【正文】 和利用，更有效地滿足人們系統(tǒng)查考利用公文的客觀需求；為檔案工作提供管理的對象，為檔案事業(yè)奠定基礎(chǔ)。其意義在于使辦理完畢的有查考價值的公文完成其向檔案轉(zhuǎn)化的過程，使公文能更充分地發(fā)揮其歷史效用。發(fā)文辦理的一般程序為：擬稿、會商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、審核、簽發(fā)。擬稿，即上一節(jié)所講述的公文寫作。會商，指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時所進行的協(xié)商活動。簽發(fā)，指由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動。為此，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。這一階段工作的任務(wù)，就是以定稿為依據(jù)．以手工繕寫、機械譽寫和印刷等方式，制成供正式對外發(fā)出的各種公文文本，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。登記，這里揭發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號、文種、標(biāo)題和發(fā)文范圍。用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機關(guān)的印章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽注姓名。第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。分裝，指按照規(guī)定具體抗配和封裝公文。第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。因此，從這個意義上講，深入了解、掌握這方面的知識與技巧對我們而言就顯得非常必要。不認(rèn)真辯析清楚這幾個概念，也不利于我們對這方面知識的理解、掌握和運用。比如我們談到的公文處理與信息調(diào)研這兩塊工作，它就屬于機關(guān)應(yīng)用文范疇，只不過“公文處理”，也就是我們平常所說的“文件”，有點近似于以前常講的“八股文”，其格式、用語均非常講究；而信息調(diào)研，大體上等同于我們平常所說的“簡報”和“調(diào)研文章”，它屬于機關(guān)應(yīng)用文中的事務(wù)文書這一個范疇，其版面格式、行文用語等相對“法定公文”而言，要簡單一些，但也有它自身的一些規(guī)定和要求。其法定依據(jù)分別是中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（以下簡稱《條例》）、國務(wù)院辦公廳2000年8月24日發(fā)布的《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。（一）按使用范圍：分為通用公文、專用公文兩種。（二）按行文方向：分為上行文（典型的如請示、報告等）、下行文（典型的如決定、指示、批復(fù)等）、平行文（典型的如函、議案等）。（四）按處理時限：分為平件、急件、特急件三類。（五）按公文性質(zhì)：分為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文（如命令、指示等）、規(guī)范性公文（如條例、規(guī)定等）、報請性公文（如請示、報告等）、知照性公文（如公告、通告等）、商洽性公文（如函）、會議公文（如決議、會議紀(jì)要等）。就是要求我們在擬制公文時，必須按照有關(guān)規(guī)定和機關(guān)權(quán)限、行文關(guān)系、發(fā)文目的等正確選用文種，確保公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性、權(quán)威性和有效性。比如，分不清楚行文關(guān)系，有用“通報”形式為上行文的，有向平級機關(guān)行文時用“請示”文種的，有發(fā)文時直接套用計劃、要點、總結(jié)等事務(wù)文書名稱的，甚至有用“匯報”為文種等不倫不類的現(xiàn)象出現(xiàn)。（二）行文規(guī)范。凡有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)、有指導(dǎo)關(guān)系的下級部門，向上級機關(guān)和部門行文，一律用上行文，反之，一律用下行文；屬于平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間的行文，一律采用平行文。再假如我們向市高級法院行文，雖然它級別比我們高得多，但由于兩者不屬于同一組織系統(tǒng)，是不相隸屬關(guān)系，所以也應(yīng)當(dāng)使用“函”之類的平行文。公文辦理分為收文（一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序），發(fā)文（一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、催辦、查辦等程序）和辦結(jié)文（一般包括立卷、歸檔、清退、銷毀等程序）。鑒于該方面的內(nèi)容太多，此處也不一一敘說。三、公文的格式公文的文面格式，可分為三個部分，即文頭、主體和版記。文頭部分位于公文首頁紅色間隔線之上，主要有6個項目：份號、秘密等級和保密期限、緊急程度、公文版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人。重點談?wù)剝蓚€必要項目：⑴公文版頭。⑵發(fā)文字號。去年的競賽中，多數(shù)參賽干警使用中括符［］或小括符（），也有在文號中出現(xiàn)了“第XX號”字樣的錯誤用法等。主體部分也稱行文部分，公文的內(nèi)容和主要生效標(biāo)志都安排在這一部分，主要有7個項目：公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、印章、附注。⑴公文標(biāo)題。公文標(biāo)題一般則發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文事由和文種名稱組成，前面常冠以介詞“關(guān)于”，如《渝中區(qū)人民檢察院關(guān)于召開內(nèi)勤工作會議的通知》，此種三要素齊全的標(biāo)題也稱之為“完全式”標(biāo)題。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加《》外，一般不用標(biāo)點符號。俗稱“臺頭”。下行文可有多個主送機關(guān)，但上行文尤其是請示、報告，一般只寫一個主送機關(guān)，不應(yīng)多頭主送。位于主送機關(guān)名稱下一行，用3號防宋字（目前多數(shù)干警好用宋體字）。⑷成文時間。行政公文成文時間用小寫漢字標(biāo)識，黨的公文成文時間用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的公文，如決議、決定、條例、規(guī)定等，其成文時間用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，括入圓括號中置于標(biāo)題之下。（三）版記部分。⑴主題詞。正式公文一般都應(yīng)標(biāo)注主題詞。標(biāo)引主題詞時，應(yīng)先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，最后標(biāo)識文種。⑵抄送。位于主題詞下1行，左空一字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)標(biāo)句號。具體表現(xiàn)為：（一）準(zhǔn)確。俗話說的“一字入公文，九牛撥不出”、“字字珠璣”等，便極其形象地說明了公務(wù)文書語言的準(zhǔn)確性特點。要注意區(qū)別詞語的不同含義，尤其是要嚴(yán)格辯析同義詞之間的細微差別，務(wù)求詞義準(zhǔn)確，在此基礎(chǔ)上做到造句合乎語法邏輯，數(shù)據(jù)圖示準(zhǔn)確無誤；注意區(qū)別詞語的感情色彩和語體色彩；注意區(qū)別詞義在不同語境中的不同變化；注意掌握公務(wù)文書寫作的特定用詞：如“遵照、茲有”等開端用語，“鑒于、基于”等承啟用語，“本、貴、該”等稱謂用語。要將長句和短句交替運用，使行文鏗鏘有力；要將整句和散句結(jié)合起來，使行文錯落有致；要注意把握好幾種常見的特定句式，如以“為、為了”開頭的目的句式、以“必須、嚴(yán)禁”等強調(diào)語為特征的祈使句式、以“將”字結(jié)構(gòu)組成的賓語前置句式等；要注意表意的準(zhǔn)確性，不用含混不清似是而非的句式，如類似于“我被青春撞了一下腰”、“像霧像雨又