內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)-閱讀頁
2025-07-24 12:47本頁面
【正文】 等情況。在設(shè)置了上述的控制程序后，仍需要相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)所有的借款進(jìn)行嚴(yán)格的審批，直至最高部門。為了更謹(jǐn)慎起見，在簽署借款合同時(shí)，還應(yīng)該與借款人進(jìn)行溝通，避免因草率而與不相應(yīng)的人簽訂合同，背負(fù)債務(wù)。在這方面的控制如果失效，將導(dǎo)致收人短缺，影響公司碑體資產(chǎn)的流動(dòng)性。為了確保所發(fā)運(yùn)的貨物都已清開票人賬，并且防止公司員工內(nèi)外串通，違法裝運(yùn)貨物，需要對(duì)已開發(fā)票有發(fā)貨記錄進(jìn)行永續(xù)核對(duì)?！?qū)N售折扣與管理當(dāng)局批準(zhǔn)的稍售退回相比較。但問題在于，公司管理當(dāng)局根本就沒有批準(zhǔn)過銷貨退回，公司也就根本沒有收到過退貨?！蛟诎l(fā)運(yùn)記錄中確認(rèn)發(fā)運(yùn)樣品。但是，仍應(yīng)將它們作為樣品在發(fā)貨日記賬中登記。(10）銷售成本由于銷售成本涉及眾多相關(guān)人員，并且在公司所有的成本費(fèi)用中所占比重最大，所以公司在這方面的控制措施往往容易失效?！?qū)⒁淹瓿勺鳂I(yè)成本與預(yù)算成本相比較。因此，財(cái)務(wù)總監(jiān)應(yīng)該將完工產(chǎn)品所發(fā)生的成本與預(yù)算成本進(jìn)行比較，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)哪個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際成本超過了預(yù)算成本。在產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中（尤其是當(dāng)產(chǎn)品的生產(chǎn)周期較長時(shí)），也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行該項(xiàng)控制措施，這樣可以在產(chǎn)品完工之前，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題。如果生產(chǎn)部門經(jīng)理僅對(duì)是否完成計(jì)劃產(chǎn)量負(fù)責(zé)的話，那么他往往會(huì)要求配置過多的生產(chǎn)人員，因?yàn)檫@樣可以保證生產(chǎn)計(jì)劃按時(shí)完成?！蚋鶕?jù)領(lǐng)料單規(guī)定的數(shù)量領(lǐng)取原材料。產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)，嚴(yán)格按照領(lǐng)料單上的限額領(lǐng)料?！蚋鶕?jù)總額請(qǐng)購單及相關(guān)的采購限額采購。但是，如果能用總額請(qǐng)購單代替普通的請(qǐng)購單，并定期對(duì)請(qǐng)購總額進(jìn)行授權(quán)審批，就可以大大提高采購人員的工作效率?！蚓苁账袥]有經(jīng)過授權(quán)的采購。運(yùn)來的貨物，很大一部分只是經(jīng)過某些員工的口頭授權(quán)，而這些員工要么是根本沒有這一權(quán)限，要么就是他們根本不知道所采購的貨物比市場價(jià)格高出許多。這樣做就可以使采購人員確信所要采購的項(xiàng)目都是必需的，并且都是從有資質(zhì)的供應(yīng)商那里以合理的價(jià)格買進(jìn)的。為了發(fā)現(xiàn)這些“灰色”費(fèi)用，公司的會(huì)計(jì)人員不得不花費(fèi)大量的時(shí)間來檢查與報(bào)銷的費(fèi)用相關(guān)的憑證。實(shí)際上，一些次要形式的控制措施，如費(fèi)用報(bào)告審計(jì)，對(duì)保持費(fèi)用報(bào)告的真實(shí)性就已經(jīng)足夠了。如果公司員工認(rèn)為，公司對(duì)要求報(bào)銷的費(fèi)用從不進(jìn)行審查，那么就更可能在報(bào)銷單中要求報(bào)銷不合理的費(fèi)用。通過實(shí)行這項(xiàng)措施，可以使員工在報(bào)銷費(fèi)用方面加強(qiáng)自律?！蛑贫ㄏ嚓P(guān)的費(fèi)用報(bào)銷制度。公司可以通過制定一套詳細(xì)的有關(guān)差旅費(fèi)報(bào)銷的制度來解決這一問題。當(dāng)然，如果公司報(bào)銷費(fèi)用使用的是在線提交制度，就可以將這些規(guī)定直接加進(jìn)當(dāng)前使用的程序中，以隨時(shí)提醒員工是否有不符合規(guī)定的報(bào)銷項(xiàng)目。如果公司的員工在費(fèi)用報(bào)銷方面不斷出現(xiàn)問題，那就有必要要求相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)所有要求報(bào)銷的費(fèi)用進(jìn)行審批。不利之處是相關(guān)的報(bào)銷憑證可能在負(fù)責(zé)人那里滯留時(shí)間過長，延誤該員工報(bào)銷費(fèi)用的領(lǐng)取。有關(guān)這兩方面的控制措施在下面都會(huì)提到。在公司里，員工最簡單的舞弊形式就是下班后又回到公司，打卡后又離開或者讓別人代替打卡，這樣就可以偽造虛假的加班記錄。另一個(gè)更先進(jìn)的方法就是使用電腦打卡，由電腦根據(jù)不同的工作期間將員工進(jìn)行分類。在沒有相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下，電腦是不會(huì)給離開的員工打卡的。如果出納與公司的其他員工串通，就很容易通過改變工資的支付額進(jìn)行舞弊。如果能夠由一位高層的經(jīng)理來負(fù)責(zé)有關(guān)工資變動(dòng)的審批，并且由當(dāng)事的員工簽字確認(rèn)，控制將會(huì)更完善。為了確保所有的工資下調(diào)都是根據(jù)有關(guān)權(quán)力機(jī)構(gòu)的決定做出的，有關(guān)這方面的審計(jì)應(yīng)該包括審查支付的金額及支付的時(shí)間。負(fù)責(zé)工資的人員最常用的舞弊手段，要么是偽造員工姓名，要么是繼續(xù)給已離職的員工發(fā)工資，然后將這些工資據(jù)為己有?！?qū)⒁迅豆べY單報(bào)送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。在大公司里，由于相關(guān)的離職審批程序比較復(fù)雜，為已離職人員發(fā)工資的問題尤為嚴(yán)重?！蚝藢?duì)工資單上的地址。但如果舞弊人員將這些工資寄到郵局的信箱里，就可能繞開這項(xiàng)控制措施。(13）場地占用費(fèi)盡管這項(xiàng)費(fèi)用看起來不是很重要，但是如果實(shí)行了下面所述的控制措施，就可以保證員工在辦公設(shè)備的購買和使用方面做到盡量節(jié)儉。有的員工可能會(huì)以比較高的價(jià)格購買辦公設(shè)備，而這些設(shè)備如果由一位比較節(jié)儉的經(jīng)理來采購的話，成本可能會(huì)下降很多。另一個(gè)方法是，可以規(guī)定采購人員只能采購批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，任何在批準(zhǔn)的采購計(jì)劃之外的采購都必須經(jīng)過特殊審批。下面所采用的控制措施，大部分與所簽訂的合同條款有關(guān)，以減少不必要的支出。如果在這方面加強(qiáng)控制，就可以使公司潛在的成本費(fèi)用大大降低。而對(duì)那些在合同中約定的，供應(yīng)商可以攀據(jù)現(xiàn)行成本調(diào)整價(jià)格的項(xiàng)目應(yīng)特別加以關(guān)注，如原油的價(jià)格、客戶價(jià)目表等。所以，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)定期檢查這些項(xiàng)目的價(jià)格，或利用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)自動(dòng)檢查發(fā)票上的價(jià)格是否與合同上的價(jià)格相符?！蜿P(guān)注到期而需要續(xù)簽的合同。為了避免發(fā)生這種損失，最好是為所有的合同建立一個(gè)主檔案，里面清楚地標(biāo)明各項(xiàng)合同的到期日。◎?qū)τ诎鞣N貨幣傭金的合同進(jìn)行審批。這樣做雖然并不能幫助公司撤銷已簽訂的合同，但對(duì)于阻止經(jīng)理們簽訂包含有大額或長期貨幣傭金的合同卻非常有用。如果公司在實(shí)施了上述的控制措施后，仍可能存在個(gè)別員工舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，那么，可以讓從事財(cái)務(wù)工作的個(gè)別員工或整個(gè)部門的員工持有公司的證券。上面所講述的僅僅是各個(gè)公司最常采用的控制措施，而每個(gè)公司應(yīng)根據(jù)不同的生產(chǎn)流程，對(duì)這些控制措施進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰷p。因此，本章所述的控制措施僅應(yīng)視為是建立一套綜合控制系統(tǒng)的基礎(chǔ)，若要將其運(yùn)用到具體的企業(yè)里，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)?
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