企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范和技巧-在線瀏覽
2025-03-11 13:19本頁面
【正文】 為保持部門內(nèi)部計劃對外的一致性，部門內(nèi)部計劃原則上只有一個計劃可以跨部門傳達，特殊情況可以根據(jù)需要處理 ? 項目通報類的郵件 – 主送給項目小組成員 – 抄送給項目小組成員的直接上級、項目主要領(lǐng)導 ? 尋求跨部門支持的郵件 – 一般主送給尋求支持的人， 抄送給他的直接上級 – 同時抄送本部門的直接上級 – 這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持 主題 主題是接收者了解郵件的第一信息，要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。 – 不熟悉的人不宜直接稱呼姓名，對級別高于自己的人也不宜稱呼姓名。 – 俗話說得好，“ 禮多人不怪” ，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。如果信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強調(diào)第一段的重點。如果內(nèi)容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。 ? Email正文多用 1234之類的列表，以清晰明確。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開 。 – 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。 ? 風格： – 檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢 正文內(nèi)容 ? 如果是寫給不認識的人，還要加上一個簡單的自我介紹。 ? 主體的內(nèi)容詳細程度取決于收件人 – 不同的人在同一時間對同一事情的理解程度不同 – 有些指代要清楚，不用不常用的縮寫 ? 主體的內(nèi)容詳細程度取決于主題情境的事態(tài) – 資源是否充足 – 立場是否一致 資源充足 資源不充足 立場一致 立場不一致 簡單羅列事實通知即可 是否有必要向上匯報 強調(diào)共同利益 說明不良后果 羅列問題 給出解決方案 ? 案例描述 – 情景、沖突、問題、解決方案（建議） – 標準式：情境 —— 沖突、問題 —— 解決方案 – 突出憂慮式：沖突、問題 —— 情境 —— 解決方案 – 突出信心式：問題 —— 情境、沖突 —— 解決方案 ? 分析報告 – 開篇點明主題 – 清晰劃定報告范圍 – 對主要發(fā)現(xiàn)進行摘要 – 以結(jié)論和建議措施結(jié)尾 ? 最好在郵件的第一段明確地說出自己的主要目的 ? 郵件內(nèi)容里不可缺少的三個部分 – 如果想從對方那里得到我想要的信息，我需要給對方提供哪些信息 – 我希望對方采取哪些行動措施 – 我需要對方什么時候給予回復 ? 郵件內(nèi)容要簡明扼要，行文通順 – Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件。 – 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 ? 語氣專業(yè)，措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。 1. 簽名信息不宜過多 – 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。 ? 請使用公司要求的標準簽名格式和縮略格式 三、電子郵件的回復 重要事項要跟蹤 – 勿期盼他人會立即回復你的信件 。 – 對重要溝通事項，在發(fā)送郵件
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