【正文】 要與會(huì)議及議題的重要性緊密相連，圍繞會(huì)議主題，防止空、大、假、夸等。 ? 會(huì)議是一個(gè)良好的收集信息和資料、制訂決策的時(shí)機(jī)，充分利用，使信息提供者盡量提供準(zhǔn)確可靠的資料供決策者使用。 ? 會(huì)議記錄沒有備份，不給與會(huì)者發(fā)放會(huì)議記錄。 ? 當(dāng)會(huì)議任務(wù)完成后或目標(biāo)達(dá)到后，會(huì)議所設(shè)立的委員會(huì)等機(jī)構(gòu)仍然存在，善后工作沒有人去處理。 ? 任務(wù)或職責(zé)下達(dá)后要實(shí)施有效的監(jiān)控，組織實(shí)施，配備實(shí)施的設(shè)備工具、資源、條件等，保證所有的議程得到貫徹和執(zhí)行。 方法之四：有效計(jì)劃 原因分析 ? 不明白計(jì)劃的重要性。 ? 總覺得沒有時(shí)間制訂計(jì)劃。 ? 害怕對(duì)自己許下承諾，不能保證完成。 ? 建立包括計(jì)劃目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序的一套計(jì)劃體系。 ? 嚴(yán)于律己，對(duì)自己有獎(jiǎng)有罰，經(jīng)常激勵(lì)和要求別人監(jiān)督和檢查，只有嚴(yán)格要求自己才能成就大事，放任和懶散只會(huì)毀了自己的事業(yè)。 ? 制訂計(jì)劃沒有相應(yīng)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。 ? 計(jì)劃趕不上變化。 ? 不必計(jì)劃，一切由秘書負(fù)責(zé)安排我的工作。 ? 必須把所有的計(jì)劃按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序，與要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)緊密相連。 ? 自己最清楚自己的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，秘書只不過(guò)是提醒你、幫助你。你的時(shí)間安排、工作的重要程度，只有你才能與你的目標(biāo)掛鉤。缺乏形成一套清晰有條理的思路。 ? 認(rèn)為沒有計(jì)劃性的安排，目標(biāo)照樣能完成。 ? 善于行動(dòng)，不愿意思考和整理工作，決國(guó)導(dǎo)致盲目的行動(dòng)。 改進(jìn)方法 ? 認(rèn)識(shí)到條理清楚的狀態(tài)下，時(shí)刻對(duì)自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。首先忙最重要的事，一定要抽時(shí)間進(jìn)行工作時(shí)間的條理化。有計(jì)劃的工作安排必將使目標(biāo)順利高效的 完成。人生的重大改變可能來(lái)自于不起眼的地方。 ? 認(rèn)為每一件事都重要、都應(yīng)該做，故不能確定優(yōu)先順序。 ? 外部環(huán)境不佳，諸如辦公桌混亂、文件處理不當(dāng)、秘書工作安排不妥。 ? 工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作擾先順序。 ? 下大力氣改善所和的外部環(huán)境，建立文檔條理化、秘書工作條理化。 方法之六：克服經(jīng)常救火 原因分析 ? 不了解救火與預(yù)防火災(zāi)的區(qū)別悄了解經(jīng)常救火的危害及嚴(yán)重性。 ? 每日工作安排得滿滿的，試圖做更多的事情，結(jié)果沒有時(shí)間和精力處理危機(jī)和變化。 ? 經(jīng)常拖延工作導(dǎo)致重要工作沒有時(shí)間去做而形成緊急事項(xiàng)和救火對(duì)象。 ? 預(yù)先制訂和計(jì)劃救火的策略，對(duì)事物的發(fā)展和進(jìn)程有所估計(jì)，不能盲目被動(dòng)地救火，總結(jié)每次救世主火的原因和處理方法，積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。 ? 你應(yīng)該只做你應(yīng)做的事情，不屬于你的不要去做，也不是非你不可，不要等同于你的下屬。 ? 上司或上級(jí)制訂的計(jì)劃或要實(shí)施的目標(biāo)等缺乏有效的時(shí)間估算，導(dǎo)致經(jīng)常成為你的救火對(duì)象。 ? 部門或公司設(shè)備、機(jī)器發(fā)生故障，導(dǎo)致工作中斷和耽誤，你義無(wú)反顧地充當(dāng)消防員的職責(zé)。 ? 與上司或上級(jí)在完成工作的時(shí)間估算上進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估，達(dá)成一致，給自己留出一定的時(shí)間去實(shí)施，凡事都不是所想的那么容易。 ? 消除機(jī)械性、物理性、人為性的故障，減少自己的麻煩，不要因?yàn)檫@些因素耽誤和延遲你的工作，那是非常不明智的。 方法之七：有效授權(quán) 原因分析 ? 認(rèn)為下屬不可靠，對(duì)下屬缺乏信心，對(duì)下屬缺乏培養(yǎng)和鍛煉。 ? 下屬有職無(wú)權(quán)，這不是真正的授權(quán)，不明確、不全面及混亂的授權(quán)，使下屬無(wú)所適從。 ? 主人為只有自己才能做好，況且教練和培養(yǎng)下屬不如自己做來(lái)的更快，習(xí)慣于“執(zhí)行”比“管理”更舒服 改進(jìn)方法 ? 中層經(jīng)理應(yīng)明確授權(quán)是必須的一種趨勢(shì)，下屬是完全可以承擔(dān)的，應(yīng)盡早培養(yǎng)和鍛煉下屬的工作能務(wù)和知識(shí)水平。 ? 忌虛假授權(quán)，授權(quán)必須制定明確的、全面的、清晰的條例，使每一個(gè)受權(quán)者明確自己的職責(zé)和權(quán)限，并有嚴(yán)格的操作程序。權(quán)力和威望不是長(zhǎng)期能夠控制的，威望和權(quán)力是有效授權(quán)、能干的下屬所體現(xiàn)的。 ? 授權(quán)以后未采取控制、跟蹤、反饋等相應(yīng)措施。 ? 授權(quán)以后不具備相應(yīng)的資源和條件，與其他相應(yīng)部門脫節(jié)。 ? 授權(quán)以后下屬工作能務(wù)不足以承擔(dān)重任，或下屬貫徹不得力。 ? 既已授權(quán)就不要再參與，只要求下屬提供結(jié)果，不注重過(guò)程，給下屬創(chuàng)造實(shí)現(xiàn)自主的能務(wù)和機(jī)會(huì)。 ? 制訂反授權(quán)的方法，抵制和反對(duì)下屬的反授權(quán)。 方法之八：克服想干的事太多 原因分析 ? 每天都給自己安排很多事項(xiàng)，也從不計(jì)劃，認(rèn)為自己能干、想干太多的事。 ? 自身存在較強(qiáng)的成就感同時(shí)又對(duì)自己的工作能力缺乏安全感，故在工作中什么都想干又什么都要盡善盡美。 ? 認(rèn)為下屬都不行，只有自己才能做好。 改進(jìn)方法 ? 你的時(shí)間是有限的，做出工作計(jì)劃和排除優(yōu)先次序，糾正想干太多事的想法。 ? 成就感是建立在你要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫離你的目標(biāo)，提高工作能力或加強(qiáng)學(xué)習(xí)、進(jìn)行知識(shí)和技能的積累，不追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完成職責(zé)。 ? 放手讓下屬去干職責(zé)內(nèi)的事務(wù)，不要插手，盡量簡(jiǎn)化請(qǐng)示和匯報(bào)的手續(xù)和過(guò)程，尤其不要替下屬做事。 ? 總愿意表現(xiàn)得非常繁忙，以示自己的重要，從不制訂計(jì)劃和行動(dòng)的優(yōu)先順序等。 ? 上司對(duì)你加壓太多，分擔(dān)的事務(wù)過(guò)多。 ? 對(duì)別人的請(qǐng)求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說(shuō)“不”，威信和權(quán)利也不是一味謙讓和助人所能夠提高的。 ? 確定由于工作任務(wù)多和事務(wù)忙，招聘員工；下屬工作能力等缺乏時(shí)抽出一定時(shí)間來(lái)進(jìn)行輔導(dǎo)、培訓(xùn)。 ? 提高和改善設(shè)備、儀器的使用效果。 ? 溝通目的的不明確，考慮溝通的計(jì)劃和內(nèi)容。 ? 沒有利用正確是溝通渠道，偏聽偏信，致使不正常的溝通泛濫，影響部門內(nèi)工作的順利進(jìn)行，沒有建立有效信息聯(lián)系的各種政策和程序。 改進(jìn)辦法 ? 認(rèn)識(shí)到正確的溝通是雙方的交互行為，不是你下命令，必要及時(shí)的溝通是組織內(nèi)部訊息暢通的重要環(huán)節(jié)，對(duì)組織發(fā)展有重要意義。 ? 選擇易于雙方溝通的有利環(huán)境、緩解壓力，在一個(gè)比較輕松愉快的場(chǎng)合下進(jìn)行，溝通時(shí)要避免干擾。 ? 溝通時(shí)必須明確溝通內(nèi)容，采取恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒?，慎用措辭，以免造成不必要的誤會(huì)和麻煩。 ? 溝通時(shí)中層經(jīng)理一味批評(píng)和教訓(xùn)下屬，不傾聽下屬的建議和意見。 ? 溝通時(shí)缺乏溝通的技巧、傾聽藝術(shù)、缺乏相互的欣賞、贊同和認(rèn)可等。 ? 溝通時(shí)缺少及時(shí)有效的反饋。 ? 改變工作作風(fēng) — 溝通主要是傾聽下屬的意見，學(xué)會(huì)和發(fā)展、鍛煉自己的傾聽技能。 ? 學(xué)習(xí)并善于使用溝通的技能、技巧，學(xué)會(huì)行聽的藝術(shù)，會(huì)欣賞、贊同、認(rèn)可對(duì)方。 ? 溝通要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和了解對(duì)方的各種反饋信息。 ? 不檢查工作進(jìn)度、對(duì)自己要求不嚴(yán)格，不規(guī)定完成的期限，容易被外界干擾并不斷改變優(yōu)先次序。 ? 喜歡做令人愉快的、容易的、瑣碎的事，把困難或不熟悉、不喜歡的事情盡量往后拖。 改進(jìn)方法 ? 拖延工作的最終惡果是重要的工作延誤，大量的時(shí)間被用來(lái)做不重要的事。 ? 改變自己的不良習(xí)慣，形成穩(wěn)妥而不延遲的工作風(fēng)格。 ? 準(zhǔn)確估算任務(wù)完成的時(shí)間，不要追求盡善盡美，你只需完成你職責(zé)內(nèi)的事項(xiàng)即可。 ? 下屬工作沒有積極性，不按時(shí)完成交與的任務(wù)，各部門工作不配合，沒有形成一個(gè)戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)。 ? 針對(duì)不速之客等因素的干擾，沒有采取任何措施。 ? 給與下屬激勵(lì)，培養(yǎng)和授權(quán)，嚴(yán)格工作任務(wù)的完成期限等標(biāo)準(zhǔn)，各部門緊密配合，形成良好的特別能戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)。 ? 制訂抗干擾的全面措施，不允許工作之余聊天等，養(yǎng)成良好的工作氣氛。 ? 自己的工作缺乏工作說(shuō)明和職務(wù)說(shuō)明書，工作起來(lái)沒有職責(zé)