辦公室管理標(biāo)準(zhǔn)全集值班工作管理標(biāo)準(zhǔn)-在線瀏覽
2024-08-09 20:55本頁(yè)面
【正文】 可少的。還有總值班室內(nèi)的信息刊物的審稿、校對(duì)、核發(fā)等等，都應(yīng)作出明確規(guī)定。 值班室應(yīng)堅(jiān)持交接班制度，由前一天的值 班員將所接收的信息及處理情況逐一交代給下一班值班員。現(xiàn)在許多部門已經(jīng)建立了完整的交班會(huì)議制度，交班會(huì)一般在每天早上一上班進(jìn)行，由前一天的值班員主持。另外，應(yīng)責(zé)成一位負(fù)責(zé)人分管保密工作，并選定一位責(zé)任心較強(qiáng)的人擔(dān)任 保密員，定期檢查保密細(xì)則的執(zhí)行情況。 為保證值班室有一個(gè)良好的工作環(huán)境，還應(yīng)建立一些必要的輔助性制度，如“會(huì)客制度”、“衛(wèi)生制度”、“考勤制度”等等。 二、值班安排 值班安排各部門、各單位不盡相同，主要有 以下幾種類型： 安排的方法有三種： (1)3人輪班， 1人替班 3 人輪班，每晝夜 3班倒，每班 8 小時(shí)，保證辦公室 1 人值班，使工作時(shí)間大體相等。這種方法適宜晝夜工作量差不多的單位，但有時(shí)，尤其是白天辦公時(shí)間一個(gè)人緊張，有時(shí)出去要請(qǐng)同事代看一下。另 3人每天 1人大班 (24小時(shí)連班 )、 1 人小班 (日班 )、 1 人休息。輪到星期六、星期天和星期一上小班進(jìn)行公休，這樣，星期二至星期五白天 3 人 (帶班者加大、小班 )，星期六、日、一白天兩人 (帶班者和大班 )，夜間一人值班。 (3)四人順輪 四人順輪，即四位值班員挨個(gè)向下順排，每人 8小時(shí)或 12小時(shí)輪流值班，節(jié)假日不另安排，平日不值班者還可上班做些彌補(bǔ)性、后續(xù)性工作。安排方 法有兩種： (1)大輪班 單位所有人員 (可以執(zhí)行值班任務(wù)的人員 )中午和夜間大輪班。值班者可提前吃飯。每天一輪或每周、每月一輪均可。但由于這是給單身漢增加負(fù)擔(dān)，應(yīng)當(dāng)分別兩種情況：一是發(fā)揚(yáng)友好互助精神，應(yīng)是私人間委托；二是組織安排，那就應(yīng)考慮他們值班的時(shí)間長(zhǎng)，勞動(dòng)強(qiáng)度大，應(yīng) 給予適當(dāng)報(bào)酬。 兼職值班，要特別注意班與班之間的銜接，交接班一定要認(rèn)真細(xì)致。 專兼結(jié)合值班，即正常上班時(shí)間專職，中午和夜間兼職。 除有專門值班員的單位以外，一般采取單位所有人員大輪班的方法，每季、每半年安排一次均可，但最好不要一次安排時(shí)間過長(zhǎng)，以免遺忘誤事。還要注意安排領(lǐng)導(dǎo)和司機(jī)值班。由值班室在法定節(jié)日前排好值班表，明確交接班手續(xù)，印表分發(fā)給每個(gè)值班人員。司機(jī)值班有以下幾種方法： (1)“坐”班 所有司機(jī)大輪班，值班時(shí)在單位住宿，聽值班員招呼，這種方法較好，招之即來，但單位小的輪換太勤，加大了司機(jī)工作量。這種方法適宜司機(jī)住地距單位較近的情況。“單身”司機(jī)多，也要列表輪流，明確責(zé)任。 第三節(jié) 值班記錄和交接班 一、值班記錄 值班應(yīng)當(dāng)作好工作記錄，以作為向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況的根據(jù)，處理問題的依據(jù)，同時(shí)以備查考。 它以一天為單 位或以一個(gè)班為單位，記錄值班室一天或一班中遇到的情況和經(jīng)歷的主要工作。 它記錄一個(gè)單位對(duì)來訪問題的處理過程，涉及到內(nèi)外、上下關(guān)系。接待記錄要有編號(hào)，依次記錄來訪人姓名、單位、時(shí)間、內(nèi)容。最后還要署上接待人的姓名，以明確責(zé)任。交接班有兩種形式： 個(gè)人交接班即由上下兩班單位交接工作，上一班值班人員應(yīng)當(dāng)把主要工作情況、已辦和未辦的事情、注意事項(xiàng)等，確實(shí)向下一班值班人員交代清楚，以便接班人員順利的工作。 集體交接班即一個(gè)工作單位 (如處理科、室、組等 )的工作人員在一起交接班。擔(dān)任交接工作的負(fù)責(zé)人可以在交班時(shí)明確扼要地傳達(dá)上級(jí)指示，分配任務(wù)，通知有關(guān)事項(xiàng)等，借以達(dá)到互通訊息、有益值班工作的目的。個(gè)人交接班在下午下班或早上上班時(shí)均可；集體交接班以放在早上上班時(shí)最好。 有的單位由辦公室秘書安排，有的單位由保衛(wèi)部門安排，但節(jié)前秘書要檢查值班安排的落實(shí)情況，并將值班表上報(bào)一份給主管單位。 節(jié)后秘書應(yīng)到各部門檢查、詢問休假期間有無發(fā)現(xiàn)異常情況，如有異常情況應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并做好善后處理工作。 有些上訪者想直接見到領(lǐng)導(dǎo)，因此就冒充領(lǐng)導(dǎo)的親屬以達(dá)到見到領(lǐng)導(dǎo)者的目的。如果領(lǐng)導(dǎo)人不在本地的話，那就應(yīng)向有關(guān)方面核實(shí)后再處理。 印信的鑒別有五個(gè)方面： (1)鑒別印信的真?zhèn)巍? (3)確認(rèn)印信的代表對(duì)象。 (5)鑒定印信的時(shí)限。印信異常大體上有五種情況： (1)式樣不同 印信都有一定的規(guī)格和一定結(jié)構(gòu)，要仔細(xì)觀察規(guī)格以及線條的粗細(xì)和光滑程度。 (3)圖案不同 比如國(guó)徽的圖形，線條緊密，制作精美，只 要細(xì)心觀察，異常很容易發(fā)現(xiàn)。 (4)蓋印不合程序 比如采用不正當(dāng)手段竊用空白印信，其異常之處就是黑色壓在紅色上，其實(shí)只要仔細(xì)地觀察紅色印圖是否在黑色或藍(lán)色字體之上即可。 三、對(duì)假憑證的鑒別 在對(duì)憑證進(jìn)行鑒別時(shí)，也必須從發(fā)現(xiàn)異常之處入手。 值班人員應(yīng)該掌握字體字號(hào)的基本知識(shí)，從文字的字形、字號(hào)、位置、筆劃等多方面認(rèn)定文字的異常情況。 圖案的結(jié)構(gòu)或圖形的尺寸迥別于常，經(jīng)過對(duì)比后即可鑒別。如果有異常情況，紙和印就難以重新彌合，騎縫字號(hào)就難以彌合無縫。 值班人員應(yīng)根據(jù)用紙情況的不同，仔細(xì)分辨真假，確定真?zhèn)巍? 四、對(duì)假簽名手印的鑒別 有時(shí)會(huì)遇到這樣的情況：有些人假冒上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的筆體給下級(jí)寫便信。在一般情況下，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)寫便信是有一定分寸的，如果有過頭 之詞，完全可以從口氣上辨別出來。 五、對(duì)偶發(fā)性自然災(zāi)害的處理 一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位總會(huì)有一些偶發(fā)性自然災(zāi)害的發(fā)生。 如果有人報(bào)告有大地震的前兆，處理此事時(shí)應(yīng)十分慎重。如果確有預(yù)報(bào)，應(yīng)由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一布置防范；如果沒有根據(jù)，應(yīng)由主管部門向相關(guān)人員說清 楚，解除恐慌情緒。如果是小火、報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)即可；如果是大火，在報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，辦好下列幾件事： (1)通知公安部門派人到現(xiàn)場(chǎng)。 (3)了解消防力量是否夠用，如果不夠用，應(yīng)當(dāng)立即向外地、外單位請(qǐng)求援助。 (2)和受災(zāi)
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