【正文】 責(zé)收發(fā)各類傳真,信函,郵件等以上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作,(1)請(qǐng)購單、驗(yàn)收單之登記。(3)交貨記錄及跟蹤。(5)采購費(fèi)用的統(tǒng)一申請(qǐng)與報(bào)支。(7)電腦作業(yè)與檔案管理。文員的工作權(quán)限文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn):一:不能代表上司做決策,否則就是越權(quán)!二:不能代表上司發(fā)號(hào)指令,否則會(huì)令上司反感,這也是一種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不尊重的行為!三:不能在過做時(shí)間處理自己的私人問題,這是一個(gè)起碼的公司規(guī)范,任何公司都是不允許的!以上只是幾個(gè)大概的主要方面,作為文員最值得注意的是“越位行為” 越位主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面:1:決策越位:文員只能 “謀”而不能39。 有的文員混淆了決策和 輔助決策的內(nèi)容,擅做主張,按照自己的想法去處理重大問題!,有可能造成比較嚴(yán)重的失誤!即使僥幸沒有出什么問題也是不值得提倡的,記住了,你的領(lǐng)導(dǎo)才是決策者,你只能提供參考!2:表態(tài)越位:表態(tài):是表面對(duì)一件事情可行的肯定答復(fù),但是表態(tài)是需要一定的身份 的作為文員,你必須要在有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才有發(fā)言權(quán),否則你的態(tài)度只能代表你自己而已!3: 工作越位:領(lǐng)導(dǎo)和文員都有自己的職責(zé)范圍,該由領(lǐng)導(dǎo)去完成的工作盡量讓領(lǐng)導(dǎo)去做,作為文員,你可以提供最全面的協(xié)助,千萬不要為了給領(lǐng)導(dǎo)留下工作積極,表現(xiàn)能力,或者認(rèn)為自己甚至比領(lǐng)導(dǎo)還能干,這是典型的出風(fēng)頭....不可取!4:社交越位:文員經(jīng)常會(huì)陪同領(lǐng)導(dǎo)參加一些社交活動(dòng),應(yīng)該注意的是盡量突出領(lǐng)導(dǎo)的地位,自己哪怕是口才超越領(lǐng)導(dǎo)也要退居二線,因?yàn)槟闶俏膯T,場面上的應(yīng)酬你能應(yīng)付,一旦具體到公司具體事務(wù)以后,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請(qǐng)示身邊被你冷落的領(lǐng)導(dǎo)!這會(huì)讓場面變得很糟糕,也會(huì)讓自己在領(lǐng)導(dǎo)眼里成為一個(gè) 不懂得尊重自己的人!文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn):前臺(tái)文員工作職責(zé)，做好來電咨詢工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；、基本咨詢和引見，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；，及時(shí)填寫登記表，并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理；，并保持整潔干凈；；認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務(wù)。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭?！眮碚呤嵌耍瑯?biāo)準(zhǔn)問候語則為：“二位先生好！”“二位小姐好”“先生、小姐，你們好！”來者為三人以上，標(biāo)準(zhǔn)問候語則為：“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”對(duì)已知道客戶或來訪者姓名的，標(biāo)準(zhǔn)問候語如下：“x先生好！”“x小姐好！”對(duì)已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個(gè)人問候標(biāo)準(zhǔn)語”并看到客戶點(diǎn)頭或聽到客戶跟說“你好”之后，還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問候語：“先生，我記得您前不久(以前)來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”a)引導(dǎo)客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；b)當(dāng)場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)，介紹時(shí)先介紹主人，后介紹客人；c)引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員，行走時(shí)走在客戶或來訪者側(cè)前位置，并隨時(shí)用手示意。進(jìn)入后，回手關(guān)門；e)介紹雙方，退出。當(dāng)值前臺(tái)為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。標(biāo)準(zhǔn)語如下：“您好，xx公司！”或“您好，這里是xx公司！”對(duì)方講述時(shí)留心聽并記下要點(diǎn)，未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。咨詢家裝業(yè)務(wù)：先生(小姐)，關(guān)于這方面情況(家裝咨詢)，讓我們公司客戶顧問x先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請(qǐng)稍等。(然后接通本公司x先生的電話，詢問轉(zhuǎn)接與否。結(jié)束時(shí)應(yīng)說“謝謝！”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，再放下聽筒。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時(shí)間有短長，但其工作程序都大致雷同。（1）思想準(zhǔn)備。（2）組織準(zhǔn)備。（3）資料準(zhǔn)備。（4）物質(zhì)準(zhǔn)備。出訪階段（1）做好組織安排。這就要求隨從文員為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。文員看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。在出訪階段，隨從文員如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，文員要同原企業(yè)及時(shí)溝通信息。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示，以及原企業(yè)的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不間斷的指揮。隨從文員要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。回企業(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進(jìn)工作、解決問題的建議。在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回企業(yè)后文員要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門抓好落實(shí)，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。隨從文員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。隨從文員工作要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、幫助，這對(duì)文員自身的提高不失為一種有效的辦法。外貿(mào)跟單員的職責(zé)跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。國際商務(wù)單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證制作、驗(yàn)審等工作（解決單證從無到有的過程）。外銷員是指在具有進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)從事進(jìn)出口貿(mào)易工作的專業(yè)人員，主要工作內(nèi)容有從事國際貿(mào)易交流活動(dòng)、外貿(mào)立項(xiàng)、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口，而單證員的工作則是為了制作符合信用證，合同規(guī)定的單證，實(shí)現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。2進(jìn)行逐項(xiàng)檢查板單，看清楚客人要求：，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對(duì)方報(bào)價(jià)提供板布），包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如ykk）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋