【正文】 人員還應(yīng)該對(duì)檔案包含的文件、數(shù)據(jù)以及軟件等進(jìn)行統(tǒng)一的管理，從而保障檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。 構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)一直以來(lái)，大多數(shù)的檔案管理單位都是采用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，雖然也可以完成檔案管理的工作，但是卻缺少一定的效率和保障。將信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用在整個(gè)檔案管理單位中，不僅可以為檔案管理人員節(jié)省一定的時(shí)間以及提高一定的工作效率，而且還可以保證整個(gè)科技檔案管理工作的安全性和永久性，這無(wú)疑是一件一舉兩得的事[2]。尤其對(duì)當(dāng)前情況而言，相關(guān)檔案單位完全可以通過(guò)培養(yǎng)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，來(lái)促進(jìn)整個(gè)檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。所以，相關(guān)檔案管理部門(mén)必須要注重這點(diǎn)內(nèi)容，為其日后快速穩(wěn)定的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。在完善合理的情況下最大化的加強(qiáng)信息化改造，如果某一地方政府的資金投入能力有限，也可以進(jìn)行分期式的投入，首先進(jìn)行硬件系統(tǒng)的升級(jí)，加強(qiáng)信息安全式的防護(hù)[4]。 重視信息化管理系統(tǒng)，完善信息化制度合理科學(xué)的制度能夠保障科技信息化建設(shè)的有效運(yùn)行，所以，環(huán)保部門(mén)以及檔案建設(shè)部門(mén)應(yīng)該全力改善信息化體制，確保在日常生活以及工作過(guò)程當(dāng)中都能實(shí)現(xiàn)科學(xué)信息化。一個(gè)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)于科技檔案管理信息化的發(fā)展有著尤為重要的作用。檔案管理人員還可以采取身份認(rèn)證、使用殺毒軟件等方式，對(duì)科技檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格管制，以此來(lái)保證整個(gè)科技檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行[5]。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以在很大程度上保證檔案管理單位的工作效率，還可以提高其工作的科技水平。這樣一來(lái)，不僅可以在一定程度上促進(jìn)我國(guó)檔案管理單位的不斷發(fā)展，而且還可以提高其整體的工作效率，最終為我國(guó)的整體發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志。檔案已成為一種文化資源、知識(shí)資源和信息資源，檔案信息的收集、管理、開(kāi)發(fā)和利用的方式發(fā)生了根本性的變化，檔案信息的數(shù)字化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理現(xiàn)代化的重要發(fā)展方向。高校檔案信息化，就是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)里，各高校運(yùn)用先進(jìn)的管理理念及信息技術(shù)，以現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施為支撐點(diǎn)，以檔案信息資源為管理核心，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和共享為目標(biāo)的智能管理過(guò)程。其最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高校館藏信息資源數(shù)字化，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。要解決信息資源開(kāi)發(fā)中面臨的信息安全、信息共享、信息存儲(chǔ)問(wèn)題，需要配置安全性能高、穩(wěn)定性強(qiáng)的大容量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，例如服務(wù)器、高速掃描儀、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)、縮微影像數(shù)字化設(shè)備等，這些設(shè)備價(jià)格昂貴，需要巨大的資金投入。2．認(rèn)識(shí)不到位，思想觀念落后高校內(nèi)部分單位、部門(mén)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不夠，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化與本單位本部門(mén)日常工作之間的聯(lián)系，認(rèn)為檔案信息化是檔案館自己的事，與己無(wú)關(guān)，每年只需按部就班做好紙質(zhì)文件材料的歸檔工作就可以了，表現(xiàn)在對(duì)本單位形成的電子檔案監(jiān)管不力，導(dǎo)致疏于管理、電子檔案流失嚴(yán)重等諸多不良后果，直接影響到學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，新載體形式的檔案資源將大幅增加，機(jī)讀型、縮微型、視聽(tīng)型檔案資源大量涌現(xiàn)。4．檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后，電子文件歸檔困難檔案信息化工作的基本任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享及其全過(guò)程安全管理。因此，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語(yǔ)言，更加需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。5．?dāng)?shù)字檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用率低由于經(jīng)費(fèi)有限，館藏檔案數(shù)字化程度較低，經(jīng)數(shù)字化掃描加工處理的檔案僅占館藏檔案極少比重，加之電子文件歸檔管理工作一時(shí)難以大規(guī)模推進(jìn)，可供利用的檔案電子信息資源少之又少，無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校與社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需要。學(xué)校相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)加大對(duì)檔案事業(yè)一般經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，力爭(zhēng)將檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目列入學(xué)校專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，尤其是列入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，以獲得更多資金支持。一方面，檔案部門(mén)在購(gòu)置新設(shè)備時(shí)，要根據(jù)本館信息化建設(shè)需求和支付能力合理購(gòu)置適合的、性?xún)r(jià)比最優(yōu)的信息設(shè)施；另一方面也要提高舊設(shè)備利用率，節(jié)約利用資源，將部分淘汰的仍可正常運(yùn)行的舊機(jī)器用于檔案目錄的信息錄入等，這樣不僅可以充分利用現(xiàn)有的舊機(jī)器，也可將有限的資金優(yōu)先用于購(gòu)置其他更急需的信息設(shè)備上。各高校檔案館必須根據(jù)國(guó)家業(yè)已出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出各種規(guī)章制度和信息化標(biāo)準(zhǔn)。各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與管理制度要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上產(chǎn)生，要具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)，從而形成約束機(jī)制，使所有人員都感到責(zé)任重大，自覺(jué)履行職責(zé)，遵守制度，把本職工作做好。各項(xiàng)管理制度不能一成不變，要在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，以確保各項(xiàng)管理制度的權(quán)威性。隨著各高校校園辦公自動(dòng)化統(tǒng)一平臺(tái)系統(tǒng)和數(shù)字校園的陸續(xù)投入運(yùn)行，電子文件的歸檔管理必將提上工作日程。4．提高信息安全意識(shí)，確保檔案信息利用安全在進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用時(shí)必然會(huì)涉及多方面的信息安全問(wèn)題。凡是涉及國(guó)家安全、單位機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生。使用安全級(jí)別較高的操作系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)漏洞、補(bǔ)丁升級(jí)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期多重備份、異地備份，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶(hù)身份認(rèn)證、訪問(wèn)權(quán)限控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。在網(wǎng)絡(luò)中流轉(zhuǎn)的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門(mén)要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護(hù)方面，除了對(duì)已有的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、用戶(hù)身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等進(jìn)行綜合運(yùn)用之外，還要不斷跟進(jìn)了解新的安全防護(hù)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題。5．加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案工作人員信息化管理與利用水平隨著檔案信息化工作的深入開(kāi)展，在傳統(tǒng)檔案的收集、管理與利用環(huán)節(jié)均將發(fā)生根本性變化。為了適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)數(shù)字檔案管理的需要，檔案工作者要牢固樹(shù)立檔案信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)成為檔案信息資源的管理者、組織者、傳播者和信息利用的導(dǎo)航人。檔案工作人員也必須不斷努力，千方百計(jì)提高自身綜合能力，盡快適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。故應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段的多樣化，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、局域網(wǎng)，充分發(fā)揮和拓展現(xiàn)有檔案館網(wǎng)站的作用，使檔案館網(wǎng)站真正成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口，實(shí)行新信息上網(wǎng)發(fā)布；提供在線電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢(xún)、光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)、視頻點(diǎn)播服務(wù)等功能，開(kāi)展檔案信息咨詢(xún)服務(wù)，與用戶(hù)進(jìn)行交互式信息咨詢(xún)，運(yùn)用跟蹤反饋、搜索代理等方式，為用戶(hù)構(gòu)建制定全方位的檔案信息服務(wù)體系。正是這種水平上的差距，要求各高校檔案部門(mén)之間應(yīng)采取多種途徑開(kāi)展交流學(xué)習(xí)，在技術(shù)共享基礎(chǔ)上加快檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)要素、技術(shù)要素等諸多方面的交流學(xué)習(xí)，發(fā)揮先進(jìn)檔案館的示范帶頭作用，縮短高校之間的差距。隨著高校自身發(fā)展的需要，高校越來(lái)越重視檔案信息的管理工作，檔案工作者也必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，把信息的開(kāi)發(fā)與利用作為今后的重點(diǎn)任務(wù)來(lái)抓，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，積極尋求新形勢(shì)下高校檔案信息開(kāi)發(fā)的新方式、新辦法，努力創(chuàng)造條件，搭建檔案信息化平臺(tái)，為盡快適應(yīng)信息時(shí)代的步伐奠定基