【正文】 已歸檔的檔案 , 一般只在檔案室查閱 , 并 只限查閱本專業(yè)范圍內(nèi)的檔案材料。 檔案資料的銷毀 , 必須在審批手續(xù)齊全后 , 與保衛(wèi)部門聯(lián)系 , 兩人以上現(xiàn)場銷毀。確定科技檔案的保管期限和劃分密級 , 提出銷毀項(xiàng)目清單。 保管期限分永久 ( 廿年以上 )、長期 ( 十至廿年 )、短期 ( 十年以下 )三種。 檔案庫房不允許非檔案部門人員進(jìn)入 , 嚴(yán)禁易燃品和食物放入庫房 。 綜合檔案室對重要的科技檔案應(yīng)當(dāng)復(fù)制副本 , 分別保存。 各類科技檔案要定期檢查 , 確保帳、卡、物相符和科技檔案的完整、安全。柜內(nèi)案卷排列應(yīng)從上至下 , 從左至右。 各類的底圖采用平放 , 蘭圖折疊成四號圖幅 , 裝入卷、冊、袋、盒內(nèi)保管 , 縮微膠片和膠卷采用平片保管或 成卷保管?？蒲邪凑n題、產(chǎn)品按型號(或?qū)I(yè) )、設(shè)備按機(jī)型、儀器按臺類、基建按工程項(xiàng)目、其他按專題分類 , 并按其自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系組成保管單位。 各部門在 領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn)時必須攜帶舊標(biāo)準(zhǔn) ,否則 ,拒絕發(fā)放新標(biāo)準(zhǔn) . 各部門領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn) ,須經(jīng) 工程部 、 管理推進(jìn)部 領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到綜合檔案室辦理領(lǐng)用手續(xù)。 國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)制、發(fā)放一律加蓋受控章、受控號、發(fā)放日期章和 “ 借用標(biāo)準(zhǔn) ” 。表示為查全率＝Ｗ／Ｘ 100％ 查準(zhǔn)率 ,即檢索某一專題全部檔案材料（Ｍ）與其中有的材料（Ｗ）百分比 ,表示為查準(zhǔn)率＝Ｗ／Ｍ 100％ 國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理 國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家技術(shù)情報(bào)所的換版通知進(jìn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)制、發(fā)放、回收、銷毀和提供利用。 檔案檢索工具技術(shù)要求 編制檢索工具應(yīng)本著分類與主題并舉的原則 ,配套編寫檔案總目錄、分類目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專題目錄、全綜介紹、檔案指南等。 檔案庫房技術(shù)要求 根據(jù)國家關(guān)于檔案庫房溫 、濕度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在 1420C范圍內(nèi)，濕度應(yīng)控制在 50％至 65％范圍內(nèi)，并保持溫、濕度的相對穩(wěn)定。 基建檔案每張竣工圖都要與實(shí)際相符、并加蓋竣工圖章。 本公司形成的各種圖紙必須有本部門負(fù)責(zé)人、審核者、描圖者簽字， 工程部 負(fù)責(zé)人簽字。 圖紙技術(shù)要求 基建檔案的 圖紙幅面格式 ,執(zhí)行國家建工部《建筑規(guī)范》中規(guī)定的幅度面規(guī)格。 照片檔案以幅為單位標(biāo)注文字說明 ,反映該幅照片的事件、攝制時間、地點(diǎn)、攝制者等。 檔案文字材料的幅面 ,采用國家標(biāo)準(zhǔn) A4書寫或印刷 ,文件材料左則要留出 20mm寬裝釘線。 B 簽名應(yīng)簽作者 (單位或個人 )的真名和全稱 ,字體應(yīng)規(guī)范 ,易于辨認(rèn) 。類號、屬類號與案卷號之間加隔號 “.” ， 編號型式如下： 產(chǎn)品檔案 E . xx . xx . xx 卷順序號 三級類目號 (產(chǎn)品種類或型號 )二級類目號 檔案標(biāo)記符號 (一級類目號 ) 科研檔案 F. XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (項(xiàng)目或課題 )二級類目號 檔案標(biāo)記符號 (一級類目號 ) 基建檔案 G . XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目 )二級類目號 檔案標(biāo)記符號 設(shè)備儀器檔案 H . XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (設(shè)備儀器的種類或型號 )二級類目號 檔 案標(biāo)記符號 會計(jì)檔案 I . XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (會計(jì)形式 )二級類目號 檔案標(biāo)記號 文書檔案 . XX . XX . XX 案卷順序號 三級類目號 (問題或組織機(jī)構(gòu) )二級類目號 檔案標(biāo)記符號 (一級類目號 ) 檔案材料的技術(shù)要求 文字材料技術(shù)要求 文字材料 (申請、報(bào)告、批復(fù)、任務(wù)書等）必須具備標(biāo)題、正文、簽章和日期四個要素。 二級類目按產(chǎn)品型號、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器種類、會計(jì)檔案類別設(shè)置，文書檔案按問題設(shè)置，編號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示 三級及三級以下類目設(shè)置與編號 ,根據(jù)實(shí)際情況而定。 編目 采用國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》檔案一級 類目的標(biāo)記符號和編號。 檔案技術(shù)材料的分類與編目 分類 分類原則：保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。經(jīng)驗(yàn)收后 , 交接雙方在移交清單 上簽字。 歸檔的科技文件材料必須是原件 , 各業(yè)務(wù)部門只能留存復(fù)印件。 歸檔的科技文件材料 , 應(yīng)符合有關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的要求 , 編號正確 , 內(nèi)容齊全 , 統(tǒng)一用紙的格式 。 無紙化辦公、網(wǎng)上運(yùn)作形成的電子文件（軟盤、硬盤）及隨機(jī)帶來的系統(tǒng)硬盤、設(shè)計(jì)文件更改后的磁盤等，應(yīng)將備份后的磁盤及時移交綜合檔案室歸檔。 會計(jì)檔案資料 , 在年終結(jié)束后 , 暫由 財(cái)務(wù)部 保存一年 , 期滿后移交綜合檔案室。 其它檔案歸檔時間 , 交綜合檔案室歸檔。 應(yīng)歸入科研檔案的專利文件 ,在取得專利權(quán)后及時將有關(guān)的文件材料歸檔。 科研檔案 歸檔時間 科研課題已完成并經(jīng)過鑒定后或評審取得獲獎憑證后 ,及時歸檔。 負(fù)責(zé)組建新的產(chǎn)品生產(chǎn)線、新建車間等工作的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員 , 應(yīng)做好籌建、投入試生產(chǎn)階段的科技文件材料的形成、積累工作?？⒐D一律加蓋竣工章 , 審簽手續(xù)齊全。 設(shè)備儀器在使用過程中形成的有保存價值的科技文件材料 , 如 : 大、中修記錄 ,重大事故處理意見等 , 應(yīng)定期歸檔到綜合檔案室。公司內(nèi)任何部門和個人都不得扣留這類應(yīng)歸檔的科技文件材料。 設(shè)備儀器檔案歸檔時間 ,并將隨箱科技文件材料及時接收歸檔。 應(yīng)歸入標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)計(jì)量方面的科技文件材料，可在科技文件材料形成后十日內(nèi)歸檔到綜合檔案室；應(yīng)歸入專利、認(rèn)證檔案的科技文件材料，在取得專利權(quán)和認(rèn)證合格時將有關(guān)科技文件材料配套歸檔 到綜合檔案。 、工藝、工裝文件材料整理成套及時歸檔到綜合檔案室。 各類文件資料的歸檔范圍和保管期限見 QG/SL A、附錄 B和附錄 C、 D、 E、F、 G、 H、 I、 J及附錄 K(標(biāo)準(zhǔn)的附錄 )。 5 檔案 管理內(nèi)容與要求 檔案材料的形成與歸檔 凡是記述 和反映本公司生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、產(chǎn)品、科研、經(jīng)營、行政、財(cái)務(wù)管理等活動 , 具有工作考查、科學(xué)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、技術(shù)交流等作用的科研、產(chǎn)品 (含引進(jìn)產(chǎn)品 )、基建、設(shè)備儀器、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)、計(jì)量、專利、認(rèn)證、檢測類科技文件材料 (圖樣、圖片 )電子文件 (軟盤、硬盤 ), 均應(yīng)整理歸檔。 檔案管理人員在設(shè)備開箱、產(chǎn)品鑒定、工程竣工驗(yàn)收、科研成果發(fā)布時到現(xiàn)場 , 收集掌握第一手資料，接收應(yīng)歸的技術(shù)文件資料。 綜合檔案室負(fù)責(zé)收集國家頒發(fā)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，及時換版、復(fù)制、發(fā)放，并進(jìn)行跟蹤受控管理。 綜合檔案室負(fù)責(zé)各職能部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 基建檔案 : 是指基本建設(shè)工程項(xiàng)目 (含 新建、改建、擴(kuò)建、工程維護(hù)及技術(shù)改造