【正文】 二、工作場(chǎng)所（開(kāi)發(fā)間）安全管理規(guī)定 參照《安全管理制度》相關(guān)規(guī)定。電話內(nèi)容必須簡(jiǎn)明扼要，盡量減少通話時(shí)間。私自濫打公司電話或撥打收費(fèi)信息的，一經(jīng)查實(shí)，則將按照《獎(jiǎng)懲管理規(guī)定》執(zhí)行。享有公司移動(dòng)電話費(fèi)補(bǔ)貼的相關(guān)人員，移動(dòng)電話任何時(shí)候不得關(guān)機(jī)，違者按照《獎(jiǎng)懲管理規(guī)定》執(zhí)行。四、空調(diào)使用管理規(guī)定各部門(mén)副總經(jīng)理、總經(jīng)理對(duì)本部門(mén)空調(diào)設(shè)備管理和使用負(fù)全責(zé)。需更新室內(nèi)空氣，應(yīng)先關(guān)閉空調(diào)，絕不允許開(kāi)著空調(diào)又敞開(kāi)門(mén)窗的情況發(fā)生。最后離開(kāi)人員巡視無(wú)異常情況，做好最后離開(kāi)人員登記后方可離開(kāi)。當(dāng)敞開(kāi)窗戶時(shí)，應(yīng)將窗簾葉面呈水平狀全部合起，輕拉輕放，以免折斷損壞窗簾。五、會(huì)議室使用管理規(guī)定（一）使用方式 視頻會(huì)議室使用需提前一日申請(qǐng)預(yù)約，如需使用視頻設(shè)備、投影設(shè)備及其他相應(yīng)設(shè)備時(shí)，請(qǐng)?jiān)凇稌?huì)議室使用申請(qǐng)單》中列明，總裁辦公室按照使用性質(zhì)、申請(qǐng)時(shí)間先后給予安排使用。（二）注意事項(xiàng)使用前到總裁辦公室領(lǐng)取鑰匙；使用時(shí)請(qǐng)愛(ài)惜使用公共設(shè)備、會(huì)議室相關(guān)視聽(tīng)設(shè)備，遵循相關(guān)操作流程，妥善操作。（三）表格填寫(xiě)范例：六、接待室使用管理規(guī)定（一）使用范圍 接待室主要用于接待來(lái)賓及員工休息等。使用者應(yīng)自覺(jué)維護(hù)接待室的環(huán)境衛(wèi)生，不隨地吐痰，亂丟雜物，不隨處粘貼，亂涂亂畫(huà)。使用完畢應(yīng)注意關(guān)閉門(mén)窗、電器開(kāi)關(guān)，預(yù)防被盜和其他事故發(fā)生?？偛棉k公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)做好接待室的日常安全、報(bào)修，定期進(jìn)行衛(wèi)生清潔工作。 （二）使用規(guī)定 員工應(yīng)保持休閑室室內(nèi)清潔衛(wèi)生，不亂扔雜物等； 愛(ài)護(hù)休閑室內(nèi)的公共設(shè)施，遵守操作規(guī)程，妥善使用微波爐、電冰箱等電器； 保持就餐桌面干凈整潔，就餐結(jié)束及時(shí)清理桌面； 不要長(zhǎng)時(shí)間逗留休閑室； 離開(kāi)休閑室時(shí)應(yīng)確認(rèn)休閑室的空調(diào)、照明及其他電器電源、門(mén)窗是否關(guān)閉。九、最后離開(kāi)人員管理每日各部門(mén)最后離開(kāi)人員應(yīng)檢查部門(mén)內(nèi)所有的機(jī)器電源、門(mén)窗等是否關(guān)閉，包括服務(wù)器、所有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、飲水機(jī)、照明等。同時(shí)，須確認(rèn)其他部門(mén)是否尚有工作員工。確認(rèn)完畢后在前臺(tái)《最后離開(kāi)人員登記表》上簽字確認(rèn)后方可離開(kāi)公司。經(jīng)理部成員會(huì)同總裁辦公室相關(guān)人員將不定期抽查各部門(mén)加班情況及最后離開(kāi)人員登記情況。員工應(yīng)該按照操作規(guī)程，正確使用，如因操作不當(dāng)或有意損壞需照價(jià)賠償。十一、辦公室環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定為營(yíng)造干凈整潔的辦公場(chǎng)所，合理配置、使用各種資源，減少浪費(fèi)，降低辦公成本塑造良好的企業(yè)形象，特引入辦公環(huán)境5S管理辦法。5S推行要領(lǐng)及規(guī)范內(nèi)容序 號(hào)項(xiàng) 目推行要領(lǐng)規(guī)范內(nèi)容1整理1）對(duì)工作場(chǎng)所全面檢查2）制定[要]和[不要]的判別基準(zhǔn)3）不要物品的清除 4）要的物品調(diào)查使用頻度，決定日常用量 不再使用過(guò)期的文件資料、工具廢棄處理不常使用的書(shū)籍放置于柜中，常使用的文件資料、書(shū)籍整齊放置在文件柜中辦公用品統(tǒng)一擺放到文件架、抽屜中 2整頓1）前一步驟整理的工作要落實(shí) 2）需要的物品明確放置場(chǎng)所 3）擺放整齊、有條不紊 4）場(chǎng)所、物品標(biāo)示清楚 各類物品、用品、等要有規(guī)劃，定位放置文件資料要放入相應(yīng)文件夾，做好編號(hào)、定位擺齊電腦線和其他電線要用綁帶扎起，不零亂辦公桌及抽屜內(nèi)擺放整齊有序，不雜亂私人物品放置于規(guī)定位置3清掃1）建立清掃責(zé)任區(qū) 2）開(kāi)始一次全公司的大清掃 3）每個(gè)地方清洗干凈 將地面、門(mén)窗、辦公桌等打掃干凈，破損處及時(shí)報(bào)修辦公用品、用具、辦公設(shè)備擦洗干凈文件記錄破損處修補(bǔ)好辦公室通風(fēng)，光線充足沒(méi)有噪音和其他污染4清潔1）落實(shí)前3S工作 2）制訂目視管理的基準(zhǔn) 3）部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)常帶頭巡查，帶動(dòng)全員重視5S活動(dòng)每天上下班各花5分鐘做好5S工作每天隨時(shí)自我檢查，互相檢查，定期或不定期進(jìn)行檢查對(duì)不符合的情況及時(shí)糾正保持整理、整頓、清掃的成果5素養(yǎng)1）制訂和遵守內(nèi)部有關(guān)規(guī)章制度2）推行目視化管理3）實(shí)施5S教育、宣導(dǎo)4）推動(dòng)各種激勵(lì)活動(dòng) 衣著整潔得體，儀容整齊大方言談舉止文明有禮，對(duì)人熱情大方, 工作精神飽滿愛(ài)護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，自覺(jué)遵守相關(guān)規(guī)章制度有團(tuán)隊(duì)精神，互相幫助，積極參加5S活動(dòng)嚴(yán)禁公物私用，做到資源共享在辦公室嚴(yán)禁隨意放置易燃易爆物品在工作場(chǎng)所內(nèi)不追逐打鬧，不大聲喧嘩和私語(yǔ)，坐立端正養(yǎng)成節(jié)約的好習(xí)慣，充分利用可再生資源辦公室5S管理細(xì)則⑴辦公桌、水漬、雜物、下班前要清理桌面。、書(shū)架中、不得散放在桌面上。、墨、橡皮、尺子等辦公用具整齊放于書(shū)架抽屜中。⑵.辦公椅，離開(kāi)時(shí)辦公椅要靠近辦公桌。⑷.計(jì)算機(jī)、保持清潔。、傳真文件，以免丟失、泄密。⑹.地面。、紙袋、紙張、紙板、紙箱、塑料、泡沫等易燃品，不得與電源線、網(wǎng)線、電話線放置在一起，保證安全。，必須放置整齊、不得影響整個(gè)辦公場(chǎng)所的美觀及行走方便。⑽.個(gè)人行為。，樂(lè)于助人。⑾.基本修養(yǎng)、接聽(tīng)電話或與別人討論的聲音要控制在隔壁的同事聽(tīng)不到為準(zhǔn)。，要做到并彬彬有禮。要求：形成紀(jì)要，報(bào)備部門(mén)副總經(jīng)理以上及各相關(guān)人員。說(shuō)明：太原國(guó)內(nèi)事業(yè)部、經(jīng)營(yíng)管理本部（其他國(guó)內(nèi)部門(mén)）如有工作聯(lián)絡(luò)需與日本側(cè)業(yè)務(wù)、行政擔(dān)當(dāng)召開(kāi)橫向管理聯(lián)席會(huì)議時(shí)，可采用臨時(shí)會(huì)議形式。會(huì)議主持：總裁助理主要議題：重點(diǎn)協(xié)調(diào)解決各部門(mén)的工作配合問(wèn)題，總結(jié)、督導(dǎo)上周工作進(jìn)度及計(jì)劃完成情況，部署本周工作重點(diǎn)。要求：形成紀(jì)要，報(bào)備全體參會(huì)人員?？v向周管理例會(huì)即，各部門(mén)管理例會(huì)時(shí)間：每周五（具體時(shí)間由各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)情況自行確定）會(huì)議主持：部門(mén)總經(jīng)理、副總經(jīng)理參加人員：各部門(mén)項(xiàng)目經(jīng)理以上人員主要議題：針對(duì)日常管理與項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r展開(kāi)批評(píng)與自我批評(píng)，突出周工作問(wèn)題點(diǎn)暨解決方案；部署下周工作計(jì)劃。月度例會(huì)會(huì)議名稱：月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)時(shí)間：每月第一周周二北京時(shí)間9:00會(huì)議主持：總裁參加人員：部門(mén)副總經(jīng)理以上及日本側(cè)業(yè)務(wù)、行政副總主要議題：重點(diǎn)就上月經(jīng)營(yíng)情況互通情報(bào)，并針對(duì)本月經(jīng)營(yíng)計(jì)劃作出指導(dǎo)。紀(jì)要員由總裁助理?yè)?dān)任。要求：形成紀(jì)要，報(bào)備部門(mén)副總經(jīng)理以上及各相關(guān)人員。年度總結(jié)會(huì)時(shí)間：次年元月中旬，具體時(shí)間臨時(shí)通知參加人員：全員議題：重點(diǎn)針對(duì)年終決算，全員評(píng)價(jià)，次年目標(biāo)計(jì)劃等事項(xiàng)展開(kāi)。（二）臨時(shí)會(huì)議公司各部門(mén)可根據(jù)工作實(shí)際臨時(shí)組織召開(kāi)，主要解決經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中遇到的非常規(guī)性問(wèn)題或出現(xiàn)緊急突發(fā)事件。要求：形成紀(jì)要，報(bào)備與會(huì)人員及工作相關(guān)人員。（三）早禮2012年各事業(yè)部需重點(diǎn)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和部門(mén)文化建設(shè)，首先從早禮入手，逐步凝聚團(tuán)隊(duì)認(rèn)知度。三、會(huì)議要求有計(jì)劃、高效率各級(jí)例會(huì)應(yīng)按計(jì)劃如期召開(kāi)，提高會(huì)議效率，確保公司內(nèi)部信息傳遞、協(xié)調(diào)溝通、解決問(wèn)題的及時(shí)性。（1）主題明確明確會(huì)議宗旨，提出問(wèn)題，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題。（2）內(nèi)容清晰會(huì)前應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議材料，打印成稿，在會(huì)議前發(fā)給與會(huì)人。（3）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要不僅要記錄會(huì)議全過(guò)程，更要言簡(jiǎn)意賅，重點(diǎn)突出，問(wèn)題清晰；同時(shí)，任何一級(jí)會(huì)議紀(jì)要均需報(bào)備至總裁辦公室?？偛弥?、總裁辦公室主任。會(huì)議因故不能如期舉行，或需改期舉行，應(yīng)提前1個(gè)工作日郵件通知與會(huì)人，并說(shuō)明原因?？偛棉k公室可不定期抽查會(huì)議內(nèi)容落實(shí)問(wèn)題，并形成抽查報(bào)告，以此作為總裁對(duì)部門(mén)總（副）經(jīng)理考核的依據(jù)之一。如有緊急事情需要立刻去處理，應(yīng)先報(bào)告會(huì)議主持，闡明原因，取得批準(zhǔn)。無(wú)特殊或意外情況，與會(huì)人員不得擅自缺席會(huì)議，否則按曠工處理。臨時(shí)會(huì)議在接到會(huì)議通知后，因公確需晚到，可于會(huì)議前半小時(shí)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。第二節(jié) 日常辦公用品管理一、日常辦公用品的范圍日常辦公用品主要包括中性筆、鉛筆、資料夾、資料架、筆記本、計(jì)算器、膠水、大頭針、回形針、墨盒、打印紙、插線板、電話機(jī)、衛(wèi)生用品、清潔用品等?？偛棉k公室對(duì)日常用品保留一定的庫(kù)存，各部門(mén)行政助理在每月月底填寫(xiě)《物品請(qǐng)購(gòu)單》，由總裁辦公室派專人統(tǒng)一購(gòu)買于下月月初發(fā)放至各部門(mén)。三、日常用品的領(lǐng)用各部門(mén)人員在本部門(mén)領(lǐng)用所需辦公用品，領(lǐng)用時(shí)需在領(lǐng)用表上按名稱、數(shù)量、時(shí)間，規(guī)格等填寫(xiě)清楚并簽名。各部門(mén)人員對(duì)領(lǐng)用的日常用品不得隨意亂扔或人為損壞。二、固定資產(chǎn)的管理規(guī)則 固定資產(chǎn)：指單位價(jià)值在人民幣1,000元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、機(jī)器設(shè)備、電子設(shè)備、交通運(yùn)輸工具、家具及其他與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的設(shè)備；低值易耗品：指單位價(jià)值在人民幣100元至1,000元，且使用年限在一年以下的與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的家具、辦公用品及各類設(shè)備等。 2）編號(hào)方式：資產(chǎn)分類編號(hào)+地區(qū)代碼(兩位拼音字母)+購(gòu)買年份(兩位數(shù)字)+流水號(hào)碼+部門(mén)代碼3）資產(chǎn)編號(hào)中資產(chǎn)名稱代碼：DY－打印機(jī) BJB－筆記本電腦 TS－臺(tái)式電腦 FY－復(fù)印機(jī)TY－投影儀 BX－冰箱 TV－電視機(jī) KT－空調(diào) HYZ－會(huì)議桌 BGZ－辦公桌 CJ－茶幾 YZ－椅子 WBL微波爐 GZ－柜子 TE－電話機(jī) CA－車 EL－其他各類部門(mén)代碼： 總裁辦公室ZC 實(shí)驗(yàn)室SY 北京分公司BJ 海外事業(yè)部HW 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)事業(yè)部—XT 節(jié)能環(huán)保事業(yè)部JN EL－其他例：2009年1月太原總裁辦公室購(gòu)入筆記本電腦，編號(hào)：BJBTY0901001ZC四、固定資產(chǎn)管理的流程 ①固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃登記1）對(duì)于要求添置資產(chǎn)的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)單》，直屬部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn)，總裁辦公室財(cái)務(wù)組審核（依據(jù)預(yù)算或其他），最后總裁辦公室主任簽字批準(zhǔn)。 ②固定資產(chǎn)入庫(kù) 購(gòu)置的資產(chǎn)到達(dá)公司后，由總裁辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)驗(yàn)收。 ③固定資產(chǎn)領(lǐng)用及登記1）領(lǐng)用部門(mén)或人員憑批準(zhǔn)的《固定資產(chǎn)出庫(kù)單》，交總裁辦公室行政組，由行政組負(fù)責(zé)配發(fā)相關(guān)固定資產(chǎn)。3）所有資產(chǎn)經(jīng)行政組入資產(chǎn)庫(kù)后，需進(jìn)行登記工作，包括：填寫(xiě)《固定資產(chǎn)入庫(kù)單》、建立《固定資產(chǎn)登記卡》、標(biāo)簽等。④固定資產(chǎn)的維修 1）資產(chǎn)的維修、更換、升級(jí)、添加等均需交行政組執(zhí)行； 2）對(duì)于資產(chǎn)進(jìn)行維修申請(qǐng)，由資產(chǎn)使用部門(mén)/人員填寫(xiě)《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單》后交于行政組，在獲得相關(guān)批準(zhǔn)后，由行政組負(fù)責(zé)聯(lián)系維修。1）固定資產(chǎn)使用部門(mén)或保管部門(mén)填寫(xiě)“固定資產(chǎn)報(bào)廢審批單”，列明固定資產(chǎn)報(bào)廢原因及固定資產(chǎn)的原值、凈值等，鑒定小組簽署意見(jiàn)后報(bào)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)清理程序。3）報(bào)廢資產(chǎn)處理完畢，對(duì)固定資產(chǎn)及時(shí)登記，核銷賬簿記錄及固定資產(chǎn)卡片。 ⑥固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)1）公司定于每月對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行一次實(shí)物的清點(diǎn)，清點(diǎn)工作由總裁辦公室組織，各部門(mén)應(yīng)給予積極的配合。五、附件《固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)單》《固定資產(chǎn)入庫(kù)單》《固定資產(chǎn)登記卡》《固定資產(chǎn)登記標(biāo)簽》《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單》《固定資產(chǎn)月盤(pán)點(diǎn)表》第四節(jié) 圖書(shū)、資料、檔案管理規(guī)定圖書(shū)、資料、檔案入庫(kù)借閱登記入庫(kù)登記歸還登記為了規(guī)范公司的圖書(shū)、資料、檔案管理，方便大家瀏覽查閱，做到資源共享，特制定如下圖書(shū)、資料、檔案管理辦法。需要傳閱的文件先登記原件留底，然后備份后傳閱，經(jīng)手人需簽字和日期，最后備份收回存檔；不需要傳閱的文件直接登記歸檔。⑶公司于有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。⑸公司的大事記及反映公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。對(duì)于已經(jīng)竣工項(xiàng)目的資料，匯總歸檔。會(huì)議文件由總裁辦公室收集；歸檔的文件材料、檔案應(yīng)為電子文件和文字文件，歸檔后的電子文件僅有總裁辦公室行政人事組的專人保管，部門(mén)級(jí)個(gè)人不可保留。四、歸檔要求 歸檔的文件種類、份數(shù)、以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用簽字筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。總裁辦公室前臺(tái)處需對(duì)新購(gòu)圖書(shū)按順序編號(hào)，并將書(shū)名、出版社名稱、作者、冊(cè)數(shù)、出版日期、購(gòu)買日期、金額等相關(guān)資料進(jìn)行詳細(xì)登記。檔案資料的借閱隨借隨還，對(duì)借出檔案資料，檔案資料的管理人員要及時(shí)催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失情況進(jìn)行全員通報(bào)批評(píng)。不準(zhǔn)拆卷及任意抽換文件或剪貼涂改字句等，必須愛(ài)好檔案資料，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或做記號(hào)等。用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須到檔案資料管理人員處辦理續(xù)借手續(xù)。需要借閱圖書(shū)時(shí)到總裁辦公室前臺(tái)處辦理借閱手續(xù)，并確定歸還日期。員工需按借閱登記時(shí)注明的歸還日期將圖書(shū)歸還到總裁辦公室前臺(tái)處，以便其他員工繼續(xù)借閱