【正文】 會(huì)議內(nèi)容：為避免重復(fù)或過多的會(huì)議，按會(huì)議的內(nèi)容將公司的會(huì)議分為例會(huì)和其它會(huì)議二種。 例會(huì)： ①總經(jīng)理辦公會(huì)議：主要是研究、布置工作；決定中層干部的調(diào)整和任免事項(xiàng)；研究調(diào)整全公司的經(jīng)營方針、經(jīng)營思路和經(jīng)營策略；傳達(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)的有關(guān)文件；決定公司的 其它重大事項(xiàng)。參加會(huì)議的人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理等高層管理人員。一般每半個(gè)月召開一次，在每月中和月底各召開一次。主要內(nèi)容是檢查總結(jié)本單位上周的工作情況，包括接、簽單情況和與客戶溝通、為客戶服務(wù)情況；檢查存在的問題；傳達(dá)公司召開的有關(guān)會(huì)議精神，學(xué) 習(xí)公司下發(fā)的有關(guān)文件；對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)等。具體召開時(shí)間由各分公司根據(jù)工作需要決定。此類會(huì)議由分管副總經(jīng)理或工程部經(jīng)理主持召開。 ⑤管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)課：主要培訓(xùn)對(duì)象為中層以上管理人員。每月至少一次。并可適時(shí)聘請(qǐng)有關(guān)專家進(jìn)行授課。 其它會(huì)議 ①全公司員工大會(huì)：主要內(nèi)容是總結(jié)工作、表彰先進(jìn)、進(jìn)行工作動(dòng)員。每季度至少一次，由總經(jīng)理主持。參加會(huì)議人員是分公司經(jīng)理、主力設(shè)計(jì)師、助理設(shè)計(jì)師等。 ③工程質(zhì)量分析會(huì)：主要內(nèi)容是檢查工程施工中出現(xiàn)的質(zhì) 量問題和苗頭，討論、分析出現(xiàn)問題的原因，研究決定質(zhì)量管理方面的解決辦法和改進(jìn)措施，不斷提高工程接單率，增加業(yè)務(wù)量。會(huì)議由工程總監(jiān)主持，不定期召開。由分管工程的副總經(jīng)理主持，不定期召開。由部門、分公司負(fù)責(zé)人主持，不定期召開。 凡屬已列入辦公室會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如須改期舉行，召集部門應(yīng)提前一天提請(qǐng)辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。 對(duì)由于準(zhǔn)備不充分，或重復(fù)性會(huì)議，或沒有多大作用的會(huì)議，公司辦公室有權(quán)拒絕給予安排。小局服從大局，局部服從整體。 會(huì)議記錄和會(huì)議記錄的整理： 各類會(huì)議的召開，都必須由會(huì)議召集部門安排專門人員做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄包括會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主持人、記錄人員、會(huì)議主題和主要內(nèi)容、會(huì)議決議等。一般地，領(lǐng)導(dǎo)指示性講話、安排工作應(yīng)詳 記，其它則可記要點(diǎn)。重要會(huì)議如總經(jīng)理辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議等還須整理出會(huì)議紀(jì)要，打印分發(fā)至各分公司、各部門遵照?qǐng)?zhí)行，以便于進(jìn)行檢查、落實(shí)。會(huì)議精神必須進(jìn)行傳達(dá)、貫徹、落實(shí)（涉及保密的內(nèi)容不在此列）。會(huì)議精神的傳達(dá)、貫徹和落實(shí)，由公司辦公室和總經(jīng)理秘書進(jìn)行督促和檢查。各分公司、部門在傳達(dá)貫徹會(huì)議精神時(shí)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際進(jìn)行，對(duì)在傳達(dá)貫徹過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議召集部門和公司辦公室進(jìn)行反饋。必須認(rèn)真做好公文處理工作。 公文 處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。 各分公司、部門的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保公司機(jī)密不外泄。 ②報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，用“報(bào)告”。 ④通告：公司對(duì)員工公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。 ⑥通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)， 批轉(zhuǎn)下級(jí)公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知”。 ⑧決定、決議：對(duì)某些問題或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。 ⑨函：平行或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，用“函”。 行文格式 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位名稱、印章、發(fā)文日期、抄送（抄報(bào)）單位，還要 有發(fā)文字號(hào)、主題詞等。如需上報(bào)另一個(gè)上級(jí)，可用抄報(bào)的形式； ④發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)； ⑤發(fā)文單位一般用全稱或規(guī)范化簡稱； ⑥文字一律從左到右，橫寫橫排。 對(duì)外行文一般以公司的名義。 一般情況下，不得越級(jí)行文。 向上級(jí)行文一般應(yīng)一事一文，主 送一個(gè)單位。向下級(jí)的重要行文，可抄報(bào)其直接上級(jí)。 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定發(fā)送單位，不得濫發(fā)。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。登記內(nèi)容包括來文單位（機(jī)關(guān)）、標(biāo)題、文號(hào)、來文時(shí)間、緩急程度等。屬業(yè)務(wù)部門的，一般在登記后，由辦公室直接送業(yè)務(wù)部門處理。 ③催辦：對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的需有關(guān)部門辦理的，辦公室應(yīng)認(rèn)真、及時(shí)地進(jìn)行督促、催辦，以防積壓或漏辦。 發(fā)文處理。 ①草擬的公文應(yīng)符合國家法規(guī)和政策，事實(shí)確切，觀點(diǎn)明確。正文中除發(fā)文編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語、百分比必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字外，一律使用中文； ③引用文件名稱要完整，不要濫用 簡稱； ④草擬的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件的主管部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核后，送行政人事部核稿。核稿的主要任務(wù)是審核文稿所表達(dá)的內(nèi)容是否與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)和政策相抵觸，是否符合公司章程，是否符合行文程序，文字表達(dá)是否完整等； ⑤公司一般文件由總經(jīng)理簽發(fā)，人事任免文件由董事長簽發(fā)。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)由校對(duì)人員負(fù)責(zé)。 ⑨公文辦理完畢后，要及時(shí)送交有關(guān)人員進(jìn)行整理、歸檔。 已形成的文書、會(huì)議記錄、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料，都必須收集齊全，由辦公室歸檔，任何人不得自行留存應(yīng)歸檔的文件。 為加快公文傳遞速度節(jié)約成本，充分利用已開通的寬帶，公司一般公文采取收發(fā)電子郵箱的方式進(jìn)行傳遞。 采用電子郵箱收發(fā)文件類別及送達(dá)部門： 各分公司的《開工申報(bào)信息表》發(fā)往工程部、《工程預(yù)算表》客戶服務(wù)部郵箱； 客戶服務(wù)部將工程管理費(fèi)定點(diǎn)發(fā)往各分公司； 公司財(cái)務(wù)部結(jié)算室每月將各單工程結(jié)算分配 計(jì)算表發(fā)各相關(guān)分公司，以方便設(shè)計(jì)師、助理設(shè)計(jì)師核對(duì)提成額；并將提成分配匯總情況發(fā)行政人事部進(jìn)行提成發(fā)放； 員工對(duì)企業(yè)的建議、意見可直接通過郵箱發(fā)給總經(jīng)理、董事長或公司相關(guān)部門； 公司各管理部門對(duì)各單位布置的工作任務(wù)由相關(guān)管理部門直接發(fā)布；以公司名義發(fā)布的文件、制度統(tǒng)一由公司行政人事部下發(fā)。 公司的各類檔案必須按年度立卷。 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性，公文上的各種附件一律不得抽存。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù)，不得擅自帶走或銷毀。公司各部門、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件資料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。 公司檔案的主管部門為公司行政人事部。 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作中形成的文件資料，由牽頭主辦部門收集歸檔。 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的人員，在核報(bào)旅差費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù)，由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后，財(cái)務(wù)部門才能給予報(bào)銷。 公司專（兼）職檔案管理人員的職責(zé)是： ①了解本公司（部門）的工作業(yè)務(wù)，掌握本公司（部門）文件資料歸檔的范圍，收集并管理本公司（部門）的文件資料； ②認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度，對(duì)本公司（部門）承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。待條件成熟后再移交公 司檔案室）； ③承辦人員借用檔案資料時(shí)，應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資料。 本公司向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。 本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。 本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。 平時(shí)歸檔 各部門對(duì)已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。 兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將立卷的文件資料，按照“案卷類目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座，予以保存，并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和使用。 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、 多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號(hào)。填寫的字跡要工整。 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。備考表應(yīng)置于卷尾。 案卷的裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件要 去掉金屬物質(zhì)，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。 第五章 保密工作制度 本公司的保密工作實(shí)行行政首長負(fù)責(zé)制。 公司的保密工作貫穿于公司的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，涉及到各部門。 公司所有資料都應(yīng)明確密級(jí)和 保密期限、保密范圍。非密級(jí)資料可不加注明。公司所有資料按非密、秘密、機(jī)密、絕密等四個(gè)密級(jí)加以確定。 資料密級(jí)的確定，原則上由資料建立部門確定，公司行政人事部核定。秘密級(jí)資料應(yīng)明確閱讀范圍。 機(jī)密級(jí)別以上資料原則上由辦公室統(tǒng)一保管。非密級(jí)資料由建立使用部門保管。 凡涉及公司秘密的記錄本、筆記本、電腦、照片、錄音帶、錄象帶、光盤等載體，要有專人進(jìn)行負(fù)責(zé)管理。有關(guān)人員需查閱涉及公司秘密的資料，必須經(jīng)分管保密工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在指定地方查閱。 公司任何員工不得私藏、銷毀、出售涉及公司秘密的文件、資料及實(shí)物。 公司各級(jí)管理人員和文件檔案管理人員在變動(dòng)工作崗位或離開公司時(shí)，必須按規(guī)定將使用和保管的機(jī)要資料、筆記本、會(huì)議記錄本等資料進(jìn)行移交。 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得復(fù)印、復(fù)制公司已確定為秘密級(jí)別以上的資料。未造成后果的，第一次給予批評(píng)，第二次給予罰款 50 元，第三次給予行政處分并罰款。 第六章 辦公用品采購、管理制度 本規(guī)定所稱辦公用品分為消耗品、廣告宣傳品和管理品三類： 消耗品指不可回收之物品；如：文件袋、膠水、墨水、筆記本、材料紙、便箋紙、信封、復(fù)印紙、傳真 紙、墨盒、筆、涂改液、電池、賬本、財(cái)務(wù)憑證、膠卷等。 辦公用品采購權(quán)限： 未實(shí)行經(jīng)營責(zé)任制的直營分公司，可自行采購單價(jià)在 200 元以下的辦公用品，由分公司每月按年度計(jì)劃分解表進(jìn)行總額控制。特殊情況下，經(jīng)公司行政人事部同意，各部門 可進(jìn)行小范圍的采購。 實(shí)行經(jīng)營責(zé)任制的分公司根據(jù)工作需要自行安排辦公用品采購。各部門負(fù)責(zé)人匯總后報(bào)辦公室。副總根據(jù)辦公室上報(bào)的采購意向，確定采購方式。一般情況，消耗品和管理品由辦公室統(tǒng)一采購，其中單個(gè)小件物品辦公室 可授權(quán)其他部門采購；廣告宣傳品由企業(yè)發(fā)展部采購和制作。 采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，在次月 2 日前完成采購。 辦公用品驗(yàn)收、報(bào)帳 所有采購的辦公用品由辦公室驗(yàn)收，辦公室認(rèn)為必要時(shí)，可提請(qǐng)分管副總要求多個(gè)部門參予驗(yàn)收。 采購人員將驗(yàn)收后的辦公用品，連同發(fā)票、購物清單復(fù)印件交辦公用品保管員辦理入庫。 辦公用品保管員根據(jù)發(fā)票、購物清單復(fù)印件建立庫存物資登記簿。 辦公用品入庫、報(bào)賬 ①物資采購人員將辦公用品采購回公司后，由物資管理員對(duì)照發(fā)票、購物清單和實(shí)物進(jìn)行驗(yàn)收、入庫并造冊(cè)登記。 辦公用品的領(lǐng)用 （ 1）辦公用品的領(lǐng)用分為個(gè)人領(lǐng)用和分公司（部門）領(lǐng)用二部分： ①個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品系員工個(gè)人使用和保管的用品。 （ 2）分公司（部門）領(lǐng)用的辦公用品必須指定專人領(lǐng)取并進(jìn)行保管，其他人員不得隨意領(lǐng)取 。 （ 3）個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品須由物資管理員造表登記，每月匯總一次辦理出庫單。 （ 5）物資管理人員每月須向公司辦公室和財(cái)務(wù)部報(bào)送一份當(dāng)月的物資采購、發(fā)放及庫存統(tǒng)計(jì)表。 （ 7）列入移交的辦公用品如有損壞，應(yīng)以舊換新。 （ 9）辦公用品中的必需品、采購不易或耗用量大者可酌量庫存。公司總部則由用人部門負(fù)責(zé)人向公司辦公室提出申請(qǐng)，由辦公室通知物資管理人員發(fā)給辦公必需的文具，同時(shí)辦理辦公用品領(lǐng)用手續(xù)。 （ 12）采購人員在采購辦公用品時(shí)，不得用公款購買任何私人用品，更不得在采購過程中 收取回扣。 個(gè)人領(lǐng)用辦公用品中的管理品類物品，在員工崗位變動(dòng)、離職或請(qǐng)長假時(shí)必須列入移交。如有遺失，則由使用人或部門進(jìn)行賠償； 在公司領(lǐng)用的辦公用品不得挪作私用。 員工違反 .，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即予以扣發(fā)工資和獎(jiǎng)金，直至開除；情節(jié)嚴(yán)重的，移送司法機(jī)關(guān)處理。 本公司的設(shè)備管理歸口公司辦公室。 設(shè)備的采購： 購買設(shè)備必須以公司的利益為重，堅(jiān)持原則，綜合考慮“質(zhì)量，價(jià)格，售后服務(wù)”等因素，公開招標(biāo)，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。 ②單價(jià)在 500 元以下的設(shè)備由辦公室主任審批。 ③經(jīng)批準(zhǔn)后費(fèi)用在 500 元以上的設(shè)備采購計(jì)劃，由公司設(shè)備管理組發(fā)布設(shè)備采購信息，向設(shè)備供應(yīng)商尋價(jià)，公開招標(biāo)。 ⑤公司設(shè)備管理組根據(jù)辦公室和財(cái)務(wù)部確定的設(shè)備供應(yīng)商，組織采購。 ⑦設(shè)備調(diào)試完畢，經(jīng)檢驗(yàn)可正常使用后，憑設(shè)備購置發(fā)票、配置清單和設(shè)備保修卡，經(jīng)設(shè)備采購人員和驗(yàn)收人簽字，辦公室主任審核后，交財(cái)務(wù)部按財(cái)務(wù)報(bào)賬程序報(bào)銷。 設(shè)備使用與管理： 公司所有設(shè)備實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，責(zé)任到人。 公司所有硬件設(shè)備均實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)，根據(jù)設(shè)備的用途，性能等在編號(hào)前冠以“ J”（計(jì)算機(jī)）、“ F”（復(fù)印機(jī)）、“ C”（傳真機(jī)）、“ D”（打印機(jī) ）、“ K”（空調(diào)機(jī)）等字樣。屬固定資產(chǎn)科目的設(shè)備異動(dòng)，須由財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬目調(diào)整。每一臺(tái)設(shè)備均須建立一份檔案，將設(shè)備的名稱、型號(hào)、內(nèi)部配置、購買時(shí)間、單價(jià)以及設(shè)備變動(dòng)情況等資料做詳細(xì)記載。 員工崗位變動(dòng)、離職或請(qǐng)長假（一周以上），必須由公司設(shè)備管理員對(duì)其所使用的設(shè)備進(jìn)行檢查，在確認(rèn)與設(shè)備檔案所載事項(xiàng)無誤后，才能辦理相關(guān)手續(xù)。 ②在電腦設(shè)備中玩游戲、網(wǎng)上聊天、網(wǎng)上交友。 ④公司所有電腦設(shè)備均由公司設(shè)備管理員統(tǒng)一設(shè)置密碼并進(jìn)行管理。 嚴(yán)禁從網(wǎng)上隨意下載與工作無關(guān)的資料。在此期間內(nèi)，其他上網(wǎng)的工作相應(yīng) 停止。分公司計(jì)算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和打印機(jī)、復(fù)印件、傳真機(jī)、交換機(jī)等設(shè)備每次維修金額在 200 元