【正文】 “ 殺人者死，傷人及盜抵罪 ” 更是僅 10個虛字，但已樹立起了新政權(quán)威嚴公正、取信于民的形象。 下午，云南省九屆人大五次會議舉行閉幕式。 會前 10分鐘，當選省長徐榮凱的講話稿發(fā)到記者手中。記者逐字逐句數(shù)了一遍，連標點符號在內(nèi)共 385字。 不到一分鐘，徐榮凱的 “就職演說 ”就結(jié)束了。省長帶頭講短話，開短會，求實效，從會風(fēng)我們看到了好作風(fēng)。二是語氣和莊重。 公文還應(yīng)盡量使用大眾化語言，不用冷僻字。案例：元璋與興田的故事 朱元璋當了皇帝以后，要找年輕時和他一起種田的老朋友田興出來，下令全國找這個人。后來有人報告，一個縣里，有五只老虎出來吃人，厲害得很，而有一個人把那五只老虎都打死了。于是找來翰林院的進士們，都是文學(xué)修養(yǎng)非常高的，以現(xiàn)在來說，都是研究院中的博士。于是翰林先生們之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。 他寫的是白話，內(nèi)容大要說：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不來，就沒有種。我們兩兄弟見面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有種的你過河來吧！ 和當年兩個人放牛時，打架對罵的口吻一樣。 四是追求公文美。秘書稱為 筆桿子 ，寫文章理所當然是秘書必須掌握的基本功。用典引故，是古代公文中常見的寫作手法，用以增強公文的分量和說服力，現(xiàn)代公文中運用較少。 例如， 1997年江總書記在俄羅斯總統(tǒng)葉利欽為他的到訪舉行的歡迎宴會上講話時說： “俄羅斯偉大的作家列夫 .托爾斯泰曾經(jīng)說過： ‘一切美好的東西只有經(jīng)過努力才能獲得。我們兩國關(guān)系在經(jīng)歷了多年的風(fēng)風(fēng)雨雨之后，終于結(jié)束過去，開辟未來。寫作的語言表述形式大體上有三種：書面式語言 所謂書面式語言，是指在表述公文內(nèi)容的時候，不能用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容，而是要用符合書面材料語言要求的方式來表述內(nèi)容。有外商問： “ 什么叫 ‘ 正法 ’ ？ ” 中國官員答： “ 正法就是殺頭。 口語式語言 所謂口語式語言，是指在表述公文內(nèi)容的時候，要用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容。 應(yīng)用口語式語言表述的文種主要是 “ 領(lǐng)導(dǎo)的專題講話 ” ，這類文稿用口語式語言來表述，其作用是能夠把文稿寫得生動，寫得活潑，使領(lǐng)導(dǎo)在講話的時候增強感染力。 程式化語言 所謂程式化語言，是指語言表述形式的格式固定的語言表述方式。 程式化語言主要適用于 “ 通知 ” 類公文和 “ 規(guī)章制度 ”類公文的開頭部分的用語，其他類公文不能使用或不適用程式化語言表達。二是要講清基本觀點。行文通暢條理清楚，語言流暢。 2）通知的特點 （ 1）使用范圍的廣泛性。大到全國性的重大活動安排，批轉(zhuǎn)文件，發(fā)布規(guī)章制度，下達指示，小到機關(guān)單位內(nèi)部處理日常事務(wù)，告知一般事項，都可以使用通知。通知的主要功能首先在于告知，告訴受文對象有關(guān)事項；其次是提出要求，讓受文對象在知曉通知內(nèi)容后，按發(fā)文者的意圖去辦。所謂時效性，包含著兩層意思：一是時間期限，要求辦理的事情，必須在限定的時間內(nèi)完成。二是效力長短不一，有的通知因安排公務(wù)活動的具體事項而發(fā)，如開會通知，會期一到，通知也就失去了效力；而有的通知是用來部署某方面工作的，在這方面工作結(jié)束以前，無論時間長短，它都是有效力的。 （ 1）批轉(zhuǎn)式通知，用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文。 （ 2）轉(zhuǎn)發(fā)式通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文。 （ 3）發(fā)布式通知，用于發(fā)布規(guī)范性文件。 對某一事項作出具體規(guī)定或?qū)μ幚砟骋粏栴}作出具體指示的通知。這類通知的政策性和指導(dǎo)性較強，如國務(wù)院 2023年 8月 12日發(fā)出的 《 國務(wù)院關(guān)于做好免除城市義務(wù)教育階段學(xué)生學(xué)雜費工作的通知 》 ，要求下級機關(guān)認真貫徹執(zhí)行。如調(diào)整機構(gòu)、啟用印章、變更作息時間、 安排節(jié)假日值班 等。 各機關(guān)單位用以發(fā)出召開會議的通知。 上級機關(guān)任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員，或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知曉時所發(fā)出的通知。 三、通知的寫法 案例分析：2023年 6月行政文書制作考題 《 麗匯貨運公司來客訪問登記管理 》2023年 10月行政文書制作考題 《 上海加華公司辦公用品管理 》 2023年 10月行政文書制作考題 《 伊迪亞公司的報刊管理 》注意事項：標題應(yīng)該有發(fā)文機關(guān)、名稱、事由發(fā)文對象明確通知事由、轉(zhuǎn)折點最后 “ 特此通知 ” 不要忘 以上通知請認貫徹執(zhí)行。 落款（公章）不要丟時間日期里的 0在藝術(shù)字里找39請示 請示的含義 請示適用于向上級機關(guān)請求指示和批準。請示的適用范圍大致有 4種情況：一是因職權(quán)范圍所限不能解決的問題或上級明確規(guī)定經(jīng)請示批準才能辦理的事項；二是因特殊情況不能執(zhí)行上級的統(tǒng)一規(guī)定和安排，需要作變通處理的；三是因方針政策的規(guī)定或依據(jù)不明確，本機關(guān)、本單位沒有把握處理的新情況、新問題；四是本機關(guān)、本單位無力解決或難以解決而又亟需解決的問題和事項。其他如平行機關(guān)、不相隸屬機關(guān)之間的行文都不能用請示。（ 3）請示要求上級必須明確表態(tài)或者批復(fù)。 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和印發(fā)日期等要素組成。簽發(fā)人在發(fā)文字號下列居右排列。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號 。 此類請示為就某一問題或事項請求上級機關(guān)指示該怎么辦或詢問政策、精神。如：《 關(guān)于商業(yè)企業(yè)增值稅有關(guān)問題的請示 》 。如： 《 關(guān)于西豐縣計量測試所改造維修辦公樓所需資金的請示 》 本機關(guān)、本部門關(guān)于某一問題或事項已有處理意見，但因職權(quán)所限必須請求上級機關(guān)批準、同意。如： 《 關(guān)于購買車輛的請示 》 （鐵市質(zhì)監(jiān) [2023]37號）。 。 首先，標題應(yīng)做到一題一事，指事具體。 其次，請示的標題應(yīng)用詞準確、表意完整。 最后，請示標題應(yīng)該避免出現(xiàn) “ 雙請 ” 情況，即在一個標題中出現(xiàn)兩次 “ 請 ” 字，如 《 關(guān)于請求（申請）解決擴建教學(xué)樓經(jīng)費的請示 》 ，前邊的 “ 請求 ” 應(yīng)該去掉，寫成 《 關(guān)于解決擴建教學(xué)樓經(jīng)費的請示 》 請示文種本身包含了請求、申請等含義。 原則上一份請示的主送機關(guān)只能是一個，這是由文種的性質(zhì)和用途決定的?；蛏霞墮C關(guān)互相推諉不及時答復(fù)甚至不復(fù)，或因上級機關(guān)各有答復(fù)，出現(xiàn)分歧而無法執(zhí)行。對主送機關(guān)以外的有關(guān)上級機關(guān)可用 “ 抄送 ” 處理。主要包括請示緣由、請示事項和結(jié)語等項內(nèi)容。 即正文的開頭部分，需要明確 “ 為什么請示 ” 的問題。正文的緣由部分，是上級機關(guān)作出答復(fù)的重要根據(jù)，因此，這部分在寫法中要求情況真實、理由充分；同時，緣由部分也是提出請示事項的依據(jù)和立足點，如情況不真實，理由不充分，所請示事項就難以立得住，也由此降低了解決問題的可能性。緣由部分寫完，一般用 “ 現(xiàn)就有關(guān)問題請示如下 ” 過渡。 請示事項是正文的主體和核心部門。這部分主要寫請示的具體內(nèi)容。 ② 請求解決的，正文主體部分則應(yīng)明確提出需要上級支持、幫助或解決的具體事項，同時還應(yīng)充分考慮到解決的必要性和可能性，解決的要求應(yīng)提得合理、適度。 （ 3）請示結(jié)語。慣用的請示用語有 “ 請予審批 ” 、 “ 請予批準 ” 、 “ 當否，請批復(fù) ” 等。 落款。成文日期為漢字的年、月、日。 （四）請示寫作的注意事項 。這些規(guī)則主要包括：一文一事、只能主送一個機關(guān)、不得越級請示、不得將請示直接主送領(lǐng)導(dǎo)同志個人等。內(nèi)容真實，就是不能為了讓上級領(lǐng)導(dǎo)批準而虛構(gòu)情況或片面地講情況、提問題；理由充分，就是請示的原因必須講清楚，這是上級機關(guān)能否批復(fù)的依據(jù)。函 （一）函的含義和特點 。 函作為公文中的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，還用于向有關(guān)主管部門請求批準事項和主管部門答復(fù)審批事項。 。如詢問或向有關(guān)主管部門請求批準，這一點與請示相似；主管部門答復(fù)有關(guān)部門請求的審批事項，與批復(fù)相似。 （ 2）內(nèi)容的單一性。 （ 3）寫作使用多種語氣。 （二）函的分類 正因為函具有多屬性的特點，所以它成為公文中最輕便、快捷的一個文種。用于平行或不相隸屬機關(guān)之間商量和接洽工作，如商調(diào)工作人員、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)、商請?zhí)峁椭椭г取? 。 。這是不一定需要對方答復(fù)的一類函，目的只在于讓對方知悉情況及了解發(fā)文機關(guān)的意圖和要求。 。這類函的作用、功能與請示相近，區(qū)別在于： “ 函 ” 是請示 “ 有關(guān)主管部門 ” ， “ 請示 ” 是請示 “ 上級機關(guān) ” 。