【正文】 觀察所需的記錄單等，做到省時高效。工作分析人員直接對員工工作的全過程進行觀察。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個周期，職位分析人員可以一整天跟隨著保潔員進行直接工作觀察。有些工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進行觀察 。職位分析人員就必須在年終時再對該職位籌備企業(yè)總結(jié)表彰大會的工作過程進行觀察。對于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。 應用觀察法的要求： ① 注意所觀察的工作應具有代表性。在適當?shù)臅r候，工作分析人員應該以適當?shù)姆绞綄⒆约航榻B給員工。 ④ 觀察時思考的問題應結(jié)構(gòu)簡單，并反映工作內(nèi)容，避免機械記錄。它適用于外部特征較明顯的崗位工作，如生產(chǎn)線上工人的工作、會計人員的工作等。不適合工作循環(huán)周期很長的工作和腦力勞動的工作，偶然、突發(fā)性工作也不易觀察，且不能獲得有關(guān)任職者要求的信息。關(guān)鍵事件的描述包括：導致該事件發(fā)生的背景、原因；員工有效或多余的行為；關(guān)鍵行為的后果；員工控制上述后果的能力。 關(guān)鍵事件法的主要優(yōu)點是研究的焦點集中在職務行為上，因為行為是可觀察的、可測量的。 關(guān)鍵事件法的主要缺點：一是費時，需要花大量的時間去搜集那些關(guān)鍵事件，并加以概括和分類；二是利用關(guān)鍵事件法，對中等績效的員工就難以涉及，因而全面的職務分析工作就難以完成。 5．參與法 參與法是指崗位分析人員直接參與某一崗位的工作，從而細致、全面地體驗、了解和分析崗位特征及崗位要求的方法。獲得的信息更加準確。 ??? 學習情境 組織結(jié)構(gòu)設計與崗位分析 18 18 6．工作日志法 工作日志法是讓員工以工作日記或工作筆記的形式記錄日常工作活動而獲得有關(guān)崗位工作信息資料的方法。工作日志法最大的問題是工作日志內(nèi)容的真實性。 7． 交叉反饋法 交叉反饋法，即由工作分析專家與從事被分析崗位的骨干人員或其主管人員交談、溝 通，按企業(yè)經(jīng)營需要，確定工作崗位；然后由這些主管人員或骨干人員根據(jù)設立的崗位按 預先設計的格式，草擬工作規(guī) 范初稿；再由工作分析專家與草擬者和其他有關(guān)人員一起討論，并在此基礎上起草出二稿；最后由分管領(lǐng)導審閱定稿。 該方法的優(yōu)點是：工作規(guī)范描述準確，可執(zhí)行性強；工作關(guān)系圖、工作流程的描述相對清晰；能夠較好地與實際工作相吻合。 這種方法適合于發(fā)展變化較快，或職位職責還未定型的企業(yè)。 三、崗位分析的步驟 1．確定工作崗位 崗位分析首先要收集和研究有關(guān)工作機構(gòu)的一般情況，確定每一工作崗位在組織機構(gòu)中的位置。不過，依靠工作程序圖或組織結(jié)構(gòu)圖確定工作崗位之間的職能關(guān)系和明確各項任務的目的，經(jīng)?？赡苁遣煌耆?。包括工作說明書、操作和培訓手冊、其他有關(guān)的規(guī)則或領(lǐng)導的要求。這四個階段關(guān)系十分密切，它們相互聯(lián)系、相互影響。準備階段是崗位分析的第一階段，主要任務是了解情況，確定樣本，建立關(guān)系，組成工作小組。 ② 向有關(guān)人員宣傳、解釋。 ④ 以精簡、高效為原則組成工作小組。 ⑥ 把各項工作分解成若干工作元素和環(huán)節(jié)，確定工作的基本難度。調(diào)查階段是崗位分 析的第二階段，主要任務是對整個工作過程、工作環(huán)境、工作內(nèi)容和工作人員等主要方面作一個全面的調(diào)查。 ② 靈活運用各種調(diào)查方法，如面談法、問卷法、觀察法、參與法、實驗法、關(guān)鍵事件法等。 ④ 重點收集工作人員必需的特征信息。 （ 3）分析階段 。具 體工作如下： ① 仔細審核收集到的各種信息。 ③ 歸納、總結(jié)出工作分析的必需材料和要素。 完成階段是崗位分析的最后階段，前三個階段的工作都是為了達到此階段目標的，此階段的任務就是根據(jù)規(guī)范和信息編制“工作描述”和“工作說明書”。 案例分析 崗位分析遭到誰的阻攔 林剛被一家私營企業(yè)錄用為人力資源 經(jīng)理，這家企業(yè)規(guī)模 不大，員工只有 30 人。每當發(fā)生問題， A 部門說“歸 B 部門管”， B部門稱“不知道”，讓他找 C 部門。林剛和崗位分析小組的成員積極籌備一番后開始行動?！拔覀儾块T可是最忙的部門了，我一個人就要干 3個人的活?！薄芭?，是不是要裁員啦？怎么突然要作工作分析了呢？”“真抱歉，手頭忙，等過一陣再談吧。一周下來，林剛筋疲力盡，收獲卻寥寥。不但做了崗位分析，還立即根據(jù)分析結(jié)果進行了人員的大調(diào)整；不但刪減或合并了大量的人員和崗位，而且還對員工的工作量都作了調(diào)整，每個人的工作量有增無減。 分析： 1． 崗位分析的目的是不是為了增加員工的現(xiàn)有工作量？如果不是，你認為崗位分析在 人力資源管理中處于怎樣的位置？ 2． 員工 對于人力資源管理部門組織的崗位分析，通常都持不滿的態(tài)度，你認為這一情緒產(chǎn)生的原因是什么？有何良策可以緩解這種情緒？ 3． 你認為工作的交叉和重疊在崗位分析后是否可能全部消失，如果不能，你認為有何方法能彌補這一不足？ ??? 學習情境 組織結(jié)構(gòu)設計與崗位分析 21 21 任務三 編制 崗位 說明書 知識目標 ◆ 了解 崗位 說明書的作用 ◆ 熟悉 崗位 說明書的內(nèi)容 ◆ 掌握編制 崗位 說明書的方法 技能目標 ◆ 能夠編制 崗位 說明書 任務引入 一個機床操作工把大量的機油灑在機床周圍的地面上。車間主 任顧不上去查崗位說明書上的原文，就找來一名服務工做清掃。車間主任威脅說要把他解雇。 有關(guān)人員看了投訴后，審閱了兩類人員的崗位說明書。服務工的崗位說明書規(guī)定：服務工有責任以各種方式協(xié)助操作工工作，如領(lǐng)取原材料和工具，隨叫隨到，即時服務，但也沒有明確寫明包括清掃地面工作。公司在管理上，可以讓一些有豐富管理經(jīng)驗的基層管理人員參與崗位職責的規(guī)劃工作中來，因為這些基層管理人員熟悉第一線的工作情況，比較清楚工作中存在的問題。 ??? 學習情境 組織結(jié)構(gòu)設計與崗位分析 22 22 知識鏈接 一、 崗位 說明書的作用 1．為招聘、錄用員工提供依據(jù) 崗位說明書里已經(jīng)確定了職務的任職條件，它是招聘工作的基礎，公司需要依照 它來挑選人員。新員工在被錄用以后，一般企業(yè)要進行一次上崗培訓，崗位說明書可以作為上崗培訓的教材。 3．是績效考核的基本依據(jù) 在績效考核的時候，根據(jù)崗位說明書，才會知道這個崗位有哪些職責，才能去考核這個崗位上工作的員工是不是盡職盡責，是不是完成了工作目標。崗位說明書還規(guī)定了考核評價內(nèi)容。 4．為企業(yè)制定薪酬方案提供依據(jù) 直接決定薪酬的是職務評價。而職務評價的基礎是職務分析和崗位說明書，如果沒有崗位 說明書、崗位內(nèi)涵分析等資料，就無法進行崗位評價。缺少了崗位說明書，企業(yè)制定薪酬方案將是很困難的。根據(jù)崗位說明書的具體要求，對一些任職條件不足的員工，通過培訓提升他的素質(zhì)，最后使其達到崗位說明書的任職要求。公司就要依據(jù)崗位說明書，有針對性地做工作。每一位員工都 清楚，只要好好工作將來就能升到什么職位，或幾年才能達到任職條件。所以應該做好崗位說明書的編制工作，而且應該把崗位說明書作為一種檔案長期保存起來。崗位說明書不存在標準格式，所以每個企業(yè)的崗位說明和內(nèi)容都不相同，但是都應說明清楚所執(zhí)行的工作、職務的目的和范圍、員工為什么做工作及如何工作。它有以下各項內(nèi)容： 1．職務的識別部分 這部分位于崗位說明書的首部，有識別和確定某項崗位的作用。其中職務頭銜是其主要內(nèi)容。設定頭銜有幾個作用，第一，頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出一個整體概念以及職務的責任，如“銷售員”會暗示該職務有銷售特征和責任；第二，它對員工有心理上的作用，如將“垃圾清掃工”稱為“清潔工程師”能提高這一職務在人們心中的地位；第三，頭銜也可反映出 該職務與其他職務的關(guān)系、處于何種級別水平等，如“助理工程師”、“初級工程師”、“高級工程師”的頭銜可說明職務的不同等級。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。責任則是一系列主要任務的集合，崗位的責任依據(jù)完成任 務所花費的時間和重要性的優(yōu)先次序排列。 此外，功能部分還應說明勞動手段和工作環(huán)境。工作環(huán)境是說明工作處在何種環(huán)境狀態(tài)下完成，提供了員工的工作環(huán)境方面的信息。 3． 崗位 說明部分 這部分反映為取得成功的崗位績效所需要的崗位特性。 ??? 學習情境 組織結(jié)構(gòu)設計與崗位分析 24 24 三、 崗位 說明書的編制要求 崗位說明書的編制應該使用簡潔的、直接的語言，充分反映出崗位的特征。做什么，是以崗位上所完成的體力活動和腦力活動的有關(guān)說明來表示的；如何執(zhí)行勞動活動指的是執(zhí)行崗位工作所采取的方法或程序，有體力活動和腦力活動兩種不同的程序；在考慮到崗位的如何做時，分析員應考慮下列問題： （ 1）完成這 一崗位 的所有任務，使用了什么材料、工具和設備 ？ （ 2）是否還有其他沒有觀察到的材料、工具和設備？如有，他們 應 如何工作 ？ （ 3）完成這 一崗位 的所有任務，采用了什么方法或過程 ？ （ 4）有沒 有其他的方法或過程能完成此項工作？ 崗位說明材料的組織，依賴于采用的 崗位分析方法和職務性質(zhì)。在沒有其他任何合理的組織原則時，或按各種活動判斷出的重要程度，或按消耗于各種活動上的時間多少來排列敘述信息。 四、如何編寫 崗位 說明書 崗位說明書具體內(nèi)容的編寫是牽涉面廣，工作量大的文件整理匯編工作，可分以下幾個步驟來進行： 1．準備階段 （ 1）組建編寫小組。編寫小組成員由顧 問公司（如 果有外聘）、人力資源部及其他部門指定的人員組成。小組成員一般是各部門的負責人。該小組負責審核編寫的結(jié)果和解決編寫中出現(xiàn)的有關(guān)問題，主要由企業(yè)資深的高層管理人員組成。由編寫小組成員設計出適合本企業(yè)的 崗位 說明書框架，包括 崗位 說明書的樣式及相關(guān)內(nèi)容（見 表 11） ，并提交領(lǐng)導小組審定。 針對 崗位 說明書的框架，由編寫小組的成員組織全體員工進行 崗位 說明書編寫技能與技巧的培訓。 編寫小組輔導或者幫助任職人 員 進行 崗位 說明書的編寫，并完成初稿，提交部門負責人進行審核與修訂。 ① 基本概況： 崗位 名稱指的是任職職位的稱謂，名稱要反映工作 崗 位 的性質(zhì)、突出 崗位 的職能，如招聘專員等； 崗位 的編號一般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)一規(guī)定；所在部門指本 崗位 隸屬的部門名稱；直接上級指所描述職位的直接主管 崗位 的名稱，一般一個 崗位 只有一個直接上級 崗位 ；直接下級指所描述 崗位 直接領(lǐng)導的下屬 崗位 名稱；薪酬等級指根據(jù) 崗位 評價的結(jié)果，按照企業(yè)的管理制度確認的薪酬級別。 ③ 崗位職責 ： 崗位職責 包括工作項目、 具體職責、工作權(quán)重、績效指標三 個 部分。關(guān)鍵業(yè)務工作職責指為發(fā)揮本 崗位 職能必須承擔的具體業(yè)??? 學習情境 組織結(jié)構(gòu)設計與崗位分析 26 26 務學習情境的工作職責； 崗位 基礎工作職責指各部門為完善本 崗位 的職能建設所承擔的共性工作。工作權(quán)重指本項工作的工作量占本職位工作總量的比例，一般情況下可以用時間比例來代替，所有工作的總權(quán)重為 100%。 ④ 工作協(xié)作關(guān)系：工作協(xié)作關(guān)系包括對內(nèi)和對外兩 部分。 ⑤ 任職資格：任職資格的內(nèi)容包括 教育程度、專業(yè)（工種）、工作經(jīng)驗、知識要求、上崗證 /資格證，對身體健康要求和專業(yè)技能等。 專業(yè) 技能主要從招聘的角度出發(fā)，根據(jù)職位工作的需要，并從工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來判斷其需求程度的級別。工作環(huán)境指本職位工作面臨的實際工作環(huán)境 ， 如 崗位 是否面臨噪聲、粉塵 、有毒氣體、高溫等因素會帶來生命安全、職業(yè)病等危害的威脅；工作時間是指本 崗位 工作的時間規(guī)律性；使用的主要工具設備指完成 崗位 職責所需要使用的工具或設備。 4． 定稿 編寫小組將已初步修訂的 崗位 說明書提交企業(yè)領(lǐng)導小組。 崗位 說明書定稿后，通過一定的程序 即可 下發(fā)執(zhí)行。這就是通常所說的規(guī)范化管理的系統(tǒng)性。 2． 應 隨著 企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整而調(diào)整 在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整之后，可能會引起組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和變化，那么這時組織結(jié)構(gòu)就變了，職能變了，當然 崗位 也變了，會出現(xiàn)一些新的 崗位 ，或者一些老 崗位 消失，或者有些 崗位 的內(nèi)容職責、工作負荷也會有所變化，應重新修訂 崗位 說明書。 3．崗位 說明書作為界定部門或 崗位 職責的重要資料，應妥善保管 崗位 說明書一式三份，任職人保管一份，用于對照工作完成情況；直接上級保管一份，用于檢查、督導員工的工作；人力資源部存檔一份，用于了解和跟蹤各部門對員工的績效評價等工 作是否公平、公正和合理。 思考與討論 1． 崗位 說明書有哪些作用？ 2．編制 崗位 說明書應該注意哪些方面？ 實訓題 通過到某公司調(diào)研，選擇一個崗位做崗位分析，編寫 崗位 說明書。 以計劃調(diào)度主管為例 。 直接下級：無 。 ??? 學習情境 組織結(jié)構(gòu)設計與崗位分析 28 28 （ 2）工作職責 收集和匯總生產(chǎn)、運輸和銷售的報表 。 煤炭調(diào)度相關(guān)信息的上傳下達。具體表現(xiàn) 為 對煤炭業(yè)務流程節(jié)點的審核監(jiān)督、信息分析和建議職能發(fā)揮不足，只起到了信息匯總和傳遞的作用，這是公司對于煤炭業(yè)務鏈各個環(huán)節(jié)的控制作用發(fā)揮不足的一個重要原因。 外部協(xié)調(diào)關(guān)系：三個生產(chǎn)廠、儲運公司 。尚未統(tǒng)一信息流的進口和出口，尚未使信息在企業(yè)內(nèi)部合理共享，供應鏈信息管理和共享職能發(fā)揮不足。 學歷： 2人本科， 1人專科 。 經(jīng)驗：具備 2年煤炭進出口貿(mào)易經(jīng)驗 。 2．調(diào)整后崗位的 崗位 說明書 在原有崗位工作分 析和診斷的基礎上，進行工作描述，編寫工作規(guī)范，改進的著眼點如下 。 （ 2）增強對產(chǎn)供銷的計劃控制職能 。 調(diào)整后形成的職位說明書如 見下 12