【正文】 訂貨作業(yè)── 零售店訂貨作業(yè)、批發(fā)供貨商的接受訂貨作業(yè) 支持性作業(yè)　── 零售店相關檔案維護、查詢 零售店卷標制作資料傳送 批發(fā)供貨商相關檔案維護、查詢 商品信息、流通環(huán)境信息提供 (c) 系統(tǒng)架構 零售店與供貨商之間的下單、接單資料透過VAN中心來傳遞處理，只要以標準的資料格式及作業(yè)方法，零售商即可透過VAN向多家供貨商下單，反之供貨商也能接收多家零售商的訂貨，(圖26)[15] 為其系統(tǒng)架構。此種聯(lián)機型態(tài)適用于總部與分店間已有自己的內部聯(lián)機處理，或是總部欲統(tǒng)籌管理連鎖店的經營運作。 供貨商與VAN中心有三種連接方式： 此種型態(tài)，供貨商的接單及其它必要處理皆在公司主計算機執(zhí)行。 ，大部份的處理仍在主計算機上進行。標準終端計算機與主計算機間的的資料可藉由磁盤來傳遞。 ![endif]圖27. 零售商/供貨商與 VAN 的連接架構 (d) 資料交換標準 超商先導系統(tǒng)采用的資料交換標準為依據(jù)Bentham 系統(tǒng)所制訂的共同作業(yè)模式標準，不是采用UN/EDIFACT的國際標準。 ：參與先導系統(tǒng)的使用者須申請一個企業(yè)標準代碼，作為與交易伙伴間的溝通代碼。 ![endif]　 (e) 系統(tǒng)作業(yè)模式 電通所此套EOS 系統(tǒng)為因應整個流通環(huán)境連鎖化發(fā)展趨勢，結合零售店的三種下單方式及批發(fā)商的二種接單資料格式以及VAN中心的加值整合功能，將此EOS 系統(tǒng)運用型態(tài)分為5種類型，如表3[18]，以符合不同類型的業(yè)者需求，且使其作業(yè)方式標準化，進而達到零售商與批發(fā)商之內部系統(tǒng)結合的單純化。因零售商的下單資料沒有供貨商代碼，故零售商需將零售商商品交易表登錄至VAN中心，以便VAN中心確認商品供貨商。此類型EOS作業(yè)流程如(圖28)[20]。此類型EOS作業(yè)流程如(圖29)[21]。各分店輸入下單資料格式二，將其傳給總公司，由總公司進行傳票數(shù)據(jù)處理，再將具有傳票資料的下單資料傳給VAN 中心，由VAN 中心分送至各供貨商。此類型EOS作業(yè)流程如(圖30)[22]。各零售店將訂貨資料(格式3) 傳給VAN中心，VAN中心將其處理為傳票上的資料格式再分送至各供貨商，零售商商品主檔由VAN中心管理。 ![endif]圖31. EOS 類型 4 類型5 將訂貨類型2 中的供貨商制作傳票功能交由VAN中心處理，亦即將零售店商品主檔交由VAN 處理，以減輕供貨商維護眾多零售店的商品資料負擔。 ![endif]圖32. EOS 類型 5 (f) 零售店的下單作業(yè) 營業(yè)人員巡視貨架后，利用具此EOS 接上條形碼掃描機，掃描欲訂貨商品貨架卷標上的商品條形碼或訂貨簿上的商品條形碼，再鍵入訂購數(shù)量等下單資料。 裝備，亦可利用店內現(xiàn)有的終端設備作下單資料的輸入( 或是利用店內原有的訂貨系統(tǒng)所產生的訂貨資料，但須將其轉為符合規(guī)定的資料格式) ，只要此計算機設備具規(guī)定的標準通信資料格式及傳送程序即可。若有下單錯誤情形發(fā)生，VAN 中心亦會將此錯誤資料傳回，以便零售店修正再重傳。 ![endif]圖33. 零售店下單作業(yè)流程 (g) 供貨商的接單作業(yè) 供貨商接收到經由VAN 中心傳送來的零售店下單資料后，若為接單資料格式1 ，則利用相關數(shù)據(jù)文件將其制作成出貨傳票檔。根據(jù)此傳票檔制作揀貨單，進行揀貨、理貨作業(yè)，若發(fā)現(xiàn)缺貨情形則須修改出貨傳票檔，再 打印出貨傳票。 ![endif]圖34. 供貨商接單作業(yè)流程 (h) EOS 系統(tǒng)導入準備 ■ 零售商導入超商EOS 準備作業(yè) ?商品總帳配備 對象商品、付款者、下單單位、下單程序、下單時間、下單方式 ?VAN 中心選擇 ?下單終端機選用 ?取得企業(yè)代碼 ?卷標或訂貨簿制作 ?登錄商品交易表 ■ 供貨商導入超商EOS 準備作業(yè) ?從VAN 中心接收訂貨資料的軟硬件準備 ?取得共通客戶代碼及企業(yè)代碼 ?卷標機的準備或代印卷標合約簽定 ?商品主檔準備 ?VAN 中心選擇 ?下單終端機選用 ?取得企業(yè)代碼 ?卷標或訂貨簿制作 ?登錄商品交易表 第四章、訂單資料內容訂單資料取得接收后，在進行數(shù)據(jù)處理前，有許多情形要加以考量。這些因素事先考量清楚后，訂單才能依照適當?shù)姆椒ㄓ行实奶幚?。尤其在今天這種消費者、買方居強勢，顧客第一的商業(yè)環(huán)境里，供貨商似乎只要能接到訂單，往后的事情都可克服、都可商量。 物流中心雖有整合傳統(tǒng)批發(fā)商的功能、具有效率的物流作業(yè)、信息處理功能，但在面對眾多的交易對象時，似乎仍需因應客戶的不同需求而有不同的作法，這反映到接受訂貨業(yè)務上，可看出其具有多種的訂單交易型態(tài)，亦即物流中心因應不同的客戶或不同的商品有不同交易方式。接單后按正常的作業(yè)程序揀貨、出貨、配送、收款結案的訂單。如業(yè)務員至客戶處巡貨、鋪銷所取得的交易訂單或客戶直接至物流中心取貨的交易訂單。 (e) 合約式交易訂單 與客戶簽訂配送契約的交易。 (d) 寄庫式交易 客戶因促銷、降價等市場因素而先行訂購某數(shù)量商品，往后視需要再要求出貨的交易。 (2) 各交易型態(tài)訂單的理方式 (a) 一般交易訂單　　 接單后，將資料輸入訂單處理系統(tǒng)，按正常的訂單處理程序處理，數(shù)據(jù)處理完后進行揀貨、出貨、配送、收款結案等作業(yè)。 (c) 間接交易訂單 接單后，將客戶的出貨資料傳給供貨商由其代配。 (e) 合約式交易訂單 在約定的送貨日來臨時，需將該配送的資料輸入系統(tǒng)處理以便出貨配送；或一開始便輸入合約內容的訂貨資料并設定各批次送貨時間，以便在約定日期到時系統(tǒng)自動產生需送貨的訂單資料。需注意此項商品的交易價格是依據(jù)客戶當初訂購時的單價計算。 2. 訂單檔案資料內容設計 訂單檔案資料內容應視實際需求加以設計，以符合作業(yè)所需，尤其應考量上述所談到的各種訂單交易型態(tài)，因為不同交易型態(tài)的訂單可能有不同的數(shù)據(jù)域位需求，甚至需要設計成不同的檔案分別存放。至于寄庫式交易、兌換券交易或合約式交易通常都是針對一張訂單中的某些出貨品項而言，因此可藉由增設交易記錄字段，說明此出貨品項的交易型態(tài)而不需另外設檔。表頭文件為記錄訂單的整體性資料如訂單單號、訂單日期、客戶代號、送貨地址等，訂單明細文件則記錄每筆訂貨品項的詳細資料，如商品代號、商品名稱、數(shù)量、單價等。 (1) 訂單表頭/標題性資料 ?訂單單號 ?配送梯次 ?訂貨日期 ?付款方式 ?客戶代號 ?業(yè)務員代號 ?客戶名稱 ?配送要求 ?客戶采購單號 ?訂單狀態(tài) ?送貨日期 ?備注 ?送貨地址 (2) 訂單明細資料 ?商品代號 ?商品名稱 ?商品規(guī)格 ?商品單價 ?訂購數(shù)量 ?訂購單位 ?金額 ?折扣 ?交易類別 ![endif]　 3. 相關檔案內容設計考量 訂單數(shù)據(jù)處理時需用到某些相關檔案，即使是使用EOS 接單，更應考慮相關檔案的配合，才能使整個訂單處理作業(yè)一貫化。 以下就針對與訂單處理有關的檔案，說明其因配合訂單處理系統(tǒng)而應考量的字段資料。 例如：大分類－－北、中、南 中分類－－臺北市、臺北縣、中壢、臺中、高雄等 小分類－－大安區(qū)、中山區(qū)等 (b) 配送路徑順序 因應街道路線、客戶位置，將客戶分配于適當?shù)呐渌吐窂巾樞颉?(c) 下貨特性 客戶所在地點或客戶下貨位置，由于建筑物本身或周圍環(huán)境特性 (如地下室有限高或高樓層) ，可能造成下貨時有不同的需求及難易程度，在車輛及工具的調度上須加以考量。 (e) 客戶等級 (f) 客戶型態(tài) (g) 信用額度 (2) 商品資料 (a) 替代性商品 若某商品有替代性商品(同功能不同供貨商或不同等級、不同價錢等)應將其建立在數(shù)據(jù)文件中。 (c) 最小訂貨單位 商品若因包裝、儲存、存取等因素，而有最小單位訂貨的要求時，則此訂貨單位應建于資料文件中。促銷活動無奇不有，但可概分下面三種： (a) 贈品 買？送？(買A送B) 　買多少？送？(買多少A送A或B) 這種隨貨附贈或隨量贈送的促銷方法不僅可提高銷售量，亦可將較不暢銷的商品搭配銷售，故在流通業(yè)頗流行。 (b) 兌換券 將兌換券附于商品包裝內的促銷方式，亦為常見的方法。 (c) 價格/數(shù)量折扣 買越多越便宜，鼓勵客戶大量采購；或清倉特賣期間，降價出售等非屬贈品的折扣促銷方式。 (5) 客戶寄庫資料 客戶因促銷期間大量訂購但先寄放在倉庫未出貨的資料 (6) 流通加工(分裝/重包裝/贈品包裝) 客戶要求重包裝(如禮盒)，或贈品的包裝等資料。以下就依圖36所示的訂單數(shù)據(jù)處理步驟進行各項作業(yè)的探討。將訂貨資料輸入系統(tǒng)有 二種方法： (1) 人工輸入 長久以來，利用人員將業(yè)務員攜回的訂單、客戶電話、傳真、郵寄等訂貨資料輸入計算機，為多數(shù)企業(yè)所使用的方法。尤其物流中心平均一天上百張的訂單，上千筆的訂貨品項資料均需一一輸入計算機，若碰上尖峰訂貨時間，面對倍增的訂單，現(xiàn)有的人力是否能應付？其作業(yè)正確性是否受到影響？　 訂單資料輸入的正確性關系著后續(xù)的整個物流作業(yè)的績效。 電子訂貨的聯(lián)機輸入方式，可解決人工輸入的正確性、效率性問題，但國內目前多數(shù)企業(yè)仍使用人工輸入。 (b) 利用訂貨簿 可將物流中心銷售的商品加以分類(依商品特性或出貨頻率等)，將各類別商品的商品資料(商品代號、名稱等)作成訂貨簿，方便人員輸入時查詢。當商品代碼數(shù)字多或過于復雜不易記憶時，利用條形碼亦可增加輸入速度。這種不確定且變動性大的物流特性使得物流中心的作業(yè)不像一般制造業(yè)一樣易于日程化、平準化，這也就是為什么物流系統(tǒng)常會有尖峰訂貨時段。 物流中心特性不同可能有不同的尖峰訂貨時間，但整體而言可歸納出幾個因素： 若有設定訂貨截止時間，在這時間的前一小時通常會出現(xiàn)大量訂單，為避免這種巨額的訂單在某一時刻涌入或許可將客戶分類，每類客戶設訂其訂貨截止時間，以分散尖峰訂貨量。 節(jié)日或假日的前后時間，通常亦是訂貨量較多的時段，不過這種因季節(jié)性或因消費者需求型態(tài)引起的尖峰訂貨量較不易控制，只能藉由人員調用或系統(tǒng)功能加強來加以因應。電子訂貨方式即為聯(lián)機輸入，不過若傳送的資料格式不是雙方約定的標準，仍需經過轉文件才能進入訂單處理系統(tǒng)。 2. 訂單資料查核及確認 訂單資料輸入前，須仔細檢查訂單上的各項資料是否完備、符合要求，若有疑問需立即與客戶聯(lián)絡，確認清楚后再輸入。 訂貨資料的查核確認可分輸入檢查及交易條件確認等二部分： (1) 輸入檢查 訂貨數(shù)據(jù)項的基本檢查。若采用電子訂貨方式接單，亦須對接收到的訂貨資料，加以檢查確認，若透過VAN 中心進行電子訂貨處理，可委托其進行一些基本的客戶下單資料檢查，對于錯誤的下單資料，傳回給客戶修改再重新傳送。系統(tǒng)應設計可依下述二 種情況檢查客戶信用情況： 當輸入客戶代號名稱資料后，系統(tǒng)即加以檢核客戶的信用狀況，若客戶應收帳款已超過其信用額度時，系統(tǒng)應加以警示，以便輸入人員決定是否繼續(xù)輸入其訂貨資料或徑行拒絕其訂貨。 (b) 訂單型態(tài)確認 對于客戶的訂單或訂單上的訂貨品項資料，應確認其交易類型 (一般訂單、現(xiàn)銷式訂單、間接交易訂單...)，以便進行不同的處理，亦即系統(tǒng)須針對不同型態(tài)的訂單提供不同的處理功能，如提供不同的輸入畫面或不同的檢核、查詢功能、不同的儲存檔案等。 (d) 銷售配額確認 對于設有銷售配額限制的商品，輸入訂購數(shù)量時，系統(tǒng)應檢查其是否超額訂購，以維護其它客戶權益。若輸入的價格不符 (輸入錯誤或因業(yè)務員降價強接單等) ，系統(tǒng)應加以鎖定，以便主管審核。 經由查核確認后的訂單資料，才是公司允諾出貨的訂單資料，往后的訂單處理應以此資料為依據(jù)。然而物流中心的資源，不管是人、商品、設備等是有限的，在面對多變、不定的客戶需求時，要能面面俱到，達到百分之百的服務水準，不是件容易的事，因此如何將有限的資源作最有效益的分配常是各企業(yè)所追求的目標，這反映到訂單處理上便是如何將現(xiàn)有的庫存，作最好的分配。 (1) 分配模式 存貨的分配調撥，可分為單一訂單分配及批次分配。 (b) 批次分配 累積匯總數(shù)筆的已輸入訂單資料后，再一次分配庫存。 采批次分配時，需注意訂單的分批原則，即批次的劃分方法。 將同一配送區(qū)域/路徑的訂單匯總一起處理。 (2) 參與分配訂單范圍 訂單若按正常步驟進行，什么時后出什么貨皆有一定程序，但真實系統(tǒng)常會有異動發(fā)生，導致一些訂單無法按正常時序進行，因此在分配當次的訂單時，對于這些因故未出貨的異動訂單亦應考慮其是否參與分配。 (b) 前次已分配未出貨訂單 對于已經參與庫存分配，因故未出貨者，是否重新參與庫存分配。 (d) 延遲交貨訂單 因缺貨而順延的訂單，此次是否已有庫存，是否參與分配，以補出貨。 (3) 多倉或多儲位或多批號的庫存分配選擇 若商品存放地點有多個倉庫、多個儲位或有多個批號時，則庫存分配時應考量如何選擇適當?shù)某鲐泜}庫、出貨批號、出貨儲位，以便達到適時 (選擇離客戶最近的倉庫出貨)、適品(藉由批號或儲位的選擇，作到先進先出)的配送。因此當存貨已補充或交貨期限到時，應確定這些訂單有優(yōu)先的分配權。 (b) 補送 客戶若允許缺貨配送，且同意缺貨的商品等待有貨時予以補送或納入下一次訂單予以補送，則需將這些缺貨品項資料記錄成文件。 (d) 轉至下一次訂單 客戶若不允許缺貨配送，但同意將整張訂單延后合并到下一次的訂單，這些訂單資料亦須記錄成文件。將這些異動處理納入系統(tǒng)，以減少客戶的二次損失。 (1) 揀貨單(出庫單) 揀貨單據(jù)的產生，在于提供商品出庫指示資料，作為揀貨的依據(jù)。 不同的揀貨方法有不同的揀貨資料需求，揀貨方式因物流中心的特性而異，一般有以下幾類： (a) 單一訂單別揀貨 每次揀取只針對一張訂單 一張訂單由一個人從頭到尾，負責揀取完畢。 將儲存或揀貨區(qū)劃分成幾個區(qū)域，一張訂單由各區(qū)人員采前后接力方式合力完成，因此只需一張揀貨單，即并不需將一張訂單拆成幾張揀貨單。 一般分區(qū)方式為