【正文】 除工程合同由預(yù)算部負(fù)責(zé)簽訂，其他合同均由各職能部門負(fù)責(zé)簽訂。 預(yù)算部全面負(fù)責(zé)合同的綜合管理，即合同簽訂前的指導(dǎo)、審核以及履行過(guò)程中的監(jiān)督、管理?！?未通過(guò)招標(biāo)簽訂的合同，在訂立合同前，必須了解、掌握對(duì)方的經(jīng)營(yíng)資格、資信等情況，無(wú)經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。 經(jīng)濟(jì)合同必須具備標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等），數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或者酬金，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款。對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。 合同文本由相關(guān)部門自行擬稿，應(yīng)盡可能參照使用標(biāo)準(zhǔn)格式合同范本，同時(shí)結(jié)合本公司和建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保合同內(nèi)容的完整、嚴(yán)密和有利。 合同的主要條款和內(nèi)容必須符合法律法規(guī)，當(dāng)事人各方的權(quán)利和義務(wù)必須明確，文字表述清楚準(zhǔn)確。第十二條對(duì)外訂立的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章，并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后，我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章；如有例外需要，須公司批準(zhǔn)。合同談判應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同談判，應(yīng)由原招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，必須保證至少有兩名人員參加談判。第五節(jié) 合同簽訂第十六條 第十七條(二)第十八條工程合同：(一)工程合同包括單體施工合同、監(jiān)理合同和分包工程合同（土方工程、樁基工程、防水工程、欄桿工程、鋁合金門窗工程、幕墻工程、消防工程、人防工程、室內(nèi)外高檔裝修工程、智能化工程及綜合布線工程等）。第十九條 物資合同包括物資采購(gòu)合同和機(jī)電設(shè)備供貨合同。 物資采購(gòu)合同：，物資部必須辦理零星物資和苗木價(jià)格審批手續(xù)，以此作為付款依據(jù)。，須按照《工程招標(biāo)投標(biāo)管理》確定供應(yīng)商，合同由物資部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商洽談和擬訂，提交至預(yù)算部審核后，辦理后續(xù)報(bào)批手續(xù)。 機(jī)電設(shè)備采購(gòu)合同和涉及安裝的物資采購(gòu)合同，由設(shè)計(jì)部專業(yè)工程師負(fù)責(zé)協(xié)同物資部擬訂機(jī)電設(shè)備采購(gòu)合同文本，上述合同由物資部提交至預(yù)算部審核后，辦理后續(xù)報(bào)批手續(xù)。 涉外合同、重大合同（設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同、物資采購(gòu)合同、機(jī)電設(shè)備合同；單體工程、分包工程，其合同價(jià)超過(guò)500萬(wàn)元的），合同簽訂部門必須加簽常年法律顧問(wèn)的法律意見(jiàn)，并報(bào)集團(tuán)投資發(fā)展部備案。第六節(jié) 審批流程第二十一條 具體流程如下：(一) 工程前期合同審批程序：工程前期部經(jīng)辦人——工程前期部經(jīng)理——預(yù)算部經(jīng)理——財(cái)務(wù)副總——總經(jīng)理——董事會(huì)代表(二)工程合同審批程序：預(yù)算部經(jīng)辦人——預(yù)算部經(jīng)理——造價(jià)審核部經(jīng)理——工程副總——財(cái)務(wù)副總——總經(jīng)理——董事會(huì)代表(四)合同依法訂立后，即具有法律效力，相關(guān)部門應(yīng)充分理解、熟悉合同，然后嚴(yán)格履行合同。經(jīng)辦部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)各立合同臺(tái)帳，每一合同設(shè)一臺(tái)帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。有關(guān)部門在合同履行中，遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，必要時(shí)通知法律顧問(wèn)。未按規(guī)定簽訂合同的；(二)第二十七條第二十八條公司各部門所辦理的各種款額收款單位，必須在各部門經(jīng)辦人的陪同下至財(cái)務(wù)部辦理收取支票或現(xiàn)金的手續(xù)。合同履行過(guò)程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對(duì)工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。第八節(jié) 合同的變更和解除第三十條第三十一條第三十二條有關(guān)部門收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知，必須在三天內(nèi)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，必要時(shí)通知法律顧問(wèn)。第三十四條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。合同變更后，合同編號(hào)不予改變。第九節(jié) 歸檔管理第三十六條由公司檔案管理員負(fù)責(zé)整理、歸檔、編號(hào)。合同蓋章生效后，應(yīng)交一份正本由公司檔案管理員對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記并歸檔，其他部門上公司網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)查閱。經(jīng)辦部門和財(cái)務(wù)管理部門需要設(shè)立合同臺(tái)帳，及時(shí)反映各階段合同履行情況，做到款項(xiàng)收付一事一計(jì)，互相核對(duì)。合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。第四十二條各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號(hào)整理，交檔案管理人員存檔，由檔案管理員根據(jù)公司文檔制度處理，不得隨意處置、銷毀、遺失。公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄等納入公司對(duì)員工和部門的工作成績(jī)考核范圍。為規(guī)范物資采購(gòu)行為，加強(qiáng)物資采購(gòu)的計(jì)劃管理，有效地控制工程造價(jià)，特制定工程物資采購(gòu)管理規(guī)定。本章所指的物資采購(gòu)包括建設(shè)工程中所有甲供物資的采購(gòu)和乙供物資的管理。第三條甲供物資：包括鋁板、石材、景觀石材及景觀木材、綠化工程中的大型喬木、灌木、衛(wèi)浴潔具龍頭、廚房電器、電線、電纜、配電箱、不銹鋼管材、水泵、閥門、母線等。第六條甲供和乙供物資清單確定：預(yù)算部在工程實(shí)施前，結(jié)合設(shè)計(jì)文件和圖紙，提交工程中所使用的大宗材料設(shè)備清單（包括材料設(shè)備的品種、規(guī)格和控制性數(shù)量），由總經(jīng)理組織召開(kāi)會(huì)議討論確定甲供和乙供物資的范圍。第七條物資采購(gòu)計(jì)劃編制：根據(jù)工程的開(kāi)發(fā)進(jìn)度計(jì)劃及《材料設(shè)備采購(gòu)范圍》清單，物資部組織編制相應(yīng)的甲供物資采購(gòu)計(jì)劃，設(shè)計(jì)部、工程管理部和預(yù)算部協(xié)助其編制，計(jì)劃報(bào)物資副總批準(zhǔn)后執(zhí)行。第九條第十條材料設(shè)備品牌的確定：由設(shè)計(jì)部和工程管理部提交材料設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、外形規(guī)格和色彩等要求，物資部組織選定材料設(shè)備品牌，并提供材料樣品，報(bào)設(shè)計(jì)部或工程管理部確定。第三節(jié) 甲供物資供貨商的選擇和評(píng)價(jià)第十一條第十二條考察完成后由物資部提交《供應(yīng)商考核及評(píng)估表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，將合格的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商一覽表》。主要甲供物資的合格供應(yīng)商應(yīng)保持在三家以上。為了保障市場(chǎng)公平和保持有效的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，物資副總每年組織一次物資部、設(shè)計(jì)部、工程管理部和物管技術(shù)部的相關(guān)人員，對(duì)《合格供應(yīng)商一覽表》的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，去除不合格的供應(yīng)商，增補(bǔ)合格的供應(yīng)商，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 根據(jù)工程建設(shè)的需要，按照物資采購(gòu)的計(jì)劃安排，物資部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織材料設(shè)備的采購(gòu)。采購(gòu)金額小于3萬(wàn)元（含3萬(wàn)元）的材料設(shè)備，物資部從《合格供應(yīng)商一覽表》選擇一家供應(yīng)商報(bào)價(jià)或從市場(chǎng)直接采購(gòu)。（二）（三）采購(gòu)金額50萬(wàn)元以上的材料設(shè)備按工程招標(biāo)投標(biāo)管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）苗木采購(gòu)時(shí)，園林副總工程師現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)苗木形式，并與物資部主管共同確定價(jià)格，并按甲供物資價(jià)格審批表形式報(bào)批。甲供物資價(jià)格審批表審批的程序：物資主管——物資部經(jīng)理——預(yù)算部經(jīng)理——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——物資副總——財(cái)務(wù)副總——總經(jīng)理。 甲指乙購(gòu)物資由物資部組織，按甲供物資的采購(gòu)流程，選擇確定采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商。乙購(gòu)物資的品牌或樣品由物資部會(huì)同設(shè)計(jì)部、工程管理部共同確認(rèn)并封樣，作為材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收的重要依據(jù)。（二）金額10萬(wàn)元以上50萬(wàn)元以下的乙供物資，由物資主管核價(jià)，物資部經(jīng)理核定，預(yù)算部經(jīng)理審核，經(jīng)物資副總確認(rèn)后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。（三） 乙供物資價(jià)格審批流程：承包單位——監(jiān)理公司——工程管理部——物資部——預(yù)算部——物資副總——總經(jīng)理第二十條承包商必須嚴(yán)格按物資部核價(jià)認(rèn)定的品牌或樣品采購(gòu)，各類乙購(gòu)物資必須由物資部審批價(jià)格后，承包商方可采購(gòu)。第二十一條 總金額不超過(guò)50萬(wàn)元的乙供物資提前10天申報(bào)；總額超過(guò)50萬(wàn)（含）的乙供物資提前30天申報(bào)；同一類材料申報(bào)不得超過(guò)三次。 由物資部批價(jià)的乙供物資，由項(xiàng)目部督責(zé)承包商按照公司要求的表單形式申報(bào)，報(bào)價(jià)必須注明該物資詳細(xì)的使用時(shí)間、部位，品種、材質(zhì)、品牌、規(guī)格和數(shù)量。 乙供苗木經(jīng)物資部批價(jià)后，由承包商組織采購(gòu)，苗木進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收由項(xiàng)目部組織，物資部須派苗木主管參加，經(jīng)項(xiàng)目部、物資部共同簽認(rèn)的驗(yàn)收單是乙供苗木驗(yàn)收合格的依據(jù)，同時(shí)也是工程管理部審核竣工圖的憑證。第六節(jié) 甲供材料設(shè)備的供應(yīng)第二十四條甲供物資計(jì)劃的申報(bào)時(shí)間原則上參照甲方物資采購(gòu)合同約定的時(shí)間，對(duì)于合同中約定不明或者沒(méi)有相關(guān)約定時(shí)，按以下要求時(shí)間申報(bào)：（一）、土建材料： 鋼材：提前30天申報(bào)月度明細(xì)供貨計(jì)劃（工地收貨時(shí)間若有變更，提前5天）；進(jìn)戶門：門框提前20天，門扇提前40天；外墻涂料：國(guó)產(chǎn)涂料提前15天，進(jìn)口涂料提前60天；外墻石材、外墻鋁板：國(guó)產(chǎn)材料提前30天，進(jìn)口材料提前90天；其它材料：提前15天。（三）、景觀材料：苗木：提前15天；景觀石材：普通規(guī)格板提前45天；弧形及異型板提前60天；到貨期安排在每年12月－2月份的北方產(chǎn)地的石材，提前90天；芬蘭木、南方松：提前60天；其它景觀材料：提前15天。 第二十五條第二十六條第二十七條第二十八條第二十九條第三十條如需檢驗(yàn)或試驗(yàn)，則按材料設(shè)備檢驗(yàn)及試驗(yàn)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。需檢驗(yàn)才能進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)的材料，設(shè)備，應(yīng)存放在指定的驗(yàn)收?qǐng)龅貎?nèi)。第三十一條驗(yàn)收不合格的材料設(shè)備，應(yīng)由物資主管協(xié)調(diào)供應(yīng)商在指定的時(shí)間內(nèi)搬運(yùn)出存放地點(diǎn)?？梢越导?jí)使用的材料設(shè)備，須經(jīng)設(shè)計(jì)部或工程管理部同意，報(bào)工程副總批準(zhǔn)。第三十二條材料數(shù)量減少分以下三種情況：(一)(二)(三)第三十三條 合同簽訂前，按規(guī)定重新辦理。 合同簽訂后，材料設(shè)備未生產(chǎn)出來(lái)前或生產(chǎn)出來(lái)未發(fā)貨前，物資主管與供應(yīng)商協(xié)商取消合同，不能取消合同的，則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見(jiàn)后，報(bào)物資副總批準(zhǔn)處理。 合同簽訂后，材料設(shè)備已生產(chǎn)出來(lái)或材料設(shè)備已運(yùn)到工地，物資主管與供應(yīng)商聯(lián)系退貨，無(wú)法退貨的，則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見(jiàn)后，報(bào)物資副總批準(zhǔn)處理。 根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，由物資部在征詢工程管理部意見(jiàn)后，可在承包商之間進(jìn)行甲供物資的調(diào)撥，由物資部開(kāi)具物資調(diào)撥單，經(jīng)雙方簽字后，轉(zhuǎn)回物資部調(diào)帳。第七節(jié) 款項(xiàng)的支付及資金調(diào)撥第三十五條 機(jī)電設(shè)備工程合同預(yù)付款項(xiàng)及進(jìn)度款的辦理由工程管理部專業(yè)工程師根據(jù)物資訂貨合同中有關(guān)要求，填寫機(jī)電設(shè)備工程款項(xiàng)申報(bào)表，報(bào)工程管理部經(jīng)理審批，物資部根據(jù)合同相關(guān)條款審核。 材料款的辦理1.2.3.4.（三） 物資付款程序：物資部經(jīng)辦人——物資部經(jīng)理——預(yù)算部經(jīng)理——財(cái)務(wù)經(jīng)理——物資副總——財(cái)務(wù)副總——總經(jīng)理（付款50萬(wàn)以下）——董事會(huì)代表（付款50萬(wàn)及50萬(wàn)以上）第三十六條第三十七條 物資主管（主辦）負(fù)責(zé)甲供物資月報(bào)表、甲供物資領(lǐng)用月報(bào)表、竣工物資表等的填寫，物資部倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)庫(kù)存物資報(bào)表的填寫。 物資部資料員負(fù)責(zé)各種往來(lái)文件及合同的分類、協(xié)理、歸檔、發(fā)放，負(fù)責(zé)各種材料樣本的整理、歸類，并負(fù)責(zé)材料樣品的保管。第九節(jié) 倉(cāng)庫(kù)管理第四十條由項(xiàng)目部出具詳細(xì)情況說(shuō)明，經(jīng)物資部經(jīng)理及物資副總同意，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能辦理入庫(kù)及沖帳手續(xù)。每月初5日前，物資部負(fù)責(zé)與材料對(duì)庫(kù)存帳，做到物、卡、帳相符。第十節(jié) 物業(yè)維修管理第四十二條第四十三條第九章 物管技術(shù)管理第一節(jié) 概 述第一條 物管技術(shù)部是仁恒投資(南京)有限公司（以下簡(jiǎn)稱投資公司）為加強(qiáng)南京仁恒物業(yè)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱物業(yè)公司）工程、園林維保及養(yǎng)護(hù)力量，專門設(shè)立的負(fù)責(zé)技術(shù)支持、專業(yè)管理及技術(shù)監(jiān)督的職能部門。第二條 物管技術(shù)部負(fù)責(zé)與投資公司相關(guān)部門或協(xié)作單位的工作協(xié)調(diào)；參與新開(kāi)項(xiàng)目的設(shè)備系統(tǒng)及園林工程的方案論證、前期介入等工作。具體管理操作辦法詳見(jiàn)《專業(yè)維修隊(duì)管理辦法》。第二節(jié) 物管技術(shù)部工作職能第四條 負(fù)責(zé)物業(yè)公司各管理處所有土建維修、配套設(shè)備系統(tǒng)維護(hù)指導(dǎo)及園林景觀等方面的技術(shù)管理工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行及園林景觀效果的整體把握、控制。第六條 負(fù)責(zé)各管理處園林景觀、小品、綠化養(yǎng)護(hù)工作實(shí)施情況的巡查、監(jiān)督、及業(yè)務(wù)培訓(xùn)。第八條 負(fù)責(zé)與投資公司各部門及相關(guān)協(xié)作單位的工作協(xié)調(diào)。第十條 參與投資公司相關(guān)合同中有關(guān)保修條款的擬訂，確定設(shè)備、工程、園林、裝修等尾款的支付。第三節(jié) 外部合作支援體系第十一條 電氣：借助工程施工及管理與智能化公司、電梯安裝、維修等單位在保修期結(jié)束后簽訂有償維修協(xié)議及配電房代管協(xié)議——資料員歸檔。第十三條 園林：借助園林工程施工與管理經(jīng)驗(yàn)與園林施工單位、植保所、高校,建立長(zhǎng)期的技術(shù)聯(lián)系，必要時(shí)在養(yǎng)護(hù)期結(jié)束后簽訂部分珍貴草坪及苗木的有償養(yǎng)護(hù)協(xié)議→資料員歸檔。第四節(jié) 巡檢、巡查制度第十四條 各工程師制定每月工作計(jì)劃→部門經(jīng)理簽字→報(bào)公司。第十六條 公共設(shè)備定期外協(xié)保養(yǎng)→專業(yè)工程師協(xié)調(diào)落實(shí)→維修部具體處理及跟進(jìn)→對(duì)應(yīng)工程師跟蹤抽查。第十八條 特殊情況下設(shè)備運(yùn)行異常（維修責(zé)任人匯報(bào)或?qū)I(yè)工程師在例行巡檢發(fā)現(xiàn)投資及物業(yè)公司內(nèi)部無(wú)法解決）專業(yè)工程師立即電話通知相應(yīng)協(xié)作單位（事后補(bǔ)發(fā)物管聯(lián)系單或工作指令單）并向經(jīng)理匯報(bào)→借助外部支援→反饋處理結(jié)果→專業(yè)工程師確認(rèn)簽字→經(jīng)理簽字→資料員歸檔備案。第二十一條 維修責(zé)任人→報(bào)物業(yè)維修部處理（疑難問(wèn)題同時(shí)報(bào)相應(yīng)專業(yè)工程師）分析發(fā)現(xiàn)投資及物業(yè)公司內(nèi)部無(wú)法解決→專業(yè)工程師立即電話報(bào)告經(jīng)理→借助外部支援→反饋處理結(jié)果并填寫事故單→專業(yè)工程師確認(rèn)簽字(事后補(bǔ)發(fā)物管聯(lián)系單或工作指令單)→經(jīng)理簽字→報(bào)公司同時(shí)資料員歸檔。第六節(jié) 土建報(bào)修程序第二十二條 專業(yè)維修隊(duì)原所在施工單位施工的工程（保修期內(nèi)）：第二十三條 非專業(yè)維修隊(duì)原所在施工單位施工的工程（保修期內(nèi)）：160