【正文】 發(fā)文主要是公司內(nèi)部文件和對外業(yè)務文件。 ：由公司辦公室承辦，登記到收文登記簿。 ：由相關職能部門擬稿后，填寫擬文稿紙后，由公司辦公室編列文號，印制下發(fā)。 （ 1）收文處理流程圖 （ 2）公文傳閱流程圖 收文 —— 填寫傳閱文件登記簿 —— 交有關部門或領導傳閱 —— 閱文簽字 —— 交還辦公室人員 —分類存檔或返還。 注：文件不能 橫向傳閱，第一位閱示人文件看完簽字后應交辦公室，由辦公室再傳遞第二位閱示人，以此類推。 （ 3）公文承辦流程圖 辦公室人員閱文 —— 登記填寫辦文單 —— 填寫擬辦意見 —— 有關領導閱示 —— 交承辦部門辦理—— 填寫承辦結果 —— 辦文單存檔。 （ 4）發(fā)文處理流程圖 擬稿人擬稿 —— 辦公室人員核稿、編號 —— 送有關部門或領導會稿 —— 總經(jīng)理簽發(fā) —— 辦公室人員繕印、校對、填寫發(fā)文登記簿 —— 復印、蓋印、投送相關部門或人員。 第十一章 1. 目的 辦公室簽收 分類登記 分送相關 部門或相關人員 外來文件或上級來文 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00104 頁次 :1/1 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 21 頁，共 56 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 為規(guī)范檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案于各 項工作的開展，對檔案管理過程中涉及的各項因素進行控制，以滿足質量保證體系的目標要求，特制訂本程序。 2. 范圍 本程序適用于東吳物業(yè)管理有限公司的文書和電子檔案管理。 3. 術語與定義 檔案：是指過去和現(xiàn)在從事各項業(yè)務工作直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子信息等不同形式的歷史記錄。 4. 管理內(nèi)容 檔案類型分文書檔案、行政執(zhí)法檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案。 檔案案卷排列要有條理，主次分明，便于取放。 存放檔案庫房要保持整潔、通風，要有防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、 防塵、防潮等保護措施。 搬運檔案時，要輕放、輕拿，不得隨意把檔案放在地上。 庫存檔案，每年進行一次全面檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有霉變、蟲蛀等情況，應及時采取補救措施。 對借閱超過期限的檔案，要定期催還，以免損失，以利于充分發(fā)揮檔案的作用。 檔案的接收、移轉、查閱、借用均需及時準確辦理登記手續(xù)。 機密檔案一般不得復印，如特殊情況需要復印時，須經(jīng)公司主管檔案工作的領導批準。 檔案員不得私自把機密檔案帶出檔案室。 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 22 頁，共 56 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 第十二章 1 目的 為加強本公司員工隊伍建設，提高員工基本素質，統(tǒng)一管理和規(guī)范本公司及下屬各部門 /中心 /分部招聘錄用工作，特制訂本規(guī)定。 2 適用范圍 本規(guī)定適用于公司及下屬各部門 /中心 /分部員工的招聘、錄用。 3 職責 公司下屬各部門 /中心 /分部負責向人資與品管部上報進人計劃與用工申請；負責組織實施本部門/中心 /分部除特殊工種以外的生產(chǎn)、服務一線人員、一般技術人員的招聘。 人資與品管部負責審批下屬各部門 /中心 /分部進人計劃、用工申請；制定公司人員招聘計劃；負責組織實施公司管理人員、專業(yè)技術人員和其它特殊工種人員（保 安員、保管員、前臺服務員、采購員、文秘兼資料管理員等）的招聘。 4 相關規(guī)定與程序 ：先公司內(nèi)部、再社會公開。（公司內(nèi)部推薦應聘者，推薦者必須提交推薦書說明推薦理由、且推薦者與應聘者不可安排同在一個部門工作）。 ：主要依據(jù)崗位、工種要求及職位條件。一般通過審查應聘人員有關書面資料及應聘簡歷、面試、測試、試用等程序后確定錄用人員；管理人員、專業(yè)技術人員和其它關鍵性崗位人員，需進行一般知識和專業(yè)知識或技能的考試。必要時可對應聘人員進行背景了解。面試結果由 招聘小組集體決定。 /中心 /分部根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要和人員使用狀況，每年 12月上旬向人資與品管部填報“年度進人計劃”（包括招聘崗位、數(shù)量、上崗條件、到崗時間等）， 8月份報“補充進人計劃”，由人資與品管部匯總后根據(jù)公司年度人力資源規(guī)劃，制定公司年度招聘計劃?！肮灸甓日衅赣媱潯薄ⅰ跋聦俨块T /中心 /分部年度進人計劃、補充進人計劃”分別由公司總經(jīng)理、下屬各部門 /中心 /分部負責人批準。 /中心 /分部因規(guī)模擴大、開設新服務、人員離職而需補充調整 人員時。屬公司人資與品管部管轄范圍的人員招聘，下屬各部門 /中心 /分部應至少提前 20 天填報“用工申請”；其它下屬各部門 /中心 /分部招聘的人員由各部門 /中心 /分部招聘錄用后填寫“用工登記表”報人資與品管部。 管理人員、專業(yè)技術人員和其它關鍵性 ① 崗位人員招聘 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00105 頁次 :1/2 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 23 頁，共 56 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 、服務一線招聘 由人資與品管部組織招聘的管理人員、專業(yè)技術人員和其它關鍵性崗位人員，人員錄用后由人資與品管部負責辦理錄用手續(xù)。 由下屬各部門 /中心 /分部組織招聘的生產(chǎn)、服務一線、一般技術人員由各部門 /中心 /分部辦理錄用手續(xù)，填寫《用工登記表》報人資與品管部備案。新錄用人員簽訂勞動合同或勞務合同，須報人資與品管部審核。 相關記錄： 《年度進人計劃》 《補充進人計劃》 部門 /中心 /分部上報“年度進人計劃”、“用工申請”、“補充進人計劃”下屬各單位上報人員補充（編制內(nèi)） 用人單位確定錄用人員試用，報 人資與品管部 備案 通過各種形式招聘 生產(chǎn)、服務一線 管理人員、專業(yè)技術人員 和其它關鍵性崗位人員由 人資與品管部 按 程序招聘 人資與品管部 審核批準 部門 /中心 /分部上報“年度進人計劃”、 “用工申請”、“補充進人計劃” 人資與品管部 匯總后公司招聘計劃 根據(jù)綜合招聘考試的成績擇優(yōu)錄取。 用工部門 /中心 /分部負責人、 人資與品管部 、必要時公司總經(jīng)理、相關專業(yè)人員一同進行招聘考試 初選并安排考試（筆試、面試） 匯同專業(yè)人員實施招聘 確定錄用人員，體檢合格后，辦理錄用手續(xù) 招聘小組組織應聘人員面試，人力資源部參與（必要時筆試） 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00105 頁次 :2/2 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 24 頁，共 56 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 《用工申請》 《公司年 度招聘計劃》 第十三章 為規(guī)范公司培訓管理工作，推廣新的管理經(jīng)營理念、推行先進技術，提高公司及其下屬各部門員工（管理 /操作）的管理能力與技術水平，滿足公司各崗位能力的要求，特制訂本規(guī)定。 適用于公司人資與品管部及各下屬單位舉辦的各類培訓，外送培訓的審批、組織與實施。 、預算；制訂公司“半年度培訓計劃”報總經(jīng)理審批，并認真實施培訓。 ,負責組織實施助理以上管理人員 管理相關知識培訓，舉辦公司共同性培訓課程； ,督促下屬各單位落實二級培訓計劃。 、培訓預算，認真組織安排培訓，并上報培訓實施成果。 ,安排本單位新員工崗前培訓。 。 公司市場與護衛(wèi)部 ，并對護衛(wèi)人員的二級培訓情況進行監(jiān)督管理。 應識別 從事影響質量管理體系活動的人員的能力要求，分別對新職工、在崗員工、轉崗員工、各類專業(yè)人員、特殊工種人員、質量檢查人員、內(nèi)審員等根據(jù)他們的崗位職責制定并實施培訓需求。 a)助理以上人員由公司人資與品管部識別，制定并實施培訓需求。 b)各單位員工由各單位分別識別，制定并實施培訓需求。 種 類 培 訓 對 象 崗前培訓 新員工培訓和轉崗人員 崗位技能培訓 服務、各類操作、維修、技術、營銷、文秘、財會等崗位技能性培訓 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00106 頁次 :1/3 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 25 頁，共 56 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 管理能力培訓 以提高管理能力為目的針對各層次管理人員開展的培訓 a） 公司基礎教育：包括公司簡史、組織體系、員工紀律、質量方針和質量目標、質量和安全意識、相關法律法規(guī)、質量管理體系標準基礎知識和體系文件等的培訓，在入公司一個月內(nèi)，由人資與品管部或各部門分別組織培訓（護衛(wèi)人員的崗前培訓由市場與護衛(wèi)部負責實施）。 b） 中心 /分部基礎教育：學習本中心 /分部工作與生產(chǎn)服務的主要內(nèi)容，由所在單位負責人組織進行。 c） 崗位技能培訓：學習服務規(guī)范、服務提供規(guī)范、質量控制要求、操作規(guī)程、安全知識、緊急情況的 應變等，由所在單位負責人組織進行，并進行適當?shù)臅婵己恕? 培訓必須按照以上 b）、 c）要求“先培訓，后上崗”使之符合新崗位的要求。 崗位技能培訓 a）質量管理體系內(nèi)審員應由認證或認證咨詢機構培訓、考核、持證上崗。 b）相關專業(yè)特殊工種人員，國家規(guī)定的需持執(zhí)業(yè)資格上崗的人員，應由相關專門機構培訓（包括外送培訓）合格持證上崗，由人資與品管部或各中心 /分部提供培訓機會。 管理能力培訓 指公司人資與品管部組織的對助理以上的經(jīng)理人員在工作過程中所涉及到的具有普 遍適用性的管理技能、管理方法和管理模式的培訓，本類培訓主要采取觀看錄像與外送的方式。 培訓計劃 /分部應當分別在每年元旦之前與 9月份開學前識別、確定本公司下年度培訓需求并向人資與品管部上報本單位下個半年度培訓計劃。 /分部培訓計劃后制定公司下個半年度培訓計劃。 /分部在收到人資與品管部確定的年度培訓計劃后，應當對照本單位原計劃進行調整，并將新的計劃報人資與品管部備案。 /分部嚴格按照計劃實施培訓，培訓應當有 策劃有記錄有評價。 、中心 /分部、人資與品管部發(fā)現(xiàn)了年初沒有預料到的培訓需求后，當立即策劃培訓并對年初制定的培訓計劃作補充培訓說明。 年底識別、確定培訓需求 制定培訓計劃 實施培訓 培訓效果評價 培訓反饋 補充培訓 （培訓計劃調整） 臨時培訓需求 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00106 頁次 :2/3 『學習改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 26 頁，共 56 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) a) 公司下屬單位，應就本單位特性，每學期安排不少于 48小時的培訓課程（其中不包括公司人資與品管部統(tǒng)一安排的內(nèi)訓課程），要求所屬員工參與培訓，其課程由單位負責人策劃，開課前策劃方案報人資與品管部核定后實施。 b) 內(nèi)訓的講師，以各中心 /分部負責人擔當為原 則，必要時也可聘請學有專精的同仁或外聘專家擔當。 c) 內(nèi)訓預算費用由各單位在課程策劃中注明，并將在各單位員工福利費中支出，公司員工擔當非本單位培訓講師者，經(jīng)人資與品管部審核，酌情給付 525元 /小時的講課費。外聘專家的根據(jù)市場行情價酌情給付。 d) 內(nèi)訓時間的安排，以不影響部門工作任務進行為原則；經(jīng)安排受訓者不得無故缺席，因故無法出席者，應提前請假。 a) 本公司正式員工，如確有需要通過特定的教育培訓來提高目前所從 事工作的能力與效 率者（或認為特定的教育培訓對于將來必然從事的工作有直接聯(lián)系者），經(jīng)本單位負責人上報，經(jīng)人資與品管部審核，公司董事長批準，可以參加外派受訓。 b) 外訓于不影響該部門正常工作的前提下，參加專業(yè)團體或正式教育機構所辦得專業(yè)課程。 c) 擬參加外訓者，應如實填寫《外送培訓申請單》，并附課程簡介資料，經(jīng)單位負責人簽字后，報人資與品管部備案后，呈請公司董事長批準生效。 評價所提供培訓的有效性 ，公司人資與品管部及各單位分別負責對組織的培訓作多方面、多角度的效果評價活動，并將評價結果記錄，必要時反饋給培訓對象和相關人員。 外送培訓需求 填寫《外送培訓申請單》 中心 /分部負責人簽字 人力資源部核準 所在公司董事長批準 修訂狀態(tài)： A/0