【正文】 政、行政、經(jīng)濟(jì)、軍事、司法、文教。二．秘書(shū)活動(dòng)的基本要素：秘書(shū)人員、秘書(shū)工作、秘書(shū)方法、領(lǐng)導(dǎo)意圖、秘書(shū)環(huán)境（秘書(shū)人員是秘書(shū)活動(dòng)的主體；秘書(shū)工作是秘書(shū)活動(dòng)的客體要素；秘書(shū)方法是秘書(shū)活動(dòng)的中介要素；領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書(shū)活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度；秘書(shū)環(huán)境是秘書(shū)活動(dòng)的外在要素）：就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會(huì)、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作二．秘書(shū)工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類），是直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（包括黨政機(jī)關(guān)的決策和企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作：是指一些專業(yè)性不強(qiáng)，主要依靠經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心就能辦好的機(jī)關(guān)具體事務(wù) 三．秘書(shū)工作的特點(diǎn)：輔助性是秘書(shū)工作的根本屬性和最基本特征：；，更無(wú)決定權(quán)；，不能超越職權(quán)范圍自作主張：秘書(shū)工作的綜合性，是由秘書(shū)機(jī)構(gòu)的綜合性決定的 ：秘書(shū)工作的機(jī)要性，就是指秘書(shū)工作的機(jī)密性和重要性 ：體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上：秘書(shū)工作的被動(dòng)性是由秘書(shū)工作的輔助性特點(diǎn)和服務(wù)宗旨所決定的。包括隨機(jī)參謀法、預(yù)測(cè)參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。：對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)測(cè)，提出有遠(yuǎn)見(jiàn)、有對(duì)策的意見(jiàn)和建議（超前性）：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者相同的思路，擬定出各種具體方案，：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者總體設(shè)想相反的思路，提出反向的總體設(shè)想，供領(lǐng)導(dǎo)選擇（二）秘書(shū)工作的常用方法 ：從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖：請(qǐng)示的對(duì)象要準(zhǔn)確；請(qǐng)示的內(nèi)容要單一；請(qǐng)示時(shí)機(jī)要恰當(dāng)；請(qǐng)示的形式要靈活（重大事項(xiàng)，涉及政策方面，需要授權(quán)批準(zhǔn)，要書(shū)面；一般事項(xiàng)，事務(wù)性工作，可以口頭請(qǐng)示）：報(bào)告的內(nèi)容要客觀真實(shí)；報(bào)告的內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要；報(bào)告要區(qū)分對(duì)象；報(bào)告要選擇適宜的時(shí)機(jī)；報(bào)告的方式要靈活：事務(wù)活動(dòng)擋駕；來(lái)訪擋駕；電話擋駕：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因?yàn)榉窃瓌t問(wèn)題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個(gè)部門，就要采取會(huì)商協(xié)調(diào)方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時(shí)效性較強(qiáng)的要及時(shí)催辦、時(shí)效性長(zhǎng)的要分階段催辦：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書(shū)面溝通；身勢(shì)溝通：身勢(shì)溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點(diǎn)，能強(qiáng)化口頭表達(dá)的作用：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項(xiàng)列為B類；一般性事務(wù)和可暫緩辦理事項(xiàng)列為C類；⑵集中辦理與分階段進(jìn)行相結(jié)合的方法；⑶統(tǒng)籌計(jì)劃法：注重任務(wù)控制；注重質(zhì)量控制：指定時(shí)間計(jì)劃；合理使用空余時(shí)間 第三章 秘書(shū)機(jī)構(gòu)：秘書(shū)機(jī)構(gòu)即秘書(shū)部門，是秘書(shū)人員工作的地方，也是秘書(shū)群體和個(gè)體活動(dòng)的組織形式二．秘書(shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則：適應(yīng)性原則；精簡(jiǎn)原則；高效原則三．秘書(shū)機(jī)構(gòu)的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位） 二．公司企業(yè)的秘書(shū)工作（國(guó)有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團(tuán)辦公室”特點(diǎn)：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù) “經(jīng)理辦公室”“廠長(zhǎng)辦公室”“行政辦公室” 三．：這一層次，一般不設(shè)秘書(shū)部門，在董事會(huì)機(jī)構(gòu)中設(shè)置的董事會(huì)秘書(shū)，是公司的高級(jí)管理人員。因此，股份制公司企業(yè)的秘書(shū)部門主要是指總經(jīng)理辦公室。二．秘書(shū)職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：，任勞任怨；，主動(dòng)服務(wù)；，嚴(yán)守機(jī)密；，廉潔奉公 一．秘書(shū)的心理素質(zhì)：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長(zhǎng)而棄其短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂(lè)觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會(huì)大環(huán)境；職責(zé)和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化（一）辦公區(qū)的選址和設(shè)計(jì)：考慮組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務(wù)設(shè)施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素：秘書(shū)部門，因其工作的特殊性設(shè)在緊靠服務(wù)對(duì)象的位置，公共服務(wù)部門一般設(shè)在辦公區(qū)的中間位置（二）選擇合理的辦公模式 ：或網(wǎng)絡(luò)式辦公室（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序：辦公臺(tái)要放在光源好的位置；大型書(shū)柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設(shè)備可直接放在辦公臺(tái)面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機(jī)擺在秘書(shū)臺(tái)的左邊；垃圾桶一般擺在秘書(shū)臺(tái)的下方；小的辦公用品分門別類擺設(shè)；最好不要放私人物品 一．維護(hù)辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類（一）房屋、設(shè)備的安全（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預(yù)防 （一）接聽(tīng)電話：及時(shí)接聽(tīng)；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄（二）接打電話時(shí)的禮儀 （一）郵件的收取：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 ：⑴確定信件的種類（標(biāo)有“機(jī)密”“秘密”字樣的郵件和寫(xiě)有某某人親收的私人郵件，秘書(shū)不應(yīng)拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點(diǎn)郵件 （二）郵件的寄發(fā)；； 三．印章的管理與使用 ：標(biāo)志作用；權(quán)威作用；法律作用；憑證作用 （二）印章的保管：如無(wú)特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用（三）印章的使用程序和方法： 一．接待工作類型（一）含義：接待工作，是指組織在隊(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽招待工作。目的是表示對(duì)對(duì)方的重視和禮遇。⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來(lái)賓的職務(wù)低的接待，常見(jiàn)于基層 ：接待經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目——工作經(jīng)費(fèi)，住宿費(fèi)，餐飲費(fèi)，勞務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，參觀，游覽，娛樂(lè)費(fèi)用，紀(jì)念品費(fèi)，宣傳，公關(guān)費(fèi)用等 （二）開(kāi)展招待工作 、會(huì)談的接待⑴會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的含義：會(huì)見(jiàn)是指雙方或多方代表見(jiàn)面會(huì)晤，就共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)；會(huì)談是指雙方或多方就某些重大問(wèn)題進(jìn)行深入接觸，交換意見(jiàn)⑵會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的區(qū)別：一是對(duì)身份要求不同。二是目的不同。三是約束力不同。⑶注意事項(xiàng)：一是座位安排，“主左客右”原則。二是合影。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。⑴宴請(qǐng)時(shí)間⑵用餐地點(diǎn)：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來(lái)賓的民族禁忌，口味禁忌。第一，安排出差時(shí)間及接、送站（啟程時(shí)間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時(shí)間地點(diǎn)、活動(dòng)事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）⑶選擇安排交通工具：第一，預(yù)定車票；第二，預(yù)定飛機(jī)票（認(rèn)真核對(duì)票上的信息，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤）；第三，接送的交通工具⑷準(zhǔn)備資料和其他備用品 ⑸住宿安排⑹做好領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天的交通安排 ⑴出國(guó)證件：第一，遞交出國(guó)申請(qǐng)；第二，申請(qǐng)護(hù)照；第三，補(bǔ)辦簽證；第四，獲取《國(guó)際預(yù)防接種證書(shū)》；第五，購(gòu)買機(jī)票；第六，辦理保險(xiǎn)⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫⑶其他注意事項(xiàng)：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進(jìn)行時(shí)差換算；三，辦理行李托運(yùn)；四，查閱目的地背景資料；五，準(zhǔn)備禮物第五章秘書(shū)的調(diào)研與信息工作 一．秘書(shū)調(diào)查研究工作的特點(diǎn) ；； 二．調(diào)查研究的方法；，正式訪談或隨機(jī)訪談；；；； ：秘書(shū)工作人員對(duì)信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲(chǔ)等一系列工作就是秘書(shū)信息工作。社會(huì)角色: 人在社會(huì)中所處的地位，這種地位賦予人的權(quán)利和義務(wù)，以及這種地位要求人具有的與之相適應(yīng)的行為和意識(shí)。秘書(shū): 有四種較普遍的說(shuō)法，宮中秘藏之書(shū)；輔臣；行政職位；社會(huì)職業(yè)秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu):基礎(chǔ)知識(shí)；專業(yè)知識(shí)；行業(yè)知識(shí)；相關(guān)知識(shí)保密工作:是指對(duì)國(guó)家秘密加以管理和保衛(wèi)，使其有效地控制在一定的范圍內(nèi)，防止丟失、泄露和被竊的一系列工作秘書(shū)職能環(huán)境:是指從事秘書(shū)工作的秘書(shū)個(gè)人，在履行秘書(shū)職能時(shí)的有利于自身健康、成長(zhǎng)和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的總稱。秘書(shū)資格是秘書(shū)人員從事秘書(shū)職業(yè)活動(dòng)的條件和身價(jià)輔助決策是秘書(shū)人員或秘書(shū)機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實(shí)施決策所采取的各項(xiàng)輔助行為。1秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)：行政組織內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)與參贊性機(jī)構(gòu)，廣義:秘書(shū)長(zhǎng)or辦公廳（室）主任領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳or辦公室；狹義：以“秘書(shū)”命名的局處科室股等部門。秘書(shū)的職業(yè)特征包括哪些？ a、服務(wù)的直接性 b、服務(wù)的穩(wěn)定性 c知識(shí)化 d年輕化 e女性化。秘書(shū)的職業(yè)道德主要有哪些？忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公簡(jiǎn)述郵件收進(jìn)的程序和要求: 分類、拆封、登記、分送、閱辦保密工作內(nèi)容有哪些？文件保密、會(huì)議保密、通訊保密、電腦保密、涉外保密1秘書(shū)人際關(guān)系的準(zhǔn)則有哪些？尊重,禮貌和禮儀,樂(lè)于助人,贊美他人,寬容與體諒、公允1現(xiàn)代秘書(shū)工作的特點(diǎn)有哪些?（一）政治性：管理的政治性導(dǎo)致秘書(shū)工作也具有政治性。（三）輔助性：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；沒(méi)有決策權(quán)；按領(lǐng)導(dǎo)決策意圖執(zhí)行。（五）事務(wù)性：繁雜的事務(wù)處理。1我了古代秘書(shū)活動(dòng)的基本特點(diǎn)是什么？秘書(shū)活動(dòng)歷史悠久。秘書(shū)人員選拔較嚴(yán)。一般是指：秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳（室）主任和領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人秘書(shū)。一般是指負(fù)責(zé)文稿撰擬、信息加工、綜合協(xié)調(diào)、來(lái)訪接待、信訪處理和會(huì)議組織等工作的秘書(shū)。一般指負(fù)責(zé)文稿印制的電腦操作人員、文書(shū)收發(fā)的文書(shū)處理人員、圖書(shū)資料的采編人員、專事文稿把關(guān)的校核人員、機(jī)關(guān)印信的管理人員和通訊設(shè)備的操作人員等1簡(jiǎn)述秘書(shū)機(jī)構(gòu)的作用。1作為秘書(shū)，應(yīng)具備哪些能力？寫(xiě)作能力、口頭表達(dá)能力、閱讀概括能力、社交活動(dòng)能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力1保密工作的意義和作用是什么?(1)保密工作關(guān)系到國(guó)家的安全與利益(2)保密工作關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定(3)保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展(4)保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成效論述題闡述我國(guó)秘書(shū)工作職能的轉(zhuǎn)變（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔ⅲ謹(jǐn)M制方案（2）輔助職能，由重在組織、指揮、實(shí)施、督察轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息。論述秘書(shū)工作方式的轉(zhuǎn)變a服務(wù)對(duì)象、服務(wù)形式，由“三個(gè)服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉?wù)，又為社會(huì)服務(wù)。c會(huì)務(wù)工作，由單純組織會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會(huì)議，又辦會(huì)展。談秘書(shū)如何調(diào)適自己的心理？ a博覽群書(shū)，開(kāi)闊胸襟 b培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活 c善于反省，自我調(diào)適 d傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒 4試論秘書(shū)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)和作用: 特點(diǎn)一是輔助功能的綜合性。三是組織關(guān)系的封閉性作用：組合作用。過(guò)濾作用試述現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)的主要特征（1）秘書(shū)服務(wù)對(duì)象多元化。（4）秘書(shū)勞動(dòng)價(jià)值商品化。案例分析按照對(duì)保密和保密工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)分析下列案例A．湖南省能源研究所研制的沸騰焙燒爐技術(shù)，是我國(guó)能源研究的一項(xiàng)重要成果，引起國(guó)外能源專家極大興趣，紛紛來(lái)函索取資料和邀請(qǐng)講學(xué)。B．日本人在參觀我國(guó)景泰藍(lán)生產(chǎn)廠家時(shí)，由于我方過(guò)于熱情好客，慷慨允許其拍下全部制作的工藝流程。我國(guó)的景泰藍(lán)工藝品，因此而減少了出口。某國(guó)政府手工藝考察團(tuán)在浙江某縣工藝竹編廠參觀，經(jīng)我方允許，他們拍下了我國(guó)竹制品防蛀、防霉、去霉的獨(dú)特生產(chǎn)工藝。據(jù)說(shuō)，知道可口可樂(lè)完整配方的不到十個(gè)人。答案要點(diǎn)：保密，就是人們把不讓外界知悉的秘密加以保守和保護(hù)，使之不外泄的行為。增強(qiáng)保密的責(zé)任感。經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)，科技是第一生產(chǎn)力。做好經(jīng)濟(jì)保密工作，直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。保密的特點(diǎn)是：封閉性、排他性、利益性和相對(duì)性