【正文】 因此，秘書工作人員還應(yīng)努力掌握計(jì)算機(jī)語言，努力學(xué)習(xí)電腦、網(wǎng)絡(luò)、通訊和辦公自動化等先進(jìn)技術(shù)知識，使這些科技知識成為秘書必備的語言素質(zhì)的一部分。三、文字表達(dá)能力結(jié)論秘書工作人員如何來提高自己的語言素質(zhì)呢？簡單地說，一是要學(xué)點(diǎn)語法、修辭；二是大力推廣普通話；三是加強(qiáng)正音正字的讀寫訓(xùn)練；四是多實(shí)踐，活到老，學(xué)到老，鍛煉到老。心理學(xué)認(rèn)為，微笑作為一種表情，不僅是一個人形象的外在表現(xiàn)，而且也反映出一個的精神面貌。二、秘書交際的無聲語言藝術(shù)、表情語貴在穩(wěn)重、謙和、坦率秘書不僅要有較深厚的理論修養(yǎng)，良好的思想品德，能夠正確地調(diào)節(jié)好自我情緒，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己內(nèi)在的情感流露在表情上。因?yàn)椤叭说南才?，一切騷擾不寧，起伏不定的情緒，連最微妙的波動，最隱蔽的心情，都能由聲音直接表現(xiàn)出來，而表達(dá)的有語言藝術(shù)在秘書工作中的作用力、細(xì)致、正確，都無與倫比”。秘書經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，或代表組織到下級機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，或下基層進(jìn)行調(diào)查研究，或在機(jī)關(guān)接待訪客等，都要使用有聲的口頭表達(dá)語言。因?yàn)檎Z言表達(dá)不準(zhǔn)確，模棱兩可，被德國人鉆了空子，被說成是左右各清政府白白將里的開采權(quán)“拱手”送給了德國人，啞巴吃黃連有苦說不出。特別是，秘書經(jīng)常要起草文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿，編寫會議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告，對基層發(fā)通知，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作等，而且要求質(zhì)量高，出手快，語言準(zhǔn)確精煉，通順流暢。、要有好的文風(fēng)................................................................................錯誤！未定義書簽。、考慮對象性....................................................................................錯誤！未定義書簽?；蛳禄鶎舆M(jìn)行調(diào)查研究。本文著重就有聲語言、無聲語言兩種形式略作論述。中國經(jīng)濟(jì)出版社，2009年5月版。當(dāng)代中國出版社，2002年4月版。西安電子科技大學(xué)出版社，2001年3月。上海交通大學(xué)出版社，2007年4月版。北京希望電子出版社，2003年4月版。秘書服務(wù)意識得到更新，主觀上會使秘書服務(wù)工作的質(zhì)量的到提高，指導(dǎo)秘書工作，從而有利于服務(wù)工作深入展開。三、秘書意識到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開拓傳統(tǒng)的秘書工作使服務(wù)范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內(nèi)，計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備擴(kuò)大了秘書服務(wù)范疇。由于領(lǐng)導(dǎo)不動這些軟件與設(shè)備的用法，需要秘書去填補(bǔ)這方面的缺陷。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設(shè)備產(chǎn)生，秘書可以借助這些新事物來擴(kuò)展職能。秘書工作的職能擴(kuò)展的兩個相互對應(yīng)因素：一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要領(lǐng)導(dǎo)是機(jī)關(guān)或單位中的首腦，處于決策地位，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)也必定會繁多雜亂，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展擴(kuò)大了領(lǐng)導(dǎo)的需要，比如一些技術(shù)性難題，領(lǐng)導(dǎo)沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時處理。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進(jìn)一步擴(kuò)展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務(wù)和參謀輔助的同時，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。信息被稱為“財(cái)富的財(cái)富”，往往稱為個人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國家決策成敗的關(guān)鍵。二、處理信息方面網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使信息和資源由整個機(jī)構(gòu)共享，使眾多人員能夠一起處理項(xiàng)目。綜上所述，使秘書人員避免了在領(lǐng)導(dǎo)、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發(fā)生了重大變化。使用移動通信和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費(fèi)用，極大地改變了秘書的工作方式。三、在辦理會務(wù)工作方面的變化。即能從計(jì)算機(jī)檔案中調(diào)閱所需情報(bào)資料。自動的去工作，自動的去思考，在工作中始終體現(xiàn)出自動，即用一種積極的、主動的、熱情的心態(tài)去面對自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動性，這是自動化秘書工作的一種至高境界。例如：現(xiàn)代機(jī)器人有待取代喲寫經(jīng)常性的、無聊的、單調(diào)的工作，這是自動化的典范。如何才能有效的進(jìn)行工作？這就需要大量的，復(fù)雜的基于簡單思維的基礎(chǔ)上的高難度思維工作。二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變秘書工作未實(shí)行自動化時，只是簡單、重復(fù)、機(jī)械的體力勞動，所需動腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動，基本上全是“體力勞動”。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。三、檔案管理工作在辦公自動化環(huán)境中，秘書對檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。在信息工作中不能做到及時收集，迅速報(bào)送，再好、再重要的信息也會因時過境遷而推動利用價值。我們每個科室都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。在內(nèi)部建立了一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞簡報(bào)、公告事項(xiàng)能能夠在機(jī)關(guān)內(nèi)部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時了解單位的發(fā)展動態(tài)。如今的辦公自動化是一個包含數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動化系統(tǒng)。本論文將圍繞現(xiàn)代秘書在“辦公自動化”環(huán)境中,如何更好的提高工作效率展開討論。辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現(xiàn)在已有了近二十年發(fā)展歷史。隨著當(dāng)今社會的快速進(jìn)步，科技的飛速發(fā)展，面對競爭日益激烈的社會大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。秘書工作能否做好，取決于是否能夠在崗位上發(fā)揮作為秘書應(yīng)該具備的能力和作用。務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)秘書工作復(fù)雜枯燥，在這個崗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任勞任怨。提高自己的政治理論修養(yǎng)。敏銳的政治頭腦在行政部門工作，大部分內(nèi)容都是涉及到政治的。在起草文稿時，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所給出的題目，秘書能夠快速掌握領(lǐng)導(dǎo)的意愿擬定提綱，并及時搜集查閱相關(guān)資料。四、秘書人員所需的職業(yè)素質(zhì)現(xiàn)代秘書不比從前，它是一個綜合性的工作職位，所以對秘書從業(yè)人員的素質(zhì)和修養(yǎng)要求越來越高。面對這些，秘書人員就要體現(xiàn)出專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。盡量放低自己的身份，以平視的目光注視每個人，不要依靠自己的領(lǐng)導(dǎo)來壓迫或排擠他們。然而一個稱職的秘書人員，在接受到一條指示命令后，若發(fā)現(xiàn)其中有不妥之處，定會認(rèn)真分析，及時了解領(lǐng)導(dǎo)的想法和思維，并適時與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商調(diào)解，而不是為了不得罪領(lǐng)導(dǎo)而盲目聽從執(zhí)行。要處理這么多層關(guān)系，秘書所要具備的能力也就更加嚴(yán)格具體了。在領(lǐng)導(dǎo)的決策過程中，若有不妥或不恰當(dāng)?shù)牡胤?，要及時向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議和意見，在領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施一項(xiàng)方針或決策前，能夠適時提醒，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時修正，以免出現(xiàn)不必要的錯誤和問題。首先要顧全大局，權(quán)衡矛盾的輕重緩急，其次還要做到原則性與靈活性的統(tǒng)一，既不違背上級領(lǐng)導(dǎo)的意愿，也不過分遷就不合理的要求和觀點(diǎn)。協(xié)調(diào)作用協(xié)調(diào)是管理的手段之一，秘書在一個部門的管理工作中所起到的作用其實(shí)就像一座橋，連接兩個不相交的點(diǎn)，協(xié)調(diào)得好，這座橋就會穩(wěn)固，不相交的兩個點(diǎn)也就連成了一條線；若協(xié)調(diào)得不好，那這座橋就很可能會坍塌，那么不相交的兩點(diǎn)便會相距更遠(yuǎn)。提供信息的作用秘書本來就需要是一個信息智慧的集合體，秘書工作的性質(zhì)需要秘書必須具備對信息的敏感的洞察力。怎么使這個作用更完美地發(fā)揮，如何做好這個助手，就要看秘書自己的智謀了。二、秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用秘書處于領(lǐng)導(dǎo)的近身旁側(cè)，就表明其地位是一人之下，被領(lǐng)導(dǎo)，接受指示，服從命令，完成任務(wù)。僅僅從這些名稱中，我們就可以分析出自古秘書所從事的工作內(nèi)容和職責(zé)要務(wù)。清末，軍、政、師設(shè)立參謀一職，掌管軍訓(xùn)及謀劃籌事。更有戰(zhàn)國、秦漢時期的竹、木簡?！边@里說的“文牘”指的是在官府或其他團(tuán)體草擬文稿的人。關(guān)鍵詞：秘書 管理工作 橋梁作用 關(guān)鍵職位一、秘書的含義自古以來，秘書一詞其實(shí)就有其專有的稱謂：文牘、文書、參謀、智囊等。之所以關(guān)鍵，主要是從它的作用和意義層面上來講的。對于那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計(jì)，委婉地勸說來者先回去，了解情況后再說。在接聽電話時，要主動問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能生硬。這樣，會讓同事認(rèn)為你是一個很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會提高很多。作為秘書想要消除同事的這種誤會，就必須在和同事的相處中，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。對于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病，不能挖苦諷刺；對于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍，使工作順利開展。二、與同事的溝通技巧在一個單位里面，秘書除了要面對領(lǐng)導(dǎo)，更多的時候是要面對各位同事。由于這類領(lǐng)導(dǎo)相當(dāng)有魄力，所以只要你的建議可行，他都會支持你。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張；凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬無一失，對一些細(xì)微之處做到一絲不茍。倘若在領(lǐng)導(dǎo)日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通，往往會事倍功半，不但達(dá)不到溝通的目的，反而會使領(lǐng)導(dǎo)對秘書人員產(chǎn)生反感?！睂τ诿貢鴣碚f，要想當(dāng)好參謀，就要學(xué)會走向領(lǐng)導(dǎo)。作為一名秘書，想要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，除了需具備基本的專業(yè)知識和技能之外，更重要的是要做好溝通工作，不但能溝通，還要會溝通，也就是說要掌握溝通的諸多技巧并靈活運(yùn)用，這樣才是一個合格的秘書。最后，這種傳話游戲就將最初的訊息傳得面目全非，從而影響了整個行政活動的效率。作為下屬，則更應(yīng)該實(shí)事求是，不辭辛苦，為上級提供真實(shí)有效的信息。阻礙組織成員信息和情感溝通的因素很多，但最主要的還是組織成員間因地位不同而造成的心理隔閡，這種情況被管理學(xué)者稱之為位差效應(yīng)。最后還要樹立強(qiáng)烈的信息意識，溝通意識。我們認(rèn)識事物的方法和模式主要受個人的知識經(jīng)驗(yàn)、文化背景、社會地位以及個性特征的影響。去尷尬，善機(jī)變。這既是一種平等的同志關(guān)系，溝通在秘書工作中的運(yùn)用意想不到的效果。對于聽到一些關(guān)于自己的言論，也不用去追根究底，要用一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。某些工作需要同事配合進(jìn)行時，要學(xué)會主動承擔(dān)責(zé)任，不僅僅計(jì)較，這樣一來，同