【正文】 簿種類、名稱和歸檔要求稍加整理即為一個案卷。 ? 會計報表應(yīng)在年度決算之后整理立卷。年報表一般為永久保管檔案，應(yīng)單獨立卷。報表多時，還可以按報表名稱或其反映的地區(qū)和行業(yè)立卷。除會計憑證外，一般應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，并加上會計檔案封面欄目，并有主管會計和立卷人簽章。通常按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料分別編制。尤其是永久保管的會計檔案，更應(yīng)單獨編目。 ? ，即每個案卷在目錄中的流水號。無原始憑證號時，可填寫憑證冊上的編號。 ? ，即卷內(nèi)最早和最后形成文件的年、月、日。 ? ，即存放會計檔案的檔案庫房編號和檔案架、欄、格編號。 會計檔案案卷目錄 順序號 案卷號 原憑證號 案卷標題 起止年月日 頁數(shù) 保管期限 存放位置 備注 庫房號 柜號 格號 七、會計檔案的鑒定與銷毀 ? （一）會計檔案保管期限的確定 ? 《 會計檔案管理辦法 》 第八條規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表 序號 檔案名稱 保管期限 備注 一 會計憑證類 1 原始憑證 15年 2 記賬憑證 15年 3 匯總憑證 15年 二 會計賬簿類 4 總賬 15年 包括日記總賬 5 明細賬 15年 6 日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬 保管 25年 7 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報廢清理后保 管 5年 8 輔助賬簿 15年 序號 檔案名稱 保管期限 備注 三 財務(wù)報告類 包財務(wù)報告括各級 主管部門匯總 9 月、季度財務(wù)報告 3年 包括文字分析 10 年度財務(wù)報告（決算） 永久 包括文字分析 四 其他類 11 會計移交清冊 15年 12 會計檔案保管清冊 永久 13 會計檔案銷毀清冊 永久 14 銀行余額調(diào)節(jié)表 5年 15 銀行對賬單 5年 （二）鑒定步驟與方法 ? ? 會計部門在每年會計年度終結(jié)時，對需要歸檔的會計文件材料進行整理、編目、裝訂，并根據(jù)會計檔案管理辦法，確定每卷檔案的保管期限。確定到期檔案是否應(yīng)該銷毀。 （三）會計檔案的銷毀 ? 保管期滿，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)由檔案部門提出處理意見，遞交會計部門會簽處理意見。領(lǐng)導(dǎo)批準后方可作銷毀處理。各級主管部門銷毀會計檔案時，還應(yīng)有同級財政部門、審計部門派人參加監(jiān)銷。銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，以示負責。銷毀清冊應(yīng)歸檔保存。 單位名稱 會計檔案名稱 起止卷號 共計冊數(shù) 起止年度 應(yīng)保管年限 已保管年限 主管部門審批意見： 年 月 日 本單位領(lǐng)導(dǎo)意見： 年 月 日 財會部門審批意見： 年 月 日 檔案部門審批意見： 年 月 日 監(jiān)銷人簽名： 銷毀人簽名： 特殊載體檔案 ? 特殊載體檔案是指單位在工作中形成的照片、錄音、錄像、影片、電子檔案等，它們與紙質(zhì)檔案相輔相成、共同記載了一個單位工作活動的面貌，具有獨特的價值。 一、照片檔案 ? 照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。 ? 底片是照片檔案最原始的材料和最重點的部分，分為原始底片和翻版底片。 ? ? 照片是通過底片洗印而成的圖片，它直接再現(xiàn)被拍攝物體的形象，是人們利用照片檔案的主體。因此，照片檔案必須編寫文字說明，兩者相輔相成，是不可分割的整體。具有很強的紀實性。 ? ， 是記錄和反映自然界和微觀世界的某個過程或現(xiàn)象及人們科技、生產(chǎn)活動的照片，在科學(xué)技術(shù)研究、經(jīng)濟建設(shè)中具有較高的利用價值。 ? （ 2）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片。 ? （ 4）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。 ? （ 6）其他具有保存價值的照片。反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇主要照片歸檔。底片與照片影像應(yīng)保持一致。沒有底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；沒有照片的底片應(yīng)制作照片。依照《 中華人民共和國檔案法實施辦法 》 的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。檔案館應(yīng)按收集范圍隨時征集對國家和社會具有保存價值的重要照片。必要時，檔案管理部門還可以直接參與重大活動、重要事件照片的拍攝于制作，完善照片檔案的收集工作。 ? ? （ 1）底片的分類。對于底片數(shù)量較少的單位，也可以不分類，按收到底片的先后順序進行流水號編號。如果單位的照片檔案數(shù)量較多，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式等出發(fā)將照片分為記錄性照片和藝術(shù)性照片。單張照片的文字說明置于照片的下方或左右兩側(cè)；大幅照片的文字說明可另紙書寫，與照片一同保存。卷內(nèi)照片檔案一般按照重要程度或時間順序排列；成套的照片檔案應(yīng)排列在一起。例如：一套照片檔案的總號為 15，其所含各張照片的編號一次為 15–15– 15–3…… 照片的分類號、底片號、參見號應(yīng)在文字說明欄中注明，以便于查找。 ? 對底片進行分類、編號后，要對其進行登記。底片號按收到或發(fā)出的順序編號。其中底片號為最重要的一個項目，它編寫在膠片乳劑面的右上角。底片目錄登記簿格式如圖所示： 底片目錄登記簿 分類號 底片號 照片號 內(nèi)容 拍攝者 拍攝時間 拍攝地點 底片數(shù)量 技術(shù)狀況 備注 （五）照片檔案的鑒定 ? 對于形成時間較為久遠的照片檔案，為了準確判定其內(nèi)容、背景、人物、事件及可靠性等，我們需要對其進行考證鑒別工作，考證鑒別的主要途徑和方法有：通過文字檔案和史料考證鑒別，通過調(diào)查走訪考證鑒別，實地考察鑒別，以及照片之間進行比較鑒別等。 ? 照片檔案的保管期限一般劃為永久或長期保存比較合適。 （六）照片檔案的保管 ? ? 底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其 PH值應(yīng)在 – ， ɑ 纖維素含量應(yīng)高于 87%，使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。底片、照片應(yīng)放入存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架內(nèi)。因為木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。 類型 中期貯存 長期貯存 最高溫度／ ℃ 相對濕度／ % 最高溫度／ ℃ 相對濕度／ % 黑白底片 25 2050 21 15 10 2030 2040 2050 彩色底片 25 2050 2 ﹣ 3 ﹣ 10 2030 2040 2050 黑白照片 25 2050 18 3050 彩色照片 25 2050 2 3040 注： 、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存 10年。 、濕度環(huán)境，更能延長膠片、照片的壽命。長期貯存環(huán)境， 24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于 177。 5℃ ，中期貯存環(huán)境， 24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于 177。 10℃ 。在提供利用前先將照片檔案放在緩沖間內(nèi)渡過幾個小時。對受污染的照片、底片應(yīng)進行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫。 ? 底片冊、照片冊應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。每隔兩年應(yīng)對底片、照片進行一次抽樣檢查，五年內(nèi)進行一次全面檢查。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，并做好檢查記錄。 （七）照片檔案的利用 ? ? 即為滿足利用者需要，直接向利用者提供檔案借閱服務(wù)。所借照片主要用于制作音像制品、宣傳資料等，對照片