【正文】 人以說(shuō)明或討論方式進(jìn)行審議，或協(xié)調(diào)綜合眾人意見(jiàn)謀求解決問(wèn)題或下決定并確定實(shí)踐活動(dòng)的方向或途徑，以求有效果地推動(dòng)實(shí)施各課題。通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。借著各部門中提出沒(méi)有發(fā)現(xiàn)極具創(chuàng)造性的不同意見(jiàn)來(lái)達(dá)到期待的效果。 (點(diǎn)明困難，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并尋找辦法，衡量問(wèn)題的重要性，想出新辦法，評(píng)議新辦 法，確定行動(dòng)綱領(lǐng) ) 9． 1． 3整合意見(jiàn)的會(huì)議 公司內(nèi)組織間意見(jiàn)及各承辦單位意見(jiàn)相左時(shí)，各部門有關(guān)人員的意見(jiàn)必須整 合，否則將無(wú)法期待能順利進(jìn)行運(yùn)作，針對(duì)所整合問(wèn)題，各當(dāng)事者間相對(duì)提出意 見(jiàn)，建立共識(shí)，當(dāng)事者雖各執(zhí)己見(jiàn)，但仍要確認(rèn)最終目的，若意見(jiàn)不合，會(huì)議主持人發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)御能力來(lái)整和意見(jiàn)，并確認(rèn)方案達(dá)成的目的。 9． 1． 4決定目的事項(xiàng)的會(huì)議 是借助此次集體討論情形對(duì)會(huì)議案件下最后決定。 9． 1． 5開(kāi)展有效的溝通的會(huì)議 會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。 9． 1． 7激勵(lì)士氣 年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。 9． 1． 8鞏固主管地位 經(jīng) 理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開(kāi)一 些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。但通?？梢苑殖上铝懈鞣N： 9． 3． 1． 1 股東大會(huì) 9． 3． 1． 2 董事會(huì) 9． 3． 1． 3 常務(wù)董事會(huì) 9． 3． 1． 4 經(jīng) 營(yíng)會(huì)議、合理化業(yè)務(wù)推進(jìn)委員會(huì) 9． 3． 1． 5 經(jīng)理會(huì)議、主管會(huì)議、干部會(huì)議、分公司經(jīng)理會(huì)議 9． 3． 1． 6 全公司員工會(huì)議、周會(huì) 9． 3． 1． 7 營(yíng)業(yè)會(huì)議、加盟主會(huì)議、銷售促進(jìn)會(huì)議、門店會(huì)議 9． 3． 1． 8 生產(chǎn)會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)委員會(huì)議、產(chǎn)供銷聯(lián)系會(huì)議 9． 3． 1． 9 安全衛(wèi)生委員會(huì)、提案委員會(huì)、獎(jiǎng)懲委員會(huì)、人事評(píng)議會(huì)議 9． 3． 1． 10 客戶答謝會(huì)、周年慶典會(huì)、 9． 3． 1． 11 新聞發(fā)布會(huì) 9． 3． 1． 12 客戶推廣銷售會(huì) 9． 3． 2 會(huì)議管理注意事項(xiàng) 會(huì)議動(dòng)機(jī)、目的 會(huì)議召開(kāi) 1. 總部會(huì)議 2. 門店會(huì)議 會(huì)議聯(lián)絡(luò) 會(huì)場(chǎng)布置 會(huì)議 會(huì)議計(jì)劃 1. 會(huì)議目的 2. 會(huì)議時(shí)間 3. 會(huì)議人選 4. 會(huì)議地點(diǎn) 5. 會(huì)議成本 人員資料準(zhǔn)備 會(huì)議資料發(fā)布 會(huì)議記錄 決議事項(xiàng)執(zhí)行 執(zhí)行追蹤 9． 3． 2． 1 確定公司內(nèi)部的會(huì)議制度 避免依各部門或主管的喜好而舉行會(huì)議或取消會(huì)議，甚至任意變更日期、時(shí)間或出席者，因此，全公司及各部門的會(huì)議，在日期、時(shí)間、舉行方法、與會(huì)者、議事進(jìn)行、議事方法等方面，有依其重要性建立制度的必要。兇此，有關(guān)公司內(nèi)部的會(huì)議實(shí)況，應(yīng)在一定期間內(nèi)作通盤調(diào)查，并分別進(jìn)行檢討。因?yàn)闀?huì)議在舉行初期較易掌握，時(shí)日一久，加上公 司內(nèi)外環(huán)境的變化，難免會(huì)與實(shí)際狀況有所偏離。 9． 3． 2． 3 會(huì)議的推廣方法 會(huì)議是否能達(dá)成目的，與會(huì)議推廣有密切的關(guān)系。 9． 3． 2． 5無(wú)論內(nèi)部或外部會(huì)議，都要注意細(xì)節(jié)問(wèn)題的處理，例如：視頻的播放、人員的引導(dǎo)等等。 9． 3． 3 權(quán)責(zé)單位及權(quán)責(zé)的確立 9． 3． 3． 1 會(huì)議主辦單位 負(fù)責(zé)會(huì)議前的 準(zhǔn)備、會(huì)議中的控制、會(huì)議后的整理及執(zhí)行。 9． 3． 3． 3 會(huì)議評(píng)核單位 針對(duì)每一次單一會(huì)議評(píng)核其全程狀況及成效。 9． 3． 3． 4 會(huì)議體系管理單位 (管理部 ) 針對(duì)公司的會(huì)議體系運(yùn)作狀況進(jìn)行控制及管理。 B 個(gè) 別會(huì)議成效的檢討。 D 會(huì)議等級(jí)的分類。 9． 4 會(huì)議的計(jì)劃與注意事項(xiàng) 9． 4． 1 會(huì)議計(jì)劃考慮要項(xiàng) 9． 4． 1． 1 會(huì)議時(shí)間 配合課題的時(shí)機(jī)，在最有效的時(shí)間內(nèi)舉行會(huì)議。 9． 4． 1． 2 日期的選擇 選擇不影響工作進(jìn)度的日期做為舉行會(huì)議的時(shí)間 9． 4． 1． 3 時(shí)段的選擇 須考慮各區(qū)域總部及 門店能配合的時(shí)段。 B 門店會(huì)議：以不影響營(yíng)業(yè)時(shí)間為前提。 9． 4． 1． 5 會(huì)議人選 為了在最少的時(shí)問(wèn)內(nèi)得到最有效的結(jié)論，因此于會(huì)議之先，應(yīng)該仔細(xì)考慮與會(huì)人員的適合與否。 A與議題相關(guān)人員。 C 有脅調(diào)、決定的關(guān)鍵性人員。 9． 4． 1． 6 會(huì)議地點(diǎn) 基本上，會(huì)議場(chǎng)所選擇的考慮因素依會(huì)議性質(zhì)、內(nèi)容、方式、與會(huì)人員、人數(shù)、時(shí)間而有所不同。 B 會(huì)場(chǎng)大小要合宜。 D 會(huì)議場(chǎng)所避免離化妝室太遠(yuǎn)之處。 F 會(huì)場(chǎng)應(yīng)有必要的燈光、音響等輔助設(shè)施。 9． 4． 1． 8 會(huì)議的費(fèi)用應(yīng)包含下列項(xiàng)目： A場(chǎng)地費(fèi) B 餐飲費(fèi)。 D 講義資料費(fèi)。 F 職務(wù)拖延的成本。 H 因開(kāi)會(huì)而喪失獲利機(jī)會(huì)的成本。 9． 4． 2． 2 主題模糊，資料不足，內(nèi)容天馬行空，不知所云，浪費(fèi)與會(huì)者時(shí)間。 9． 4． 2． 4 應(yīng)按會(huì)議時(shí)間作息 A不得遲到、早退。 C 避免會(huì)議時(shí)間延長(zhǎng)。 9． 4． 2． 6 會(huì)議中不得接聽(tīng)電話。 9． 4． 2． 8 發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕 (原則上以 3 分鐘為限 ) 9． 4． 2． 9 不可從頭到尾沉默到底 。 9． 4． 2． 11 不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)。 9． 4． 2． 13 不要談到抽象論或觀念論。 9． 5 會(huì)議作業(yè)程序 9． 5． 1 會(huì)議前準(zhǔn)備 9． 5． 1． 1 開(kāi)會(huì)時(shí)日的事前通知 開(kāi)會(huì)時(shí)日最遲要在一周前通知有關(guān)人員。又對(duì)于主要干部人員最好于月初分發(fā)下月份會(huì)議開(kāi)會(huì)一覽表。同時(shí)，事前通知議案乃是要求參加者養(yǎng)成事前作充分之知識(shí)及準(zhǔn)備的習(xí)慣。 B 直至?xí)h召開(kāi)前一天，應(yīng)再行向管理場(chǎng)地的單位，確認(rèn)場(chǎng)地是否能依需要使用。如有臨時(shí)變更應(yīng)事先以書面通知場(chǎng)地負(fù)責(zé)單位。 9． 5． 1． 4． 2 通知與會(huì)人員和內(nèi)容為： A會(huì)議的名稱及日的。 C 會(huì)議的起迄時(shí)間及地點(diǎn) (含結(jié)束時(shí)間 )。 E 與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)備提報(bào)的資料或事項(xiàng)。不要在開(kāi)會(huì)中有離席去拿東西的情形發(fā)生。 A會(huì)議地點(diǎn)介紹，或路線圖。 C 當(dāng)日會(huì)議室可用的設(shè)備、輔助器材。 9． 5． 1． 5 缺席者之事前把握 絕對(duì)不要有無(wú)故缺席者。如果主要人物當(dāng)天會(huì)缺席時(shí)，會(huì)議就失去意義，所以可改變開(kāi)會(huì)時(shí)間。當(dāng)天才看資料的話，會(huì)由于只顧看資料，因而所聽(tīng)到的說(shuō)明可能只會(huì)聽(tīng)到一半。 9． 5． 1． 6． 2 會(huì)議資料如屬于簡(jiǎn)報(bào)資料，確認(rèn)人員也應(yīng)于會(huì)前向負(fù)責(zé)人員確認(rèn)是否已完成，并確認(rèn)報(bào)告時(shí)所用的輔助器材、設(shè)備名稱，以便提前準(zhǔn)備。 B 若非不得已，資料非常多，亦應(yīng)先行附卜大綱，讓與會(huì)者能一目了然報(bào)告內(nèi)容架構(gòu)。 C 若使用投影片或幻燈片等輔助設(shè)備，最好能將報(bào)告內(nèi)容重點(diǎn)劃出，或以顏色區(qū)分，以突出報(bào)告的重點(diǎn)所在。會(huì)議記錄要分送出席者及有關(guān)人員，總務(wù)將會(huì)議記錄建立檔案存檔。例如在那一 個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)候請(qǐng)指出問(wèn)題點(diǎn)等，也就是事前準(zhǔn)備安排之類的事情。會(huì)議召開(kāi)前，應(yīng)先將場(chǎng)地布置好，布置內(nèi)容為： A會(huì)議程序是否書寫，或張貼于明顯位置。 C 麥克風(fēng)及報(bào)告用的器材測(cè)試是否正常。 D 會(huì)場(chǎng)的空調(diào)、隔音、照明燈光測(cè)試是否正常。 F 衛(wèi)生間檢查是否清潔。冷暖氣機(jī)事前要作檢查。但年齡較大的人冬天稍為暖和一點(diǎn)為佳。 H 會(huì)議中需要作說(shuō)明時(shí)，要事前與報(bào)告者商量，是否要投影機(jī)、幻燈機(jī)及視聽(tīng)器材，并于會(huì)議當(dāng)天準(zhǔn)備好。 B 餐費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi)。 (含水電費(fèi)用的分?jǐn)?)。 B 準(zhǔn)備會(huì)議所投人的人力成本。 9． 5． 2 會(huì)議進(jìn)行的控制 9． 5． 2． 1 主席應(yīng)注意事項(xiàng) A主題的引導(dǎo)及議程進(jìn)行的控制 主席于會(huì)議開(kāi)始，必須將會(huì)議的主題或問(wèn)題做充分的說(shuō)明，使全體出席者，對(duì)會(huì)議日的均能有所了解。每位與會(huì)者充分 表達(dá)自己的意見(jiàn)后，主席應(yīng)對(duì)每個(gè)人所言做歸納整理，引導(dǎo)大家討論或做 }十 {決定。對(duì)于已獲致大概結(jié)論的議事，主席要能明快地總結(jié)，讓與會(huì)者達(dá)成共識(shí)，并加以確認(rèn)。若會(huì)議討論事項(xiàng)或內(nèi)容過(guò)于冗長(zhǎng)，主席應(yīng)視與會(huì)人員精神狀況及會(huì)議氣氛，稍做休息。若見(jiàn)會(huì)議已無(wú)法于既定時(shí)間完成， 主席應(yīng)衡量是否繼續(xù)開(kāi)完或留待下次會(huì)議繼續(xù)討論。 確立決議事項(xiàng)后，主席應(yīng)請(qǐng)記錄者立即將決議事項(xiàng)記錄下來(lái)，并記錄負(fù)責(zé)完成的人員與完成期限。無(wú)法做出決議或待決的事項(xiàng)，主席應(yīng)請(qǐng)記錄人員記錄下來(lái)，留待會(huì)后協(xié)商處理或下次會(huì)議時(shí)再行討論。 同時(shí)，并不是任何人皆可擔(dān)任主持，而須選定適合各種會(huì)議的主持，如果選錯(cuò)，可能產(chǎn)生相反的效果，例如干部會(huì)議若由董事長(zhǎng)當(dāng)主持，則一切依照事長(zhǎng)的意見(jiàn)進(jìn)行，其結(jié)果變成其訓(xùn)話的會(huì)議，以致整個(gè)會(huì)議，只聽(tīng)到董事長(zhǎng)的訓(xùn)示，完全達(dá)不到預(yù)期的效果。例如由于平日要點(diǎn)的討論及協(xié)商會(huì)議居多，有時(shí)召開(kāi)交換意見(jiàn)的會(huì)議時(shí)，如由不適當(dāng)?shù)娜藫?dān)仟主持時(shí)，則該會(huì)議的目的，將無(wú)法坦誠(chéng)的交換意 見(jiàn)。 ． B 會(huì)議中討論、報(bào)告、提議應(yīng)不脫離既定的會(huì)議主題，除非是臨時(shí)動(dòng)議。 D 討論或提議時(shí)應(yīng)盡量陳述個(gè)人意見(jiàn)，但多數(shù)人已形成共識(shí)時(shí)便應(yīng)放棄己見(jiàn)，公正客觀地配合團(tuán)隊(duì)行事。 F 會(huì)議中，應(yīng)遵守開(kāi)會(huì)規(guī)定，勿吸煙、睡覺(jué)或做其他事。 H 會(huì)議中原 則上不接電話，客人來(lái)也一樣不接見(jiàn)，假使有叫人的必要時(shí)，也要在休息時(shí)間才可以。 9． 5． 2． 4 會(huì)議記錄應(yīng)注意事項(xiàng) 有會(huì)議就應(yīng)有會(huì)議記錄，以便于查閱了解當(dāng)時(shí)的會(huì)議狀況。 B 股東大會(huì)及董事會(huì)依法律規(guī)定必須有會(huì)議記錄。 D 將結(jié)論或表決的過(guò)程忠實(shí)地記錄下來(lái)，于執(zhí)行決議事項(xiàng)面臨困擾時(shí)， 方能回頭探究當(dāng)時(shí)下決定的相關(guān)因素。 9． 5． 3． 1． 2 間接成本的計(jì)算 a．與會(huì)議人員的開(kāi)會(huì)人力成本。 c．延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間所支出的成本 。 9． 5． 3． 2 會(huì)議記錄的呈核及記錄分送 A會(huì)議記錄整理完成后，須先呈閱主席，再呈上級(jí)主辦單位。 C 對(duì)未出席會(huì)議或已出席會(huì)議者，必要時(shí)仍應(yīng)分送會(huì)議摘錄的內(nèi)容，供作業(yè)時(shí)的參考。 E 部份的事項(xiàng)經(jīng)主席裁示有公告的必要時(shí)，記錄人員應(yīng)將事項(xiàng)以公文或紀(jì)錄形態(tài)公布。 口各部：由各部指定專人監(jiān)督。 9． 5． 3． 3． 2 跨處、跨部、對(duì)外事項(xiàng)的監(jiān)督。 √跨部：由處指定的人員監(jiān)督。 √對(duì)外：由負(fù)責(zé)人員之上級(jí)單位主管監(jiān)督。 b 決議事項(xiàng)經(jīng)主席核示。 d 完成期限前即須確認(rèn)。 f 提報(bào)下次會(huì)議報(bào)告。 ●總部對(duì)外會(huì)議，以正式公文為之。 (決議事項(xiàng)分辦執(zhí)行報(bào)告表 )填寫完 成，交由負(fù)責(zé)人員收整，并影印數(shù)份匯整給下次會(huì)議主席。 b 公司對(duì)外會(huì)議：由專責(zé)單位建檔管理。 d 公司內(nèi)部跨部門會(huì)議：由專責(zé)單位建檔管理。 9． 5． 3． 4． 2 各項(xiàng)會(huì)議資料應(yīng)分別標(biāo)示機(jī)密等級(jí)管理， 人員調(diào)閱時(shí)須依職責(zé)區(qū)分調(diào)閱等級(jí)。 9． 5． 3． 4． 4下次會(huì)議前，會(huì)議記錄者應(yīng)將上次會(huì)議記錄及決議事項(xiàng)執(zhí)行情形，呈送主席預(yù)做了解。 a 開(kāi)會(huì)通知單 b 會(huì)議成本計(jì)算表 c 會(huì)議記錄 d 會(huì)議決議事項(xiàng)分辦執(zhí)行報(bào)告 9． 6 例行會(huì)議 9． 6． 1 總部例行會(huì)議 會(huì)議名稱 開(kāi)會(huì)周期 參與人員 總 結(jié) 年度會(huì)議 每年 ?’次 課級(jí)以上主管 季經(jīng)營(yíng)檢討會(huì) 每季一次 課級(jí)以上主管 月經(jīng)營(yíng)會(huì)議 每月一次 總部全體人員 店務(wù)周會(huì) 每周一次 配送單位主管，店長(zhǎng) 行銷會(huì)議 每月一次 區(qū)主管、資深店長(zhǎng)企劃單位，配送單位 進(jìn)銷存會(huì)議 每月一次 配送單位、區(qū)主管、店長(zhǎng) 節(jié)慶會(huì)議 節(jié)慶前三個(gè)月 各相關(guān)單位 節(jié)慶后檢討會(huì) 節(jié)慶結(jié)束后一周內(nèi) 各相關(guān)單位 周會(huì) 每周一次 總部全體人員 物流倉(cāng)儲(chǔ)會(huì)議 每周一次 商品單位、配送相關(guān)人員 加盟審核會(huì)議 二周一次 經(jīng)理以上主管 采購(gòu)會(huì)議 每周一次 商品單位、配送 相關(guān)人員 早會(huì) 每天 總部全體同仁 廠商人會(huì) 每年一次 相關(guān)人員、廠商、貴賓 9． 6． 2門店例行會(huì)議 各 門 店 交接班會(huì) 每天 各店早班人員 周會(huì) 每周 各店正職人員 月會(huì) 每月一次 各店正職人員 干部會(huì)議 每周 各店主管人員 9． 6． 3總部會(huì)議進(jìn)行要點(diǎn)及程序 9． 6． 3． 1 年度計(jì)劃會(huì)議 9． 6． 3． 1． 1 會(huì)議召集人：總經(jīng)理 9． 6． 3． 1． 2 參與人員：各部門主管 9． 6． 3． 1． 3 記錄人：由營(yíng)業(yè)部主管指派 9． 6． 3． 1． 4 會(huì)議時(shí)間 a 每年一次，于年底舉行 b AM9： 00～ PM6： 00 9． 6． 3． 1． 5 會(huì)議議程 a 致詞 b 加盟連鎖體系中，長(zhǎng)期展望的分析與比較