【正文】 問招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務(wù)部，如果幾個內(nèi)線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來后我轉(zhuǎn)達(dá)給他，讓他直接打電話給您”。等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。 在接聽招商電話時，首先是聆聽，聽清楚對方要問什么，關(guān)心什么，再能對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點(diǎn)和優(yōu)勢。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級招商的區(qū)域壟斷保護(hù)，比較豐厚的價(jià)差，文化營銷和體驗(yàn)營銷，駐店?duì)I養(yǎng)師的咨詢。這幾個方面一定要了解清楚和解釋清楚。 詳細(xì)記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業(yè)或從事行業(yè)，有無醫(yī)藥保健品操作經(jīng)驗(yàn)，信息來源，有無時間參加招商會，是否需要寄資料，聯(lián)系電話（如有的客戶不愿留電話可說明電話是快件公司為了確認(rèn)詳細(xì)地址用，不否則快件公司不受理）。 如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者，一定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說你在考慮考慮，我們在電話里只能談個框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進(jìn)行交流等等。 言出必踐：一旦答應(yīng)經(jīng)銷商或者咨詢者的事情，一定要按時答復(fù)，即使是沒有結(jié)果，也要通知一聲。比如說：我下午查完后馬上給你回話，后來下午一忙就忘了，過來兩天再想起來打電話過去，對方說不想作了，一個小小的失誤就有可能造成很大的損失，因?yàn)閷Ψ綍肽氵B這點(diǎn)的承諾都做不到，何況復(fù)雜的營銷服務(wù)承諾呢。 超過自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對方以羅嗦的印象。 公司的談判機(jī)密不能泄漏。比如說別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。 接聽交代的事情不推委，應(yīng)該盡自己所能來解答，解釋不清楚的就記下來，等得到準(zhǔn)確答復(fù)后在回答給經(jīng)銷商。 五、 資料的傳真與郵寄發(fā)放 資料發(fā)放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產(chǎn)品彩頁，如有嘉賓需發(fā)請柬。 資料發(fā)放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。 資料發(fā)放的注意事項(xiàng)： A邀請函的內(nèi)容與設(shè)計(jì)可先與總部溝通； B各種資料的復(fù)印裝訂要注意，不能出現(xiàn)錯頁、漏頁、翻頁等現(xiàn)象； C信封的填寫與內(nèi)容一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)張冠李戴； D如有必要附請柬的貴賓，請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫； E每套資料都應(yīng)附有商務(wù)拓展部的名片，以備聯(lián)系。 六、 來賓確認(rèn)及接站確認(rèn) 為了方便來賓確認(rèn)，確認(rèn)方式分幾種情況：傳真確認(rèn)，電郵確認(rèn)，信函確認(rèn)，電話口頭確認(rèn)。需接站的來賓應(yīng)提供移動通訊方式，以備急用。 無論是推薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向一定要有個大概的認(rèn)識，省代理、市代理、區(qū)縣級還是兼職拓展者，只有明確后才方便我方進(jìn)行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項(xiàng)一定要詢問清楚，避免出現(xiàn)拓展獎勵糾紛。 來賓出發(fā)前再進(jìn)行一次電話溝通，確定中途方式到達(dá)時間是否安排接站，并再次強(qiáng)調(diào)會場地址及乘車路線。 接站人員憑接站名單確認(rèn)接站人員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結(jié)實(shí)耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字如：某某某公司招商會接站處。有些航班或車次經(jīng)常出現(xiàn)晚點(diǎn)，所以最好安排站內(nèi)接站人員長時間等候；詳細(xì)游覽接站組工作職責(zé)。會議的運(yùn)籌期十分重要，他是成功的基礎(chǔ)和保障，招商要想成功首先得有人來，而這個階段就是解決能否有人來得重要環(huán)節(jié)。 第二笈：輕如梯云縱——細(xì)節(jié)籌備 招商會的第一步是解決客戶的來源問題，第二步就是為招商會的召開準(zhǔn)備資料和審核課程，有人可能疑問我們?yōu)槭裁窗哑綍r認(rèn)為很簡單的資料準(zhǔn)備和課程單獨(dú)提出來自成一章，這個疑問有好多人有，那么這也是有的公司招商成功有的不成功的內(nèi)在原因之一，我們說過，招商會的過程就好像一個拼裝極品賽車的過程，任何一個小細(xì)節(jié)都不能失誤，例如招商會的資料，有40人參加，一般帶45份就夠了，而我們一般帶60多份，為什么，因?yàn)楹芏嘤幸庀蚩蛻艋厝ゾ鸵_展工作，資料結(jié)果沒有帶夠，等回到公司在發(fā)過去，日子估計(jì)也過去半個月了，半個月有很多意外可以發(fā)生的。 一、會議物資的準(zhǔn)備 會議資料的準(zhǔn)備：會議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，寧可多備也不要出現(xiàn)到時不夠用的情況，一般的科學(xué)儲備量是確定參會人員總和的150%。因?yàn)橛械目蛻魠⒓訒h時候，把資料忘到房間了，就隨手在領(lǐng)一份，服務(wù)人員總不能說，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時會議完畢之后一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴(kuò)大宣傳，我們沒有帶來，結(jié)果回到總部后想發(fā)過去的時候，對方也可能就沒有會議那份激情了，因?yàn)槲覀兊恼猩虝蠖际窃谕獾亻_的，在公司本地開的機(jī)會比較少。備而無患是必要的。 A來賓資料袋內(nèi)容（以一個連鎖公司為例）：會議手冊，招商書，招商手冊，產(chǎn)品彩頁，運(yùn)營手冊大綱，專賣店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證； B會務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時刻表； C溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），招商書，各級經(jīng)銷商合同，運(yùn)營手冊VI手冊七本及相關(guān)資料； 會議物資的準(zhǔn)備：根據(jù)會議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容。 A：常用物資：電腦，打印機(jī)，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機(jī)，一次性水杯，照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標(biāo)志、公司放大的標(biāo)識、以及各種通知條，比如說有現(xiàn)場打電話的，直接去說可能唐突一些，那么準(zhǔn)備一個紙條，“先生女士，你好，請維持會議現(xiàn)場的安靜，請把手機(jī)調(diào)至震動或關(guān)閉，謝謝配合；你這樣遞過去一個條子，比說話的效果要好多了。 B產(chǎn)品樣品（常用的產(chǎn)品多帶一些，比例為1：5左右，以防現(xiàn)場有人購買），常用藥品（感冒、發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因?yàn)閱T工極有可能吃不上飯）； 二、人員分組與協(xié)調(diào) 分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要，千萬不可發(fā)生自己的活沒有干完，卻忙這去干不屬于自己的工作，結(jié)果出現(xiàn)了即沒有耕好別人的責(zé)任田，也沒有種好自己家的自留地。在自己本職工作做完或不忙的情況下應(yīng)主動配合別的部門工作。 分組的設(shè)置： A總指揮：一般有公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)； B副總指揮：這個崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負(fù)責(zé)左右細(xì)節(jié)的安排和處理，同時注重會議議程科目和時間安排，市場業(yè)務(wù)處理； C會務(wù)組組長：一般有行政部經(jīng)理擔(dān)任或者市場部經(jīng)理擔(dān)任，要求心態(tài)平和，熟悉各個經(jīng)銷商的情況。負(fù)責(zé)會議接待、登記、會議資料的發(fā)放、各個住宿房間的安排及會場的整理、各個成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務(wù)性安排，參會人員的往返接送等；若人員充足可在會務(wù)組中再設(shè)登記、接站兩組； D會場組：會場秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進(jìn)程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務(wù)處理、會場氣氛的營造； E后勤組：票務(wù)安排、會議各種費(fèi)用結(jié)算、支付等； F溝通組：這個組責(zé)任最重，一般有分管副總或者市場總監(jiān)擔(dān)任，成員是熟悉市場和具有談判能力的人，負(fù)責(zé)參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會人員的事務(wù)協(xié)調(diào)、意向經(jīng)銷商的溝通促進(jìn)、配合會務(wù)組進(jìn)行業(yè)務(wù)安排等。 分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學(xué)分配，避免一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象。如：會場組人員在沒有課程時可協(xié)助業(yè)務(wù)組談判或會務(wù)組工作。 三、課程的審定與演練