檔案與檔案工作ppt課件-在線瀏覽
2025-06-29 08:52本頁面
【正文】 錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。文書檔案整理歸檔時(shí)間一般在第二年的上半年，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)人員自己收集、整理，隔年向檔案室移交；科技檔案在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔；特種載體檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。 ? 一）以案卷為單位整理 ? 以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合 《 文書檔案案卷格式 》 （ GB/T910588）的規(guī)定。 （ 2）分類別：將文書材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級(jí)類目分開。 （ 4）分保管期限：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限，將文書材料按不同的保管期限分開。保管期限為永久的主要是指反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，主要包括：本單位處理重要問題形成的文件材料；召開重要會(huì)議的主要文件材料，重要的請示、報(bào)告、總結(jié)；綜合統(tǒng)計(jì)年度報(bào)表；有關(guān)本單位領(lǐng)導(dǎo)人的任免，市級(jí)以上的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)；重大活動(dòng)形成的文件材料；涉及單位所屬的土地、房產(chǎn)和重要資產(chǎn)等方面的文件材料。其基本方法是： （ 1）黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。 （ 2）會(huì)議文件，一般一會(huì)一卷，也可以根據(jù)文件多少，一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷。 （ 4）簡報(bào)、刊物可按名稱數(shù)期一卷或一期一卷。 3）編目 ? A、卷內(nèi)文書材料排列 ? 卷內(nèi)文書材料排列前，要對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。排列時(shí)， 批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。頁號(hào)的位置，正面在右上角，反面在左上角。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號(hào)應(yīng)與順序號(hào)一致。 ? 責(zé)任者：填寫卷內(nèi)文書材料的形成單位或個(gè)人。 ? 題名：即文件標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄。 ? 日期：填寫形成文書材料的年、月、日。沒有日期的文書材料應(yīng)考證清楚后填寫。 ? 備注：對卷內(nèi)文書材料作必要說明。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。 E、裝訂 裝訂一般采用三孔一線方法，裝訂之前要把文件上的金屬物取掉。文字應(yīng)力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過于籠統(tǒng)。其中： 責(zé)任者即卷內(nèi)文書材料的形成單位或個(gè)人。 主要內(nèi)容是案卷題名的核心部分。 文種即卷內(nèi)文書材料的名稱。 G、案卷排列、編號(hào)和編制案卷目錄 ? 一般按照年度順序排列，同一年度的重要的排前面，即永久 → 長期 → 短期。案卷號(hào)為檔號(hào)的一部分，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。全宗號(hào)是相對檔案館來說，是檔案館為各單位所編序號(hào)。案卷號(hào)則指該卷檔案在該目錄下的序號(hào)。一個(gè)目錄號(hào)下只允許一個(gè)流水號(hào)（案卷號(hào)），即不允許有重復(fù)的案卷
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