【正文】 中使用“we suggest”既清楚禮貌地表明責(zé)任不在自己又說明對聽話人 (收信人) 的損失并不是置之不理而是積極建議其對保險公司提出索賠。b句則婉轉(zhuǎn)地提出自己的不同看法, 使聽話人 ( 收信人) 更容易接受。 ( 收信人) 著想的 “You attitude”寫信時要切記我們寫信的對象是聽話人 (收信人) , 因此要站在收信人的立場上, 充分考慮收信人的 “惠”和 “損”, 盡量擴(kuò)大 “惠 ” 而 減 少“損”。這樣才能對一筆成功的交易起到積極的推動作用。這一方法多借助于“please”來實(shí)現(xiàn), 也就是祈使句。 tell us when you can dispatch the order. amend the amount of the L/C to read“2% more or less”. let us know by fax if you require any further information or samples.條件句的使用, 在大多數(shù)情況下, 是將聽話人(收信人) 放在主動的位置上。是否答應(yīng)這一條件,完全取決于聽話人自己, 從而將說話人 ( 寫信人)達(dá)成交易的請求轉(zhuǎn)變?yōu)槁犜捜?( 收信人) 的權(quán)利,使聽話人的“惠”擴(kuò)大化。, if the quality of your products is satisfactory and the prices are reasonable, we would plan to place regular orders for large quantities. you are interested in marketing Chinese textiles in your country , please inform us and we will be pleased to send you our latest catalog and pricelist.可以看到, a句只要聽話人能提供質(zhì)量好、價格合理的產(chǎn)品 ( 聽話人的權(quán)利) , 說話人就愿意簽訂大數(shù)目定期訂單。b句中說話人有寄去商品目錄和價目表的愿望, 但取決于聽話人對中國絲綢的興趣。在貿(mào)易的投訴與索賠 ( plaints and claims)階段, 為了使請求、要求、命令等容易被聽話人( 收信人) 接受, 書信中經(jīng)常使用被動語態(tài)來緩和語氣。 request your prompt attention. prompt attention is urgently requested.顯而易見, b句要比a句容易接受。通過使用被動語態(tài), 將句子的主體從 “we”轉(zhuǎn)移到 “your attention”, 說話人不直接出現(xiàn), 降低了命令的語氣, 表達(dá)了禮貌之辭。表達(dá)意見、建議, 提出希望時, 經(jīng)常使用虛擬語氣, 以示禮貌。 you advise us by cable when the above mentioned goods have been shipped. wish you would amend L/C as soon as possible. this trial order prove satisfactory to our customers, we can assure you that repeat orders in increased quantity will be placed. that we receive your order by October 15, we make you a firm offer for delivery by the middle of November at the prices quoted.就陳述句、祈使句、疑問句三種句型而言, 疑問句更禮貌、更客氣。它借助句型的變化, 使聽話人 (收信人) 的“損”降到最低。 you arrange early shipment of this order,as we are badly in need of the goods? you please submit us the catalogues,samples and prices CIFC 3% Mombasa in Sterling?以上對外貿(mào)函電寫作中的禮貌原則作了簡單的歸納和分析。從例句中, 不難發(fā)現(xiàn)這些表示禮貌的方法并不是單獨(dú)使用的, 更多的是幾種方法結(jié)合使用。因此, 外貿(mào)工作者在不違背“平等互利”原則的基礎(chǔ)上, 要能夠結(jié)合工作實(shí)際, 綜合運(yùn)用, 以促成貿(mào)易的順利進(jìn)行。 完整（plete）在外貿(mào)信函中，寫信人必須要把需要說明的情況全面交待清楚，敘述問題要有頭有尾、善始善終，不能出現(xiàn)上下句脫節(jié)。一個問題說明白之后，再引出與之相關(guān)的另一個問題。例如：1). We have established through our bank an irrevocable L/C in your favor.(Worse)2). We have established through our bank an irrevocable L/C in your favorwhich will reach you in June 15 and remain valid until the end of June. (Better)例句 2 所提供的信息比例句 1 要更加完整，說明了信用證的到達(dá)日期及有效期，符合出口商的期望。（correctness）一封用于商務(wù)交往的信函應(yīng)該在各個方面都是正確的，其中包括格式、語法、單詞拼寫、術(shù)語選擇等。錯誤的用詞不僅容易造成雙方的誤解，導(dǎo)致交易出現(xiàn)糾紛，還可能對公司的形象和信譽(yù)產(chǎn)生不良的影響。例如：1). This goods’ price is high. ()2). This article is high in price. (√) 清楚（clearness）在實(shí)務(wù)工作中，由于表述不清產(chǎn)生歧義進(jìn)而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)糾紛屢見不鮮。因此，信函中所述的問題必須讓對方清楚明白，不會產(chǎn)生歧義或誤解。例如：1). The credit will remain valid the end of this month. (Worse)2). The credit will remain valid until May 31, 2009. (Better) 簡潔（conciseness）商務(wù)信函應(yīng)該用最少的文字禮貌地說明最完整的意思。這樣不僅能節(jié)約雙方的時間，讓人一目了然，而且還能給對方以干練、高效、說話辦事不拖沓的良好印象。例如：用 now 替換 at the present of，用for 替換 for the purpose of，用since 替換 for the reason that 等等。（concreteness）商務(wù)信函的簡潔并不意味著字?jǐn)?shù)越少越好。在談判磋商的關(guān)鍵問題上絕對不能馬虎大意，必須有一說一，明確詳細(xì)，不能模棱兩可。例如：a significant loss 應(yīng)改成 a 55% loss，in the near future 應(yīng)改成 by Friday noon，light in weight 應(yīng)改成 feather light 等。 禮貌（courtesy）禮貌是外貿(mào)函電的重要特征。友好的口吻和措辭對溝通雙方之間的感情、實(shí)現(xiàn)信函所要達(dá)到的目標(biāo)具有極大的推動作用。粗魯生硬的表達(dá)對于建立貿(mào)易關(guān)系和保持長久合作都是極為不利的，應(yīng)該力求避免。例如：1). You are requested to ship our good without any delay. (Worse)2). Your prompt shipment of our order will be highly appreciated. (Better)（consideration）擬定信函時要處處從對方的角度去考慮問題，而不是從