【正文】 是指依法成立的，并且能以自己的名義行使法定職權(quán)和承擔義務的組織，只有這些組織才有權(quán)制發(fā)公文。另一方面，公文作為處理公務的工具，具有法定的權(quán)威性和效力，公文的這種權(quán)威性是黨和政府領(lǐng)導人或組織意志的集中體現(xiàn)，它在規(guī)定的時間與空間內(nèi)對受文對象的行為產(chǎn)生強制性的作用。政治性。作為一種工具，公文是為國家政權(quán)利益服務的，它的內(nèi)容忠實地反映了國家政權(quán)的政治意圖和根本利益。行政機關(guān)公文處理工作與國家政權(quán)機關(guān)有著密切的關(guān)系，因此，在行政公文處理工作中一定要樹立牢固的政治觀念，要堅持講政治。公文是處理公務的工具，它的內(nèi)容必須和黨和國家的各項方針、政策保持一致，不能違反法律、法規(guī)規(guī)定，這樣才能有效地推動工作進程，否則就會造成公務活動的混亂，降低黨和國家的威信，使國家和集體遭受損失。 為了維護公文的嚴肅性，使之規(guī)范化、科學化，保證它的辦理、管理、整理、歸檔等一系列工作有序、有效地進行，國家對公文的制發(fā)與處理，公文體式與效用等都做了統(tǒng)一的規(guī)定。2000年8月24日國務院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，對公文種類、公文格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、公文歸檔、公文管理等做了明確的規(guī)定，這是我國國家行政機關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學化的一個重要標志，行政機關(guān)的公文制發(fā)有了完全可以遵循的統(tǒng)一規(guī)則。寫作前應先做必要的調(diào)查研究，熟悉掌握實際情況和工作情況，體現(xiàn)真實性和客觀性，寫作時要有實事求是的態(tài)度、客觀的筆觸，遇到問題不能“大事化小、小事化了”，寫到成績不能“無邊無際”，要禁止“假”、“大”、“空”，要提倡“真”、“切”、“實”。公文寫作內(nèi)容的政策性，是指公文寫作在內(nèi)容上要符合上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。一份公文往往涉及許多方面，必須注意與各方面的政策保持一致，防止相互矛盾、排斥。 (二)公文撰寫的時效性 公文的撰寫、高效，不能拖拉、積壓，及時制發(fā)公文是公文生命力的一個重要因素。有些公文有明顯的時間要求，例如，上級對下級的請示內(nèi)容，無論是否同意，應該盡快批復，表明態(tài)度，不能久拖不應，造成下級的無所適從。 (三)公文寫作的主旨必須明確單一，層次結(jié)構(gòu)清晰 公文的主旨一定要明確單一，層次結(jié)構(gòu)清晰。只有這樣，公文才有較強的針對性和可操作性，才便于上下級溝通、便于下級執(zhí)行，便于上級檢查落實情況。 (四)公文語言、字詞的規(guī)范準確性公文用詞要語言精練、表述準確，結(jié)構(gòu)嚴密、字詞規(guī)范、樸素莊重；但又不失生動鮮明、語氣活潑。語義要明確單一，語義的含義要唯一，不能含歧義。語言要簡明扼要，樸素無華，開門見山，直述不曲，篇幅力求簡短，忌九曲環(huán)繞，故設伏筆；宜干脆利落，忌鋪張堆砌；宜言之有物，言簡意賅，忌言之無物，重復羅索。總之，公文語言的準確性和寫作的程式性是公文寫作最基本的要求。不用富于描繪性的語言，不用華麗、含蓄、形象的文學語言，更不用夸張、象征、擬人、暗示、通感、借代等修辭手法，語言樸素平實。語言的使用以符合通用的語法常規(guī)為標準，在語言的表達方式上常平鋪直敘，不用倒敘、插敘、補敘，側(cè)面烘托之類的方法。公文的標題、稱謂、結(jié)尾用語、結(jié)構(gòu)、格式等都有著相對固定的格式，并使用規(guī)范的格式和文種。公文及公文寫作應掌握的要領(lǐng)和常見的錯誤（第二講）定西市工商局辦公室 鄭 波四、四種常用公文的寫作要領(lǐng)每一種公文都有各自的特點和要求，如請示的語言應有請求、征詢的特點，總結(jié)的語言應有概括性、陳述性的特點，函的語言應有商洽的特點。一、通知 (一)通知的概念和特點 通知是適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員的一種公文。通知作為知照性文種，或告訴人們有關(guān)事項，或把上級的工作意圖、要求等告知下級，要求下級辦理，遵照執(zhí)行。從國家最高行政機關(guān)，到基層單位；從宣布重大安排，到告知一般事項，都可以用通知行文。 (二)通知的主體結(jié)構(gòu)和寫法 通知可以主要分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三大類。如：“市工商行政管理局關(guān)于加強食品監(jiān)管工作的通知” 在標題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可以加書名號外，一般不加標點符號。比如在一個標題中出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”，例如“縣工商行政管理局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)x市工商行政管理局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省工商行政管理局關(guān)于……的通知的通知的通知”。三是如果幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，只保留公文發(fā)源處的一個文種，轉(zhuǎn)發(fā)即可。 2．主送機關(guān)受文的對象，可以是一個，也可以是多個。即為什么通知，通知什么，要求收文對象在什么時間，什么地點，做什么，目的是什么。 (1)批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知 這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主體，原公文成了附件，主體、附件一起構(gòu)成了批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。引用公文時，應當先引標題，后引發(fā)文字號。批轉(zhuǎn)性通知的附件可能是“報告”，也可能是“請示”等。結(jié)尾用“現(xiàn)批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”等結(jié)尾用語。它帶有命令性和規(guī)定性。在正文后可不再注“附件”的字樣，直接將所發(fā)布的文件附在通知后即可。周知性的通知寫明周知性的事項即可。它包括召開會議的機關(guān)、會議的名稱、會議起止時間、會議地點、會議內(nèi)容、參加會議的人員范圍和人數(shù)、入場憑證、報到時間及地點、與會人員須攜帶的材料、其它要求事項等內(nèi)容。寫同一職務的任免順序，應先寫明免原任職務。 (三)注意事項 1．注意批轉(zhuǎn)性通知與轉(zhuǎn)發(fā)性通知的區(qū)別。3．通知作為下行文，不能向上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)發(fā)通知。 4．通知的標題要素要全面，一般不宜用“通知”、“會議通知”等直接作為標題。是典型的上行公文。它的內(nèi)容以匯報為核心，采用敘述的方式報告內(nèi)容。 (二)報告的分類報告共分四類：工作報告、情況報告、答復報告、遞送報告。它分為綜合工作報告、專題工作報告。專題工作報告則是在某一重要工作完成之后或正在進行之中，專門就其情況向上級機關(guān)匯報時使用。情況報告使用面廣，面對動態(tài)情況反應迅速、靈活，傳遞信息快。情況報告突出工作中出現(xiàn)的“情況”，針對性強，內(nèi)容集中。情況報告比工作報告匯報的面要窄，但同時也更具體。從內(nèi)容上看，它報告的是工作情況、動態(tài)情況或社會情況。 遞送報告又稱送文送物報告，它是向上級機關(guān)遞送文件、物件時使用的一種上行公文。(三)報告的主體結(jié)構(gòu)和寫法 1．標題 一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成，還可由事由、文種組成。3．正文一般情況下正文包括開頭、主文、結(jié)語。 主文敘述報告事項。 結(jié)尾用語：工作報告、情況報告為“特此報告”，答復報告為“專此報告”，遞送報告為“請收閱”、“請審閱”?！?不同報告正文的寫法有所不同： (1)綜合工作報告 綜合工作報告正文的篇幅一般比較長，正文包括開頭、主文、結(jié)語3部分。主文是報告的核心，主要寫完成工作任務過程中采取的有效的、創(chuàng)新的方法、工作取得的進展、取得的成效、經(jīng)驗教訓等。當下級機關(guān)完成某項工作，或?qū)τ谏霞墮C關(guān)布置的某項工作在完成后需要將該工作的具體內(nèi)容，如：工作過程、工作方法、成效、存在的問題等進行報告，或要向上級機關(guān)反映一些帶有傾向性的問題或安全責任方面的重大事件時，均可用此類報告。報告情況的，可概括說明工作的依據(jù)、采取的方法或措施以及效果等。報告問題的，還應寫明發(fā)生問題后所采取的措施。 (3)答復報告 答復報告的正文針對詢問，做出回答，內(nèi)容要針對詢問的問題，切忌擴大或縮小答復內(nèi)容，這類報告的寫作還要注意時間性，面對上級機關(guān)的詢問，回復要迅速。遞送的內(nèi)容作為附件(報告的是主要部分)呈上。 4．落款 發(fā)文機關(guān)和成文日期。 寫綜合報告應在充分占有材料的基礎上，抓住重點，厚積薄發(fā)。 專題工作報告，要突出專一性，切忌在同一專題工作報告中夾雜若干不相干的事項。 不能在報告中夾帶請示。報告是正式的文種，而匯報則是一般性的文書材料，在工作中，我們要向上級匯報工作，若不行文，完全可以用“關(guān)于開展XX工作情況的匯報”為標題印發(fā)匯報材料，若以公文的形式上報，必須寫成“XX工作情況的報告”。請示的行文對象必須是自己的上級機關(guān)，即對自己具有領(lǐng)導或者指導關(guān)系的直屬上級。 請示分為直請性請示和批轉(zhuǎn)性請示，直請性請示包括請求批示的請示、請求批準的請示。 (二)請示的主體結(jié)構(gòu)和寫法 1．標題 一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成，還可由事由、文種組成。 2．主送機關(guān)主送機關(guān)是指受理和答復請示的機關(guān)。請示不能多頭呈送，如果是受雙重領(lǐng)導的單位，或請示涉及的不止一個上級機關(guān)，應根據(jù)請示的事項，以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，以避免職責不明，造成相互推委，或答復意見不一致，耽誤處理時間的現(xiàn)象。但需說明原因需抄送越過的上級機關(guān)。請示也不能同時抄送同級和下級機關(guān)。請示必須一事一文。請示原因部分要寫明為什么要請示，它包括請示的原因、目的、背景等。請示事項，即請示的問題，它包括要求上級機關(guān)為我們解決什么和怎樣解決兩方面的內(nèi)容，這是請示的關(guān)鍵。請示還可以根據(jù)需要提供多種方案供上級參考，在請示中應明確本部門的意見。當請示的問題涉及到某方針、政策或文件依據(jù)時，應摘錄依據(jù)的條文一起附送，便于上級處理