【正文】 報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。第七條 各部門專(兼)職文書的職責：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。(四)平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)目錄放在卷首。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。第條 pnb0案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。第二條 公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡稱檔案員，下同。檔案員對檔案資料必須按立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。各系統(tǒng)和部門負責人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。因工作變動或離職時應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。第六條公司員工外出培訓、學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。（二）認真執(zhí)行定期歸檔制度。（三）承辦人員借用文件資料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。第十一條 公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)。第十三條 信訪工作資料。第21頁，共7頁第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財會檔案及基建檔案材料。對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。第二十三條 兼職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。第二十八條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其第22頁，共7頁它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)目錄放在卷首。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。第三十三條 第三十四條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三章聲像檔案管理辦法第三十五條公司的聲像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。第三十七條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。（四）涉及公司權(quán)益的聲像資料。（六）其它具有保存價值的聲像資料。第四十條 收集要求：（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。第四十一條 聲像檔案費用的報銷：兼職檔案員按第三十八條規(guī)定形成聲像檔案的費用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后會計部才給予報銷費用。第四十四條 第四十五條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。格式：卷宗號流水號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。第四十七條 文字說明的編寫：（一）文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。第四十八條 編制格式：（一）照片編制采用橫寫格式。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。第四十九條 案卷要求：（一）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。（三）卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動情況。第三節(jié) 聲像檔案的保管第五十一條 理。第五十三條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開磁場，磁第25頁，共7頁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)技術(shù)總監(jiān)審批，登記造冊。第四節(jié) 聲像檔案的開發(fā)利用第五十七條 第五十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第五十九條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。如有特殊需要，經(jīng)技術(shù)總監(jiān)批準后，方可限期外借。如在借用中造成損壞，借用單位負賠償責任。第四章第六十二條 本制度由技術(shù)總監(jiān)組織檔案室制訂并由檔案室負責解釋，報公司董附則事會批準后施行，修改時亦同。第六十四條 本制度自頒布之日起施行。第26頁，共7頁1． 2本部門檔案指本部門過去和現(xiàn)在從事招聘、培訓、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產(chǎn)生的具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。1． 4部門歸檔工作由部門負責人領(lǐng)導，按檔案的分類指定人員負責收集、整理、立卷歸檔。4． 各類檔案的歸檔范圍： 5．員工檔案、人事異動表、勞動合同、簡歷（書面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費發(fā)放表、交通費發(fā)放表、過節(jié)費發(fā)放表、慰問品發(fā)放表、保險申報表 公司發(fā)文、各類批示、請示、批復(fù)、培訓資料 電子文檔 聲像資料 購買的資料 簡報、工作計劃 各類統(tǒng)計報表為員工開具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說明 員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果 借據(jù)考核類：考核表1． 歸檔要求、時間和手續(xù)3．1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對歸檔前的文件材料妥善保管。3．3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書寫，不得用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙復(fù)寫，文件材料的紙張整齊、紙質(zhì)優(yōu)良，無污物、無撕裂。3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項。(二)文件材料的收集管理第27頁，共7頁第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。第七條 各部門專(兼)職文書的職責：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。(四)平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)目錄放在卷首。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。公司綜合行政部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。：(1)個人簡歷；(2)應(yīng)聘登記表；(3)性格/氣質(zhì)測試表；(4)入職承諾書；(5)試用審批表；(6)個人證件（身份證復(fù)印件、學歷學位證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、資格證 書復(fù)印件、職稱復(fù)印件、機動車駕駛證復(fù)印件）；(7)原單位離職證明/離職聲明；(8)筆試試題。：(1)培訓合同、協(xié)議；(2)培訓相關(guān)資料及獲取證書原件。：(1)員工試用期評價考核表；(2)異動申請表；(3)任免文件；(4)獎懲文件。：工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與個人有關(guān)的具有參考價值的文件資料。(1)原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范；(2)新錄用的員工，應(yīng)及時建立檔案、造冊登記，并更新員工電子信息花名冊；(3)檔案按在職人員、離職人員分開管理，按部門/項目分類存檔，應(yīng)編號、制檢索目錄；(4)當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證信息變動、技術(shù)職稱變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交綜合行政部歸檔，原件當場查驗；(5)對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備；(6)離職員工檔案每月清查，按所在項目及離職月份歸類存檔，離職員工檔案保存二年后方可銷毀（管理人員保留至該員工離崗五年止），且須有電子及紙質(zhì)版銷毀記錄。如需借出綜合行政部，需綜合行政部負責人批準。，并填寫《借/查閱人事檔案登記表》；：(1)嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；(2)不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔中取證必須事先經(jīng)綜合行政部負責人、部門/項目負責人、總經(jīng)理同意；(3)查閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲罰；(4)原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。(2)當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《員工人事檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)綜合行政部負責人、項目負責人、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。(4)在銷毀公司員工檔案資料時，必須由綜合行政部負責人指定專人監(jiān)督銷毀。附件：《借/查閱人事檔案審批表》 《借/查閱人事檔案登記表》 《員工人事檔案資料銷毀審批表》 《員工人事檔案資料銷毀登記表》