公文處理講座(公文處理、收發(fā)、歸檔)-閱讀頁
2024-11-02 11:41本頁面
【正文】 局印章須經(jīng)局長、副局長簽發(fā)或同意，蓋用交通建設(shè)局黨委印章須經(jīng)局黨委書記、副書記或主持工作的黨委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或同意。各單位、部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)保管印章，并建立用印登記本，經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可用印。 第十條 上報公文 ,如不符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，可退回呈報單位。秘件翻印、復(fù)印按有關(guān)保密規(guī)定辦理。 第二十七條 公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商一致方可行文或辦理；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，主辦部門可以列明各方理據(jù)，報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織。 歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 件 歸檔文件的整理單位。文件處理單與被處理文件為一件，翻譯本與正本為一件。 “ 為一件 ” 是指文件實體上裝訂在一起，編目時只體現(xiàn)為一條條目。 4 質(zhì)量要求 歸檔文件應(yīng)齊全完整。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。裝訂時 ,正本在前，定稿在后；正文在前 ,附件在后；原件在前 ,復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文（文種上包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）作為一件時，復(fù)文在前 ,來文在后；漢文文本在前 ,少數(shù)民族文本（外文文本）在后。歸檔文件一般不要求切邊和貼邊。 分類 歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限（單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較健全穩(wěn)定、職能分工明確的）或保管期限－年度（內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較簡單的）等方法進(jìn)行分類。 按年度分類 將文件按其形成年度分類。 按機(jī)構(gòu) (問題 )分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)分類（本項可以視情況予以取舍）。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目 ,可設(shè)置機(jī)構(gòu)等選擇項。 全宗號： 檔案館給立檔單位編制的代號。 保管期限： 歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。 編目檔文件目錄。 歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。 責(zé)任者： 制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 題名： 文件標(biāo)題。 日期： 文件的形成時間 ,以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 19990909。文件中有圖文的頁面為一頁 ,空白頁不計 ,大張的文件或圖表折疊前的頁面計算頁數(shù)。 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（長 寬為 297mm 210mm）。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 裝盒寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長 寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、 30mm、 40mm等。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號， 中間用“ － ” 號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。 內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期 盒內(nèi)文件情況說明 :填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 檢查人： 負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 四 、實際工作中要注意的幾點(diǎn)事項 用印管理，切記要有專人負(fù)責(zé) ,做好用印登記。 呈辦文件的過程中要按程序，除特殊文件外。 所有的發(fā)文一定要保持完整， 尤其是原始材料、會議記錄、會議紀(jì)要、實驗報告、工程進(jìn)展記錄、監(jiān)理日志等。
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