【正文】 費了許多時間。【自檢】分析一下自己的工作時間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對時間是如何控制的？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________時間價值的計算你的時間（單位可以是小時，也可以是天）值多少錢？進行時間價值的計算，可以幫助你理解時間意味著什么？即年薪（或年度人工成本總額）與工作時間之比。即銷售目標（年銷售額或年利潤額）與工作時間之比。表52 收入價值計算銷售額（萬元）每天的價值（萬元）每小時的價值（萬元）每分鐘的價值（萬元）100005000100002000050000浪費的時間，無論如何也彌補不了。一天浪費（不管什么原因）1—2小時，意味著在其他時間中掙錢的效率要提高10—30%，顯然，這是十分困難的。（4）時間需要規(guī)劃規(guī)劃時間，以便使寶貴的、有限的時間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動上。時間支配能力分析請回答下列問題，測試一下你對時間的支配能力。（1）你是否一到公司便列出當日工作安排？（2）你是否在固定的時間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費時間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時間嗎？（7）你只歡迎那些實在的、對公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬不得已才召開會議嗎？（9）你只參加那些對本部門的工作有直接影響的會議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？（12）你閱讀報刊雜志時是否瀏覽大意后，再細讀重點章節(jié)？（13）你肯放手讓部下獨立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵部下遇到問題時開動腦筋，提出獨立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計劃？（18）你能充分利用電腦、復(fù)印機提高效率嗎？（19）當你遇到非得靠專門知識與經(jīng)驗才能解決的問題時，你是否請教專家協(xié)助，而不是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開重要會議時是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會見未約來訪者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。如果得6080分，表明你基本上能夠有效支配時間，只在某些方面仍須改進，可參考測試結(jié)果對照檢查。只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時間里取得更高的效益。分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。運用《工作緊急性分析表》。表53 工作緊急性分析表姓名： 日期：年 月 日緊急性工作事項非常緊急(馬上要做)緊急(短時間內(nèi)要做)不很緊急(可從長計議)不緊急(無時間要求)頻次時間在緊急性的四格中選擇“252。（1）將工作事項的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時間內(nèi)要做（一般是當天要做的）；不很緊急，可從長計議（可以納入計劃中做）；不緊急。即不同緊急程度的工作事項各占多少（每天或每周或每月）。即完成不同緊急程度的工作事項所占用的時間。(1)統(tǒng)計你每日、每周、每月最緊急的是哪三項工作？(2)非常緊急的工作事項，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。(3)“緊急事項”越多，時間管理問題越大。(5)除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項是否真的那么急。分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時。運用《工作重要性分析表》。表54 工作重要性分析表姓名： 日期： 年 月 日重要性工作事項非常重要(絕對要做)重要(應(yīng)該做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)頻次時間在重要性的四格中選擇“252。（2）統(tǒng)計“頻次”。（3）統(tǒng)計“時間”。（3）重要的工作事項所占時間越多，時間管理就越合理。（5）特別注意對“重要”的工作事項進行分析。會議分析（1）分析會前準備情況4會議必要性評估。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會”、“專題討論會”等。（3）事先準確通知參會人員，即使是部門里只有幾個人或十幾個人。（4）嚴格會議紀律。分析哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。運用《干擾因素分析表》。表56 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日（2）對干擾因素排序通過對干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅決克服掉。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會遇到上、下、左、右全方位的干擾。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。你一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________感到特別忙亂的時候，運用不同的時間分析方法對時間進行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時間的合理模式?！颈局v重點】四象限的工作分類第二象限工作法工作的兩種劃分有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面?！景咐磕充N售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后?！九e例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費用預(yù)算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結(jié)下達指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品報銷差旅費根據(jù)這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？然而一旦這些重要的事項沒有在限定的時間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項應(yīng)為：圖62 “四象限”實例解析工作分類可以按兩種標準劃分，一是重要性，二是緊急性。第6講 第二象限工作法四象限的工作分類有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做?！八南笙蕖钡墓ぷ鞣诸愃械墓ぷ鞫技扔芯o急程度的不同，又有重要程度的不同。Ⅰ象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。：重要但是不緊急的事項例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時間。一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內(nèi)完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。：緊急但不重要的事項銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當成重要的事來處理，顛倒了主次。Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項不要為既不緊急也不重要的事而花費寶貴的時間與精力?！臼吕啃そ?jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財務(wù)經(jīng)理談銷售費用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。【自檢】運用“四象限”分析法，對你一天時間內(nèi)的工作進行排序?！颈局v總結(jié)】本講介紹如何運用“四象限”分析法對各項工作進行排序。依據(jù)這兩個標準，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項。【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個階段現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時間管理是職業(yè)化的一項要求。職業(yè)經(jīng)理要管理一批人，不良習(xí)慣不僅影響個人的工作效率，也會對下屬產(chǎn)生負面的影響。這個階段還沒有意識到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣，也沒有意識到這個不良習(xí)慣給工作帶來的危害。已經(jīng)意識到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個習(xí)慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患。就時間管理而言，可以按照前面講過的第二象限法來建立高效利用時間的習(xí)慣。◆對溝通所需的時間進行預(yù)算?？梢酝ㄟ^其它渠道了解到的情況，溝通時就無需談起。而在與內(nèi)部的人溝通時，則很少有人注意到。在第三個階段，對良好習(xí)慣的意識，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對習(xí)慣的放棄。即規(guī)定每一段時間，堅持一種做法的次數(shù)。□時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭?！踅?jīng)常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干。□認為下屬多請示匯報才有權(quán)威。□不善于利用零碎時間。如果你有上述一些不良習(xí)慣，就要想辦法消除，修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養(yǎng)成好的習(xí)慣。4有書面日計劃、周計劃和月度計劃。4排出每周工作的優(yōu)先順序。4使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式。4明確生活和工作目標。4有效利用零星時間。4文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。4盡量將無用的文件處理掉。4除非萬不得已才召開會議。養(yǎng)成良好的時間管理習(xí)慣是職業(yè)化的要求，有助于提高工作效率。第8講 為什么溝而不通這類障礙是由身份、地位不平等造成的。例如，與上司交流時，下屬往往會產(chǎn)生一種敬畏感，這就是一種心理障礙。這種自以為是的傾向是構(gòu)成溝通的障礙因素之一。溝通中的雙方有一方對另一方存在偏見，或相互有成見，這會影響溝通的順暢。溝通的一個重要環(huán)節(jié)是傾聽，溝通不可能是一個人的事情，當有一方在表達時，另一方必須專注傾聽才能達到溝通的效果。反饋包含了這樣的信息：有沒有傾聽，有沒有聽懂，有沒有全懂，有沒有準確理解。為了消除誤解，溝通雙方必須要有反饋。技巧是指有效溝通的方式，目的是消除因方法不當引起的溝通障礙。職場中的人經(jīng)常遇到兩類溝通：一是組織溝通，一是人際溝通。一個企業(yè)如果制度完善，有健康的企業(yè)文化，它的組織溝通就會運行順暢。有的公司報告制度較為完善，通過這種書面的形式，也可以實現(xiàn)有效的溝通。組織溝通多數(shù)通過一定的制度形式加以規(guī)定。與上司、同事、下屬、供應(yīng)商、經(jīng)銷商、家人、朋友等的溝通，都是人際溝通。以自然人狀態(tài)進入企業(yè)，一般容易發(fā)生兩個方面的問題：（1）把自然人狀態(tài)采用的溝通方式和方法帶進組織之中例如，你的下屬可能會不顧場合、聲淚俱下地向你傾訴委屈，而這時你的客戶可能就坐在對面。（2）歸罪于外前面講過，如果一個組織有很好的制度和文化，所有成員都能夠進行順暢的溝通。溝通不能順利進行，有些職業(yè)經(jīng)理可能推卸責(zé)任，歸罪于外。溝通障礙雖然很多來自于別人，來自于組織，以及其他一些客觀原因，但是作為職業(yè)經(jīng)理，一定要善于發(fā)現(xiàn)自己存在的問題?！咀詸z】分析你在工作中最容易遇到的溝通障礙，并分析溝通不順暢的原因