【正文】 （二）現(xiàn)代企業(yè)制度基本特征 現(xiàn)代企業(yè)核心是法人制度 現(xiàn)代公司是依法成立的經濟組織，有獨立的財產，通過從事的經濟活動來盈利。股東會、董事會、經理與監(jiān)事會三者間的制衡關系是現(xiàn)代企業(yè)治理結構的核心，有利于公司高效率運作，追求利益的最大化。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。 （ ） 企業(yè)檔案工作的目的： 企業(yè)檔案工作應以滿足企業(yè)各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現(xiàn)代技術與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產、經營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。 （ ） 三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作面臨的困難 內外動力機制不健全 企業(yè)檔案意識不強烈 企業(yè)檔案工作不穩(wěn)定 企業(yè)檔案資源不充裕 檔案法規(guī)體系不完善 檔案人員素質不適應 四、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的探索 需要遵循企業(yè)檔案工作的一般規(guī)律。 需要繼承傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的成功經驗，克服其不足。 一、 組織 系統(tǒng) 檔案工作領導 ： 企業(yè)應確定檔案工作的分管領導，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。大型企業(yè)應設立檔案館。企業(yè)應保持檔案人員相對穩(wěn)定。 （ ） 二、 規(guī)章 體系（ “四個明確”） 明確企業(yè)文件形成歸檔責任 ： 企業(yè)在制定有關規(guī)章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。 （ ） 明確 檔案工作責任追究制度 ： 對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。 （） （詳見 ~） 檔案保管制度 ： 應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。 （ ）（詳見 ) 檔案統(tǒng)計制度 ： 應明確統(tǒng)計內容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據分析要求。 （ ） （詳見 ) 檔案保密制度 ： 應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任 。 （ ） 檔案管理系統(tǒng)操作制度 ： 應明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。應明確分類依據、類別標識、類目范圍。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。 () 企業(yè)檔案工作者的“四參加”： 企業(yè)檔案部門或檔案人員應 參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收 等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 （ ） 第五節(jié) 現(xiàn)代企業(yè)檔案業(yè)務工作 一、制定歸檔范圍和歸檔類目 企業(yè)在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。 （ ） 現(xiàn)代企業(yè)檔案歸檔范圍參考 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 附錄 A。 （ ） 企業(yè)應根據經營管理范圍和業(yè)務活動類型制訂文件歸檔范圍和保管期限表。項目建設類文件應依據企業(yè)在項目建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見 DA/T 28《 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》 ；服務類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務活動的文件歸檔范圍，應結合企業(yè)活動和專門業(yè)務編制。 制訂 《 歸檔類目 》 須 注意： （ 1） 大單位按組織機構，問題設類。按組織機構問題設類的，應針對所有機構，不能有遺漏。每個條款名稱就是一組文件的文件標題。 （ 3） 條款內容大致相近的要盡量排在一起。 （ 4） 類目的擬制和修訂要由檔案部門和文書部門結合進行，交辦公室負責人簽署后執(zhí)行。 二、歸檔文件形成與積累 按照歸檔范圍和歸檔類目做好文件的形成與積累工作。 （ 6） 文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。打印的歸檔文件最好用激光打印機； （ 7） 文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。 （ 2）只有結論性文件，缺過程性文件。 （ 4）重要會議文件不全。 （ 6）文件缺頁。 ☆解決問題對策： （ 1）加強業(yè)務學習，提高業(yè)務能力。 （ 3）加強宣傳，主動爭取業(yè)務技術人員的配合。 （ 2） 有利于提高案卷質量和立卷效率。 （ 4） 有利于各部門平時對文件的查找和利用。 文件 積累 的內容： （ 1）“帳內”文件的收集 “帳內”文件是指收發(fā)文登記簿中的文件，即將收發(fā)文件登記簿中的屬于歸檔范圍的文件收集齊全，這類文件多數(shù)是紅頭文件，即正式公文。這些文件不容易控制 ， 在歸檔過程中 易被 遺漏。這類文件雖然是非正式公文但是往往有重要的歸檔價值。還有制作材料比較特殊的文件材料，如照片、音像資料等。卷夾上寫上類目號，以便對號入坐。 （ 3）原則上采用“立薄卷”或以件為保管單位的方法，但是對某些文種，如合同，也可以組厚卷，即將一批合同裝訂成一卷。 文書、科技、會計、人事等門類文件的整理 ,應分別符合GB 9705《 文書檔案案卷格式 》 ； DA/T 22《 歸檔文件整理規(guī)則 》 ； GB/T 11822《 科學技術檔案案卷構成的一般要求 》 ； 財會字? 1998? 32號 《 會計檔案管理辦法 》 ； 勞力字? 1992? 33號 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》； 音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應分別符合 GB/T 11821《 照片檔案管理規(guī)范 》 ； DA/T 15《 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 》 ； GB/T 18894《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 ； DA/T 32《 公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 。 （ ） （ 2） 科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。 （ 4） 會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 （ ） （ 6） 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。 （ ） 歸檔質量要求 （ 1） 企業(yè)應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。 （ ） （ 2） 歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備 (打印機、復印機、掃描儀等 )的標稱質量要求。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）