【正文】 使用，并有一個(gè)方便的查找手段。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實(shí)現(xiàn)這些輔助辦公的進(jìn)一步規(guī)范。我們每個(gè)科室都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。二、信息管理工作秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。在信息工作中不能做到及時(shí)收集，迅速報(bào)送，再好、再重要的信息也會(huì)因時(shí)過(guò)境遷而推動(dòng)利用價(jià)值。秘書工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用。三、檔案管理工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，秘書對(duì)檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲(chǔ)存介質(zhì)，秘書人員在保管諸如此類的信息時(shí)，首先要將信息文件分門別類，建立一個(gè)文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識(shí)全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號(hào)和排列。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。在保養(yǎng)和維修方面，秘書人員要保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器、清洗機(jī)的清潔，定期對(duì)磁帶、軟盤、光盤進(jìn)行檢查、復(fù)制更新。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。同時(shí)，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也為秘書工作提供了許多便利。二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變秘書工作未實(shí)行自動(dòng)化時(shí)，只是簡(jiǎn)單、重復(fù)、機(jī)械的體力勞動(dòng)，所需動(dòng)腦的也只是簡(jiǎn)單的，常人所有的思維活動(dòng)，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動(dòng)，基本上全是“體力勞動(dòng)”。這時(shí)人們?yōu)樽非蟾叩男?，以省出時(shí)間去考慮其它事。如何才能有效的進(jìn)行工作？這就需要大量的，復(fù)雜的基于簡(jiǎn)單思維的基礎(chǔ)上的高難度思維工作。三、自動(dòng)化的秘書工作自動(dòng)化秘書工作體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化大環(huán)境中，就是秘書工作基本任務(wù)的根本改變。例如：現(xiàn)代機(jī)器人有待取代喲寫經(jīng)常性的、無(wú)聊的、單調(diào)的工作，這是自動(dòng)化的典范。自動(dòng)化的秘書公作主要還是秘書人員的職能自動(dòng)化。自動(dòng)的去工作，自動(dòng)的去思考，在工作中始終體現(xiàn)出自動(dòng)，即用一種積極的、主動(dòng)的、熱情的心態(tài)去面對(duì)自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，這是自動(dòng)化秘書工作的一種至高境界。一、處理情報(bào)信息方面的變化。即能從計(jì)算機(jī)檔案中調(diào)閱所需情報(bào)資料。二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化。三、在辦理會(huì)務(wù)工作方面的變化。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種通訊技術(shù)的運(yùn)用，使會(huì)議不局限在某一地方，擴(kuò)大了會(huì)議的場(chǎng)所。使用移動(dòng)通信和電傳呼，可以使秘書隨時(shí)同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費(fèi)用，極大地改變了秘書的工作方式。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)。綜上所述，使秘書人員避免了在領(lǐng)導(dǎo)、同事與部分之間的穿梭，人與人面對(duì)面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發(fā)生了重大變化。由于會(huì)務(wù)工作極其復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，所以秘書安排會(huì)議起來(lái)常常力不從心，然而，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子日程表安排會(huì)議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書能輕易應(yīng)付大量會(huì)議。二、處理信息方面網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使信息和資源由整個(gè)機(jī)構(gòu)共享，使眾多人員能夠一起處理項(xiàng)目。如在實(shí)行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項(xiàng)管理制度以及個(gè)部門組織圖等。信息被稱為“財(cái)富的財(cái)富”，往往稱為個(gè)人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國(guó)家決策成敗的關(guān)鍵。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費(fèi)、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問(wèn)題較好地得到了解決。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽(tīng)八方”，思考問(wèn)題和解決問(wèn)題的空間進(jìn)一步擴(kuò)展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務(wù)和參謀輔助的同時(shí)，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。具體來(lái)說(shuō)主要有文書工作、檔案工作、會(huì)務(wù)工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。秘書工作的職能擴(kuò)展的兩個(gè)相互對(duì)應(yīng)因素：一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要領(lǐng)導(dǎo)是機(jī)關(guān)或單位中的首腦，處于決策地位，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)也必定會(huì)繁多雜亂，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展擴(kuò)大了領(lǐng)導(dǎo)的需要，比如一些技術(shù)性難題，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有精力甚至沒(méi)有能力去解決，就需要秘書及時(shí)處理。如果這些事務(wù)，由于領(lǐng)導(dǎo)的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢(shì)必造成很大的影響和損失，以至影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和需要，就要促進(jìn)秘書工作職能的擴(kuò)展。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設(shè)備產(chǎn)生，秘書可以借助這些新事物來(lái)擴(kuò)展職能。第四節(jié)使秘書的服務(wù)意識(shí)得到更新“秘書意識(shí)”是一種角色意識(shí)，是主體基于個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)而形成的對(duì)自我的社會(huì)地位和由此規(guī)定的職責(zé)的知覺(jué)、理解和體驗(yàn)，它直接源于人的實(shí)踐活動(dòng)。由于領(lǐng)導(dǎo)不動(dòng)這些軟件與設(shè)備的用法，需要秘書去填補(bǔ)這方面的缺陷。二、秘書意識(shí)到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建在辦公自動(dòng)化產(chǎn)生之前，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的活動(dòng)是秘書獨(dú)立完成的，沒(méi)有憑借外在力量（如計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備），然而隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，秘書可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。三、秘書意識(shí)到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開(kāi)拓傳統(tǒng)的秘書工作使服務(wù)范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內(nèi)，計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備擴(kuò)大了秘書服務(wù)范疇。同樣秘書也認(rèn)識(shí)到服務(wù)范圍的擴(kuò)大，通過(guò)提高自身素質(zhì)來(lái)適應(yīng)其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務(wù)范圍為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書服務(wù)意識(shí)得到更新，主觀上會(huì)使秘書服務(wù)工作的質(zhì)量的到提高，指導(dǎo)秘書工作，從而有利于服務(wù)工作深入展開(kāi)。上海浦東電子出版社，2002年 5月版。北京希望電子出版社，2003年4月版。上?？茖W(xué)技術(shù)出版社，2005年6月版。上海交通大學(xué)出版社，2007年4月版。高等教育大學(xué)出版社，2006年9月版。西安電子科技大學(xué)出版社，2001年3月。中國(guó)水利水電出版社，2008年6月版。當(dāng)代中國(guó)出版社，2002年4月版。海天出版社，2004年9月版。中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2009年5月版。所謂公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是指在社會(huì)交往活動(dòng)中借助語(yǔ)言媒介來(lái)使組織與公眾、組織與組織之間相互理解、相互協(xié)調(diào)、相互適應(yīng)，為組織樹(shù)立良好的社會(huì)形象，也就是說(shuō)能引起對(duì)方愉悅性的互動(dòng)，即滿意的反應(yīng)，從而形成良好的情感氛圍，產(chǎn)生最佳的“社會(huì)效應(yīng)”。本文著重就有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言兩種形式略作論述。秘書經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作。或下基層進(jìn)行調(diào)查研究。因此，秘書人員必須具有較強(qiáng)的口語(yǔ)表達(dá)能力。、考慮對(duì)象性....................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。三、文字表達(dá)能力...........................................................................................................................善于謀篇布局、合理安排............................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。、要有好的文風(fēng)................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。結(jié)論..................................................................................................................................................3 參考文獻(xiàn)...........................................................................................................................................4語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用引言秘書是在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者身邊直接為其服務(wù)而承辦文書、會(huì)務(wù)、信息、文電起草、催辦查辦、調(diào)查研究、公務(wù)接待等工作的，其工作內(nèi)容無(wú)不應(yīng)用到語(yǔ)言。特別是，秘書經(jīng)常要起草文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿，編寫會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告，對(duì)基層發(fā)通知，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作等，而且要求質(zhì)量高，出手快，語(yǔ)言準(zhǔn)確精煉，通順流暢。在中國(guó)近代史上就有這么一件事，腐朽的清朝政府曾德國(guó)借款修膠濟(jì)鐵路，雙方簽訂的條約中有一款規(guī)定：沿線鐵路左右內(nèi)煤鐵等礦德國(guó)有權(quán)開(kāi)采。因?yàn)檎Z(yǔ)言表達(dá)不準(zhǔn)確，模棱兩可，被德國(guó)人鉆了空子，被說(shuō)成是左右各清政府白白將里的開(kāi)采權(quán)“拱手”送給了德國(guó)人，啞巴吃黃連有苦說(shuō)不出。秘書人員提高語(yǔ)言素質(zhì)，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手，搞好服務(wù)工作的重要基礎(chǔ)。秘書經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，或下基層進(jìn)行調(diào)查研究，或在機(jī)關(guān)接待訪客等，都要使用有聲的口頭表達(dá)語(yǔ)言。、體現(xiàn)情感性有聲語(yǔ)言的情感性，即以聲傳情，以聲達(dá)意。因?yàn)椤叭说南才?lè)，一切騷擾不寧，起伏不定的情緒，連最微妙的波動(dòng)，最隱蔽的心情，都能由聲音直接表現(xiàn)出來(lái)，而表達(dá)的有語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用力、細(xì)致、正確，都無(wú)與倫比”。從跨出家門或進(jìn)人辦公室的那一刻起，就應(yīng)該把煩惱留在家里，拋在腦后，以積極、愉快、歡暢的心情迎接每一天的到來(lái)，每一句話每一個(gè)措詞都要體現(xiàn)出良好的心情。二、秘書交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù)、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率秘書不僅要有較深厚的理論修養(yǎng)，良好的思想品德，能夠正確地調(diào)節(jié)好自我情緒，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己內(nèi)在的情感流露在表情上。切不可神色嚴(yán)峻，愁容滿面。心理學(xué)認(rèn)為，微笑作為一種表情，不僅是一個(gè)人形象的外在表現(xiàn)，而且也反映出一個(gè)的精神面貌。微笑與形象有著一種微妙的、奇特的關(guān)系。三、文字表達(dá)能力結(jié)論秘書工作人員如何來(lái)提高自己的語(yǔ)言素質(zhì)呢？簡(jiǎn)單地說(shuō)，一是要學(xué)點(diǎn)語(yǔ)法、修辭；二是大力推廣普通話；三是加強(qiáng)正音正字的讀寫訓(xùn)練；四是多實(shí)踐，活到老，學(xué)到老，鍛煉到老。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高科技的手段層出不窮，給秘書工作帶來(lái)了便利，也給秘書帶來(lái)了挑戰(zhàn)。因此，秘書工作人員還應(yīng)努力掌握計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，努力學(xué)習(xí)電腦、網(wǎng)絡(luò)、通訊和辦公自動(dòng)化等先進(jìn)技術(shù)知識(shí)，使這些科技知識(shí)成為秘書必備的語(yǔ)言素質(zhì)的一部分。參考文獻(xiàn)