【正文】 第一筆生意。到1975年底，鄧特隆的營(yíng)業(yè)額超過(guò)了100萬(wàn)元。 如何制定目標(biāo) 一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說(shuō)是完整的： 具體的（specific） 可衡量的（measurable ） 可達(dá)到的（attainable） 相關(guān)的（relevant ） 基于時(shí)間的（timebased ） 具體的： 有人說(shuō)：“我將來(lái)要做一個(gè)偉大的人”。目標(biāo)一定要 是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一 篇文章。兩組人的個(gè)子差不 多，先是一起跳過(guò)了1米?！彼麑?duì)第二組說(shuō)： “你們能夠跳得更高。這就是有和沒(méi)有具體目標(biāo)的差別所在。比如你要買一棟房子，先要在心里有個(gè)底。 可達(dá)到的： 不能達(dá)到的目標(biāo)只能說(shuō)是幻想、白日做夢(mèng)，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒(méi)有挑戰(zhàn)性。15個(gè)人被邀請(qǐng)參加一項(xiàng)套圈的游戲。 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太 遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快也泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲 具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。 相關(guān)的： 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員， 整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一 天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì)被公 司拋棄、會(huì)被社會(huì)遺棄?！蹦繕?biāo)應(yīng)該很明確了，只是時(shí)間不知需要多久，是在一年內(nèi)完成，還是十年后才 完成？ 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過(guò)采取 適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。 將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。 以上的活動(dòng)可以用下圖直觀地描述： 分 整 排 處 類 理 序 理 及時(shí)修訂計(jì)劃 那么有人會(huì)問(wèn)：究竟該怎樣做計(jì)劃呢？大致的步驟如下： 確立目標(biāo)； 探尋完成目標(biāo)的各種途徑； 選定最佳的完成方式； 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/ 日的工作事項(xiàng)； 編排月/周/ 日的工作次序并加以執(zhí)行； 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。 有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。 實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。他不說(shuō)假話，他的確有過(guò)這個(gè)主意。60年代格林剛剛起步，在 全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時(shí)內(nèi)將文件從美國(guó)的一 端送一另外一端的時(shí)間縫隙中。史密斯的家伙真的把這主意轉(zhuǎn)換為實(shí)際行動(dòng)。 原則之三：分清工作的輕重緩急 請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？ 先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 先做容易的做，然后再做難做的事。 先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。 1先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以 告一段落的事。 1先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到 底哪些應(yīng)該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認(rèn)為是按照事 情的緊急程度來(lái)判斷?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。如果我們按 事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無(wú)期，而且經(jīng)常使自己 處于危機(jī)或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會(huì)轉(zhuǎn)化為重要又緊 急的事。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如 臨大敵般地處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報(bào)告，就是草率應(yīng)付了事。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問(wèn)題恐怕就在于此。所謂 “重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。 我們以下面的時(shí)間管理的方法來(lái)探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請(qǐng)看四象限 圖： 緊急 不緊急 第I象限： 第II象限： *狀況緊急 *準(zhǔn)備工作 重 *迫切的問(wèn)題 *預(yù)防措施，價(jià)值觀的澄清 要 *限期完成的會(huì)議或工作 *計(jì)劃 *人際關(guān)系的建立 *真正的再創(chuàng)造力 *增進(jìn)自己的能力 第III象限： 第IV象限： 不 *造成干擾的事、電話 *忙碌瑣碎的事 重 *信件、報(bào)告 *廣告函件 要 *會(huì)議 *電話 *許多迫在眉睫的事 *浪費(fèi)時(shí)間 *符合別人期望的事 *逃避性活動(dòng) 第一象限是重要又急迫的事。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園地。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣?事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問(wèn) 題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問(wèn)題處理的建議等等。反之，多投入一些時(shí) 間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以?須組織去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn) 生“這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué)——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不 過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花 半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。這部分范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意 義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛 開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。其實(shí)二者 的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入 第三象限。他一上任先研究了商學(xué)院的大概情形， 發(fā)現(xiàn)當(dāng)前最迫切需要的是資金。 這時(shí)，問(wèn)題產(chǎn)生了。但在日常事務(wù)方面，他便不如前任院長(zhǎng)那么事必躬親。 教授們對(duì)他越來(lái)越不滿，終于派代表去見(jiàn)校長(zhǎng)，要求院長(zhǎng)徹底改變領(lǐng)導(dǎo)方式，或 是更換院長(zhǎng)?！? 沒(méi)多久，外界的捐款開(kāi)始源源涌來(lái)，教授們才消除了對(duì)院長(zhǎng)的誤解。” 這位院長(zhǎng)后來(lái)說(shuō)，他的確犯了幾項(xiàng)錯(cuò)誤，例如沒(méi)有好好凝聚團(tuán)體精神，在募款之 前沒(méi)有好好地對(duì)同仁解釋和教育。但他的 所作所為也帶來(lái)一個(gè)很好的啟示，人必須不斷地自問(wèn)：“目前聞迫切要做的是什么？ 我最大的本領(lǐng)和才華在什么地方？” 如果這位院長(zhǎng)一心只想符合旁人的最迫切的期望，反而比較容易，而且也能夠擁 有錦繡前程。 你的“最佳選擇”是什么？你為什么沒(méi)有投注更多的時(shí)間與精力在“最佳選擇” 上？是因?yàn)闀r(shí)間、精力都花在其他“不錯(cuò)”的選擇上了嗎？很多人正因如此而常常沒(méi) 有把最重要的事情視為當(dāng)務(wù)之急，自然難免煩燥不安。 改善事先準(zhǔn)備工作。 善待自己。 充實(shí)自我。 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。 （ ） 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無(wú)法作深入的自我反省。我討厭等待或排隊(duì)。 （ ） 我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。 （ ） 我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)系就覺(jué)得不安。 （ ） 我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。 （ ） 1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。 （ ） 1我覺(jué)得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 1我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： （A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了 嚴(yán)重急迫性的程度。當(dāng)時(shí)的月 薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個(gè)月薪1000美元的目標(biāo)。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績(jī)都來(lái)自于20%的客戶中，同時(shí)，不管客戶的購(gòu)買量大 小，他花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都是一樣的。 結(jié)果如何？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這 個(gè)目標(biāo)，而成為美國(guó)西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。 這個(gè)故事除了告訴我們樹(shù)立正確的目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱 80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的 多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。當(dāng)你使用冷凍庫(kù)時(shí)，則往往非下蹲不可?；诖耍臣译娖鞴驹陔姳涞脑O(shè)計(jì)上做了修改，將冷 藏庫(kù)與冷凍庫(kù)的位置做了對(duì)調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。 80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因 為就算你花了80%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的 人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。在這種情 況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。你也許擁有全世界最偉大的廣 告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會(huì) 有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個(gè)月后，你的構(gòu)想才會(huì)被慎重考慮，甚至可能會(huì)一不小 心扔到垃圾桶里去！ 同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù) 約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。 歷史學(xué)家梅爾查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個(gè)星期一、二都要打13個(gè)電話，星期三、 四則是12個(gè)，星期五則是用來(lái)打電話給這個(gè)禮拜沒(méi)有聯(lián)絡(luò)上的人。 167。面 對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。 下面的練習(xí)將顯示你以你的時(shí)間與生命真正去做的許多相關(guān)事項(xiàng)。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘 的“時(shí)間難題”練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。 接下來(lái)就請(qǐng)按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì)考慮到一 些問(wèn)題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用你的時(shí)間的答案