【正文】 單位形成的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等；一切與相關(guān)單位形成的具有參考利用的文件材料。（二）反映公司概貌的音像資料；（三）公司召開重要會(huì)議形成的音像資料；（四）公司領(lǐng)導(dǎo)在國(guó)內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的音像資料；（五）公司各部門、各單位在日常工作（比如招投標(biāo)、養(yǎng)護(hù)大中修等）中形成的音像資料；（六）路產(chǎn)路權(quán)維護(hù)及重大事故形成的音像資料；（七）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在公司視察或重要活動(dòng)中形成的音像資料；（八）公司學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、科研會(huì)形成的音像資料；—4—（九）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授予公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等。公司網(wǎng)上辦公后形成的收發(fā)文處理、會(huì)議紀(jì)要審閱、簽報(bào)審批等重要資料電子文檔要存入移動(dòng)硬盤存檔。第八條 立卷歸檔的文件一律要求原件，部門、各單位需要者可存復(fù)印件、影印件。第十條 歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。第十一條文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。第十二條跨的請(qǐng)示與批復(fù)歸檔于復(fù)文；跨的總結(jié)歸檔于針對(duì)的最后；沒有復(fù)文的歸檔于請(qǐng)示；跨的規(guī)劃、計(jì)劃歸檔于針對(duì)的第一；跨會(huì)議文件歸檔于會(huì)議召開。第十四條 音像檔案應(yīng)加以必要的文字說明，一般包括時(shí)間、—5— 地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。第十六條案卷裝訂應(yīng)保證結(jié)實(shí)、整齊、美觀。裝訂前應(yīng)注意文件底邊和裝訂對(duì)側(cè)的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。裝訂線以外有字跡的應(yīng)加邊，殘破的文件應(yīng)修補(bǔ)好。第四章 檔案的管理第十九條檔案管理應(yīng)根據(jù)各類檔案的形成內(nèi)容、保管期限分門別類登記保管，確保系統(tǒng)化、條理化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。每次存檔時(shí)應(yīng)履行檔案移交簽字手續(xù)，不得無故延期或拒交。各部門移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。長(zhǎng)期—6— 為1530年、短期為115年。一般應(yīng)遵循以下劃分原則：（一）反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管，主要包括：公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；公司制定的屬于制度性文件；黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要等；以上的計(jì)劃、規(guī)劃，召開重要會(huì)議的文件；重要的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理情況分析；機(jī)構(gòu)改革、公司領(lǐng)導(dǎo)任免和干部任免的文件；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復(fù)；公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書；公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；1公司路產(chǎn)管理檔案；1公司管理過程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；1公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；1公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；—7—1公司的人事檔案等；1公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)報(bào)表等；1公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；1批準(zhǔn)的公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；1非直屬單位針對(duì)公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。（三）凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件，列為短期保管。第五章 檔案的利用第二十三條 積極開展檔案利用工作。經(jīng)常主動(dòng)了解各部門的需要，開展檔案的編研工作，為行政管理、運(yùn)營(yíng)管理和科研—8— 研發(fā)等提供檔案服務(wù)。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時(shí)，應(yīng)填寫借用檔案證明單，復(fù)印檔案需填寫復(fù)印檔案報(bào)批表、案卷復(fù)制目錄，經(jīng)各部室主任、辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后借用。聲像檔案原聲帶、母片嚴(yán)禁外借。歸還時(shí)要嚴(yán)格檢查，防止受損和污染的檔案入庫(kù)，并在借用檔案登記簿上注銷。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字。借用黨組、黨委文件和黨政班子會(huì)議記錄、紀(jì)要等或涉密案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)，并一律不準(zhǔn)借走，只限在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調(diào)動(dòng)工作和離休、退休時(shí)，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還檔案室?！?—（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。第二十五條聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件提供利用。歸還時(shí)必須保證聲像檔案完整無損。檔案歸還時(shí)，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。因借用檔案解決重大問題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的，應(yīng)填寫檔案利用效果登記表。檔案室在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí)。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門備案?！?0— 第二十九條 嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復(fù)印檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)防泄密和遺失。第六章 檔案質(zhì)量第三十一條 公司各部門、各單位都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第三十二條 公司各部門、各單位應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第三十三條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第三十五條 案卷質(zhì)量的基本要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同的價(jià)值、便于保管和利用。對(duì)于沒有及時(shí)歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正。—11— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行。（二）對(duì)機(jī)關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。（六）按規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。二、立卷歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。2．廳機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。3．聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。5．檔案室接收案卷時(shí)，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。2．會(huì)計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。三、檔案利用（一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負(fù)責(zé)人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。（三）不準(zhǔn)在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。（五）本廳財(cái)務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案，需征得主管財(cái)務(wù)的副主任同意；財(cái)務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）檔案工作庫(kù)房要隨時(shí)加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。（四）檔案庫(kù)房要有溫度計(jì)、干濕計(jì)，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風(fēng)，力爭(zhēng)將濕溫度分別控制在14－24度，相對(duì)溫度45－60%的范圍內(nèi)。（六）檔案室每季對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時(shí)檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。（二）按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。（四）統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。（五）定期統(tǒng)計(jì)利用情況，每年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。（二）保管期滿的檔案（長(zhǎng)期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。七、保管期限（一）辦公室文書保管期限1．上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料永久2．黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查我廳工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料永久3．人事廳工作總結(jié)報(bào)告及計(jì)劃、規(guī)劃長(zhǎng)期4．人事廳制發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料永久5．由辦公室承辦的廳務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要及籌備組織的人事工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料永久6．人民群眾來信來訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù)永久7．辦公室工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄長(zhǎng)期8．辦公室編寫的《河北人事信息》長(zhǎng)期（二）機(jī)關(guān)黨委、人事處文書保管期限1．黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要永久2．人事處工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、會(huì)議記錄長(zhǎng)期3．本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料永久4．廳機(jī)關(guān)干部任免和工作人員考核獎(jiǎng)懲的文件材料永久5．干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)職稱評(píng)聘、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤死亡等文件材料長(zhǎng)期6．本廳職工調(diào)動(dòng)工作行政工資介紹信存根長(zhǎng)期7．本廳職工花名冊(cè)及黨員統(tǒng)計(jì)表永久8．省委組織部、省直工委及上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)并需要執(zhí)行的重要文件及落實(shí)材料長(zhǎng)期9．廳考核目標(biāo)工作報(bào)告等有關(guān)材料長(zhǎng)期（三）紀(jì)檢、監(jiān)察室文書保管期限1．上級(jí)黨紀(jì)、政紀(jì)有關(guān)法規(guī)、準(zhǔn)則、規(guī)定等文件材料永久2．本廳制定的有關(guān)廉政建設(shè)的文件材料永久3．清理超標(biāo)準(zhǔn)住房工作有關(guān)文件、報(bào)告、結(jié)論等材料長(zhǎng)期4．對(duì)本廳干部黨紀(jì)、政紀(jì)處分材料永久（四）綜合規(guī)劃處文書保管期限1．機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事計(jì)劃宏觀管理政策性文件長(zhǎng)期2．全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件長(zhǎng)期3．全省干部計(jì)劃（包括增干和公務(wù)員考錄）等文件長(zhǎng)期4．省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件長(zhǎng)期5．干部統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表永久6．機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久（五）政策法規(guī)處文書保管期限1．貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)工作的規(guī)劃、請(qǐng)示、報(bào)告等永久2．全省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公務(wù)員制度實(shí)施方案及配套文件永久3．公務(wù)員制度推行工作的若干政策、規(guī)定和意見永久4．公務(wù)員制度實(shí)施工作批復(fù)及其他重要文件永久5．企事業(yè)人事制度改革方面的實(shí)施方案、通知、規(guī)定、辦法等永久6．有關(guān)工作的省委、省政府和廳領(lǐng)導(dǎo)重要講話