【正文】 寫(xiě)作是指公文文本的起草、修改和定稿。XX年8月24日國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定了行政公文的行文規(guī)則。（1）少而精地行文行政公文的行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。(2)根據(jù)職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系行文政府各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文；除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門(mén)業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)后上報(bào)；經(jīng)過(guò)協(xié)商未能取得一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫(xiě)明。(4)正確運(yùn)用主送、抄送行文向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，或者要求對(duì)方答復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)機(jī)關(guān)，以便收文機(jī)關(guān)及時(shí)迅速地進(jìn)行處理。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報(bào)公文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫(xiě)明抄報(bào)機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。在辦理聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)主動(dòng)和有關(guān)單位商量，取得一致意見(jiàn)之后再發(fā)文，而不能將自己的意志強(qiáng)加于人。因此，發(fā)文應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)、所處地位和發(fā)文目的，恰當(dāng)?shù)剡x用文種。誤用、混用文種，會(huì)使公文的質(zhì)量和效用受到嚴(yán)重影響。4．明確領(lǐng)導(dǎo)意圖行政公文的寫(xiě)作一般是“遵旨”行文的受命性寫(xiě)作，撰寫(xiě)者要遵循機(jī)關(guān)或組織領(lǐng)導(dǎo)的意圖來(lái)行文，寫(xiě)作時(shí)必須做到：“五清楚”，即任務(wù)、對(duì)象清楚；思想意圖清楚；政策依據(jù)清楚；行文方式方法清楚；具體事項(xiàng)清楚。（七）命令（令）的用途、特點(diǎn)命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。命令（令）雖然往往以領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人名義發(fā)布，但體現(xiàn)的不是個(gè)人的要求，而是權(quán)力機(jī)關(guān)的意志。命令（令）的特點(diǎn)：命令（令）是所有公文中最具權(quán)威性和強(qiáng)制性的下行文種。命令（令）一般只由國(guó)家行政機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人使用，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一般不能單獨(dú)使用，如有必要，要與國(guó)家機(jī)關(guān)聯(lián)名制發(fā)命令。１．公布令公布令是依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章的公文。２．行政令行政令是宣布實(shí)施重大強(qiáng)制性行政措施的公文。（九）命令（令）的一般寫(xiě)法命令（令）在結(jié)構(gòu)上一般包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、正文、落款、發(fā)令日期等部分。(2)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要事由和文種名稱構(gòu)成。命令的發(fā)布令“第χχ號(hào)”表示發(fā)令機(jī)關(guān)或發(fā)令人的任職開(kāi)始編列的流水號(hào)，到任職期滿為止，下任再?gòu)念^編號(hào)。命令的作用不同，正文的寫(xiě)法亦不同：（1）發(fā)布令，即用以發(fā)布各種法規(guī)或規(guī)章的命令，其正文須說(shuō)明所發(fā)布法律法規(guī)的名稱、通過(guò)或批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)或會(huì)議，通過(guò)或批準(zhǔn)的時(shí)間及施行時(shí)間。（3）嘉獎(jiǎng)令的正文一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容，一是嘉獎(jiǎng)緣由，簡(jiǎn)要敘述被嘉獎(jiǎng)?wù)叩闹饕论E，并做出中肯的評(píng)價(jià)；二是嘉獎(jiǎng)事項(xiàng)，寫(xiě)出嘉獎(jiǎng)的具體內(nèi)容，通常為授予的稱號(hào)、記功的登記和次數(shù)及其他形式的獎(jiǎng)勵(lì)決定；三是發(fā)出號(hào)召，即號(hào)召?gòu)V大人民群眾向英雄人物學(xué)習(xí)，做好本職工作。命令的最后是注明發(fā)令日期。（十）意見(jiàn)的用途、特點(diǎn)意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。1996年中共中央辦公廳印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》已正式列入這個(gè)文種，在新形勢(shì)下黨的機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文中“意見(jiàn)”的使用頻率比較高，因此，新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》增加了這一文種?！耙庖?jiàn)”的適用范圍較寬，就其主體而言，可以適用于黨政各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，就其內(nèi)容而言，涉及黨和政府以及企事業(yè)單位的方方面面。意見(jiàn)既可獨(dú)立行文，也可與其它文種搭配行文。作為上行文，用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)建議性意見(jiàn)，由上級(jí)機(jī)關(guān)作出處理或給予答復(fù)。作為平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。（十一）意見(jiàn)的種類指示性意見(jiàn)是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作闡述、說(shuō)明指導(dǎo)思想，提出原則要求的意見(jiàn)。其內(nèi)容具備計(jì)劃的基本要素，但和一般計(jì)劃相比，它對(duì)工作的指導(dǎo)思想和基本原則和方法、措施、步驟等闡述得較為具體、明確，對(duì)任務(wù)、目標(biāo)的闡述側(cè)重于宏觀的定性分析而較少提出具體的量化指標(biāo)。（十二）意見(jiàn)的一般寫(xiě)法意見(jiàn)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款四部分組成。(2)發(fā)文事由和文種組成。正文一般為前言、主體、結(jié)尾三部分。前言部分常用習(xí)慣用語(yǔ)“為……現(xiàn)（特）提出如下意見(jiàn)”過(guò)渡到下文。一般采用分條列項(xiàng)的寫(xiě)法。結(jié)尾部分，提出希望或要求。落款，即標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間。（十三）意見(jiàn)的寫(xiě)作要求意見(jiàn)的行文方向具有多向性,對(duì)不同行文方向的意見(jiàn),要掌握好文字表述時(shí)的分寸。作為平行文的意見(jiàn),提出的意見(jiàn)可供對(duì)方參考。總之,意見(jiàn)是供別人執(zhí)行或參照的,而行文對(duì)象不相同,表述和措詞一定要注意把握準(zhǔn)確。（十四）決定的用途、特點(diǎn)決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定的特點(diǎn)：決定雖然沒(méi)有命令那樣濃的強(qiáng)制色彩，但也是一種權(quán)威性很強(qiáng)的下行文。另外，決定有時(shí)還起法規(guī)作用，在某些方面，決定往往是法規(guī)的延伸和補(bǔ)充，具有強(qiáng)制性和行政約束力。其次，決定的受文對(duì)象有一定的普遍性，決定一般不向某一具體單位發(fā)出，它的內(nèi)容所涉及的都是事關(guān)全局的重大問(wèn)題或事項(xiàng)，即使有時(shí)涉及的事件比較具體，其意義也具有廣泛性。2．對(duì)重大行動(dòng)作出安排的決定這是一種事先對(duì)重要工作進(jìn)行布置的決定，這類決定的指揮性很強(qiáng)。（十六）決定的一般寫(xiě)法決定，在結(jié)構(gòu)上由標(biāo)題和正文兩大部分組成。如在報(bào)紙上公開(kāi)發(fā)表的決定，成文日期應(yīng)標(biāo)在標(biāo)題之下。決定因由，即作出決定的原因，有時(shí)講述事件經(jīng)過(guò)及其意義。決定事項(xiàng)，通常有以下幾種表達(dá)方式：一是一段到底式。這種方式適用于內(nèi)容單一、篇幅簡(jiǎn)短的決定。即把決定中涉及的若干問(wèn)題按照主次列成若干條項(xiàng)，并用數(shù)碼標(biāo)出。三是小標(biāo)題式。這種寫(xiě)法條理清晰，內(nèi)容突出。即把全文分成若干部分，每一部分表達(dá)一個(gè)中心意思，用中文數(shù)碼標(biāo)明各部分的順序。表彰性的決定，則提出希望和號(hào)召。（十七）決定的寫(xiě)作要求1． 要有政策或法律依據(jù)決定是對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好調(diào)查研究工作，一方面要弄清實(shí)際情況；另一方面要搞清國(guó)家的政策和法律依據(jù)，使撰寫(xiě)的決定既符合國(guó)家的政策和法律，又符合客觀事物的實(shí)際。決定還要語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模棱兩可、含糊不清的話語(yǔ)，以免造成受文單位貫徹執(zhí)行上的困難或偏差。從上可以看出，議案的發(fā)文機(jī)關(guān)為各級(jí)人民政府、受文機(jī)關(guān)是同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)。議案的特點(diǎn)：議案不是普發(fā)性公文，在行政機(jī)關(guān)只能由人民政府行文，行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)可以署政府主要負(fù)責(zé)人。議案涉及的內(nèi)容是其人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)職權(quán)范圍內(nèi)的該地區(qū)（域）重大事項(xiàng)或重要問(wèn)題，因此，提交議案一定要把理由和根據(jù)寫(xiě)清楚，要言之有理，具有說(shuō)服力。行政機(jī)關(guān)向權(quán)力機(jī)關(guān)提請(qǐng)任命、免去或撤消行政機(jī)關(guān)工作人員職務(wù)，請(qǐng)求人民代表大會(huì)審議批準(zhǔn)的議案。（二十）議案的一般寫(xiě)法議案包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款幾個(gè)部分構(gòu)成。(2)事由、文種組成。主送機(jī)關(guān)要采用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。案由，即提出議案的理由、根據(jù)。事項(xiàng)，即議案中提出要求審議的具體事項(xiàng)，如措施、方法、方案等。一般采用習(xí)慣用語(yǔ)“現(xiàn)提請(qǐng)審議”、“請(qǐng)審議決定”等。（二十一）議案的寫(xiě)作要求議案的行文規(guī)范主要包括兩個(gè)方面。一般情況下，凡議案的提請(qǐng)者要到會(huì)做一些說(shuō)明，并解答代表們提出的問(wèn)題，因此草擬時(shí)，一定要把理由和根據(jù)說(shuō)得極其清楚，有很強(qiáng)的說(shuō)服力。會(huì)議紀(jì)要可上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，供上級(jí)了解會(huì)議的情況，以便取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與指導(dǎo)；可以送有關(guān)的平行單位交流信息，溝通情況，以取得他們的協(xié)助和配合，其主要作用是溝通情況，交流經(jīng)驗(yàn)；統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)工作。寫(xiě)作會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上進(jìn)行的，它要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行分析、整理、綜合、概括，按照會(huì)議的議題和宗旨，把會(huì)議的主要精神及議定的事項(xiàng)準(zhǔn)確地反映出來(lái)。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄雖然都是會(huì)議內(nèi)容，但二者又有著明顯的區(qū)別。會(huì)議紀(jì)要是法定公文，一般都作為文件來(lái)處理，而且也不是逢會(huì)必“紀(jì)”的；會(huì)議記錄則是記錄會(huì)議內(nèi)容的一種書(shū)面材料，既不上報(bào)，也不下發(fā)，只作為工作依據(jù)和參考材料來(lái)處理，或只起備查作用，因此是逢會(huì)必記。會(huì)議紀(jì)要只反映會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)，所以它要對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行分析和綜合，使之條理化和理論性；會(huì)議記錄則是對(duì)會(huì)議內(nèi)容作客觀記錄和詳細(xì)記錄，即使是摘錄，也是較詳盡的。會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)者，不能變更會(huì)議議定的事項(xiàng)，不能隨更改動(dòng)會(huì)議上達(dá)成的共識(shí)和形成的決議，更不能對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行隨意的評(píng)議。（二十三）會(huì)議紀(jì)要的種類按照會(huì)議的性質(zhì)，會(huì)議紀(jì)要可以分為：決定性會(huì)議紀(jì)要對(duì)與會(huì)單位具有指示和指導(dǎo)作用，具有決定的性質(zhì)。這種會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)過(guò)大會(huì)討論通過(guò)，才能發(fā)布。按照會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議形式劃分，會(huì)議紀(jì)要還可分為座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要、辦公會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要、專題性會(huì)議紀(jì)要等多種。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題一般由會(huì)議名稱和文種兩部分組成。也有的標(biāo)寫(xiě)在正文之后。一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分組成。一般要寫(xiě)明會(huì)議的概況，包括會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、主持召開(kāi)會(huì)議的單位、開(kāi)會(huì)地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員以及會(huì)議的議題等。這一部分要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。記述會(huì)議的要點(diǎn)，主要寫(xiě)清三個(gè)方面的內(nèi)容：第一，說(shuō)明議題。第二，分析形勢(shì)，研討問(wèn)題。這一部分常在段落或?qū)哟沃坠谝浴皶?huì)議認(rèn)為”或“與會(huì)代表一致認(rèn)為”作為提挈語(yǔ)。這是會(huì)議紀(jì)要最重要的一部分，主要闡述會(huì)議討論的意見(jiàn)，形成的決議，作出的決定，提出的要求，需要采取的措施等等。寫(xiě)這一部分常用的結(jié)構(gòu)方式有：歸納式。然后再按內(nèi)容的自然順序或者邏輯順序排列起來(lái)。綜述式，也叫概述式。這種寫(xiě)法比較適用于規(guī)模較小的會(huì)議的紀(jì)要。這是一種寫(xiě)出發(fā)言者的姓名，并按發(fā)言的順序，把每個(gè)人發(fā)言的要點(diǎn)如實(shí)地寫(xiě)出來(lái)的方法。（3）結(jié)尾。（二十五）會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作要求，保證真實(shí)。會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)者在會(huì)議期間要盡量全面掌握會(huì)議的情況；在綜合會(huì)議內(nèi)容時(shí)，只能進(jìn)行必要的歸納、概括和提煉，不能隨便增減內(nèi)容或想當(dāng)然地修改原意。撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要一定要抓住“要”字，緊緊圍繞會(huì)議的中心議題，抓住會(huì)議要解決的問(wèn)題，立足會(huì)議的實(shí)際情況，體現(xiàn)會(huì)議的主要精神。對(duì)會(huì)議的一般內(nèi)容不宜寫(xiě)得過(guò)于具體，要寫(xiě)得原則些，但要注意寫(xiě)好結(jié)論性的意見(jiàn)。會(huì)議紀(jì)要即使在會(huì)議結(jié)束前寫(xiě)出，其成文日期也不能寫(xiě)成會(huì)議結(jié)束前的時(shí)間。（二十六）通知的用途、特點(diǎn)通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。通知的特點(diǎn)：通知的發(fā)文機(jī)關(guān)，幾乎不受級(jí)別的限制。在發(fā)文方式上也靈活、方便。特別是部署工作、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，都在實(shí)現(xiàn)著通知的指導(dǎo)功能，受文單位要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。發(fā)布行政法規(guī)及各種規(guī)定的通知有兩種：一種是印發(fā)、實(shí)施已制定的規(guī)章制度的通知；一種是其內(nèi)容本身就是具體規(guī)定的通知。對(duì)其它機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的反映帶有普遍性的問(wèn)題或具有普遍指導(dǎo)意義的公文，可用制發(fā)通知的形式下發(fā)有關(guān)機(jī)關(guān)。這是為使有關(guān)機(jī)關(guān)和人員了解某一事項(xiàng)而制發(fā)的通知，這類通知為知照類公文。（二十八）通知的一般寫(xiě)法通知的標(biāo)題的寫(xiě)作有三種方式：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、事由和文種組成。(2)事由和文種構(gòu)成。這種通知，一般僅限于日常生活和工作中一些非重大事項(xiàng)的通知。通知的主送機(jī)關(guān)一般有兩種寫(xiě)法。另一種是主送機(jī)關(guān)很多，屬普發(fā)文件，這種情況采用概括的寫(xiě)法。其中，通知的具體事項(xiàng)是正文的重點(diǎn)內(nèi)容。由于通知的種類不同，在寫(xiě)法上又略有差異。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)性通知的正文可根據(jù)實(shí)際情況寫(xiě)作，有時(shí)，用一句話引出轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件，并說(shuō)明轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的根據(jù)和提出執(zhí)行要求。布置工作和安排活動(dòng)的通知，規(guī)范性強(qiáng)，文字較多，需要從實(shí)際出發(fā)，力求高視點(diǎn)，有預(yù)見(jiàn)性、針對(duì)性。內(nèi)容多時(shí)采用分條列項(xiàng)的方法來(lái)寫(xiě)。如會(huì)議通知，人數(shù)較少的一般性會(huì)議通知，只需簡(jiǎn)要