【正文】 第二章 一般行政管理規(guī)定 第一節(jié) 公文管理規(guī)定 第一條 公文定義：指與政府職能部門、相關(guān)單位間傳送的文件，以及內(nèi)部各單位相互傳送的各類文件（包括會(huì)議紀(jì)要）、制度規(guī)范（不含合同類文件）。 第 二 條 公文種類主要有： 一、 命令（令） 適用于依照有 關(guān) 制度 和規(guī) 定， 宣布施行重大強(qiáng)制性 執(zhí)行 行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。 二、 決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，變更或者撤銷下級(jí) 單位 不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng) 、人事任免。 三、 公告 適用于向 集團(tuán) 內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者 決 定事項(xiàng)。 四、 通告 適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 五、 通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí) 單位 的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí) 單位 和不相隸屬 單位 的公文，傳達(dá)要求下級(jí) 單位 辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng) 、人事任免 。 六、 通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者 反映重要 情況。 七、 報(bào)告 適用于向上級(jí) 單位 匯報(bào) 工作，反映情況，答復(fù)上級(jí) 單位 的詢問(wèn) （包括審計(jì)報(bào)告） 。 八、 請(qǐng)示 適用于向上級(jí) 單位 請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 九、 批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí) 單位 的請(qǐng)示事項(xiàng)。 十、 會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) ,會(huì)議紀(jì)要在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi) 整理完畢，并分發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門 。 第三條 公文處理的原則：快速、準(zhǔn)確、安全、保密。 第四條 公文處理的主要工作：包括發(fā)文、收文、傳遞、批示、承辦、跟蹤催辦、歸檔等工作。 第五條 公文協(xié)調(diào)處理部門：各級(jí)綜合部。 第六條 各級(jí)單位 除 綜合部以外其他部門 不得對(duì)外正式行文。 第七條 發(fā)文 ： 一、擬稿：按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門會(huì)簽。稿件需填寫《擬文稿紙》作面頁(yè)，按規(guī)定要求擬稿。 二、編號(hào)：公文字號(hào)格式和文種代號(hào)統(tǒng)一規(guī)定。 三、格式：公司內(nèi)部所有公文需遵從《廣東珠江投資有限公司公文格式規(guī)定》。 四、會(huì)簽：公文的會(huì)簽由發(fā)文單位負(fù)責(zé)人決定會(huì)簽次序；不同單位聯(lián)合發(fā)文由該等單位的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會(huì)簽次序；制度的頒發(fā)由發(fā)文單位及制度所涉及單位的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會(huì)簽次序。會(huì)簽文件及其附件由綜合部蓋騎縫章后使用《會(huì)簽表》進(jìn)行會(huì)簽。 五、簽發(fā)權(quán)限：各單位間知 會(huì)性公文，以及各單位對(duì)內(nèi)發(fā)文，由該單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)；人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)；重要對(duì)外文件（如對(duì)政府函件），由管理中心總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)；以籌建處名義發(fā)文，需經(jīng)過(guò)籌建處總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)；以項(xiàng)目名義發(fā)文，由項(xiàng)目總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)。公文簽發(fā)授權(quán)應(yīng)將授權(quán)證明文件送本級(jí)綜合部備案。 六、打??； 七、蓋章：手續(xù)完備，由綜合部蓋章。 八、發(fā)文：綜合部應(yīng)對(duì)每份發(fā)文建立臺(tái)帳，做好發(fā)文登記工作；由承辦部門自行送達(dá)的文件，應(yīng)在檔案室辦理登記、簽收。 九、制度頒發(fā)必須經(jīng)過(guò)會(huì)簽程序，經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由綜 合部門頒發(fā)，并送上一級(jí)單位備案。 十、凡上報(bào)公文需經(jīng)協(xié)調(diào)處理批轉(zhuǎn)的，不得直接送交上級(jí)單位，由綜合部統(tǒng)一登記批轉(zhuǎn)，上報(bào)集團(tuán)公司文件統(tǒng)一由管理中心綜合部門登記、傳遞。 第八條 收文： 一、登記：綜合部收到文件后，對(duì)來(lái)文進(jìn)行編號(hào)、備份（外單位來(lái)文）。 二、批轉(zhuǎn)：綜合部根據(jù)來(lái)文內(nèi)容、性質(zhì)在《文件閱辦表》（見(jiàn)附件二）上提出擬辦意見(jiàn)并確定公文緊急程度，送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示或批轉(zhuǎn)其他單位承辦。對(duì)需送多位領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前傳批。 三、收文工作應(yīng)在 4 個(gè)工作小時(shí)內(nèi)完成。 第九條 傳遞：有關(guān)公文需經(jīng)相關(guān)單位 傳閱，各單位應(yīng)在 4 個(gè)工作小時(shí)內(nèi)簽閱完畢并送回綜合部；對(duì)需送多位領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送。 第十條 批示： 一、公文批示時(shí)，對(duì)有具體辦理事項(xiàng)的，批示人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他批示人簽閱視為同意；沒(méi)有具體辦理事項(xiàng)的，簽閱表示閱知。 二、批示人不能親自批示（如開(kāi)會(huì)、外出等），由綜合部負(fù)責(zé)電話聯(lián)系，并根據(jù)電話記錄代為簽署意見(jiàn)，事后，由批示人補(bǔ)簽。 三、“普通”公文應(yīng)在 8 個(gè)工作小時(shí)內(nèi)批示完畢；“緊急”類公文應(yīng)在 4 個(gè)工作小時(shí)內(nèi)批示完畢；“加急”公文應(yīng)隨到隨批，必要時(shí)可以集體商榷。如承 辦事項(xiàng)復(fù)雜，時(shí)限可適當(dāng)延長(zhǎng)，但不得超過(guò)規(guī)定時(shí)限的兩倍。 第十一條 承辦：有關(guān)公文事項(xiàng)承辦單位按上級(jí)公文規(guī)定或按領(lǐng)導(dǎo)批示確定；如有多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示按級(jí)別最高的領(lǐng)導(dǎo)指示確定。 第十二條 跟蹤催辦：綜合部應(yīng)對(duì)由其發(fā)出或接收的每份公文建立臺(tái)帳，登記公文處理情況，并做好公文催辦工作。 第十三條 立卷及歸檔：各單位應(yīng)對(duì)公文按編號(hào)進(jìn)行分類登記，并將公文的編號(hào)、時(shí)間、內(nèi)容、處理情況等輸入電腦以便查證。 公文辦理完畢后，應(yīng)按照公文在形成過(guò)程中的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等立卷，并保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映工作情況， 便于保管和利用。 立卷后的公文應(yīng)按公司《檔案管理制度》要求移交公司檔案管理部門，并把復(fù)印件送各會(huì)簽單位。 公文處理情況應(yīng)每季度匯總送管理中心綜合部備案。內(nèi)容包括發(fā)文、文件閱辦（包括處理結(jié)果）等。 第二節(jié) 印章管理規(guī)定 第十四條 印章刻制及啟用：各級(jí)單位刻制及啟用印章，必須經(jīng)集團(tuán)分管行 政副總經(jīng)理核準(zhǔn)，并由集團(tuán)總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理刻制及啟用事宜。 第十五條 領(lǐng)?。河≌卤９苋藛T根據(jù)本規(guī)定從綜合部門領(lǐng)取需自己保管的印章并簽收備案。 第十六條 分類：印章分為公司公章（印章）、部門章和業(yè)務(wù)章，在籌建 期，除財(cái)務(wù)部外不刻制其他部門章。 第十七條 保管：根據(jù)印章的使用功能，印章分別由各級(jí)相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。 一、 由管理中心綜合部集中統(tǒng)一保管的公章： 管理中心、籌建處、各項(xiàng)目公章 (籌建處及各項(xiàng)目的公章，待相關(guān)制度完善后，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交 )； 管理中心、籌建處、各項(xiàng)目合同專用章（籌建處及各項(xiàng)目的合同專用章，待相關(guān)制度完善后，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交）； 尚未移交給下屬單位的印章； 管理中心各部門的印章。 二、由各籌建處綜合部集中統(tǒng)一保管的公章： 經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn) 交的印章； 三、由各項(xiàng)目綜合部門集中統(tǒng)一保管的公章： 經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn)交的印章； 四、業(yè)務(wù)章的由相關(guān)職能部門進(jìn)行保管。 第十八條 公章的使用范圍及審批： 一、對(duì)外使用范圍及審批： 在管理中心，對(duì)外公文使用公章，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽（上報(bào)省、市政府及政府有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)管理中心綜合部負(fù)責(zé)人審核），分管副總及行政副總以上領(lǐng)導(dǎo)審定，方可用章，重要文件用章前須經(jīng)總經(jīng)理審定； 各籌建處、項(xiàng)目，對(duì)外公文使用公章，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽（上報(bào)省、市政府及政府有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)籌建處綜合部負(fù)責(zé)人審核）， 分管副總及行政管線副總（特殊情況管理中心總經(jīng)理助理以上其他領(lǐng)導(dǎo)）以上領(lǐng)導(dǎo)審定，方可用章；若管理中心、籌建處、項(xiàng)目需用到集團(tuán)公章，需經(jīng)過(guò)管理中心總經(jīng)理、集團(tuán)分管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 辦理證件使用鋼印，須由綜合部門負(fù)責(zé)人審簽，方可用章； 原則上所有合同和協(xié)議須按照《合同訂立實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定執(zhí)行，會(huì)審手續(xù)齊全方可蓋章。特殊情況下，未經(jīng)過(guò)合同會(huì)審程序 ,只有管理中心、籌建處分管副總經(jīng)理及行政副總經(jīng)理在《用章審批表》上簽字同意用章的合同及協(xié)議，也須經(jīng)管理中心、籌建處法律部門對(duì)合同或協(xié)議條款審核無(wú)誤后，方 可用章； 對(duì)外常規(guī)業(yè)務(wù)（各種年檢、年審、報(bào)建、招投標(biāo)、工程資料等）使用公章，須經(jīng)管理中心或籌建處總經(jīng)理審簽，方可用章； 銀行新開(kāi)賬戶，經(jīng)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部審批，方可用章； 所有財(cái)務(wù)、稅務(wù)登記報(bào)表（包括對(duì)外提供有關(guān)資料），統(tǒng)一由管理中心或籌建處財(cái)務(wù)部經(jīng)理審簽，方可用章； 凡涉及財(cái)產(chǎn)抵押、財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、貸款、借款、擔(dān)保的法定代表人委托書、法人代表證明書，須經(jīng)管理中心總經(jīng)理審簽，方可用章； 未經(jīng)集團(tuán)及管理中心領(lǐng)導(dǎo)小組授權(quán)批準(zhǔn)，擅自進(jìn)行投資經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，對(duì)外擔(dān)保，對(duì)外借貸款，對(duì)外簽訂合同等活動(dòng)，印章管理人員 不得蓋章。 二、法人章（公章）對(duì)內(nèi)的使用范圍及審批： 管理中心重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核，主管行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 各籌建處重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核，主管行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章； 各項(xiàng)目對(duì)內(nèi)發(fā)文由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽發(fā)（領(lǐng)導(dǎo)特別交待的除外），方可用章。 管理中心、籌建處的一般 內(nèi)部發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽字，綜合部負(fù)責(zé)人審核，方可用章。 第十九條 業(yè)務(wù)章的使用范圍及審批： 一、業(yè)務(wù)章的使用范圍： 財(cái)務(wù)專用章用 于辦理有關(guān)銀行業(yè)務(wù)； 發(fā)票專用章用于開(kāi)具發(fā)票業(yè)務(wù)； 工程專用章用于：工程修改通知單、工程類會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部竣工初驗(yàn)；工程方面資料：圖紙、會(huì)審記錄、預(yù)結(jié)算報(bào)告；工程方面對(duì)關(guān)聯(lián)單位、部門的往來(lái)文件； 二、業(yè)務(wù)章使用的審批： 財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票專用章須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后方可用章； 工程專用章須由項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)人審核（工程修改通知單、圖紙、會(huì)審紀(jì)要必須由主管設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人審核），再由各項(xiàng)目總經(jīng)理審批。 第二十條 有關(guān)公文經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)，可使用《擬文稿紙》申請(qǐng)用章，不須使用《用章審批表》申請(qǐng)用章。 第二十一 條 管理中心、籌建處、各項(xiàng)目自行保管的部門章（業(yè)務(wù)章），在本細(xì)則所規(guī)定的范圍內(nèi)使用，如超出本制度所規(guī)定的范圍使用的，經(jīng)辦人及該單位主要負(fù)責(zé)人必須承擔(dān)責(zé)任和連帶責(zé)任。 第二十二條 使用印章必須嚴(yán)格按照有關(guān)用章審批程序執(zhí)行，手續(xù)不全者嚴(yán)禁用章。 第二十三條 除本辦法第八條規(guī)定之外，所有公文用章，須填寫《用章審批表》，按照審批權(quán)限審批后，方可用章。 第二十四條 用章前印章管理人員須認(rèn)真審核，明確了解用章的內(nèi)容和目的及用印的文件份數(shù)，確認(rèn)符合用章手續(xù)后，由經(jīng)辦人在用章登記簿上逐項(xiàng)登記后，方可用章。 第二十五 條 凡符合集團(tuán)用章規(guī)定，會(huì)簽手續(xù)齊全的合同、協(xié)議、文件、資料等經(jīng)審核無(wú)誤后，按先后緩急的順序，即接即蓋章，不得拖延用章時(shí)間。 第二十六條 各級(jí)印章管理人員對(duì)未經(jīng)核準(zhǔn)的文件，不得擅自用章；對(duì)不符合本管理辦法、《合同訂立管理細(xì)則》或其他有關(guān)制度規(guī)定的，應(yīng)立即向綜合部負(fù)責(zé)人匯報(bào)，未經(jīng)同意，不得蓋章。 第二十七條 不得在空白憑證、便箋上加蓋印章。 第二十八條 在急需用章而本部門負(fù)責(zé)人外出，以傳真形式審簽；以傳真形式無(wú)法審簽的，須由綜合部門負(fù)責(zé)人或管線副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）以上領(lǐng)導(dǎo)審簽，方可用章。 第二十九條 一般情況下不得將印章攜帶出辦公室使用，如確因工作所需，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批同意建立登記手續(xù)后，應(yīng)由印章管理員攜帶印章到現(xiàn)場(chǎng)蓋印或監(jiān)印。帶到辦公室以外使用的印章須經(jīng)主管行政的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并確保交予安全可靠的人員保管，認(rèn)真做好外借登記手續(xù)。 第三十條 印章外借使用完畢后，應(yīng)及時(shí)辦理歸還手續(xù)。印章管理員須負(fù)責(zé)督促印章借用人員按時(shí)歸還外借的印章。 第三十一條 管理中心綜合部將定期檢查本部門及各籌建處、項(xiàng)目的用章情 況。 第三十二條 印章管理員需簽與管理中心簽定崗位責(zé)任書，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保用章安全。印章管理 人員離職或調(diào)任時(shí)，須為印章辦理交接手續(xù)。 第三十三條 印章管理員應(yīng)確保單位能隨時(shí)與之取得聯(lián)系，保證及時(shí)用章，不得拖延時(shí)間。如請(qǐng)假或外出時(shí)，須事先取得部門負(fù)責(zé)人同意，然后將印章移交給綜合部門主要負(fù)責(zé)人，并辦理印章暫時(shí)代保管手續(xù)。 第三十四條 印章遺失或失竊應(yīng)立即向上級(jí)匯報(bào)，并依法公告作廢。對(duì)偽造公司各種印章的人員，依法交國(guó)家司法機(jī)關(guān)處理。 第三十五條 對(duì)需要留存的重要資料（合同、協(xié)議及對(duì)外重要文件），應(yīng)在蓋印后（對(duì)外文件可留未經(jīng)蓋章的復(fù)印件），留存一份，立卷存檔。 第三節(jié) 檔案管理規(guī)定 第三十六條 管理部門 各級(jí)綜合部設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。 人事、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。 第三十七條 歸檔范圍 包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料： 一、管理文件：在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有重要依據(jù)的各類文件，包括 規(guī)章制度、部門工作職責(zé)、年度工作總結(jié)和計(jì)劃、大事記； 各類公文、 會(huì)議紀(jì)要 、 業(yè)務(wù)來(lái)往函件和傳真件等； 二、立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目的可行性報(bào)告、評(píng)估報(bào)告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的各種批復(fù)文件等； 三、證照文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等； 四、資信文件：驗(yàn)資、審計(jì)、評(píng)估報(bào)告等； 五、合同文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等； 六、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)報(bào)批文件：征地文件、規(guī)劃報(bào)建文件、施工及竣工驗(yàn)收文件等； 七、技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)資料等； 八、國(guó)家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級(jí)主管部門、單位的來(lái)文等 九、聲像信息類：公司具有重要價(jià)值的、或用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、 錄像、電子文件等。 十、其他需要?dú)w檔的重要文件。 第三十八條