檔案管理運作流程及規(guī)定(討論版)(20xx0212)-文庫吧
2025-04-03 12:26 本頁面
【正文】 第九步，錄入計算機。按歸檔文件要求，分永久、長期、短期三條線，把每件文件中相應(yīng)項目錄入計算機中。最好是一邊錄入、一邊備份，以避免數(shù)據(jù)丟失，而做無用功。錄入完后，應(yīng)及時打印出永久、長期、短期三個歸檔文件目錄，并按不同保管期限分別把歸檔文件目錄裝成三本。 第十步，裝盒上架。把整理完畢的文件材料裝入卷盒中，并按要求填寫卷盒正面、背脊上的各項內(nèi)容。在每一盒文件材料的后面，應(yīng)加上一頁備考表。備考表必須填寫立卷人、檢查人、立卷時間。若有要說明的問題，也應(yīng) 填寫在備考表上。 六 、 檔案收集 公司文書檔案、工程檔案、聲像檔案由辦公室集中歸檔管理；人事檔案由人力資源部歸檔管理；財務(wù)檔案由財務(wù)部歸檔管理，以便于及時利用，維護(hù)檔案安全。 部門、項目檔案的收集 ： 各部門、項目均應(yīng)指定兼職檔案員，填寫《 兼職檔案員 定崗 確認(rèn)書 》并報公司辦公室，當(dāng)人員有變更時，應(yīng)主動找辦公室檔案管理員辦理相關(guān)手續(xù)，辦公室及時辦理名單更新手續(xù)，由辦公室做好相關(guān)跟進(jìn)。 負(fù)責(zé)本部門、項目的兼職檔案員應(yīng)充分了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握公司規(guī)定的歸檔范圍，并定期對本部門、項目 開展檔案整理指導(dǎo)工作，主動督促收集管理本部門、項目的文件材料。 各部門、項目檔案按每 季度 收集歸檔一次。具體安排在每年 1 月 15 日、 4 月15 日、 7 月 15 日、 10 月 15 日 前 （若遇工作日、節(jié)假日則順延），收集前三個月的檔案資料，并向公司辦公室檔案員辦理交接簽收手續(xù)。需要收集檔案時，由辦公室檔案員提前七個工作日發(fā)出 《 各部門、項目檔案收集準(zhǔn)備通知 》 ，各部門、項目應(yīng)做好相關(guān)準(zhǔn)備。 主辦部門文件的收集 ： 由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。 會議文件收集 ： 會議文件由會議 主辦部門收集歸檔。 公司員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議文件資料等，經(jīng)辦人應(yīng)在返回后 15 個工作日內(nèi)必須交辦公室辦理歸檔手續(xù)。 公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等交辦公室 ,經(jīng)辦人應(yīng)在 7 個工作日內(nèi)并辦理歸檔手續(xù)。 所有歸檔的文件應(yīng)是原件，如因其他原因確實無法找到或移交原件，則在辦理移交手續(xù)時加以注明。 七 、 檔案整理 檔案收集完成后的 15 個工作日內(nèi)，公司辦公室檔案員負(fù)責(zé)按收集的各部門、項目的檔案進(jìn)行總登記，形成匯總分析提交公司辦公室主任審 核。辦公室主任應(yīng)對收集后的意見做審閱，提出相關(guān)意見。 對于審閱不合格的檔案，公司辦公室檔案員 負(fù)責(zé)發(fā)放《檔案收集整改單》，上面應(yīng)注明不合格原因， 退回各部門、項目重新處理，由 部門負(fù)責(zé)人、 項目經(jīng)理根據(jù)情況在上面填寫改進(jìn)措施， 重新提交 。 檔案保密等級劃分：辦公室主任定期召集相關(guān)人員進(jìn)行檔案的分級評定，評定內(nèi)容應(yīng)包括：檔案的保密級別、保存期限、保存地點、檔案調(diào)閱最高審批人，并形成評定審批記錄。分為 3 級。一級為絕密、二級為機密、三級為公開。一級僅為高層可見，或高層許可人員可見，二級僅為中層可見或中層許可人員 可見。 八 、 檔案分析 針對收集后的檔案，辦公室檔案員應(yīng)組織各職能部門、項目對收集檔案進(jìn)行分析、整合工作，填寫《檔案 收集 分析確認(rèn)表》及《檔案 收集 匯總信息目錄表》提交確認(rèn)分析人，確認(rèn)分析人按項目歸屬如 附件五《檔案收集分析確認(rèn)表》如示 。 確認(rèn)分析人接到公司辦公室檔案室管理員的 《 檔案 收集 分析確認(rèn)表后 》 ，應(yīng)依據(jù) 《 檔案 收集 匯總信息目錄表 》 確認(rèn)分析必要性，并組織專項分析小組以會議形式對收集檔案進(jìn)行分析 ， 形成分析報告，分析報告應(yīng)包括但不限于以下要求： 本次檔案精華 /重要信息，可形成培訓(xùn)課件內(nèi)容的； 可以作為本部門、項目改進(jìn)方向的課題的； 本次檔案收集過程中出現(xiàn)的問題及改進(jìn)措施； 本次檔案收集中可以為其它部門、項目參考的內(nèi)容 。 九 、 立卷要求 為統(tǒng)一案卷的質(zhì)量，各部門、項目的立卷工作在辦公室 專職 檔案員的指導(dǎo)下開展工作， 兼職 檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。 案卷總體要求為：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值以便保管和利用。 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件 與原件、中、英文形成的同一文件等放在一起立卷，不得分開。 歸檔的文書材料必須按年度立卷。不同年份的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行有序排列。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，稿件在后等。 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序編寫頁號。 卷內(nèi)目錄。案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷 內(nèi)的文件目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)放在卷首。 卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)檔案因移交、作廢、遺失等情況時，應(yīng)在備考表上記錄。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在卷底。 案卷封面。 用打印好的清晰目錄注明，并蓋章。 案卷裝訂。 同一份文件材料應(yīng)用釘書釘釘好， 對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托糊，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。 案卷排列。設(shè)置軟卷封底，一文件一封底（含卷內(nèi)文件目錄 ） ，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜保存 。 十 、 檔案保管期限 永久保存：
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