【正文】 司能夠在逐步的流程優(yōu)化過程中，掌握科學與合理的方法，將 BPR 和 BPI 相結(jié)合，最大程度的改進公司流程，使其在某一時期達到最優(yōu)。下文涉及到的目標流程圖，請參照附件 B 中的《目標優(yōu)化流程》 。19 / 29 工程支付審批流程流程描述：該流程體現(xiàn)了在地鐵公司內(nèi)普遍存在的一個問題，就是流程審批的解決方法。序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 工程支付審批流程體現(xiàn)一個在地鐵公司內(nèi)部普遍存在的問題，就是由于公司實際情況造成的審批層次過多。如何解決這個問題，成為提高流程通暢程度，減少文檔流轉(zhuǎn)時間的一個。在經(jīng)過對多個流程、多個部門的訪談后，考慮到地鐵公司的審批層次制定有其一定的合理性和不可替換性，所以流程的改進點在于對文件審批的 IT 支撐上。也即通過辦公自動化系統(tǒng)的支撐，使文件的審批更加及時，流程更加透明。公司的有關(guān)領(lǐng)導和相關(guān)部門的人員能夠隨時了解到一定文檔的審批情況，從而做出相應的處理，以達到加快文件審批速度、提高文件審批質(zhì)量、增加文件審批透明度的目的。 成本、費用核算流程流程描述：該流程是將《成本費用核算流程（1） 》同《成本費用核算流程（2） 》整合而成的。地鐵公司成本、費用核算流程的優(yōu)化，目的在于明確崗位、統(tǒng)一信息。同時，在支持網(wǎng)絡的財務系統(tǒng)的支持下，能夠減少總部和異地部門或公司交流的困難。序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 各部門間信息沒有集成、共享，存在多個“信息孤島” 。通過 IT 系統(tǒng)的支撐能夠?qū)崿F(xiàn)有關(guān)財務數(shù)據(jù)和信息在一定安全體系監(jiān)督下的共享。2 憑證的編制和審批、明細分類賬和總賬的編制全都是由手工處理。通過 IT 系統(tǒng)的支撐能夠簡化財務賬編制的工作。實現(xiàn)信息極大程度的共享。3 參與流程工作的崗位比較多。 系統(tǒng)的功能的約束將部分人員從現(xiàn)有的流程中解脫出來。在改進后應該明確系統(tǒng)支持下流程上的崗位責任，避免崗位定義不清造成的20 / 294 費用報銷格式不能保證一致。 利用系統(tǒng)模板和成本費用明細項定義統(tǒng)一了工作，簡化了流程。5 長期出差情況下不能及時的報銷費用。 支持網(wǎng)絡和遠程登錄的財務系統(tǒng)能夠減少地域?qū)M用報銷工作造成的障礙。 資金管理流程流程描述：優(yōu)化后的資金管理流程需要和優(yōu)化后預算流程結(jié)合來看，資金的管理需要在流程進行過程中充分地了解預算的立項情況、資金計劃同預算的比較情況、資金使用情況、資金需求計劃情況、資金儲存情況等資料，從而對其進行分析。解決方案：序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 預算的制定不能夠作為立項的標志，對于具體的工作仍然需要重新提交資金計劃。改進了的工作將向“以預算的制定作為立項標志”的方向靠近。但是，這種工作方向在一定程度上增加了預算制定的難度，同時也需要財務的適當放權(quán)，也即對于其他總部和二級、基層部門，在一定信任度和情況研究的情況下放寬對于預算制定的管理。2 資金數(shù)據(jù)沒有集中管理，不利于分析和借鑒。通過資金情況數(shù)據(jù)庫對于相關(guān)信息集中管理。 預算管理流程流程描述：解決方案：序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 預算的問題在示例中已經(jīng)詳細說明，這里不加贅述。21 / 29 招聘流程流程描述：該流程描述了地鐵公司在現(xiàn)有業(yè)務的基礎(chǔ)上，考慮 HR相關(guān)咨詢公司介入后的發(fā)展趨勢而應有的人員招聘流程。解決方案：序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 參加招聘人員的資料不能夠加以分類處理。 對于招聘人員的一些可量化數(shù)據(jù)進行分類處理，增加了數(shù)據(jù)分析的支持。2 對于參加招聘人員進行的面試沒有相關(guān)的題庫支持，仍然采用依實際情況臨時制定答卷。有題庫支持，使得招聘工作更加科學，合理的試卷能夠更充分的體現(xiàn)參加招聘人員的綜合素質(zhì)。3 現(xiàn)階段招聘工作程序仍然比較簡單。 考慮到地鐵的發(fā)展方向和標桿，建議地鐵公司未來的人員招聘能夠向國際同行業(yè)先進企業(yè)靠攏，對應聘者進行全方位的考核，使其能夠更適合將來的崗位需要。 培訓流程流程描述：地鐵公司員工培訓流程解決方案：序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 公司對于員工的培訓仍然處于比較基本的階段。建議地鐵公司能夠?qū)W習國外先進的人力資源管理經(jīng)驗，制定公司職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及員工人個人職業(yè)生涯發(fā)展計劃，在結(jié)合公司整體培訓計劃的基礎(chǔ)上，給所有希望發(fā)展的員工一個平等的機會。培訓需求調(diào)研資料庫的積累。培訓后的培訓評估，培訓效果信息反饋等的信息積累。2 培訓結(jié)果對于費用報銷的影響仍然不是很大。在未來公司人力資源的發(fā)展中，充分考慮公司與員工、主動和被動的培訓要求，適度放寬員工參加培訓的限制，但是財務需要加強培訓的風險控制。22 / 29 采購流程流程描述：采購流程參考了《物資采購計劃流程》 、 《評選供應商流程》 、 《物資采購流程》 ，制定了在相關(guān)的 ERP 系統(tǒng)采購模塊支持下的地鐵公司采購流程。解決方案：序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 采購計劃的制定在現(xiàn)階段是依照歷史數(shù)據(jù)、現(xiàn)狀和估算，手工制定物料需求計劃，從而指導采購。通過系統(tǒng)支持，在充分的考慮和運算后得出較為合理的物料需求計劃。2 對于供應商的管理不成體系，新供應商評定的流程耗時長。通過系統(tǒng)的采購模塊對供應商進行比較全面的管理。3 采購合同和采購訂單的審批都是手工進行的。利用 ERP 系統(tǒng)的采購模塊進行系統(tǒng)內(nèi)部的合同和訂單審批。4 在整個過程中，物資部只是一個具體采購執(zhí)行部門，沒有將采購管理同庫存管理及生產(chǎn)運作進行整體銜接，形成內(nèi)部供應鏈的關(guān)系。利用 IT 系統(tǒng)的支撐使采購的計劃制定同庫存、生產(chǎn)運作建立緊密的關(guān)系。是采購計劃的制定更有針對性、指導性，更能準確的反映實際的情況。 倉儲管理流程流程描述：解決方案：序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 倉庫沒有進行統(tǒng)一管理。 通過系統(tǒng)的約束迫使松散的管理向統(tǒng)一管理方式靠攏。2 編碼體系對于實際工作的指導性不能充分體現(xiàn)。利用先進的庫存管理系統(tǒng)通過科學的編碼體系對地鐵公司的物資進行統(tǒng)一管理。3 盤點的管理不很嚴格。 加強管理制度和審批控制，對于物資的盤虧（特別是重要物資）加強分析。4 對于廢品廢料，或經(jīng)修理仍可使用的高價 加強對于廢品廢料等的管理，經(jīng)確認后應23 / 29物資管理不夠。 分類處理。 危機事故管理流程流程描述：本流程基于“事故處理流程”而進行優(yōu)化。解決方案：序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 事故發(fā)生后，相關(guān)請示、打報告、審批多，時間長。依據(jù)事故處理辦法，辦法包括事故的定義、事故的分級及其級別的因素，依不同的級別制定不同的處理辦法，事故相關(guān)的責任（包括法律責任和道德責任）和損失（包括聲譽損失和經(jīng)濟損失）的評估，救援小組成員組成的原則、要求等。2 已有存檔分析，并作為下次處理依據(jù)之一。 對事故處理結(jié)果、處理報告進行分析，并形成解決辦法數(shù)據(jù)庫，作為下次事故發(fā)生解決辦法依據(jù)之一，并成為事故預防的依據(jù)。地鐵公司的危機管理注意事項：1. 制度：地鐵公司需要建立一個比較完備的危機管理制度，主要解決在正常情況下和特殊情況下對于危機如何預防、如何準備和計劃對于危機進行的管理、危機的識別、在問題出現(xiàn)的時候采取何種方式解決、領(lǐng)導層如何監(jiān)控危機處理的全過程、危機的反饋等多方面的問題。2. 應急處理方案：? 到目前為止，雖然地鐵公司還發(fā)生過重大危機事故，但是仍然不能放松對于可能發(fā)生事件的警惕。相關(guān)的管理制度仍然需要嚴格加強和推行。? 應該有一個專門或者兼職的部門或小組負責對出現(xiàn)的問題進行分析和制定級別。? 地鐵公司應該制定一個比較完善的事故級別體系，通過多個可以量化的參數(shù)對可能發(fā)生的事故進行明細的分級，同時提出處理的明確流程，并在一定程度上可以適度授權(quán)。對于不同級別的事故，應該有一個比較完備的人力資源庫，能夠在比較短的時間內(nèi)找到合適的人選，組成事故處理的小組。? 科學合理的危機現(xiàn)場調(diào)查方法。24 / 293. 后備人力資源：在應急方案中應包括解決具體問題的人員信息庫，能夠利于方便快捷的查詢。同時，可以制定某個崗位的第一、第二……人選，防止因人員缺席造成不必要的時間拖延。4. 報告：對于危機的請示報告可以制定模板，減少因為填寫報告交領(lǐng)導審批造成的時間浪費。比較重要的報告應該是危機情況調(diào)研、問題分析以及解決方案的事中和事后報告，作用是明確責任、避免問題再次發(fā)生、豐富補充危機管理數(shù)據(jù)庫。 文件送批流程流程描述：文件送批流程是基于“外簽件批送流程”而優(yōu)化的結(jié)果，其優(yōu)化原則為漢普 BPR 理論體系之流程優(yōu)化 ESIA 原則。對于地鐵公司而言，每月對內(nèi)、對外報送的公文非常多，而公文的內(nèi)容、要求的形式等對外、對內(nèi)都必須統(tǒng)一化，體現(xiàn)地鐵公司的專業(yè)、務實的形象。而目前的“外簽件批送流程” 、 “內(nèi)簽件批送流程”存在流轉(zhuǎn)時間過長、流轉(zhuǎn)過程不明朗、重復活動等問題，針對這些問題，提出基于 IT 技術(shù)支撐的如上目標流程。解決方案：序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果1 審核、審批過程目前是人工以磁盤或書面紙張形式進行審核、審批的傳遞,且流程不透明。目標流程需應用于 IT 系統(tǒng)，使公文的整個審核、審批流程對相關(guān)人員透明化，并把每一審核、審批環(huán)節(jié)中的結(jié)果留下痕跡，包括審核、審批的結(jié)果、意見、方向以及每一環(huán)節(jié)所需的時間。2 由于某審核、審批人員的出差或其他原因，而無法在正常的工作日內(nèi)完成。建立例外審核、審批制度，以使流程能夠具有靈活性和彈性；3 目前在流程中存在從各個角度的“文整” 、“審核”的一種檢查工作。針對不同業(yè)務領(lǐng)域、不同專業(yè)要求，建立不同類型、不同系列的文檔模板，并以制度形式上升到公司級執(zhí)行。文檔模板需求需根據(jù)專業(yè)要求而定，一般需求有：模板的頁眉、頁腳的寬度；公司 LOGO 及顏色、尺寸、位置；字體、字號、顏色；頁面的尺寸、方向及裝訂的要求；文檔結(jié)構(gòu)的標識形式等。 （另：模板的作用是相關(guān)人員在編寫公文時，可參照對應的公文模板，以提高公文質(zhì)量，同時提高公文審批、審核25 / 29流程的效率。 ）4 在流程中存在一定的高層領(lǐng)導對活動內(nèi)專業(yè)內(nèi)容進行審核。建立詞條管理，編制詞條手冊，形成制度