【正文】 算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差。另外，從數據庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風險所在。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。具體而言，檔案工作人員應該做到：①能熟練運用信息工具。②能捕捉檔案信息。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。④能加工、提煉檔案信息。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。檔案工作是一項政治性、檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、力爭做到主動熱情、可用性的社會效益和經濟效益。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。④較強的事業(yè)心。（二）、檔案信息標準規(guī)范化建設檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范。實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量?、贆n案信息著錄的規(guī)范化檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標識符號等。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現象，影響檔案機讀目錄數據的檢索和利用效率。②檔案信息存儲的規(guī)范化目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規(guī)范。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務管理能力。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期第三篇：檔案信息化建設管理【關鍵詞】信息化［摘要］ 檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業(yè)務工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎設施、信息資源建設、目錄數據庫建設以及管理人員的業(yè)務素質等各方面予以加強。［關鍵詞］ 信息化；目錄數據庫；電子檔案；檔案管理檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以重視。檔案信息化建設是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關標準、規(guī)范有序推進，確保數字檔案資源格式統(tǒng)一、數據規(guī)范、長期可讀、便于共享。檔案信息化建設是一項科學系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎業(yè)務工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項工作邁上一個新的臺階。檔案信息化建設是一項長期任務，工作量非常大，一定要嚴把質量關，保證利用檔案信息的查全、查準，力求檔案信息管理系統(tǒng)運行的安全、可靠。作為領導及檔案人員應該如何改進檔案管理工作?根據“全國檔案信息化建設實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經驗,我們應該遵循:“適應國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現代化建設服務的宗旨，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設:第一，加快檔案信息化基礎設施建設。第二，促進檔案信息資源建設。第三，加強檔案目錄數據庫建設。各部門向檔案館移交檔案時,要盡量做到同時移交機讀目錄。有條件的檔案館應通過接收電子檔案,對各種類型檔案進行數字化管理等方法,積極建設相關的全文數字庫和多媒體,盡快實現檔案全文信息查詢,不斷提高服務效率和質量。檔案部門要根據檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導,保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。最后實現檔案信息處理計算機化,信息存儲數字化,信息采集實時化,信息服務網絡化。而對此產生直接影響的關鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。運用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計算機理論知識和運用技能,使自己能熟練使用各種現代信息工具,特別是網絡傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。檔案信息的加工、提煉能力。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。檔案人員只有不斷提高素質，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進。通過網絡最大限度地開發(fā)利用已開放城建檔案資源，使之更好地為經濟和社會發(fā)展服務。具體的可以理解為檔案信息實現“三化”：一是檔案信息數字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網絡化。只有實現城建檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。隨著計算機網絡技術的發(fā)展和普及，電子政務、電子商務等將日趨普及。檔案信息化建設現實意義檔案管理的信息化、網絡化，可以給管理人員、：4006170860顯而意見的效果和收益。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管