【正文】 換成數(shù)據(jù)模型，當(dāng)部分業(yè)務(wù)邏輯發(fā)生變化時(shí)，工作流引擎可以智能地調(diào)整與變更與業(yè)務(wù)邏輯相關(guān)的模塊。 當(dāng)一個(gè)成員的角色發(fā)生改變時(shí)，與角色相關(guān)的工作流程也自動(dòng)賦予了該成員；與角色相關(guān)的工作流程發(fā)生改變時(shí)，則屬于該角色的所有成員將自動(dòng)賦予新的工作流程。工作流引擎實(shí)現(xiàn)了角色和工作流的靈活定義和定制。其數(shù)據(jù)模型如下圖：數(shù)據(jù)模型 ER 圖DEPT_IDSUREPT_IDEPT_NAMDDESCARMENThas ubdepts TEAM_IDSUPRTEAM_IDTE_NAMDESChas ubteamsSTAF_IDDEPIFIRST_NAMETILESUREGENDRPOST_ADRTELOFAX_NEMILADRLOGIG_ONN_LEVETShas tafs STAF_IDEMITILSTFTEAMbelongsSTAF_IDROLEIPIRITY_NUMGANFLAGRTE_IDOUDROBIN_TOKENSF_IN_ROLEinvolved in ROLE_IDNAMERLE_ESCGATBLEhas tafshas tafsPROC_IDNAMEPRC_ESCPESACT_IDPROICT_NAMEIMELOWEDRUL_PIEX_PRERULE_FUNCOST_ACT_YPEORMERG_FLAGNU_VOTESNEDEATEXCUTIVC_DSIVITYDEPNT_IDACT_IDEPT_STAUSPRE_RULEPRE_ACT_IDCUIOMPLETION_FLAGNEXT_ACIDISTPRDEPT_SEOUING_RULEACT_IDBSE_ONMTHDEP_IDTAIROLE_IEX_FUNCSGN_RULEcontainshas rulesinvolves asigned toinvolved inTASK_IDERILNONTIY_IPRE_ACTIDCU_ISTF_IGRANTOR_IDTSK_SATUSDECREEAT_PTDOOTASK_LISTTASK_IDERILNONTIY_IPRE_ACTIDCU_ISTF_IGRANTOR_IDCOMPLEIN_FLAGDT_CRATEAEAPDT_COMLETHVE_ONE_TASKinstances ofinstances ofinvolved in involved ininvolved in Coffice 工作流的創(chuàng)建：創(chuàng)建流程名稱————定義流程環(huán)節(jié)————定義環(huán)節(jié)人員15 / 33————流程步驟設(shè)計(jì)————表單設(shè)計(jì)————完成。Coffice 工作流的使用：打開流程表單————填寫表單內(nèi)容————遞交。該表單將按事先定義的步驟自動(dòng)流轉(zhuǎn)至相關(guān)人員處進(jìn)行處理，同時(shí)可隨時(shí)查看和跟蹤流轉(zhuǎn)和審批狀態(tài)。 功能描述 辦公事務(wù)流轉(zhuǎn)上海聯(lián)合汽車發(fā)展有限公司的辦公事務(wù)流轉(zhuǎn)包括：公文流轉(zhuǎn)、合同審批、費(fèi)用申請(qǐng)、用人用章等等的事務(wù)審批。具體的流轉(zhuǎn)表單和流轉(zhuǎn)步驟還未最后確定，實(shí)施時(shí)根據(jù)上海聯(lián)合汽車發(fā)展公司的實(shí)際情況進(jìn)行定制，以下為舉例說(shuō)明：16 / 33? 公文流轉(zhuǎn)：上海聯(lián)合汽車發(fā)展有限公司的公文流轉(zhuǎn)包括紅頭文件的擬稿、會(huì)簽、分發(fā)、簽收、歸檔外，還有受控文件（如 ISO9002 文檔）的起草、審核、批復(fù)、分發(fā)和簽收。? 合同審批：采購(gòu)合同（辦公用品、固定資產(chǎn)、零配件等） 、進(jìn)場(chǎng)合同、物業(yè)管理合同、展覽區(qū)合同等、低于標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)的特殊合同。? 費(fèi)用審批：各項(xiàng)支出費(fèi)用的審批，如合同中的采購(gòu)金額、工資等。? 其他事務(wù)審批：用人、用車、用章或各類計(jì)劃、報(bào)告的審批。通過(guò)辦公事務(wù)流轉(zhuǎn)模塊的定制，可實(shí)現(xiàn)以上功能。? 表單的標(biāo)準(zhǔn)化將企業(yè)事務(wù)管理中以上需要流轉(zhuǎn)和審批的文檔格式化，形成標(biāo)準(zhǔn)表單。? 流程的定義對(duì)不同事務(wù)類型的表單，定義不同的流程：? 如紅頭文件的流程：起草人————辦公室————老總————各部門。? 受控文件的流程：起草人————管理者代表————辦公室————各部門。? 采購(gòu)合同的流程：發(fā)起人————財(cái)務(wù)————辦公室————老總。? 費(fèi)用報(bào)銷的流程是：發(fā)起人————部門主管————財(cái)務(wù)————老總。? 人員的指定對(duì)于不同流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，指定操作人員，如公文流轉(zhuǎn)中，辦公室環(huán)節(jié)指定員工 A負(fù)責(zé)，則公文文件流轉(zhuǎn)至辦公室環(huán)節(jié)，A 能夠收到流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的公文并對(duì)其進(jìn)行處理。? 流程的使用以上的操作是系統(tǒng)運(yùn)作前的一次性初始化定制，設(shè)置完畢，對(duì)于流程的使用人員而言，只要打開標(biāo)準(zhǔn)文檔表單，填寫內(nèi)容后遞交就可以了，該事務(wù)文檔將按事先設(shè)定的流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。? 流程的查看、跟蹤和歸檔對(duì)于進(jìn)入審批流程的文件，發(fā)起人可查看文件流轉(zhuǎn)到的環(huán)節(jié)及批閱意見。流程結(jié)束，文件將自動(dòng)歸檔到已批閱的文件夾中，并顯示審批結(jié)果，打開后可查看每個(gè)環(huán)節(jié)人員對(duì)文件的審批意見。17 / 33為使事務(wù)流轉(zhuǎn)的過(guò)程更直觀，下面模擬一個(gè)采購(gòu)流程舉例說(shuō)明：18 / 33Coffice 的流程建立在十分靈活的基礎(chǔ)之上，也就是說(shuō)，無(wú)論企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)如何復(fù)雜，只要是合理而清晰的，就可以在此基礎(chǔ)上建立適合所有人員使用的流程，并且組織機(jī)構(gòu)的變更不會(huì)對(duì)流程形成影響，對(duì)流程的業(yè)務(wù)邏輯的建立和修改非常容易，并且程序會(huì)智能地根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯去判斷流向，對(duì)作為一些處理人員來(lái)說(shuō)，也就是說(shuō)辦理這件事情的人來(lái)說(shuō)也會(huì)非常簡(jiǎn)便，比如說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)，他每天只需要打開自己的待辦適宜可以看到所有他需要進(jìn)行辦理的文件，只需要打開這一個(gè)模塊。當(dāng)整個(gè)的文檔處理完成，也就是各個(gè)審批人員處理審批完成之后這個(gè)文件可以進(jìn)行直接進(jìn)行歸檔，歸到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。我們?cè)僖砸粋€(gè)請(qǐng)假流程為例子：建立該流程時(shí)首先需要確定審批請(qǐng)假單的一系列標(biāo)準(zhǔn)：◆ 除總裁外所有人請(qǐng)假都要向自己的第一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)遞交請(qǐng)假申請(qǐng)◆ 第一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)只有審批三天和三天以下的申請(qǐng)的權(quán)力◆ 在四天到十天范圍內(nèi)由第一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交給副總裁審批◆ 超過(guò)十天的由第一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交給總裁審批流程的邏輯圖如下所示：19 / 3320 / 33流程結(jié)束時(shí)，可看到以下審批結(jié)果：21 / 33 市場(chǎng)業(yè)務(wù)管理針對(duì)上海聯(lián)合汽車發(fā)展有限公司的市場(chǎng)招租部門的業(yè)務(wù)情況，考慮到其業(yè)務(wù)比較清晰，可將其業(yè)務(wù)整合到 OA 系統(tǒng)中，以加強(qiáng)企業(yè)的知情與管理。根據(jù)招租合同，將主要內(nèi)容，如客戶名稱、標(biāo)的、合同期、收款方式等信息提取出來(lái)，存入數(shù)據(jù)庫(kù)。招租客戶的登記收款日期、收款金額，可按特定或所有客戶進(jìn)行查詢或打印，統(tǒng)計(jì)已收帳款和應(yīng)收帳款，進(jìn)而加快了資金的管理和周轉(zhuǎn)。 信息交流 郵件Coffice 的內(nèi)部郵件系統(tǒng)具有容量大、快捷、安全等特點(diǎn)。使用的人員可隨意地收、發(fā)、查詢和管理郵件。具有：? 容量大：沒(méi)有 5M 或 10M 的郵箱限制，30M 左右的郵件可以輕松傳遞。? 快捷：郵件發(fā)出立即可取，不必等待。? 安全：不象互聯(lián)網(wǎng)上的外部郵箱，不僅垃圾郵件多，而且經(jīng)常帶病毒。采用內(nèi)部郵件系統(tǒng)交流更為暢通、方便，工作更得心應(yīng)手。 BBS 和公告BBS 是 Coffice 系統(tǒng)中的信息發(fā)布管理中心，也是領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工與員工之間進(jìn)行信息共享和交互溝通的平臺(tái)。擁有 BBS 管理權(quán)限的用戶可以自由添加，刪除，修改論壇分類，也可以管理分類下面的板塊。如果需要發(fā)布公告類的信息，可以選擇在系統(tǒng)桌面提示，這樣任何用戶只要登陸系統(tǒng)就可以看到該信息，使得信息發(fā)布變得簡(jiǎn)單快捷和方便。 及時(shí)提醒和在線消息對(duì)于 Coffice 使用人員來(lái)說(shuō)，如果系統(tǒng)收到新的郵件、任務(wù)、消息，系統(tǒng)將彈出提示框，主動(dòng)提醒操作人員，將信息推送至需要的人，使溝通更及時(shí)。22 / 33系統(tǒng)能夠顯示在線的員工清單，在線員工之間可通過(guò)在線消息模塊方便地進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，提高工作效率。 任務(wù)協(xié)同任務(wù)發(fā)起人可以發(fā)起任務(wù)，填寫任務(wù)內(nèi)容、時(shí)間、詳情，指定協(xié)同人員或者指派人員完成任務(wù)，協(xié)同人員或被指派的人員將在待辦任務(wù)列表中將收到新的任務(wù)。協(xié)同人員或被指派的人員簽收后應(yīng)對(duì)其任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)，完成任務(wù)后將任務(wù)狀態(tài)改為完成并歸檔，未完成的任務(wù)將一直在未辦任務(wù)欄直到完成或取消。該功能可有效地幫助上海聯(lián)合汽車發(fā)展有限公司設(shè)立任務(wù)或項(xiàng)目、協(xié)調(diào)項(xiàng)目組或需要多人參與的項(xiàng)目工作，降低人為的溝通成本，創(chuàng)造建信息化的協(xié)同工作環(huán)境。 項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理是將一個(gè)項(xiàng)目和文檔結(jié)合得很緊密的功能模塊。項(xiàng)目樹的建立如同操作系統(tǒng)中文件目錄樹建立一樣方便。項(xiàng)目樹可層層分解，項(xiàng)目樹的每個(gè)節(jié)點(diǎn)定義項(xiàng)目成員和組長(zhǎng)、上級(jí)和下級(jí)，上級(jí)組長(zhǎng)可掌握所有成員遞交的文檔，對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行審批。如果公司管理制度中有定期上報(bào)制度，可建立名稱為“上報(bào)”的項(xiàng)目樹，組員為需要上報(bào)的員工，組長(zhǎng)為看報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)，組員將其報(bào)告直接上傳至該項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)，組長(zhǎng)即可查看和閱讀，這種方式改變了原來(lái)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常督促下屬并索要文件的習(xí)慣，而是通過(guò)制度和系統(tǒng)實(shí)施的結(jié)合將基層的信息主動(dòng)地呈現(xiàn)上來(lái)，并保留所有記錄和處理意見，極大地減輕了領(lǐng)導(dǎo)管理工作的勞動(dòng)強(qiáng)度。企業(yè)為完成一項(xiàng)特定的任務(wù)，經(jīng)常會(huì)跨越企業(yè)的組織架構(gòu)和部門，此時(shí)，可以組成一個(gè)項(xiàng)目組，項(xiàng)目組內(nèi)的成員通過(guò)項(xiàng)目樹的勾連平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)組織和部門間的信息溝通和交流，隨著項(xiàng)目的不斷推進(jìn)，與項(xiàng)目進(jìn)程相關(guān)的文檔（原始記錄）在第一時(shí)間被有序地保留下來(lái)，成為企業(yè)寶貴的管理檔案和知識(shí)財(cái)富。 客戶管理在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，客戶資源是企業(yè)的一項(xiàng)極為寶貴的財(cái)富。但是，或由于業(yè)務(wù)人員上報(bào)管理不嚴(yán)，或由于統(tǒng)計(jì)不全，企業(yè)的資源很容易流失。銷售人員的離開崗位，往往會(huì)帶走23 / 33客戶。對(duì)于上海聯(lián)合汽車發(fā)展有限公司的市場(chǎng)業(yè)務(wù)部門而言，通過(guò) Coffice 的客戶管理模塊，可有效管理客戶信息及銷售人員的跟單情況，最大限度地保護(hù)企業(yè)的客戶資源。? 客戶信息：建立客戶檔案、客戶來(lái)源等。? 業(yè)務(wù)跟蹤信息：銷售人員針