【正文】 防止空、大、假、夸等。 ? 會議是一個良好的收集信息和資料、制訂決策的時機，充分利用，使信息提供者盡量提供準確可靠的資料供決策者使用。 ? 會議記錄沒有備份，不給與會者發(fā)放會議記錄。 ? 當(dāng)會議任務(wù)完成后或目標達到后，會議所設(shè)立的委員會等機構(gòu)仍然存在，善后工作沒有人去處理。 ? 任務(wù)或職責(zé)下達后要實施有效的監(jiān)控，組織實施，配備實施的設(shè)備工具、資源、條件等，保證所有的議程得到貫徹和執(zhí)行。 方法之四：有效計劃 原因分析 ? 不明白計劃的重要性。 ? 總覺得沒有時間制訂計劃。 ? 害怕對自己許下承諾，不能保證完成。 ? 建立包括計劃目標、完成標準、最后期限、優(yōu)先順序的一套計劃體系。 ? 嚴于律己，對自己有獎有罰，經(jīng)常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查，只有嚴格要求自己才能成就大事，放任和懶散只會毀了自己的事業(yè)。 ? 制訂計劃沒有相應(yīng)的目標和標準。 ? 計劃趕不上變化。 ? 不必計劃，一切由秘書負責(zé)安排我的工作。 ? 必須把所有的計劃按照緊迫性、重要性等進行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序，與要實現(xiàn)的目標緊密相連。 ? 自己最清楚自己的目標和標準，秘書只不過是提醒你、幫助你。你的時間安排、工作的重要程度，只有你才能與你的目標掛鉤。缺乏形成一套清晰有條理的思路。 ? 認為沒有計劃性的安排，目標照樣能完成。 ? 善于行動，不愿意思考和整理工作，決國導(dǎo)致盲目的行動。 改進方法 ? 認識到條理清楚的狀態(tài)下，時刻對自己的工作和任務(wù)進行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。首先忙最重要的事，一定要抽時間進行工作時間的條理化。有計劃的工作安排必將使目標順利高效的 完成。人生的重大改變可能來自于不起眼的地方。 ? 認為每一件事都重要、都應(yīng)該做，故不能確定優(yōu)先順序。 ? 外部環(huán)境不佳，諸如辦公桌混亂、文件處理不當(dāng)、秘書工作安排不妥。 ? 工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分，與你的目標掛鉤確定重要工作及每日的工作擾先順序。 ? 下大力氣改善所和的外部環(huán)境，建立文檔條理化、秘書工作條理化。 方法之六：克服經(jīng)常救火 原因分析 ? 不了解救火與預(yù)防火災(zāi)的區(qū)別悄了解經(jīng)常救火的危害及嚴重性。 ? 每日工作安排得滿滿的，試圖做更多的事情，結(jié)果沒有時間和精力處理危機和變化。 ? 經(jīng)常拖延工作導(dǎo)致重要工作沒有時間去做而形成緊急事項和救火對象。 ? 預(yù)先制訂和計劃救火的策略，對事物的發(fā)展和進程有所估計，不能盲目被動地救火，總結(jié)每次救世主火的原因和處理方法，積累經(jīng)驗和教訓(xùn)。 ? 你應(yīng)該只做你應(yīng)做的事情，不屬于你的不要去做，也不是非你不可，不要等同于你的下屬。 ? 上司或上級制訂的計劃或要實施的目標等缺乏有效的時間估算，導(dǎo)致經(jīng)常成為你的救火對象。 ? 部門或公司設(shè)備、機器發(fā)生故障，導(dǎo)致工作中斷和耽誤，你義無反顧地充當(dāng)消防員的職責(zé)。 ? 與上司或上級在完成工作的時間估算上進行準確評估，達成一致，給自己留出一定的時間去實施，凡事都不是所想的那么容易。 ? 消除機械性、物理性、人為性的故障，減少自己的麻煩，不要因為這些因素耽誤和延遲你的工作，那是非常不明智的。 方法之七：有效授權(quán) 原因分析 ? 認為下屬不可靠，對下屬缺乏信心，對下屬缺乏培養(yǎng)和鍛煉。 ? 下屬有職無權(quán)，這不是真正的授權(quán)，不明確、不全面及混亂的授權(quán)，使下屬無所適從。 ? 主人為只有自己才能做好，況且教練和培養(yǎng)下屬不如自己做來的更快，習(xí)慣于 “執(zhí)行 ”比 “管理 ”更舒服 改進方法 ? 中層經(jīng)理應(yīng)明確授權(quán)是必須的一種趨勢，下屬是完全可以承擔(dān)的，應(yīng)盡早培養(yǎng)和鍛煉下屬的工作能務(wù)和知識水平。 ? 忌虛假授權(quán)，授權(quán)必須制定明確的、全面的、清晰的條例，使每一個受權(quán)者明確自己的職責(zé)和權(quán)限，并有嚴格的操作程序。權(quán)力和威望不是長期能夠控制的，威望和權(quán)力是有效授權(quán)、能干的下屬所體現(xiàn)的。 ? 授權(quán)以后未采取控制、跟蹤、反饋等相應(yīng)措施。 ? 授權(quán)以后不具備相應(yīng)的資源和條件，與其他相應(yīng)部門脫節(jié)。 ? 授權(quán)以后下屬工作能務(wù)不足以承擔(dān)重任，或下屬貫徹不得力。 ? 既已授權(quán)就不要再參與，只要求下屬提供結(jié)果，不注重過程，給下屬創(chuàng)造實現(xiàn)自主的能務(wù)和機會。 ? 制訂反授權(quán)的方法，抵制和反對下屬的反授權(quán)。 方法之八：克服想干的事太多 原因分析 ? 每天都給自己安排很多事項，也從不計劃，認為自己能干、想干太多的事。 ? 自身存在較強的成就感同時又對自己的工作能力缺乏安全感，故在工作中什么都想干又什么都要盡善盡美。 ? 認為下屬都不行，只有自己才能做好。 改進方法 ? 你的時間是有限的，做出工作計劃和排除優(yōu)先次序，糾正想干太多事的想法。 ? 成就感是建立在你要實現(xiàn)的目標上的，不能脫離你的目標，提高工作能力或加強學(xué)習(xí)、進行知識和技能的積累，不追求盡善盡美，只追求達到目標，完成職責(zé)。 ? 放手讓下屬去干職責(zé)內(nèi)的事務(wù)，不要插手，盡量簡化請示和匯報的手續(xù)和過程，尤其不要替下屬做事。 ? 總愿意表現(xiàn)得非常繁忙，以示自己的重要，從不制訂計劃和行動的優(yōu)先順序等。 ? 上司對你加壓太多，分擔(dān)的事務(wù)過多。 ? 對別人的請求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說 “不 ”，威信和權(quán)利也不是一味謙讓和助人所能夠提高的。 ? 確定由于工作任務(wù)多和事務(wù)忙，招聘員工；下屬工作能力等缺乏時抽出一定時間來進行輔導(dǎo)、培訓(xùn)。 ? 提高和改善設(shè)備、儀器的使用效果。 ? 溝通目的的不明確，考慮溝通的計劃和內(nèi)容。 ? 沒有利用正確是溝通渠道，偏聽偏信，致使不正常的溝通泛濫，影響部門內(nèi)工作的順利進行，沒有建立有效信息聯(lián)系的各種政策和程序。 改進辦法 ? 認識到正確的溝通是雙方的交互行為，不是你下命令，必要及時的溝通是組織內(nèi)部訊息暢通的重要環(huán)節(jié)，對組織發(fā)展有重要意義。 ? 選擇易于雙方溝通的有利環(huán)境、緩解壓力，在一個比較輕松愉快的場合下進行，溝通時要避免干擾。 ? 溝通時必須明確溝通內(nèi)容，采取恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒?，慎用措辭，以免造成不必要的誤會和麻煩。 ? 溝通時中層經(jīng)理一味批評和教訓(xùn)下屬，不傾聽下屬的建議和意見。 ? 溝通時缺乏溝通的技巧、傾聽藝術(shù)、缺乏相互的欣賞、贊同和認可等。 ? 溝通時缺少及時有效的反饋。 ? 改變工作作風(fēng) —溝通主要是傾聽下屬的意見，學(xué)會和發(fā)展、鍛煉自己的傾聽技能。 ? 學(xué)習(xí)并善于使用溝通的技能、技巧，學(xué)會行聽的藝術(shù)，會欣賞、贊同、認可對方。 ? 溝通要及時發(fā)現(xiàn)和了解對方的各種反饋信息。 ? 不檢查工作進度、對自己要求不嚴格，不規(guī)定完成的期限，容易被外界干擾并不斷改變優(yōu)先次序。 ? 喜歡做令人愉快的、容易的、瑣碎的事，把困難或不熟悉、不喜歡的事情盡量往后拖。 改進方法 ? 拖延工作的最終惡果是重要的工作延誤，大量的時間被用來做不重要的事。 ? 改變自己的不良習(xí)慣，形成穩(wěn)妥而不延遲的工作風(fēng)格。 ? 準確估算任務(wù)完成的時間，不要追求盡善盡美，你只需完成你職責(zé)內(nèi)的事項即可。 ? 下屬工作沒有積極性，不按時完成交與的任務(wù)，各部門工作不配合，沒有形成一個戰(zhàn)斗的團隊。 ? 針對不速之客等因素的干擾，沒有采取任何措施。 ? 給與下屬激勵，培養(yǎng)和授權(quán)，嚴格工作任務(wù)的完成期限等標準，各部門緊密配合，形成良好的特別能戰(zhàn)斗的團隊。 ? 制訂抗干擾的全面措施，不允許工作之余聊天等，養(yǎng)成良好的工作氣氛。 ? 自己的工作缺乏工作說明和職務(wù)說明書，工作起來沒有職責(zé)標準，經(jīng)常與其他部門的工