【正文】 第二章 一般行政管理規(guī)定 第一節(jié) 公文管理規(guī)定 第一條 公文定義：指與政府職能部門、相關(guān)單位間傳送的文件，以及內(nèi)部各單位相互傳送的各類文件（包括會議紀(jì)要）、制度規(guī)范（不含合同類文件）。 第 二 條 公文種類主要有： 一、 命令（令） 適用于依照有 關(guān) 制度 和規(guī) 定， 宣布施行重大強制性 執(zhí)行 行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。 二、 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，變更或者撤銷下級 單位 不適當(dāng)?shù)臎Q定事項 、人事任免。 三、 公告 適用于向 集團 內(nèi)外宣布重要事項或者 決 定事項。 四、 通告 適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 五、 通知 適用于批轉(zhuǎn)下級 單位 的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級 單位 和不相隸屬 單位 的公文，傳達要求下級 單位 辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項 、人事任免 。 六、 通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者 反映重要 情況。 七、 報告 適用于向上級 單位 匯報 工作，反映情況，答復(fù)上級 單位 的詢問 （包括審計報告） 。 八、 請示 適用于向上級 單位 請求指示、批準(zhǔn)。 九、 批復(fù) 適用于答復(fù)下級 單位 的請示事項。 十、 會議紀(jì)要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項 ,會議紀(jì)要在會議結(jié)束后一個工作日內(nèi) 整理完畢，并分發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門 。 第三條 公文處理的原則：快速、準(zhǔn)確、安全、保密。 第四條 公文處理的主要工作：包括發(fā)文、收文、傳遞、批示、承辦、跟蹤催辦、歸檔等工作。 第五條 公文協(xié)調(diào)處理部門：各級綜合部。 第六條 各級單位 除 綜合部以外其他部門 不得對外正式行文。 第七條 發(fā)文 ： 一、擬稿：按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門會簽。稿件需填寫《擬文稿紙》作面頁，按規(guī)定要求擬稿。 二、編號：公文字號格式和文種代號統(tǒng)一規(guī)定。 三、格式：公司內(nèi)部所有公文需遵從《廣東珠江投資有限公司公文格式規(guī)定》。 四、會簽：公文的會簽由發(fā)文單位負(fù)責(zé)人決定會簽次序；不同單位聯(lián)合發(fā)文由該等單位的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會簽次序；制度的頒發(fā)由發(fā)文單位及制度所涉及單位的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會簽次序。會簽文件及其附件由綜合部蓋騎縫章后使用《會簽表》進行會簽。 五、簽發(fā)權(quán)限：各單位間知 會性公文，以及各單位對內(nèi)發(fā)文，由該單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)；人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)；重要對外文件（如對政府函件），由管理中心總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)；以籌建處名義發(fā)文，需經(jīng)過籌建處總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)；以項目名義發(fā)文，由項目總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)。公文簽發(fā)授權(quán)應(yīng)將授權(quán)證明文件送本級綜合部備案。 六、打??； 七、蓋章：手續(xù)完備，由綜合部蓋章。 八、發(fā)文：綜合部應(yīng)對每份發(fā)文建立臺帳，做好發(fā)文登記工作；由承辦部門自行送達的文件，應(yīng)在檔案室辦理登記、簽收。 九、制度頒發(fā)必須經(jīng)過會簽程序，經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由綜 合部門頒發(fā)，并送上一級單位備案。 十、凡上報公文需經(jīng)協(xié)調(diào)處理批轉(zhuǎn)的，不得直接送交上級單位，由綜合部統(tǒng)一登記批轉(zhuǎn)，上報集團公司文件統(tǒng)一由管理中心綜合部門登記、傳遞。 第八條 收文： 一、登記：綜合部收到文件后，對來文進行編號、備份（外單位來文）。 二、批轉(zhuǎn)：綜合部根據(jù)來文內(nèi)容、性質(zhì)在《文件閱辦表》（見附件二）上提出擬辦意見并確定公文緊急程度，送上級領(lǐng)導(dǎo)批示或批轉(zhuǎn)其他單位承辦。對需送多位領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前傳批。 三、收文工作應(yīng)在 4 個工作小時內(nèi)完成。 第九條 傳遞：有關(guān)公文需經(jīng)相關(guān)單位 傳閱，各單位應(yīng)在 4 個工作小時內(nèi)簽閱完畢并送回綜合部；對需送多位領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送。 第十條 批示： 一、公文批示時，對有具體辦理事項的，批示人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他批示人簽閱視為同意；沒有具體辦理事項的，簽閱表示閱知。 二、批示人不能親自批示（如開會、外出等），由綜合部負(fù)責(zé)電話聯(lián)系，并根據(jù)電話記錄代為簽署意見，事后，由批示人補簽。 三、“普通”公文應(yīng)在 8 個工作小時內(nèi)批示完畢；“緊急”類公文應(yīng)在 4 個工作小時內(nèi)批示完畢；“加急”公文應(yīng)隨到隨批，必要時可以集體商榷。如承 辦事項復(fù)雜，時限可適當(dāng)延長，但不得超過規(guī)定時限的兩倍。 第十一條 承辦：有關(guān)公文事項承辦單位按上級公文規(guī)定或按領(lǐng)導(dǎo)批示確定；如有多個領(lǐng)導(dǎo)批示按級別最高的領(lǐng)導(dǎo)指示確定。 第十二條 跟蹤催辦：綜合部應(yīng)對由其發(fā)出或接收的每份公文建立臺帳，登記公文處理情況，并做好公文催辦工作。 第十三條 立卷及歸檔：各單位應(yīng)對公文按編號進行分類登記，并將公文的編號、時間、內(nèi)容、處理情況等輸入電腦以便查證。 公文辦理完畢后，應(yīng)按照公文在形成過程中的相互聯(lián)系、特征和保存價值等立卷，并保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映工作情況， 便于保管和利用。 立卷后的公文應(yīng)按公司《檔案管理制度》要求移交公司檔案管理部門，并把復(fù)印件送各會簽單位。 公文處理情況應(yīng)每季度匯總送管理中心綜合部備案。內(nèi)容包括發(fā)文、文件閱辦（包括處理結(jié)果）等。 第二節(jié) 印章管理規(guī)定 第十四條 印章刻制及啟用：各級單位刻制及啟用印章，必須經(jīng)集團分管行 政副總經(jīng)理核準(zhǔn)，并由集團總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理刻制及啟用事宜。 第十五條 領(lǐng)?。河≌卤９苋藛T根據(jù)本規(guī)定從綜合部門領(lǐng)取需自己保管的印章并簽收備案。 第十六條 分類：印章分為公司公章（印章）、部門章和業(yè)務(wù)章，在籌建 期，除財務(wù)部外不刻制其他部門章。 第十七條 保管：根據(jù)印章的使用功能，印章分別由各級相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。 一、 由管理中心綜合部集中統(tǒng)一保管的公章： 管理中心、籌建處、各項目公章 (籌建處及各項目的公章，待相關(guān)制度完善后，經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交 )； 管理中心、籌建處、各項目合同專用章（籌建處及各項目的合同專用章，待相關(guān)制度完善后，經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交）； 尚未移交給下屬單位的印章； 管理中心各部門的印章。 二、由各籌建處綜合部集中統(tǒng)一保管的公章： 經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn) 交的印章； 三、由各項目綜合部門集中統(tǒng)一保管的公章： 經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn)交的印章； 四、業(yè)務(wù)章的由相關(guān)職能部門進行保管。 第十八條 公章的使用范圍及審批： 一、對外使用范圍及審批： 在管理中心，對外公文使用公章，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽（上報省、市政府及政府有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)管理中心綜合部負(fù)責(zé)人審核），分管副總及行政副總以上領(lǐng)導(dǎo)審定，方可用章，重要文件用章前須經(jīng)總經(jīng)理審定； 各籌建處、項目，對外公文使用公章，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽（上報省、市政府及政府有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)籌建處綜合部負(fù)責(zé)人審核）， 分管副總及行政管線副總（特殊情況管理中心總經(jīng)理助理以上其他領(lǐng)導(dǎo)）以上領(lǐng)導(dǎo)審定，方可用章；若管理中心、籌建處、項目需用到集團公章，需經(jīng)過管理中心總經(jīng)理、集團分管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 辦理證件使用鋼印，須由綜合部門負(fù)責(zé)人審簽，方可用章； 原則上所有合同和協(xié)議須按照《合同訂立實施細(xì)則》的規(guī)定執(zhí)行，會審手續(xù)齊全方可蓋章。特殊情況下，未經(jīng)過合同會審程序 ,只有管理中心、籌建處分管副總經(jīng)理及行政副總經(jīng)理在《用章審批表》上簽字同意用章的合同及協(xié)議，也須經(jīng)管理中心、籌建處法律部門對合同或協(xié)議條款審核無誤后，方 可用章； 對外常規(guī)業(yè)務(wù)（各種年檢、年審、報建、招投標(biāo)、工程資料等）使用公章，須經(jīng)管理中心或籌建處總經(jīng)理審簽，方可用章； 銀行新開賬戶，經(jīng)集團公司財務(wù)部審批，方可用章； 所有財務(wù)、稅務(wù)登記報表（包括對外提供有關(guān)資料），統(tǒng)一由管理中心或籌建處財務(wù)部經(jīng)理審簽，方可用章； 凡涉及財產(chǎn)抵押、財產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、貸款、借款、擔(dān)保的法定代表人委托書、法人代表證明書，須經(jīng)管理中心總經(jīng)理審簽，方可用章； 未經(jīng)集團及管理中心領(lǐng)導(dǎo)小組授權(quán)批準(zhǔn)，擅自進行投資經(jīng)營活動，對外擔(dān)保，對外借貸款，對外簽訂合同等活動，印章管理人員 不得蓋章。 二、法人章（公章）對內(nèi)的使用范圍及審批： 管理中心重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核，主管行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 各籌建處重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核，主管行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 各項目對內(nèi)發(fā)文由項目負(fù)責(zé)人簽發(fā)（領(lǐng)導(dǎo)特別交待的除外），方可用章。 管理中心、籌建處的一般 內(nèi)部發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽字，綜合部負(fù)責(zé)人審核，方可用章。 第十九條 業(yè)務(wù)章的使用范圍及審批： 一、業(yè)務(wù)章的使用范圍： 財務(wù)專用章用 于辦理有關(guān)銀行業(yè)務(wù)； 發(fā)票專用章用于開具發(fā)票業(yè)務(wù)； 工程專用章用于：工程修改通知單、工程類會議紀(jì)要、內(nèi)部竣工初驗；工程方面資料：圖紙、會審記錄、預(yù)結(jié)算報告；工程方面對關(guān)聯(lián)單位、部門的往來文件； 二、業(yè)務(wù)章使用的審批： 財務(wù)專用章和發(fā)票專用章須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后方可用章； 工程專用章須由項目工程部負(fù)責(zé)人審核（工程修改通知單、圖紙、會審紀(jì)要必須由主管設(shè)計負(fù)責(zé)人審核），再由各項目總經(jīng)理審批。 第二十條 有關(guān)公文經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)，可使用《擬文稿紙》申請用章，不須使用《用章審批表》申請用章。 第二十一 條 管理中心、籌建處、各項目自行保管的部門章（業(yè)務(wù)章），在本細(xì)則所規(guī)定的范圍內(nèi)使用，如超出本制度所規(guī)定的范圍使用的，經(jīng)辦人及該單位主要負(fù)責(zé)人必須承擔(dān)責(zé)任和連帶責(zé)任。 第二十二條 使用印章必須嚴(yán)格按照有關(guān)用章審批程序執(zhí)行，手續(xù)不全者嚴(yán)禁用章。 第二十三條 除本辦法第八條規(guī)定之外，所有公文用章，須填寫《用章審批表》，按照審批權(quán)限審批后，方可用章。 第二十四條 用章前印章管理人員須認(rèn)真審核，明確了解用章的內(nèi)容和目的及用印的文件份數(shù)，確認(rèn)符合用章手續(xù)后，由經(jīng)辦人在用章登記簿上逐項登記后，方可用章。 第二十五 條 凡符合集團用章規(guī)定，會簽手續(xù)齊全的合同、協(xié)議、文件、資料等經(jīng)審核無誤后，按先后緩急的順序，即接即蓋章，不得拖延用章時間。 第二十六條 各級印章管理人員對未經(jīng)核準(zhǔn)的文件，不得擅自用章；對不符合本管理辦法、《合同訂立管理細(xì)則》或其他有關(guān)制度規(guī)定的，應(yīng)立即向綜合部負(fù)責(zé)人匯報，未經(jīng)同意，不得蓋章。 第二十七條 不得在空白憑證、便箋上加蓋印章。 第二十八條 在急需用章而本部門負(fù)責(zé)人外出，以傳真形式審簽；以傳真形式無法審簽的，須由綜合部門負(fù)責(zé)人或管線副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）以上領(lǐng)導(dǎo)審簽，方可用章。 第二十九條 一般情況下不得將印章攜帶出辦公室使用，如確因工作所需，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批同意建立登記手續(xù)后，應(yīng)由印章管理員攜帶印章到現(xiàn)場蓋印或監(jiān)印。帶到辦公室以外使用的印章須經(jīng)主管行政的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并確保交予安全可靠的人員保管，認(rèn)真做好外借登記手續(xù)。 第三十條 印章外借使用完畢后，應(yīng)及時辦理歸還手續(xù)。印章管理員須負(fù)責(zé)督促印章借用人員按時歸還外借的印章。 第三十一條 管理中心綜合部將定期檢查本部門及各籌建處、項目的用章情 況。 第三十二條 印章管理員需簽與管理中心簽定崗位責(zé)任書，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保用章安全。印章管理 人員離職或調(diào)任時，須為印章辦理交接手續(xù)。 第三十三條 印章管理員應(yīng)確保單位能隨時與之取得聯(lián)系，保證及時用章，不得拖延時間。如請假或外出時，須事先取得部門負(fù)責(zé)人同意，然后將印章移交給綜合部門主要負(fù)責(zé)人，并辦理印章暫時代保管手續(xù)。 第三十四條 印章遺失或失竊應(yīng)立即向上級匯報，并依法公告作廢。對偽造公司各種印章的人員，依法交國家司法機關(guān)處理。 第三十五條 對需要留存的重要資料（合同、協(xié)議及對外重要文件），應(yīng)在蓋印后（對外文件可留未經(jīng)蓋章的復(fù)印件），留存一份，立卷存檔。 第三節(jié) 檔案管理規(guī)定 第三十六條 管理部門 各級綜合部設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。 人事、財務(wù)、營銷等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。 第三十七條 歸檔范圍 包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料： 一、管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括 規(guī)章制度、部門工作職責(zé)、年度工作總結(jié)和計劃、大事記； 各類公文、 會議紀(jì)要 、 業(yè)務(wù)來往函件和傳真件等； 二、立項文件：包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于項目立項的各種批復(fù)文件等； 三、證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等； 四、資信文件：驗資、審計、評估報告等； 五、合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等； 六、項目開發(fā)報批文件：征地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等； 七、技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)資料等； 八、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等 九、聲像信息類：公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、 錄像、電子文件等。 十、其他需要歸檔的重要文件。 第三十八條