【正文】 效創(chuàng)造條件，引導(dǎo)會議達(dá)到既定目標(biāo)。具體職責(zé)：1）組織制定或修訂會議規(guī)則2）提出會議計劃3）組建各相關(guān)機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)4）組織監(jiān)督會前準(zhǔn)備工作5）組織會間保障服務(wù)工作6）處理會后事宜。具體職責(zé)：1）協(xié)助制定會議計劃2）通知與會3）布置會場4）起草、印發(fā)各種文件材料和票證5）組織簽到，編制分組名單6）具體安排與會者座次?；疽螅撼浞?、周密、安全。基本要求：主動、周到、有序、有效。基本要求：迅速、妥善。包括會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人；會議主要議題。與會者的發(fā)言；議定事項。散會；主持人、記錄人簽字。：會議成本=2ABT。：（1）各單位根據(jù)實際情況，提出合乎實際的會議成本計算公式；（2）在送審會議計劃時，上報成本，申請預(yù)算；（3）上級審批，計算有形無形成本，撥付款項；（3）若超支，必認(rèn)真查究，從該單位其他經(jīng)費(fèi)中扣除，或向上繳納“會議超值費(fèi)”。其中，主持人是控制會議進(jìn)程的“主角”，負(fù)責(zé)直接和具體把握進(jìn)程，需要不斷處理隨機(jī)性問題，排除各種干擾，保證會議如期按規(guī)定議程依法有效進(jìn)行。第四章 辦公室日常事務(wù)管理：熟悉常用電話號碼；學(xué)會打電話；學(xué)會接電話；注意電話禮儀；做好電話記錄；及時處理電話記錄。（why what when where who how）：堅持“約見”制度；堅持一視同仁；堅持熱情適度、禮儀周全；堅持有始有終、始終如一；堅持上下區(qū)分、內(nèi)外有別。（1）接待上級單位：陪同中秘書不主談，不問不談；不可在本單位領(lǐng)導(dǎo)面前向上級領(lǐng)導(dǎo)評價本單位工作；特殊情況需要匯報的，要實事求是，聽取指示時要認(rèn)真記錄；秘書只負(fù)責(zé)最初接待和會晤服務(wù)，是否陪同由單位領(lǐng)導(dǎo)決定。（3）接待下級單位：一般情況應(yīng)主要由秘書接待、接談；工作屬其他職能部門的要做好介紹轉(zhuǎn)辦工作；職權(quán)范圍內(nèi)的問題要盡量解決，難以解決的要請示領(lǐng)導(dǎo)；對不清楚的問題不擅自作答。：熱情友善、耐心疏導(dǎo)、高度負(fù)責(zé)、堅持原則。一般由上級制發(fā)，如需自行刻制必須報經(jīng)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并在指定除刻制。：也叫負(fù)責(zé)人章，是機(jī)關(guān)、單位主要負(fù)責(zé)人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。：包括質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸。國務(wù)院各部門和地方各級國家行政機(jī)關(guān)所屬單位、行政公署、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府及企事業(yè)單位、社會團(tuán)體的正式印章中央刻五角星。：管理印章要有制度；使用印章要慎重；使用印章前認(rèn)真檢查材料；蓋章位置準(zhǔn)確；妥善保管印章。：照度、光線照射角度、亮度分布、光線色調(diào)。寫作、閱讀、計算、打字：400200勒克司；一般作業(yè)：200100勒克司；會議室、接待室：10050勒克司。（1）觀察對象與工作面之間的亮度比應(yīng)為3:1。：（1）正確選擇照明方式。（2）正確選擇光源。（3）防止眩光。（4）使照度均勻。：色調(diào)、明度、彩度。《機(jī)關(guān)管理與辦公自動化》期末復(fù)習(xí)：（1）色調(diào)。（2）明度。（3）彩度。：（1）整理（seiri）：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場只保留必需品。（3）清掃（seiso）：清除現(xiàn)場臟污、物料垃圾。（5）素養(yǎng)（shitsuke）：遵守規(guī)章，養(yǎng)成好習(xí)慣。（2）簡化必須是合理的。：機(jī)關(guān)事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化是指在機(jī)關(guān)事務(wù)活動領(lǐng)域內(nèi)，針對其中具有重復(fù)發(fā)生和使用的一部分事物和概念制定科學(xué)統(tǒng)一的管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹實施和不斷修訂完善的全部活動過程。：（1）有一個明確的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。（3）有足夠和適當(dāng)?shù)娜肆Y源、物質(zhì)資源。（5）有確保能不斷對質(zhì)量保障體系進(jìn)行有效審核和改進(jìn)的機(jī)制。（要求會讀、會畫。：明確要分析的問題，列出標(biāo)題；畫出脊骨，標(biāo)出結(jié)果；找出直接影響結(jié)果的原因；檢查核對是否有被漏掉的原因；在影響最大的原因上加重點符號標(biāo)記。優(yōu)點：耗材低廉、獨(dú)具拷貝打印功能、擅長票據(jù)打?。徊僮骶S護(hù)簡單；缺點：分辨率較低、體積較大、價格較高、速度超慢。優(yōu)點：體積小、噪音低、分辨率較高、彩色打印質(zhì)量高；缺點：速度較慢、耗材較貴、維護(hù)不方便。優(yōu)點：速度很快、噪音低、成像質(zhì)量高；缺點：耗材貴、價格高。復(fù)印機(jī)用紙厚度規(guī)格一般為6080g/m2。宜選用密度高的復(fù)印紙。宜選用挺度好的復(fù)印紙。紙面顏色應(yīng)為白色，不要灰暗色，光亮程度也不必太高。宜選用干燥度高的復(fù)印紙，并在保管儲存過程中注意防潮。我國的 OA 經(jīng)過從 80年代末至今 10多年 的發(fā)展, 已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品, 發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的 大型協(xié)同工作產(chǎn)品。辦公自動化沒有統(tǒng)一的 定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù), 都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。而各種 信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件, 例如, 計算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理 軟件、專項工作程序軟件等等。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng),使組織內(nèi)部的通信 和信息交流快捷通暢。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場 所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù) 交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播, 使員工能夠 了解單位的發(fā)展動態(tài)。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤,解決 多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題, 實現(xiàn)高效率的協(xié)作。▲(四實現(xiàn)文檔管理的自動化。每個單位都 會有大量的文檔, 在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。另外,在手工辦公的情況 下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化, 通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的 保管, 按權(quán)限進(jìn)行使用和共享?！?五輔助辦公。▲(六信息集成?！?七 實現(xiàn)分布式辦公?，F(xiàn)在來講, 地域分布越來越廣, 移動辦公和跨地域辦公成為很迫切 的一種需求。20世紀(jì) 60年代以 來, 在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動下, 辦公室也開始了以自動化為重 要內(nèi)容的 “ 辦公室革命 ” ,也稱為 “ 管理革命 ” ,其目標(biāo)是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù) 和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量,將管理與辦公活動納入到自動化 /現(xiàn) 代化的軌道中。辦公自動化或辦公信息系統(tǒng)(簡稱 OIS 是現(xiàn)代信息社 會的重要標(biāo)志之一,涉及到系統(tǒng)工程學(xué),行為科學(xué),管理學(xué),人機(jī)工程學(xué),社會 學(xué)等基本理論以及計算機(jī), 通信, 自動化等支撐技術(shù), 屬于復(fù)雜的大系統(tǒng)科學(xué)與 工程。科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也 使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工(腦力和體力勞動的高度結(jié)合 為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的 勞動方式發(fā)生了巨大的變化。用于辦公室工作 的這些技術(shù)越來越先進(jìn), 設(shè)備越來越多, 功能越來越強(qiáng),性能也越來越高, 這為 實現(xiàn)辦公自動化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件。起草文稿用的文 字(詞 處理機(jī)。編排各種文件,資料格式等的電子 臺式出版系統(tǒng)。自動控制各種工作 流程的辦公自動化系統(tǒng)。計算機(jī)通信用的局 部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等,這 些技術(shù)和設(shè)備對辦公室工作提供有力的支持, 在不同程度上為辦公室工作的自動 化提供了現(xiàn)代化的推動手段。信息處理技術(shù)得益于計 算機(jī)的高速處理能力, 沒有計算機(jī)技術(shù)就沒有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)。近年來, 計算機(jī)工業(yè)和產(chǎn)品的飛速發(fā)展擴(kuò)