【正文】 部門(mén)必須切實(shí)執(zhí)行, 不得形式化和兩面化, 對(duì)不切實(shí)執(zhí)行的部門(mén), 在責(zé)令改正的同時(shí), 不排除以行政手段追究相應(yīng)人員責(zé)任. 作為工作執(zhí)行和糾正措施的追溯依據(jù), 采購(gòu)管理會(huì)議必須有會(huì)議記錄存檔并以文件形式下發(fā)各相關(guān)部門(mén).　　經(jīng)過(guò)兩個(gè)月的籌劃、研究、形成文件，財(cái)務(wù)部于同年8月正式下發(fā)[采購(gòu)管理辦法], 作為公司采購(gòu)管理工作的準(zhǔn)繩和采購(gòu)工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn), 財(cái)務(wù)部同時(shí)作為公司所有采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)控部門(mén)正式進(jìn)入采購(gòu)管理角色. 經(jīng)過(guò)兩年多的運(yùn)行, 公司的采購(gòu)工作在公司制度的控制和引導(dǎo)下逐漸走入了規(guī)范化的正軌, 采購(gòu)工作基本上按筆者的設(shè)想和思路進(jìn)行, 且基本上解決了筆者剛上任時(shí)公司采購(gòu)工作中存在的那些問(wèn)題. 通過(guò)有關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)反應(yīng), 公司的成本水平比兩年前有了明顯的下降. 通過(guò)對(duì)采購(gòu)管理工作的進(jìn)一步思考和探索, 筆者認(rèn)為, 采購(gòu)管理是一項(xiàng)圍繞降低成本和風(fēng)險(xiǎn)而進(jìn)行的管理工作, 是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)之一, 具有長(zhǎng)期性、持續(xù)性、系統(tǒng)性和過(guò)程性, 不可操之過(guò)急, 也不可能一步到位, 只有持之以恒毫不松懈地進(jìn)行, 才能取得應(yīng)有的績(jī)效. 在財(cái)務(wù)監(jiān)控的模式下, 一步步培養(yǎng)各采購(gòu)部門(mén)自我約束和自我管理的工作意識(shí)和工作風(fēng)格, 是達(dá)到公司管理最佳效果的目標(biāo)之一, 也是財(cái)務(wù)管理希望達(dá)到的理想目標(biāo)之一, 而要達(dá)到這個(gè)層面, 良好的公司文化、健全而嚴(yán)密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的保證。淺談中小企業(yè)采購(gòu)管理 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　伍玉東 　　[本文背景] 某公司, 深圳注冊(cè)之外資企業(yè), 發(fā)展中中小規(guī)模, 通過(guò)了ISO9001認(rèn)證, 財(cái)務(wù)部監(jiān)控公司全盤(pán)采購(gòu)工作.　　[關(guān)鍵詞] 采購(gòu)管理。綜上所述，筆者認(rèn)為，我們企業(yè)物資采購(gòu)管理制度與國(guó)外企業(yè)內(nèi)部控制相比，還有明顯差距，國(guó)外企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更科學(xué)合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先進(jìn)做法，值得我們認(rèn)真借鑒。 另外，國(guó)外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購(gòu)管理制度還存在其他方面的差別，如對(duì)業(yè)務(wù)記錄資料的要求，國(guó)外企業(yè)很?chē)?yán)格很規(guī)范，要?dú)w檔備查。 兩種制度體現(xiàn)了管理理念上的差別，反映出我們企業(yè)人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產(chǎn)生個(gè)人行為。兩種制度相比，最大的不同之處就在于，國(guó)外企業(yè)強(qiáng)調(diào)集體決策，弱化了管理者的個(gè)人作用，也更易避免決策中的個(gè)人行為。 選定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格后，采購(gòu)部門(mén)就可填制正式訂貨單或采購(gòu)合同，但還須將定貨單副本交由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)(生產(chǎn)部門(mén))，證實(shí)定單內(nèi)容符合他們的要求，同時(shí)還要將定貨單副本送收貨部門(mén)，以便驗(yàn)收時(shí)使用。國(guó)外企業(yè)規(guī)定：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該根據(jù)市場(chǎng)情況和以往的業(yè)務(wù)往來(lái)，建立供應(yīng)商資信情況信息庫(kù)，或通過(guò)中介機(jī)構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應(yīng)商索取采購(gòu)物資的價(jià)格和質(zhì)量指標(biāo)，比較不同供應(yīng)商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價(jià)格最合理的供應(yīng)商。 采購(gòu)渠道和采購(gòu)價(jià)格的確認(rèn)，是物資采購(gòu)控制的重中之重。二、選擇采購(gòu)渠道，確定采購(gòu)價(jià)格階段 如我們的企業(yè)庫(kù)存一般都存在令人頭痛積壓?jiǎn)栴}，對(duì)積壓物資的使用、處理，應(yīng)是采購(gòu)計(jì)劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大，所以保管人員并不會(huì)積極主動(dòng)地去清理，而國(guó)外企業(yè)要求倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)保管人員參與采購(gòu)計(jì)劃審核，對(duì)物資積壓就負(fù)有直接責(zé)任，因而會(huì)積極主動(dòng)地去處理積壓物資。不同的是，國(guó)外企業(yè)是由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)保管人員來(lái)完成，而我們是由采購(gòu)人員根據(jù)保管人員提供的庫(kù)存資料來(lái)完成。另外，參與部門(mén)不同，對(duì)控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。 總之，由于機(jī)構(gòu)設(shè)置上的差異，國(guó)外企業(yè)的內(nèi)部控制效果明顯優(yōu)于我們企業(yè)的內(nèi)部控制。國(guó)外企業(yè)將請(qǐng)購(gòu)單的審核分由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、資金預(yù)算部門(mén)負(fù)責(zé)，而我們企業(yè)對(duì)物資用料申情計(jì)劃僅由物資管理一個(gè)部門(mén)審核，其控制效果必然要弱。其主要原因是，從內(nèi)部控制理論分析，內(nèi)部控制實(shí)質(zhì)就是內(nèi)部牽制，即一項(xiàng)業(yè)務(wù)由二個(gè)或二個(gè)以上的人或部門(mén)經(jīng)手，其發(fā)生差錯(cuò)和串謀舞弊的機(jī)率就會(huì)大大降低。對(duì)生產(chǎn)部門(mén)請(qǐng)購(gòu)單或用料申請(qǐng)計(jì)劃的審核，國(guó)外企業(yè)增加了倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和資金預(yù)算管理部門(mén)的參與，而倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)是完全獨(dú)立的兩個(gè)部門(mén)；而我們企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)同屬物資管理部門(mén)，是一個(gè)部門(mén)內(nèi)的兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立部門(mén)，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)一般不直接參與計(jì)劃的審核，明顯處于次要地位。國(guó)外企業(yè)的制度相對(duì)復(fù)雜，要經(jīng)過(guò)四個(gè)部門(mén)審核、批準(zhǔn)，有四個(gè)控制點(diǎn)；而我們的企業(yè)只經(jīng)過(guò)兩個(gè)部門(mén)，加上主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，有三個(gè)控制點(diǎn)。 相對(duì)而言，我們企業(yè)這方面的制度比較簡(jiǎn)單：首先，也是由生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制用料申請(qǐng)表，報(bào)送采購(gòu)部門(mén)；其次，采購(gòu)部門(mén)審查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量，并根據(jù)庫(kù)存情況審定采購(gòu)數(shù)量；最后，編制正式采購(gòu)計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 物資采購(gòu)計(jì)劃要從生產(chǎn)需求開(kāi)始，這一點(diǎn)國(guó)內(nèi)外企業(yè)沒(méi)有什么不同，但其后的審核批準(zhǔn)程序，二者卻存在很大差異，因此產(chǎn)生了不同的控制效果。 這里所要分析的物資采購(gòu)管理制度，僅指物資采購(gòu)管理工作的核心部分，即物資需求計(jì)劃的提出與確認(rèn)，物資供貨渠道、采購(gòu)價(jià)格的選擇與確認(rèn)這兩點(diǎn)，其余如簽訂采購(gòu)合同、驗(yàn)收、付款等業(yè)務(wù)暫不涉及。 物資管理是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，物資管理的關(guān)鍵是物資采購(gòu)的管理。 .. . .