【正文】 址、工作單位、姓名等，并醒目標(biāo)注“會(huì)議通知”字樣。（3）可將會(huì)議中使用的有關(guān)票證與會(huì)議通知一并發(fā)送。（4）必要時(shí)，送出通知后以電話等方式同與會(huì)者取得聯(lián)系，落實(shí)對(duì)方是否收到通知、是否能與會(huì)等項(xiàng)內(nèi)容。：通過領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查各項(xiàng)組織工作，完善會(huì)議要素，為會(huì)議的合法、有效創(chuàng)造條件，引導(dǎo)會(huì)議達(dá)到既定目標(biāo)。：會(huì)議管理者是會(huì)議組織責(zé)任的主要承擔(dān)者。具體職責(zé)：1）組織制定或修訂會(huì)議規(guī)則2）提出會(huì)議計(jì)劃3）組建各相關(guān)機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)4）組織監(jiān)督會(huì)前準(zhǔn)備工作5）組織會(huì)間保障服務(wù)工作6）處理會(huì)后事宜。：秘書機(jī)構(gòu)是會(huì)議組織工作的具體承擔(dān)者。具體職責(zé)：1）協(xié)助制定會(huì)議計(jì)劃2）通知與會(huì)3）布置會(huì)場(chǎng)4）起草、印發(fā)各種文件材料和票證5）組織簽到，編制分組名單6）具體安排與會(huì)者座次。：是會(huì)議組織工作的重點(diǎn)和基礎(chǔ)，主要任務(wù)是為會(huì)議的有效創(chuàng)造一切必要條件，確立切實(shí)保障?；疽螅撼浞?、周密、安全。：在會(huì)議進(jìn)行中，協(xié)助主持人組織好會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，使會(huì)議順利而有效的進(jìn)行。基本要求：主動(dòng)、周到、有序、有效。：完成善后工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，維護(hù)并擴(kuò)大會(huì)議成果。基本要求：迅速、妥善。：（1）記錄頭。包括會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人；會(huì)議主要議題。（2）記錄主體。與會(huì)者的發(fā)言；議定事項(xiàng)。（3）記錄尾部。散會(huì)；主持人、記錄人簽字。：領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)水平不高；官僚主義作祟；機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理；會(huì)議質(zhì)量低劣，效果差；會(huì)風(fēng)不正。：會(huì)議成本=2ABT。其中A是與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)），B是與會(huì)人數(shù)，T是會(huì)議時(shí)間（以小時(shí)計(jì)）。：（1）各單位根據(jù)實(shí)際情況，提出合乎實(shí)際的會(huì)議成本計(jì)算公式；（2）在送審會(huì)議計(jì)劃時(shí)，上報(bào)成本，申請(qǐng)預(yù)算；（3）上級(jí)審批，計(jì)算有形無形成本，撥付款項(xiàng)；（3）若超支，必認(rèn)真查究，從該單位其他經(jīng)費(fèi)中扣除，或向上繳納“會(huì)議超值費(fèi)”。：主持人、會(huì)議管理者。其中，主持人是控制會(huì)議進(jìn)程的“主角”，負(fù)責(zé)直接和具體把握進(jìn)程，需要不斷處理隨機(jī)性問題，排除各種干擾，保證會(huì)議如期按規(guī)定議程依法有效進(jìn)行。：視頻會(huì)議終端、多點(diǎn)控制單元、網(wǎng)絡(luò)管理軟件、傳輸網(wǎng)絡(luò)、附屬設(shè)備：MCU（multipoint controller unit），它的作用是當(dāng)視頻會(huì)議終端在3點(diǎn)以上時(shí)，決定將哪一路圖像或哪幾路圖像合并為一路作為主圖像輸出。第四章 辦公室日常事務(wù)管理：熟悉常用電話號(hào)碼；學(xué)會(huì)打電話；學(xué)會(huì)接電話；注意電話禮儀；做好電話記錄；及時(shí)處理電話記錄。：5W1H。（why what when where who how）：堅(jiān)持“約見”制度；堅(jiān)持一視同仁；堅(jiān)持熱情適度、禮儀周全；堅(jiān)持有始有終、始終如一；堅(jiān)持上下區(qū)分、內(nèi)外有別?！稒C(jī)關(guān)管理與辦公自動(dòng)化》期末復(fù)習(xí)4.“上下區(qū)分”原則：根據(jù)來客來訪者的單位與本單位的上下級(jí)關(guān)系，接待工作要有區(qū)分。（1）接待上級(jí)單位：陪同中秘書不主談，不問不談；不可在本單位領(lǐng)導(dǎo)面前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)本單位工作；特殊情況需要匯報(bào)的，要實(shí)事求是，聽取指示時(shí)要認(rèn)真記錄；秘書只負(fù)責(zé)最初接待和會(huì)晤服務(wù)，是否陪同由單位領(lǐng)導(dǎo)決定。（2）接待平級(jí)單位：接待熱情，注意聯(lián)絡(luò)感情；對(duì)方是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)接待，領(lǐng)導(dǎo)不在可由秘書接待；秘書不擅自做主，遇到問題需明確表示要匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)才能決定。（3）接待下級(jí)單位：一般情況應(yīng)主要由秘書接待、接談；工作屬其他職能部門的要做好介紹轉(zhuǎn)辦工作；職權(quán)范圍內(nèi)的問題要盡量解決，難以解決的要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)不清楚的問題不擅自作答。（4）接待新聞媒體：要熱情配合，為其提供方便；一般情況都是由秘書部門主要做接待工作；沒有把握的問題不擅自主張決定。：熱情友善、耐心疏導(dǎo)、高度負(fù)責(zé)、堅(jiān)持原則。：一個(gè)機(jī)關(guān)、單位或社會(huì)組織的正式印章，是其具有合法性的標(biāo)志，是行使其職權(quán)的憑信。一般由上級(jí)制發(fā)，如需自行刻制必須報(bào)經(jīng)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并在指定除刻制。：為某種專門業(yè)務(wù)刻制的印章，如“財(cái)務(wù)專用章”、“合同專用章”等，它不代表機(jī)關(guān)、單位，只反映某項(xiàng)專門業(yè)務(wù)內(nèi)容和一定的業(yè)務(wù)權(quán)力。：也叫負(fù)責(zé)人章，是機(jī)關(guān)、單位主要負(fù)責(zé)人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。有些文件、事項(xiàng)、手續(xù)，除蓋公章和專用章外，還須蓋負(fù)責(zé)人手章才能生效。：包括質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸。在“圖案”方面：縣及縣以上各級(jí)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)、人民政府、人民法院、人民檢察院、專門人民法院、專門人民檢察院及駐外使領(lǐng)館等的正式印章中央刻國徽。國務(wù)院各部門和地方各級(jí)國家行政機(jī)關(guān)所屬單位、行政公署、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府及企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的正式印章中央刻五角星。黨各級(jí)機(jī)關(guān)的印章中央刻黨徽。：管理印章要有制度；使用印章要慎重；使用印章前認(rèn)真檢查材料；蓋章位置準(zhǔn)確；妥善保管印章。（掌握）：介紹信、證明性、推薦信、邀請(qǐng)函、聘書第五章 機(jī)關(guān)工作環(huán)境管理：（1）為來到機(jī)關(guān)的人們指示路線和方位；（2）公示辦事規(guī)則與程序，便于辦事，接受監(jiān)督；（3）提示應(yīng)遵行的行為準(zhǔn)則，創(chuàng)造有利和諧的條件。：照度、光線照射角度、亮度分布、光線色調(diào)。：物體某部分面積被照明的程度，即照在平面上的光的總量，單位“流明/米”，稱為“勒克司”（lux，lx）。寫作、閱讀、計(jì)算、打字：400200勒克司；一般作業(yè)：200100勒克司；會(huì)議室、接待室：10050勒克司。：局部照射面的亮度比例。（1）觀察對(duì)象與工作面之間的亮度比應(yīng)為3:1。（2）觀察對(duì)象與周圍環(huán)境之間的的亮度比應(yīng)為10:1。：（1）正確選擇照明方式。一般照明、局部照明、綜合照明、特殊照明。（2）正確選擇光源。盡量采用自然光源、透射光源。（3）防止眩光。限制光源亮度；合理分布光源；適當(dāng)提高環(huán)境亮度，減少亮度比。（4）使照度均勻。使辦公室內(nèi)的最大、最小照度分別與平均照度之差小于平均照度的三分之一。：色調(diào)、明度、彩度。：冷暖感、興奮和抑制感、陽氣與陰氣感、輕重感、前進(jìn)后退感、大小感等?！稒C(jī)關(guān)管理與辦公自動(dòng)化》期末復(fù)習(xí)：（1）色調(diào)。在生理反應(yīng)方面接近中性，給人平靜感，保護(hù)視力；色調(diào)和諧統(tǒng)一且有所跳躍；合理選擇冷暖色調(diào)。（2）明度。，給人陽氣感、前進(jìn)感和輕快感；明度差不宜過大，否則會(huì)增加疲勞感。（3）彩度。不宜過高，基本彩度在4以下，以降低視覺疲勞，警戒色彩除外。：（1）整理（seiri）：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場(chǎng)只保留必需品。（2）整頓（seiton）：將必需品按規(guī)定擺放整齊有序，明確標(biāo)識(shí)。（3）清掃（seiso）：清除現(xiàn)場(chǎng)臟污、物料垃圾。（4）清潔（seikeetsu）：維持上述做法的成果。（5）素養(yǎng)（shitsuke）：遵守規(guī)章，養(yǎng)成好習(xí)慣。第六章 機(jī)關(guān)管理的常用方法技術(shù)：（1）簡(jiǎn)化必須真正在總體上帶來方便和效益。（2）簡(jiǎn)化必須是合理的。（3）必須正確把握簡(jiǎn)化的時(shí)機(jī)。：機(jī)關(guān)事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化是指在機(jī)關(guān)事務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域內(nèi)，針對(duì)其中具有重復(fù)發(fā)生和使用的一部分事物和概念制定科學(xué)統(tǒng)一的管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹實(shí)施和不斷修訂完善的全部活動(dòng)過程。：全面控制原則、事前控制為主原則、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化原則。：（1）有一個(gè)明確的質(zhì)