【正文】 前臺(tái)接聽(tīng)電話(huà)的標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，這里是某某公司。 對(duì)方如果詢(xún)問(wèn)招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務(wù)部，如果幾個(gè)內(nèi)線沒(méi)有人接聽(tīng)，行政助理要詢(xún)問(wèn)對(duì)方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來(lái)后我轉(zhuǎn)達(dá)給他，讓他直接打電話(huà)給您”。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級(jí)招商的區(qū)域壟斷保護(hù)，比較豐厚的價(jià)差，文化營(yíng)銷(xiāo)和體驗(yàn)營(yíng)銷(xiāo)，駐店?duì)I養(yǎng)師的咨詢(xún)。比如說(shuō)：我下午查完后馬上給你回話(huà)，后來(lái)下午一忙就忘了，過(guò)來(lái)兩天再想起來(lái)打電話(huà)過(guò)去，對(duì)方說(shuō)不想作了，一個(gè)小小的失誤就有可能造成很大的損失，因?yàn)閷?duì)方會(huì)想你連這點(diǎn)的承諾都做不到，何況復(fù)雜的營(yíng)銷(xiāo)服務(wù)承諾呢。 超過(guò)自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級(jí)有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以?xún)?nèi)的事情要大膽拍板，避免給對(duì)方以羅嗦的印象。 公司的談判機(jī)密不能泄漏。 資料發(fā)放的種類(lèi)：邀請(qǐng)函、招商書(shū)、招商政策、產(chǎn)品彩頁(yè)，如有嘉賓需發(fā)請(qǐng)柬。 資料發(fā)放的方式：特快專(zhuān)遞、快件、掛號(hào)、傳真、電郵。 資料發(fā)放的注意事項(xiàng)： B各種資料的復(fù)印裝訂要注意，不能出現(xiàn)錯(cuò)頁(yè)、漏頁(yè)、翻頁(yè)等現(xiàn)象； D如有必要附請(qǐng)柬的貴賓，請(qǐng)柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書(shū)寫(xiě)； 為了方便來(lái)賓確認(rèn)，確認(rèn)方式分幾種情況：傳真確認(rèn)，電郵確認(rèn)，信函確認(rèn)，電話(huà)口頭確認(rèn)。尤其是信息來(lái)源一項(xiàng)一定要詢(xún)問(wèn)清楚，避免出現(xiàn)拓展獎(jiǎng)勵(lì)糾紛。 來(lái)賓出發(fā)前再進(jìn)行一次電話(huà)溝通，確定中途方式到達(dá)時(shí)間是否安排接站，并再次強(qiáng)調(diào)會(huì)場(chǎng)地址及乘車(chē)路線。 接站人員憑接站名單確認(rèn)接站人員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結(jié)實(shí)耐用的材料，牌上寫(xiě)有明顯的識(shí)別文字如：某某某公司招商會(huì)接站處。會(huì)議的運(yùn)籌期十分重要，他是成功的基礎(chǔ)和保障，招商要想成功首先得有人來(lái)，而這個(gè)階段就是解決能否有人來(lái)得重要環(huán)節(jié)。 第二笈：輕如梯云縱——細(xì)節(jié)籌備 會(huì)議資料的準(zhǔn)備：會(huì)議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，寧可多備也不要出現(xiàn)到時(shí)不夠用的情況，一般的科學(xué)儲(chǔ)備量是確定參會(huì)人員總和的150%。備而無(wú)患是必要的。 A來(lái)賓資料袋內(nèi)容（以一個(gè)連鎖公司為例）：會(huì)議手冊(cè)，招商書(shū)，招商手冊(cè)，產(chǎn)品彩頁(yè)，運(yùn)營(yíng)手冊(cè)大綱，專(zhuān)賣(mài)店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證； C溝通組資料內(nèi)容：來(lái)賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會(huì)務(wù)組成員通訊錄（人手一份），招商書(shū)，各級(jí)經(jīng)銷(xiāo)商合同，運(yùn)營(yíng)手冊(cè)VI手冊(cè)七本及相關(guān)資料； 二、人員分組與協(xié)調(diào)在自己本職工作做完或不忙的情況下應(yīng)主動(dòng)配合別的部門(mén)工作。 分組的設(shè)置： B副總指揮：這個(gè)崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負(fù)責(zé)左右細(xì)節(jié)的安排和處理，同時(shí)注重會(huì)議議程科目和時(shí)間安排，市場(chǎng)業(yè)務(wù)處理；負(fù)責(zé)會(huì)議接待、登記、會(huì)議資料的發(fā)放、各個(gè)住宿房間的安排及會(huì)場(chǎng)的整理、各個(gè)成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。 D會(huì)場(chǎng)組：會(huì)場(chǎng)秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進(jìn)程的安排、會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)處理、會(huì)場(chǎng)氣氛的營(yíng)造； F溝通組：這個(gè)組責(zé)任最重，一般有分管副總或者市場(chǎng)總監(jiān)擔(dān)任，成員是熟悉市場(chǎng)和具有談判能力的人，負(fù)責(zé)參會(huì)人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會(huì)人員的事務(wù)協(xié)調(diào)、意向經(jīng)銷(xiāo)商的溝通促進(jìn)、配合會(huì)務(wù)組進(jìn)行業(yè)務(wù)安排等。 分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。如：會(huì)場(chǎng)組人員在沒(méi)有課程時(shí)可協(xié)助業(yè)務(wù)組談判或會(huì)務(wù)組工作。 三、課程的審定與演練基本上按照經(jīng)銷(xiāo)商的了解事務(wù)的習(xí)慣和次序來(lái)講解，比如說(shuō)如果上述次序調(diào)整，在經(jīng)銷(xiāo)商不了解政策的情況下，講解營(yíng)銷(xiāo)方案和財(cái)務(wù)分析就顯得很突兀，不容易被人接受。 對(duì)授課人的表達(dá)能力及語(yǔ)言習(xí)慣充分了解，如不具備我方要求及時(shí)調(diào)整或更換。 必須安排每位授課者提前演練。 設(shè)計(jì)備講主題與備講人，以防突然情況發(fā)生。 主持人講稿的審定很關(guān)鍵，主持人不僅僅是一個(gè)主持，更是一個(gè)總結(jié)者，一個(gè)優(yōu)秀的主持，會(huì)把每一個(gè)講課人的內(nèi)容總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個(gè)課題 ，過(guò)渡的很自然。 四、會(huì)前動(dòng)員會(huì)及各小組工作流程演練提前預(yù)約賓館進(jìn)行各種條幅和導(dǎo)引牌的制作，會(huì)務(wù)組房間盡量安排在電梯口旁邊，如果靠里面，那么在顯眼的墻壁上貼上一個(gè)指示牌。 會(huì)議室的布置很關(guān)鍵，調(diào)試音像和投影必須提前，以免失誤發(fā)生，必須有公司開(kāi)會(huì)的濃濃氛圍，給成功創(chuàng)造隱形的基礎(chǔ)保障。 招商會(huì)的細(xì)節(jié)籌備很關(guān)鍵，瑣碎而繁雜，慢慢要形成一個(gè)程序和章法，并且根據(jù)不同的環(huán)境來(lái)進(jìn)行有目的的變化，這個(gè)看似不起眼環(huán)節(jié)其實(shí)是招商會(huì)成功的鋪墊。 招商會(huì)進(jìn)行到了這個(gè)步驟，已經(jīng)到了最關(guān)鍵的時(shí)刻，連突帶破，已經(jīng)到了對(duì)方的球門(mén)前，臨門(mén)一腳成為關(guān)鍵，招商會(huì)就像踢足球，是個(gè)整體運(yùn)動(dòng)，會(huì)議組織方面明星戰(zhàn)術(shù)沒(méi)有什么作用，無(wú)論講課人講的再精彩，組織配合和執(zhí)行有一點(diǎn)失誤，有可能是全盤(pán)皆輸。 以前我有的朋友自己一個(gè)人組織一個(gè)小型招商會(huì)，有板有眼，結(jié)果一到大型的招商會(huì)，三個(gè)和尚卻沒(méi)有水喝了，因?yàn)榇蠹叶加袀€(gè)依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多企業(yè)都在說(shuō)分工協(xié)作的問(wèn)題，但是當(dāng)你招商會(huì)失誤之后，分析總結(jié)的時(shí)候，看到的都是具體的問(wèn)題，其實(shí)會(huì)議的總指揮至關(guān)重要，而他的重要就體現(xiàn)在分工的科學(xué)把控和過(guò)程查漏補(bǔ)缺，而不是“指揮”，總指揮就是最大的救火隊(duì)員，在會(huì)議的進(jìn)行中，足球的運(yùn)動(dòng)中，戰(zhàn)術(shù)的安排和貫徹落實(shí)的程度以及切實(shí)的變化決定了會(huì)議的直接結(jié)果，所以每一個(gè)部門(mén)的分工就是場(chǎng)前戰(zhàn)術(shù)的意圖體現(xiàn)。 一、 會(huì)務(wù)組的工作流程（會(huì)務(wù)組是招商會(huì)的大腦和管家，事無(wú)巨細(xì)，前頭萬(wàn)緒，會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)一定是一個(gè)既了解經(jīng)銷(xiāo)商又有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵）并與服務(wù)部門(mén)詳細(xì)說(shuō)明如何配合。 根據(jù)會(huì)場(chǎng)環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。 登記處環(huán)境整潔，便于來(lái)賓登記，禁止擺放無(wú)關(guān)物品。 與酒店前臺(tái)及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確保客人的入住安排。 提前向前臺(tái)領(lǐng)取客房鑰匙，為來(lái)賓省去復(fù)雜的登記過(guò)程。 一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺(tái)，不是不相信，而是防患以未然，同時(shí)也使客戶(hù)愛(ài)惜客房物品，因?yàn)槌闊煚C洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒(méi)有押金最終公司要承擔(dān)。 來(lái)賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢(xún)問(wèn)并新自填寫(xiě)登記表，字跡填寫(xiě)工整，便于確認(rèn)。 來(lái)賓填寫(xiě)完登記表后發(fā)放整套資料，說(shuō)明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看《會(huì)議須知》，不明處查詢(xún)會(huì)務(wù)組，并告知會(huì)務(wù)組所在；由專(zhuān)人負(fù)責(zé)將來(lái)賓送入客房，主動(dòng)幫助來(lái)賓提行李，如客房?jī)?nèi)已有客人要主動(dòng)做介紹。 提醒客人將貴重物品妥善保管。 客房安排盡量一次到位，避免對(duì)來(lái)賓進(jìn)行調(diào)房，如有特殊情況必須安排的，應(yīng)向調(diào)動(dòng)雙方做好解釋工作。 本地的來(lái)賓要對(duì)其進(jìn)行指引，告知會(huì)務(wù)組、會(huì)場(chǎng)、衛(wèi)生間的具體位置。 1 輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。 三、 接站組的工作流程（需要配合完成） 與會(huì)場(chǎng)服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。 在會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢測(cè)會(huì)場(chǎng)設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。 選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動(dòng)對(duì)攝像效果的影響。 由1~2人在會(huì)場(chǎng)入口處迎接來(lái)賓，并向其說(shuō)明手機(jī)關(guān)閉或調(diào)到無(wú)聲，或向其出示警示牌，上面寫(xiě)有：“禁止吸煙”，“請(qǐng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無(wú)聲”，“會(huì)場(chǎng)內(nèi)請(qǐng)勿喧嘩和走動(dòng)”等警示語(yǔ)。 引導(dǎo)來(lái)賓從前向后坐，如來(lái)賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點(diǎn)頭示意等。 來(lái)賓入席后由會(huì)場(chǎng)服務(wù)員提供茶水，但是僅僅限于會(huì)前和中間休息的時(shí)候，中間倒水一是影響授課人的