【正文】 妥善保管，確保完整、整潔，持有者調(diào)離工作崗位或離職時，須將文件交還公司辦公室，辦理核收登記。領用人如遇有丟失情況，應寫出書面材料，經(jīng)質(zhì)量保證工程師批準，方可辦理補發(fā)手續(xù)，重新編號。 文件的評審 技術質(zhì)量部應定期組織人員對文件的有效性進行評審 ,確定是否進行更改以及更改的內(nèi)容。 當文件持有人提出文件更改申請時，由技術質(zhì)量 部組織評審。 文件的更改 文件需更改時，應由文件更改提出部門的負責人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，對重要的更改還應附有充分的證據(jù)。 更改的文件審批應由原審批人審批，當原審批人已不在職時，由接替人員審批。 文件更改時注明更改標識和更改生效時間，并按“文件領用（發(fā)放）清單”的發(fā)放修改后的文件，同時收回作廢的舊文件。 文件的換版與作廢 （ 1） 文件在下列情況下應進行換版，原版文件作廢，換發(fā)新版本。 質(zhì)量保證手冊 文件編號： ****/ZS032021 共 頁 第 27 頁 標題 3 文件和記錄控制 第 A 版 第 0 次修訂 實施日期： 2021 年 06 月 01 日 30 A、 公司的組織機構發(fā)生重大改變； B、 引用的法律、法規(guī)、標準發(fā)生重大改變； C、 管理評審的要求； D、 文件修訂的次數(shù)達到五次以上。 文件修訂狀態(tài)由 0→ 1→ 2→ 3?依次類推，版本號由 A→ A→ C→ D?依次類推。 （ 2） 作廢的文件由文件管理員按“文件發(fā)放（回收）登記表”收回。作廢文件加蓋“作廢”印章，管理員填寫“文件作廢 /銷毀登記表”。若因法律或積累知識而需要保 留的作廢文件統(tǒng)一由辦公室保管，加蓋“作廢保留”印章；需銷毀的文件填寫“文件銷毀審批表”經(jīng)文件管理部門負責人批準后統(tǒng)一銷毀。 文件的整理歸檔、借閱和復制 文件資料應按照一定的類別和有關要求進行整理歸檔 。 因需要借用、復制歸檔文件的人員，應填寫“文件借閱、復制申請登記表”，經(jīng)辦公室批準后可予以借閱、復制。借閱者應在規(guī)定日期歸還文件和資料，到期不歸，由辦公室負責收回。 復制管理體系文件須經(jīng)質(zhì)保工程師批準，填寫“ 文件借閱、復制申請登記表 ”辦理復制手續(xù)，由辦 公室對復制文件進行編號、標識、發(fā)放和回收。 外來文件收集與識別 辦公室應根據(jù)管理活動的需要，及時通過報刊、網(wǎng)絡、咨詢機構、出版發(fā)行機構和上級部門等渠道收集相關的法律、法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準等其它外來文件，其中安全技術規(guī)范、標準必須是正式版本，并做好“外來文件清單”的收文登記。 工程部應在設備監(jiān)督檢驗后收集檢驗機構的監(jiān)督檢驗報告，將其與設備安裝資料一起歸檔；銷售部應收集采購部件的型式試驗報告、分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及資格證明文件等資料。 有 關部 門應定期評審外來文件，確保外來文件的有效性。 辦公室應做好外來文件 的發(fā)放、領用和標識等管理工作。 文件的有效性控制 為控制文件的有效性，辦公室應匯總編輯全公司“有效文件一覽表”，并根據(jù)修訂狀態(tài)及時調(diào)整。 記錄 質(zhì)量保證手冊 文件編號： ****/ZS032021 共 頁 第 28 頁 標題 3 文件和記錄控制 第 A 版 第 0 次修訂 實施日期： 2021 年 06 月 01 日 31 ****/ ZJ092021/0《 文件審批表 》 ****/ ZJ102021/0《文件領用（發(fā)放）控制清單》 ****/ ZJ112021/0《文件更改申請單》 ****/ ZJ122021/0《文件作廢 /銷毀登記表》 ****/ ZJ132021/0《有效文件一覽表》 ****/ ZJ142021/0《外來文件清單》 ****/ ZJ152021/0《文件發(fā)放（ 收 回）登記表》 ****/ ZJ162021/0《 文件借閱、復制申請登記表 》 ****/ ZJ172021/0《文件銷毀審批表》 記錄控制 總 則 應對公司質(zhì)量保證體系和產(chǎn)品質(zhì)量有關的記錄進行控制，明確記錄的填寫、確認、收集、歸檔、貯存等要求。 職責 辦公室是記錄的歸口管理部門，具體負責記錄的編號、收集、檢索、貯存和處置。 各部門負責做好本部門記錄的編制、填寫、保管、貯存和處置。每年年底交辦公室匯總歸 檔。 記錄的編制和審批 各部門的質(zhì)量記錄 樣 式，由各部門組織編制，部 門負責人 審 核 ， 質(zhì)保工程師批準 。 編制完成的質(zhì)量記錄樣式由辦公室統(tǒng)一編號，并填寫“記錄一覽表”。 記錄 的編號 所有記錄按 文件控制的規(guī)定進行編號。 對電梯施工記錄，應逐臺建檔，按電梯施工項目、合同和年份分類，建立檔案號。 記錄的填寫 記錄填寫要求及時、準確、真實，不得虛假，不能填寫無依據(jù)的數(shù)據(jù)。 記錄填寫要求清晰、不得隨意涂改、變動。 質(zhì)量保證手冊 文件編號： ****/ZS032021 共 頁 第 29 頁 標題 3 文件和記錄控制 第 A 版 第 0 次修訂 實施日期： 2021 年 06 月 01 日 32 記錄填寫內(nèi)容，要求完整，不得有漏項、空項，須用不退色水筆填寫。 記錄填寫時，記錄人員應簽名 (章 )，并填寫日期。 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應采用單杠劃去原數(shù)據(jù)， 并 在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名。 記錄中如涉及計量單位時應采用法定計量單位。 記錄的保管 質(zhì)量記錄在移交前由責任部門負責保管，移交后由辦公室負責保管 ,質(zhì)量記錄的保管應做到防雨、防水、防火、防潮、防蛀、防霉、防蟲、防鼠、防丟失等九防要求 。 辦公室負責質(zhì)量記錄的保存， 所有質(zhì)量記錄 應 分類 保存 ，依日期順序整理好，存放于通風、干燥的地方，所有的質(zhì)量記錄 應 保持清潔，字跡清晰。 采用其它媒介的質(zhì)量記錄，也應有相應的儲存條件，必要時應進行備份。 記錄保存期限： （ 1） 質(zhì)量管理工作見證資料 保存 五年； （ 2） 維保技術檔案 保存 至維保合同中止后 二 年； （ 3） 安裝技術檔案： 永久 保 存 ； （ 4） 儀器設備定期檢定資料：不少于五個計量周期； （ 5） 儀器設備檔案：至該臺設備報廢。 記錄的查閱和借閱 在記錄 保管場所查閱，應經(jīng)辦公室負責人同意，閱后應立即歸還保管人員。 需借閱和復印記錄時，應填寫“文件借閱、復制申請登記表”，說明借閱 /復制的名稱、數(shù)量和原因。歸還時應注明歸還日期。 如果合同有特殊要求時，相關部門有責任按合同要求向顧客提供記錄的復印件，但公司應盡可能留有一份原件。 外來記錄的控制 備品備件的質(zhì)量證明資料由倉庫管理員負責管理。 顧客的反饋和投訴記錄，由銷售部負責保管和處理。 其他外來記錄由相關部門保管和處理。 記錄的銷毀 質(zhì)量保證手冊 文件編號： ****/ZS032021 共 頁 第 30 頁 標題 3 文件和記錄控制 第 A 版 第 0 次修訂 實施日期： 2021 年 06 月 01 日 33 對于超過規(guī)定的保存期或無查考價值的質(zhì)量記錄可予以銷毀。 須銷毀的質(zhì)量記錄，由管理員填寫“文件銷毀審批表”提出銷毀資料的目錄和理由，經(jīng)辦公室主任審核，質(zhì)保工程師批準后進行銷毀。 記錄 ****/ ZJ182021/0《記錄一覽表》 ****/ ZJ162021/0《文件借閱復 印 登記表 》 質(zhì)量保證手冊 文件編號： ****/ZS042021 共 頁 第 31 頁 標題 4 合同 控制 第 A 版 第 0 次修訂 實施日期： 2021 年 06 月 01 日 34 4 合同控制 總則 識別、確定并評審與 服務 有關的要求，必要時通過適當?shù)姆绞脚c顧客進行溝通，以確定顧客的需求與期望。 職責 營銷 部是合同的歸口管理部門，負責合同的承接、評審、執(zhí)行和管理。 其他部門參與合同評審和執(zhí)行。 總經(jīng)理 負責合同評審結果的審批和合同的簽訂。 顧客要求識別 銷售部根據(jù)合同草案、技術協(xié)議草案或口頭要求負責識別顧客的需求與期望，包括： （ 1） 顧客明示的要求，包括質(zhì)量要求及涉及可用性、交付、支持服務（如保 修、培訓等）、價格等方面的要求； （ 2） 顧客沒有明確要求，但預期或規(guī)定的用途所必需的要求； （ 3） 顧客沒有規(guī)定，但國家強制性標準及法律法規(guī)規(guī)定的要求。 合同評審的時機 對施工合同應在正式簽訂前進行評審，并報總經(jīng)理批準。 對標書應在投標前進行評審，報總經(jīng)理批準。 評審的內(nèi)容 （ 1） 顧客要求是否得到 明確； （ 2） 公司是否有提供施工服務的能力； （ 3） 是否能滿足顧客提出的技術與質(zhì)量目標的要求； （ 4） 價格是否恰當，交貨期是否能滿足要求； （ 5） 資源配備與材料供應能否滿足要求。 評審的方式 合同評審的方式可以是授權評審或傳遞評審。 對顧客無特殊要求的安裝維修合同，可以授權評審。即可由業(yè)務員直接評審后簽訂合同。評審后在合同上加蓋“合同已評審”的標識。 對工程量大、期限長且有較高特殊要求的特殊安裝維修合同，業(yè)務員將顧客的 質(zhì)量保證手冊 文件編號： ****/ZS042021 共 頁 第 32 頁 標題 4 合同控制 第 A 版 第 0 次修訂 實施日期： 2021 年 06 月 01 日 35 要求填寫在“合同評審表”上，傳遞給工程部、技術質(zhì)量部等部門評審，有 關部門寫好評審意見后反饋給銷售部，銷售部將評審結論報總經(jīng)理批準后與顧客簽訂合同。 合同的實施 合同簽訂后，銷售部負責將相關的文件，發(fā)到相關部門，作為施工、采購、檢測等的依據(jù)。 銷售部應經(jīng)常檢查合同執(zhí)行情況和進度，發(fā)現(xiàn)問題及時與顧客聯(lián)絡，協(xié)商解決。并將合同執(zhí)行和問題處理情況，向總經(jīng)理報告。 合同的修訂 因顧客要求或本公司原因，需要對合同進行修改，由相應部門和顧客協(xié)商解決，并填寫“合同修改申請單”，并對修改的內(nèi)容進行評審后方可修改，必要時，同顧客簽訂合同修改協(xié)議書作為原合同補充附件。 銷售部應填寫“合同修改通知單”，及時通知相關部門，以執(zhí)行合同修改的內(nèi)容。 合同的保存 銷售部負責對合同進行登記保存，填寫“合同登記表”。 記錄 ****/ ZJ192021/0《合同評審表》 ****/ ZJ202021/0《合同修改申請單》 ****/ ZJ212021/0《合同修改通知單》 ****/ ZJ222021/0《合同登記表》 質(zhì)量保證手冊 文件編號： ****/ZS052021 共 頁 第 33 頁 標題 5 零部件 和 材料 控制 第 A 版 第 0 次修訂 實施日期： 2021 年 06 月 01 日 36 5 零部件 和 材料控制 總則 對 零部件、 材料的供方、采購、驗收、標識、領用、代用進行控制，確保零部件 、材料 的采購、使用環(huán)節(jié)滿足產(chǎn)品質(zhì)量要求。 職責 工程部負責供方選擇、評價 零部件 和材料的采購、保管和發(fā)放。 技術質(zhì)量部負責 零部件和材料 的入庫檢驗。 零部件責任人 負責 零部件和材料 的質(zhì)量控制。 零部件 和 材料分類 工程部根據(jù)采購物資對最終電梯質(zhì)量影響程度，對采購物資進行分類： （ 1） 重要物資（ A 類）：構成最終電梯的主要部分或關鍵部分，直接影響電梯 使用或安全性能，可能導致顧客嚴重投訴的物資，如：曳引機、門機、安全觸板、層門裝置、操縱箱類、限速器、安全鉗、液壓緩沖器、地坎、變頻器、 PC 機、進口空氣開關、光幕、繼電器、接觸器、光電開關、雙穩(wěn)態(tài)等。 （ 2） 較重要物資（ A 類）：構成電梯非關鍵部位的物資，它一般不影響最終產(chǎn) 品的質(zhì)量或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的物資。如：鋼材類（鋼板、型材）、鋼絲繩類、導軌類、電纜類、電器、電線類、機械配件類、補償鏈類、彈簧類、軸承、橡膠、尼龍、塑料類、緊固件類等。 （ 3） 輔助物資（ C 類）：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資。如：五金 輔料類、油類、包裝箱、木料類、工具、刃具類、磨具類等，凡未列入 A、 A 類的物資，均屬 C 類物資。 采購信息 工程部根據(jù)施工需要并結合倉庫的庫存情況，編制“采購申請單”并經(jīng)總經(jīng)理批準?！安少?申請單”必須明確下列采購信息： （ 1） 名稱、規(guī)格 (型號 )、數(shù)量、等級、交貨期限； （ 2） 需提供的隨機文件，如合格證、質(zhì)量證明書、型式試驗報告等； （ 3） 驗收準則； （ 4） 產(chǎn)品標識、包裝、搬運的規(guī)定。 供方的選擇與評價 質(zhì)量保證手冊 文件編號： ****/ZS052021 共 頁 第 34 頁 標題 5 零部件 和 材料控制 第 A 版 第 0 次修訂