【正文】 報 行政人事部受理 ，匯總后協(xié)調(diào)集團信息部進行辦理 。 （ 2）受理意向書： 行政人事部 會同有關(guān)部門進行調(diào)研，制定計劃方案報總經(jīng)理審批，同意后按 集團 公司采購規(guī)范進行實施。項目完成后 行政人事部 會同業(yè)務(wù)部門按照合同的要求組織驗收，并跟蹤服務(wù)。 電話系統(tǒng)管理 （ 1） 行政人事部 協(xié)調(diào)集團行政部進行 公司 電話網(wǎng)絡(luò) 安裝 ，維護整個網(wǎng)絡(luò)的正常運行，保證公司正常辦公需要； （ 2） 行政人事部 負責(zé)電話機的分發(fā)、調(diào)配、維修以及員工離職時的收回工作； （ 3） 行政人事部 負責(zé)報裝新的電話、改裝電話等相關(guān)事務(wù)。 17 15 行政辦公費用管理 目的 加強對行政辦公費用發(fā)生的管理，合理控制行政辦公費用總量，提高費用配置的合理性。 范圍 行政辦公費用是指公司管理工作過程中，各部門關(guān)于行政辦公事務(wù)所發(fā)生的相關(guān)費用。 包括辦公場所及設(shè)備、用品開支和 行政辦公事務(wù)開支。 職責(zé) 行政 人事部 統(tǒng)一管理行政辦公費用，各部門、項目部配合執(zhí)行。 工作 程序 費用控制原則 （ 1） 對相對固定的行政費用采用預(yù)算管理。 （ 2）對其它相對變動的費用采用預(yù)算與額度相結(jié)合的管理方式。 （ 3）對耐用大件的辦公設(shè)備 ，采用 控制管理的 辦法。 相對固定費用的管理 （ 1）相對固定的行政辦公費用有房租、 辦公設(shè)備、 保潔綠化、郵電通訊、交通車輛（汽油、保險、維修、車檢等）水電消耗、訂書報及茶葉飲品等費用。 （ 2）對相對固定的行政辦公費用，公司采用年度預(yù)算 的方式， 嚴格執(zhí)行相關(guān)管理辦法（如固定資產(chǎn)、車輛管理辦法等）， 厲行節(jié)約 ，嚴控不合理的費用發(fā)生。 相對變動費用的管理 （ 1）相對變動的 費用有招待費、差旅費、會議費等。 （ 2）對相對變動的行政辦公費用，公司采用預(yù)算管理與總額控制的管理辦法。 ◎ 招待費：來客或工作業(yè)務(wù)往來需要宴請、活動，統(tǒng)一由 行政人事部 定點安排，公司陪同人員簽單掛賬消費。費用統(tǒng)一由定點單位向公司財務(wù)收取。費用標準由陪同人員按客人具體情況酌情掌握。 ◎ 會議費 、活動費 ： 要求事先拿出計劃方案和經(jīng)費預(yù)算，報總經(jīng)理審批后，按方案實施，費用附審批方案報銷。 ◎ 修理費： 有關(guān)設(shè)備發(fā)生故障，相關(guān)人員需 填寫“ 報 修單”，由行政 行政人事部 安排修理 。 ◎ 差旅費 ：參照差 旅費 開支管理暫行規(guī)定。 18 16 文書管理辦法 目的 使文書管理制度化， 增進文書處理 質(zhì)量和 效率 。 范圍 適用于公司日常工作中所有相關(guān)文書的事宜 。 職責(zé) 以公司名義與外界來、往的文書，以公司 行政人事部 為主管部門； 各部門 、項目部 之間往來文書原則上以 發(fā)文部門 /項目部 為主管部門，必要時報公司行政人事部 備案。 發(fā)文部門由 專人負責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、檔案管理等事宜。 文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送， 由公司 行政人事部 為總收發(fā)部門，公司各 部門 /項目部 應(yīng)指定人員負責(zé)收發(fā)。 工作 程序 文書的范圍 “文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文 、報告、會議訣議、規(guī)定、合同書、 傳真 、電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用 文件 。 文書的分類 —— 機密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。 —— 普通：指非機密文書。 —— 傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書。 文書收發(fā)管理 （ 1） 收文 —— 登記來文由收發(fā)人員拆封后，于《收文登記簿》登記收文編號、日期、來文單位等必要信息。 —— 收發(fā)人員將文書分送至各收文單位（經(jīng)辦部門），必要時進行交接登記。 —— 經(jīng)辦人辦理文件時，原則上應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管審批，并將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要進行記錄。 （ 2） 發(fā)文 —— 擬稿、登記 經(jīng)辦人擬妥文稿，交 行政人事部 審批后，經(jīng)收發(fā)人員編號、按《印章管理辦法》用印后， 19 在《發(fā)文登記簿》上填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名等必要信息。 —— 發(fā)文處理 收發(fā)人員核對上信息準確無誤后即行發(fā)文。 （ 3）文書處理要點 —— 重要文件，由 行政人事部 將正本歸檔 ，應(yīng)用 時 應(yīng)以副本 進行分發(fā)、使用和 處理。 —— 涉及其他部門 的，由 行政人事部 通知配合部門，及時 處理 文書上的各項要求 。 （ 4） 文書 處理期限 —— 收發(fā)人員收文時， 應(yīng)隨到隨送，不得積壓。 —— 來文有答復(fù)期限者， 必須 于來文所定期 限內(nèi)處理完畢。 —— 文件歸檔，原則上應(yīng)當日完成，最遲不得逾二日。 —— 簽呈文件 ，按分層負責(zé)的決議層次訂定時限。 20 17 檔案管理 目的 加強對公司 檔案的管理，對各類檔案 有效利用和共享，防止各類檔案的丟失、損壞。 范圍 本辦法適用于公司本部、項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。 職責(zé) 行政人事部 負責(zé)對公司的各類檔案實行統(tǒng)一監(jiān)督管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各職能部門的檔案工作及資料員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培 訓(xùn)。 行政人事部 負責(zé)對公司本部人事檔案的直接管理 。 項目 部在 行政人事部 、 項目管理 部 的監(jiān)督、指導(dǎo)下負責(zé)項目工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。 銷售部負責(zé)銷售 檔案、客戶檔案的管理。 工作程序 檔案的分類 公司檔案 包括 ：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經(jīng)營檔案。 立卷、歸檔 （ 1） 行政人事部 及各職能部門應(yīng)定期或不定期的 進行檔案的收集。 （ 2） 立卷歸檔的時間 ① 有保留價值的 各類法規(guī)、政府文件等外來文件， 各 部門 、項目部 在收到或取回文件后，原件必須在 5個工 作日內(nèi) 送交 行政人事部 ，進行 統(tǒng)一 管理 。 ② 各類文書文件由 行政人事部 在辦結(jié)后隨時歸檔。 ③ 規(guī)章制度類文件在成稿后由 行政人事部 歸檔。 ④ 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在當月內(nèi)立卷歸檔。 ⑤ 與項目有關(guān)的證照 在項目交用前均在 部門保存 ， 房屋交用 后 須移交 行政人事部 保存。 （ 3） 立卷歸檔的要求 ① 歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。 21 ② 案卷要求 ◎歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚，標題簡明，保管期限準確，裝訂 整齊。 ◎ 歸檔文件要按次序系統(tǒng)排列，編制 案卷順序號，案卷目錄一式兩份。 ◎卷內(nèi)文件排列要有順序，便于保管和查找 。 ◎ 填寫案卷一律用鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡 清晰 。 （ 4） 各種實 物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須使用原件 。 （ 5）影像檔案攝錄必須 記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 檔案交接 （ 1） 交接的資料必須完整 、準確， 做到文、圖、物相符， 簽字手續(xù)完備。 （ 2） 歸檔資料必須為原件，如遇特殊情況需總經(jīng)理批準 。 （ 3） 交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔 要求的，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理 審批方可歸檔。 （ 4）交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，由 經(jīng)手人和負責(zé)人簽字。 （ 5） 對工程資料檔案的特殊要求： ◎ 工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。 ◎ 不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成 A4 幅面，圖標欄要露在外面。 ◎所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 ◎ 文字材料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 檔案的保管 （ 1） 檔案資料要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列和編號。 （ 2） 按照“八防” （防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情況。 （ 3） 行政人事部 定期（每季度）對各類檔案的歸檔、保管情況進行檢查 。 檔案借閱 （ 1） 需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。 （ 2） 職能部門工作人員可直接查閱屬本業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱其他重要文件和有密級檔案，須經(jīng) 行政人事部 批準，方可借閱。 22 （ 3） 借閱檔案必須按期歸還。 不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。 檔案鑒定和移交 （ 1） 行政人事部 應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定， 確定檔案的存毀。 （ 2） 檔案的鑒定工作應(yīng)在 行政人事部經(jīng)理 的指導(dǎo)下，由有關(guān)業(yè)務(wù)人員鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng) 總經(jīng)理 批準后方可銷毀。 （ 3） 工程 檔案的移交工作 應(yīng) 嚴格按照 城建 檔案館的規(guī)定及 要求 進行 。 23 18 會議管理 目的 提高會議質(zhì)量和工作效率 ，促進 內(nèi)部溝通與信息傳遞，確保會議決議的貫徹落實。 范圍 適用于公司所有工作會議的管理。 職責(zé) 行政人事部 負責(zé)公司會議的組織安排，各部門、項目部配合執(zhí)行。 各部門、項目部負責(zé)主辦的專 題會議、例會的組織安排。 工作程序 會議類型 （ 1） 公司會議分為總經(jīng)理辦公會、專題會、 例會、 員工大會及公司半年度、年度工作會議等。 （ 2）專題會議包括 資金計劃會議及預(yù)算執(zhí)行情況分析會 、薪酬及考核會議、 設(shè)計方案評審會議 、 招標會 、 工程進度、質(zhì)量、安全會議、項目市場推廣、營銷會議、 其他專項協(xié)調(diào)會議等。 （ 3） 例會 包括 總經(jīng)理辦公會 、 工程現(xiàn)場例會 、 銷售 現(xiàn)場例會等 。 會議提議 與審批 （ 1）公司定期例會無須提議 和審批。 （ 2） 臨時會議使用會議室需提前向 行政人事部 預(yù)約或詢問。 （ 3） 需要 集團領(lǐng)導(dǎo) 參加的，提議人應(yīng)提前與 集 團領(lǐng)導(dǎo) 、 本公司 總經(jīng)理協(xié)商并說明事由。 會議準備 （ 1） 會議召集人和與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準備工作（包括 擬定 會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案通知與會人等）。 （ 2） 召集人一定要提前發(fā)放資料、議案，避免在會場才熟悉會議資料。 （ 3） 需要下發(fā)《會議通知》的，會議召集人應(yīng)擬制通知并提前 12 個工作日下發(fā)。 （ 4） 對于一般性會議或者人數(shù)少于 5 人（含）的小型會議，可通過電話 方式通知，但必須得到被通知人的確認。 會議 紀律 （ 1） 嚴格遵守會議時間，按時開會，準時閉會。 （ 2） 公司 級會議、專題會議或其他重要會議，參加者應(yīng)在《會議簽到表》上簽字。 （ 3） 會議參加人員要主動、積極發(fā)言，嚴禁“開小會” 。 24 （ 4） 出席會議的人員均對會議所議事項有保密義務(wù)，不得擅自披露未決議或有爭議的事項。 會議記錄 （ 1） 公司辦公會由 行政人事部 負責(zé)現(xiàn)場會議記錄，專題會議由會議召集人指定 記錄 人。 （ 2） 需要形成《會議紀要》的， 記錄 人應(yīng)在會后一個工作日內(nèi)整理出《會議紀要》，并交會議參加人員簽認。 （ 3） 《會議紀要》 保存期為五年。 督辦 （ 1） 會議的每一項 決議應(yīng)包括決策意見， 工作計劃安排、目標、時間、評定標 準 ， 責(zé)任人 和 督辦人。 （ 2） 會議結(jié)束后，督辦人要切實承擔(dān)起督辦職能，責(zé)任人要按照會議要求及時、圓滿地完成會議布置的工作。在工作辦理期間，應(yīng)主動向督辦人匯報。 19 工作督辦管理 25 目的 為提高工作質(zhì)量和辦事效率，保證指令暢通及各項決策的貫徹落實，特制訂本辦法。 范圍 適用于公司重要決策、會議決議、工作部署和行政指令的督辦管理。 職責(zé) 公司分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)公司重要決策、會議決議、工作部署和行政指令的貫徹、部署、督察督辦、檢查總結(jié)和反饋工作。 各部門、 項目部 負責(zé)人是本部門承辦事項 的直接責(zé)任者，應(yīng)認真完成安排的工作任務(wù) 和要求 。 行政人事部 負 責(zé) 總經(jīng)理 下達的指令的督辦。 工作程序 會議督辦 執(zhí)行《會議管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。 指令督辦 （ 1） 下達指令的人務(wù)必清晰、明確地下達指令，盡量用書面形式下達。接受指令的人應(yīng)經(jīng)確認無誤后再執(zhí)行。 （ 2） 需要督辦的，下達指令的人應(yīng)明確督辦人。 督辦的方式 （ 1） 轉(zhuǎn)辦：對需要職能部門辦理的事項，將領(lǐng)導(dǎo)批示、要求等填入《工作聯(lián)系單》，直接送交責(zé)任部門負責(zé)人，進行書面交接。 （ 2） 協(xié)辦：涉及若干部門的事項，指定牽頭部門負責(zé)，并做好協(xié)調(diào)工作。牽頭 部門對協(xié)辦部門有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的權(quán)利，協(xié)辦部門有義務(wù)配合和積極完成任務(wù)。 （ 3） 自辦：不宜轉(zhuǎn)辦的事項，由本部門自行辦理或組織有關(guān)部門協(xié)助辦理。 （ 4） 督辦與調(diào)研相結(jié)合：督辦事項下達后，督辦人要通過多種方式，跟蹤了解落實情況，及時溝通信息，適時催辦，并