 廚房 H3 員工管理 H4 重點(diǎn)客戶資料 H5 其它 I 其它業(yè)務(wù) 18 湖南芙蓉國(guó)企業(yè)集團(tuán)有限公司 卷 內(nèi) 目 錄 檔號(hào)： 順序號(hào) 文 號(hào) 責(zé)任者 題 名 日期 頁(yè) 號(hào) 備 注 19 卷內(nèi)備考表 單位名稱： 立卷時(shí)間： 案卷目錄號(hào)： 案卷號(hào)： 立卷人： 監(jiān)督人： 本卷內(nèi)的文件張數(shù)： 本卷內(nèi)需說明的情況： 20 21 湖南芙蓉國(guó)企業(yè)集團(tuán)有限公司 案卷索引表 序號(hào) 案卷號(hào) 案卷題名 建檔 日期 儲(chǔ)存 位置 保存期限 22 湖南芙蓉國(guó)企業(yè)集團(tuán)有限公司 分類文件目錄表 順序號(hào) 案卷號(hào) 文件號(hào) 文件標(biāo)題 （文件內(nèi)容） 責(zé)任人 歸卷日期 備注 23 湖南芙蓉國(guó)企業(yè)集團(tuán)有限公司 檔案調(diào)閱申請(qǐng)單 編號(hào)： 申請(qǐng)部門 部門負(fù)責(zé)人 調(diào)卷人 / 經(jīng)辦人 檔案名稱及代碼 用途 是否設(shè)密及密級(jí) 調(diào)閱時(shí)間 行政部經(jīng)理 審批 總經(jīng)理審批 歸檔記載 管檔人 24 公務(wù)車輛管理辦法 第一章 適用范圍 第一條 公司轎車、貨車、客車等的使用、保養(yǎng)、修理、事故處理，均適用本辦法。 第二章 車輛使用 第二條 每輛車由指定專門的駕駛 員負(fù)責(zé)駕駛，非公司駕駛員不得駕駛公司車輛。 第三條 因公務(wù)需要用車，由行政部門統(tǒng)一調(diào)度，長(zhǎng)途出車，應(yīng)事先填寫《派車單》；市內(nèi)出車，須在《出車記錄表》上詳細(xì)登記。車輛返回后，駕駛員將《派車單》填寫完整，并由用車人簽字認(rèn)可，作為報(bào)帳附件。 第四條 駕駛員在車輛使用前應(yīng)對(duì)車輛作車況檢查，如有故障或損壞等，應(yīng)立即報(bào)行政部門處理。 第五條 不出車時(shí)，駕駛員須將車停放于指定位置，并做好安全防范工作，如因失職造成損失，責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。 第三章 保養(yǎng) 第六條 司機(jī)必須時(shí)刻保持車輛干凈整潔。 25 第七條 車輛零件設(shè)備由該車駕駛員負(fù)責(zé)保 管，須保證完好。 第四章 修理 第八條 凡公司車輛的修理或保養(yǎng)事宜，除緊急狀況外，司機(jī)應(yīng)事先申請(qǐng)，在獲得批準(zhǔn)后，方可在行政部其他人的陪同下，送公司指定維修廠維修或榜樣。 第九條 公務(wù)車行駛途中，發(fā)生故障，需緊急送修的，應(yīng)先報(bào)所在行政部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。 第五章 事故處理 第十條 駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則。公司車輛因公違反交通規(guī)則時(shí)，如為司機(jī)個(gè)人過失，其罰款由當(dāng)事人自行負(fù)擔(dān)；如因車輛本身原因或由不可抗拒因素造成，罰款由公司負(fù)責(zé)。 第十一條 車輛如在途中發(fā)生交通事故，司機(jī)應(yīng)及時(shí)向交警和保險(xiǎn)公司報(bào)案，并即刻與所在單位行政部負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)，行政 部負(fù)責(zé)人應(yīng)派人前往現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理。 第十二條 與 交通事故 有 關(guān)的保險(xiǎn)理賠作業(yè)，當(dāng)事司機(jī)應(yīng)配合行政部負(fù)責(zé)處理。 第十三條 未經(jīng)公司許可，擅自使用公車者，所發(fā)生事故與公司無關(guān)，由當(dāng)事人自行承擔(dān)一切責(zé)任，公司保留進(jìn)一步追究其責(zé)任的權(quán)力。 第六章 費(fèi)用管理 第十四條 由財(cái)務(wù)部門根據(jù)車輛的使用情況核定費(fèi)用計(jì)劃和備用金標(biāo)準(zhǔn)，行政部為每輛車建立費(fèi)用檔案和維修檔案；經(jīng)行政部審核之后，司機(jī)方可報(bào)帳。 第十五條 集團(tuán)內(nèi)車輛的調(diào)配使用，用車單位應(yīng)向集團(tuán)公司行政策劃部申請(qǐng)，發(fā)生的費(fèi)用由用車單位承擔(dān)，其結(jié)算方式和程序按財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，司機(jī) 要認(rèn)真作好出車登記。 26 湖南芙蓉國(guó)企業(yè)集團(tuán)有限公司 派車單 編號(hào)： 用車申請(qǐng)人 目的地 車號(hào) 用車時(shí)間 月 日 時(shí)至 月 日 時(shí) 事由 行政部 使用人簽字 使用情況記載 （由司機(jī)填寫） 路橋費(fèi) 里程表 起 油料費(fèi) 止 27 湖南芙蓉國(guó)企業(yè)集團(tuán)有限公司 出 車記錄 （適用于市 內(nèi)） 車號(hào) /車型： 司機(jī)： 序號(hào) 時(shí)間 事由 里程數(shù) 路橋費(fèi) 使用人 簽字 起 始 28