【正文】 理人員的效率。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，提高職能部門的工作效率。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。檔案信息資源建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、存儲、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式等。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。人才隊(duì)伍建設(shè)。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)?！奥贰?，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，“車”是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅(jiān)持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。第五篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)公司檔案信息化建設(shè)探討何細(xì)乃（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）摘要：本文通過探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則和主要內(nèi)容。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理Study on Enterprise Archives InformatizationConstructionHe Xinai（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge words: Archives management。knowledge management前言隨著社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個(gè)重要對象。 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識也不深。簡單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實(shí)物檔案管理模式的計(jì)算機(jī)輔助管理。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問題，二是解決多人同時(shí)利用同一份檔案的沖突。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計(jì)算機(jī)上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。把檔案信息化建設(shè)局限在原有實(shí)物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對應(yīng)的電子文件收集上。2．檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢來看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實(shí)物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實(shí)現(xiàn)了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。個(gè)人覺得，要根據(jù)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個(gè)層次： 短期目標(biāo)以檔案實(shí)物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計(jì)算機(jī)編目為手段，實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。 遠(yuǎn)期目標(biāo)在中長期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息知識管理。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標(biāo)應(yīng)該是以上述中長期目標(biāo)為主。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運(yùn)行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。作為企業(yè)來說，知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。 效益最大化原則企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。 標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。 階段性建設(shè)，逐步實(shí)施的原則。4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容2004年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項(xiàng)核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程來看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍、信息安全保障，都有一定的認(rèn)識與經(jīng)驗(yàn)積累。除了開發(fā)檔案文件中蘊(yùn)含的顯性信息知識，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識信息?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。因此優(yōu)先順序可參考為：典型項(xiàng)目圖紙?jiān)O(shè)備類圖紙借閱利用率高的圖紙其它科技檔案。2)專利檔案專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實(shí)現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。對于設(shè)計(jì)外委、設(shè)計(jì)分包電子文件的收集工作正在研究中。公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進(jìn)行設(shè)計(jì)文件無紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計(jì)，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進(jìn)行。對于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動歸檔，實(shí)現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識進(jìn)行收集、歸納、提取。1)技術(shù)專題匯編在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號的形式，對每項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點(diǎn)都應(yīng)該有評述，在本企業(yè)不同項(xiàng)目中應(yīng)用的歷史，包括不同項(xiàng)目中的應(yīng)用評價(jià)，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項(xiàng)技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項(xiàng)目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。2)隱性知識的管理通過知識管理，對蘊(yùn)含在檔案信息中的管理知識信息進(jìn)行提取。3)通過利用反饋機(jī)制形成檔案知識庫相對于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進(jìn)行主動服務(wù)。通過設(shè)計(jì)人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋?？梢詫⒃O(shè)計(jì)人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。通過檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個(gè)入口進(jìn)入，就可以遍歷整個(gè)檔案知識庫，增加學(xué)習(xí)的效果。系統(tǒng)開發(fā)過程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個(gè)方面的問題。通過流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中?；谶@些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：1)文書檔案信息管理與辦公自動化結(jié)合起來2)圖紙檔案信息管理與項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)結(jié)合起來3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經(jīng)營的企業(yè)來說。檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。2)通過部門、專業(yè)、人員、項(xiàng)目等多種角色對人員進(jìn)行分級。5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國哲學(xué)中所說的大象無形。1)從傳統(tǒng)的實(shí)體管理信息管理過渡到知識管理2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過渡到流程管理、全過程