【正文】 重要情況，重要事項，表彰先進，批評錯誤。（六）請示：用于向上級機關請示批準和指導。（八）函：用于不相隸屬和平級機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請示批準等。第三章 行文規(guī)則第八條 根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定行文關系，公司可以向省水利廳請示、報告工作行文；可向有關設計、監(jiān)理、施工等業(yè)務單位了解情況，布署工作，答復問題行文；可對下屬布署工作、進行批復行文。第九條 公司可以與同級單位和不相隸屬的單位聯(lián)合行文。第十一條 請示應一文一事，一般只寫一個主送機關，由主送機關負責答復，如需讓其他機關（部門）知道，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。第十三條 各職能部門與有關業(yè)務單位的公文除特殊情況外，不得直接送領導閱批，由綜合辦公室統(tǒng)一處理。第四章 公文辦理第十五條 公文辦理分收文和發(fā)文。第十六條 主送公司的公文，由綜合辦公室公文處理人員負責拆封、登記，有密級要求的公文，必須由機要人員辦理。一般公文要在文到之日或后一日提出擬辦意見，緊急公文應即時擬辦并提出辦理時限。催辦工作要做到緊急公文抓緊催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第十九條 承辦部門接收公文后，應抓緊按照規(guī)定時限辦理，對不屬于本部門職權范圍或者不適宜本部門辦理的，應當迅速退回綜合辦公室并說明理由，由幾個部門共同辦理的公文，主承辦部門要主動與有關部門聯(lián)系協(xié)商，負責會簽。第二十條 凡外出參加會議收到的發(fā)給公司的公文，必須送綜合辦公室統(tǒng)一處理。（二）情況屬實，觀點明確，結構嚴謹，條理清楚，文字精煉，書寫工整，字詞規(guī)范，標點準確，篇幅力求簡短。（四）公文稿層次要清楚，層次序數(shù)一般第一層為一、二、三……，第二層為（一）、（二）、（三）……，第三層為3……，第四層為（1）、（2）、（3）……，第五層為1）、2）、3）……，第六層為①、②、③……，結構層次不多的公文，可以跳級使用，如以上級別還不夠用，可增加拉丁字母或羅馬數(shù)字。文內(nèi)使用簡稱，可先用全稱并注明簡稱，但必須規(guī)范。（七）發(fā)文字號，包括區(qū)域代字、單位代字、職能部門代字、年份順序號要規(guī)范，聯(lián)合發(fā)文只注明主辦單位的發(fā)文字號。（八）公司制發(fā)的便函，也須填寫發(fā)文稿紙，印制在有“有限公司”紅頭的信紙上，便函發(fā)文號為河開建管公函字 []號，順序號由綜合辦公室統(tǒng)一編排。抄平級機關、下級機關用“抄送”。（十一）公文中的數(shù)字。（十二）附件，附注。如有附注，應列在印章、成文時間之下，用圓括號括起來。為便于文檔管理，上報公文應按照國家有關規(guī)定、水利廳和總公司之規(guī)定，注明主題詞，主題詞應位于抄送機關之上。除會議紀要外，應加蓋印章，公章要端正、居中，上沿不能壓正文，下壓發(fā)文時間，底邊在發(fā)文時間之下，不再落款。擬稿如有不妥，辦公室要向主辦部門提出修改意見或其他處理意見。第二十二條 公文簽發(fā)的范圍。第二十三條 草擬、修改和簽批公文，用筆、用墨、用紙、裝訂必須符合存檔要求，不能用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水，不得在文稿裝訂線外書寫，公文用紙統(tǒng)一為A4型，左側裝訂，附件同正件用紙裝訂要一致。第二十五條 秘密件和注明不準復印的文稿，未經(jīng)批準，不得擅自復制。第五章 公文立卷和銷毀第二十六條 具有保存價值的文件材料，辦理完畢后，各職能部門應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和公司檔案管理辦法及時將公文整理、立卷、歸檔，以便于保管和利用。第二十七條 公司綜合辦公室檔案人員負責公司檔案的管理，對各職能部門和參建各單位在工程建設中的檔案工作進行指導、督促、檢查與考核。文書檔案第二年6月之前移交，會計檔案可在業(yè)務部門保存一年后移交，技術檔案（工程、合同、技術）隨時移交。銷毀秘密文件，應當進行登記，到指定銷毀站由二人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。第三十一條 本細則自下發(fā)之日起施行。第二條 本辦法適用于公司在工程建設、工程管理等活動中直接形成的和工程參建單位提交公司的、有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等檔案資料的管理工作。 第二章 檔案機構和人員設備第四條 公司設立檔案室，具體負責公司檔案資料的收集、整理及歸檔工作，由綜合辦公室管理。第五條 檔案室的主要職責是：（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策，建立健全公司的檔案工作規(guī)章制度并組織實施，推行檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理；（二）對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督、檢查和指導，參加工程建設項目、科研項目和重要設備項目的驗收工作；（三）編制公司各類檔案資料的分類方案及保管期限表，對所保管的檔案資料進行科學地分類、整理、編目，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司服務；（四）建立健全檔案工作的統(tǒng)計制度對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行定期統(tǒng)計，并按規(guī)定向上級檔案管理機構報送；（五）做好公司檔案宣傳工作，以及檔案的教育和培訓工作。第三章 檔案的管理第七條 公司各部門的資料員，必須將在黨務、行政、工程技術、工程管理和經(jīng)營活動中形成的文件材料，定期立卷歸檔，向公司檔案室移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何部門或者個人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。公司各部門的資料員，應根據(jù)“限公司檔案整理程序標準”及“保管期表”，將年度形成的文件材料收集齊全，分類、組卷、編目、劃分保管期，移交檔案室歸檔。第九條 合同管理檔案的管理公司合同管理檔案包括所有合同及工程招標、投標、報價書、評標、中標文件、資格預審等。第十條 工程技術檔案的管理公司工程技術檔案包括在規(guī)劃設計、地質(zhì)測繪、水文氣象、設備、科研中形成的圖紙、圖表、文字材料、計算材料。重要設備開箱驗收應通知檔案室參加，廠家及監(jiān)造應提供設計圖紙、出廠證明等資料，以確保設備資料的完整、齊全。第十一條 臨時征地檔案的管理公司綜合辦公室應將臨時征地資料及補償協(xié)議書等檔案的收集整理歸檔工作。公司工程部應做好基本建設檔案的收集整理歸檔工作。承擔工程建設監(jiān)理、設計、施工各方，應嚴格遵照晉水辦[2005]480號文《關于印發(fā)水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》的通知，切實做到工程檔案工作與建設項目同步進行，確保工程檔案的完整、準確、規(guī)范、系統(tǒng)。監(jiān)理部門在做好工程建設監(jiān)理的同時，也須做好工程檔案的監(jiān)理工作。第十四條 會計檔案管理公司會計檔案包括憑證、帳簿、報表及其他（如人員工資表、憑證附件、會計移交表、會計檔案銷毀冊等）等會計專業(yè)材料。會計檔案當年立卷，財務部保留一年，第三年向檔案室移交。榮譽實物檔案包括各類證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌、印章、印模等。第十六條 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，并做到字跡清楚、圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等還要附以有關情況說明，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易褪色材料書寫（包括擬寫、修改、補充、注釋或簽名）。第十八條 逐步實現(xiàn)公司檔案的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化管理，重視開發(fā)檔案信息資源，做好檔案的利用和服務工作。第二十條 本辦法自下發(fā)之日起施行。二、此標準規(guī)定了理公司工程建設各類檔案的整理原則要求、方法，適用于公司各部門檔案的整理。四、各類檔案的組卷。（二）組卷方法：文書檔案的組卷 不同年度的文件一般不得放在一起組卷，但跨年度的請示、批復放在復文年組卷（沒有批復的放在請示年組卷）；跨年度的規(guī)劃、放在針對的第一年組卷；跨年度的總結放在針對的最后一年組卷；跨年度的會議放在會議開幕年組卷；非訴訟案件放在結案年組卷；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件在轉(zhuǎn)發(fā)年組卷；回憶錄、調(diào)查報告放在完成年組卷；決定、決議等放在批準通過的年度組卷。緊密聯(lián)系的正件與附件、印件與定稿、批復和請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件應分別組在一卷，不得分開，文電應合一組卷。一般案卷的厚度不得超過20mm?？萍紮n案（合同管理、工程技術、基地建設、工程驗收檔案）的組卷科技檔案組卷時文字和圖紙要分別組卷。對于工程檔案圖樣材料按單位工程、專業(yè)性質(zhì)等特征組卷，與基本建設項目關系密切的管理性文件材料應列入相關工程項目中組卷。設備儀器組卷方法，根據(jù)文件材料的數(shù)量，較少的按負體或型號組成一卷，較多的按部件、組件為單位分別組成數(shù)卷。會計檔案的組卷 會計憑證按月份組卷，數(shù)量多的一月可以組成若干卷，每卷厚度不超過40mm；會計賬簿按冊組卷，死頁賬（釘本賬）不得拆開，活頁賬可折去沒書寫內(nèi)容的頁數(shù)；會計報表按年度、季度、月份分別組卷；其他會計專業(yè)材料按問題分類組卷。數(shù)量太少的可以把相同或相近內(nèi)容的照片（底片）組成一卷。重要照片（底片）要填寫事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤等以自然盒（盤）為單位組卷，每盒（盤）為一卷。（2）榮譽實物檔案組卷：每件實物為一卷，各卷應附有文件說明。五、案卷內(nèi)文件材料的排列卷內(nèi)文件材料的排列，要遵循文件材料的歷史形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于日后的管理和利用。如工程圖，按總體布置圖→系統(tǒng)圖→平面圖→大樣圖等。重要材料排前，次要材料排后或按成果材料→原始記錄材料→中間性材料的順序排列；（五）按地區(qū)特征排列。指按文件材料的形成時間或其內(nèi)容所反映的時間排列；（七）按工作程序、系統(tǒng)結構進行排列；（八）按圖樣目錄排列；（九）圖文混合材料，則文字在前，圖樣在后；（十）設備檔案，則按依據(jù)性材料、設備開箱驗收、設備安裝調(diào)試、設備運行維修、隨機圖樣等順序排列；（十一）科研檔案則按準備階段、研究試驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣利用等順序排列；（十二）管理文件按問題、時間或重要程度排列。文件用紙幅面尺寸A4型。頁邊與文字區(qū)尺寸文字用紙上白邊（頁眉）寬20mm，下白邊（頁腳）寬17mm，左白邊寬25mm，右白邊寬15mm。文件標題擬寫應簡明概括文件所論述的主要內(nèi)容、責任者等。（二）卷內(nèi)文件目錄格式目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。頁邊與文字區(qū)尺寸卷內(nèi)目錄用紙上白邊（頁眉）寬20mm，下白邊（頁腳）寬17mm，左白邊寬25mm，右白邊寬15mm。（三）卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表幅面尺寸采用國際A4型，長寬為297mm210mm，用100g魄書寫紙制作。卷內(nèi)備考表各項目位置及附件4。頁號編寫位置：單面書寫的文件材料編在右下角；雙面書寫的文件材料，正面編在右下角，背面編在左下角。（二）案卷封面的編制檔號：按照山西禹門口引黃工程有限公司檔案實體分類方案，填寫檔案的類目號和案卷順序號。立卷單位：填寫文件材料的形成單位或主要負責單位。保管期限：按制定的保管期限表標準填寫，分短期（為十五年以下，含15年）、長期（為十六年至五十年，含50年）、永久等三種。（三）卷內(nèi)目錄的編制案卷題名編寫，應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。保管期限應按附件的要求填寫。文件編號：填寫卷內(nèi)文件的文號或圖樣的圖號。文件材料題名亦稱文件標題，填寫標題全稱。頁次：填寫每份文件首頁上標注的頁號。1卷內(nèi)目錄排在文件材料的首頁之前。立卷人：由組卷人填寫。卷內(nèi)備考表排在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。（二）裝訂方法由文字材料組成的案卷均應采用三孔一線方法裝訂。裝訂線必須牢固。九、其它（一）案卷的裝具：裝訂好的案卷裝入統(tǒng)一標準的檔案盒內(nèi)，可一盒一卷，也可數(shù)卷一盒。（二）檔案代卷卡：隨檔案排放于檔案柜架內(nèi)，將檔案移出庫房時，代卷卡仍置于被代理的案卷位置上，便于掌握檔案的流動情況和進行安全檢查。（四）案卷的歸檔時間：各職能部門將當年處理完畢的文件由文書處理部門立卷后，第二年6月30日之前向檔案室移交；會計檔案當年立卷，本業(yè)務部門保留一年，第三年向檔案室移交；科技檔案和聲像檔案資料，在項目完成后及時整理歸檔。工程檔案的歸檔時間，一般在工程項目竣工后（或單項工程竣工后）三個月以內(nèi)歸檔。各類檔案在移交時都要填寫移交表，一式二份，交接雙方在移交表上簽字，蓋章后各執(zhí)一份，以備后查。一、主題內(nèi)容與實用范圍（一）主題內(nèi)容本辦法規(guī)定了公司事業(yè)檔案實體分類原則，分類辦法、類目設置、標識符號、編號等。二、引用標準山西省檔案局《山西省企業(yè)事業(yè)檔案標準》中事業(yè)單位檔案分類編號標準．三、術語（一）事業(yè)檔案事業(yè)檔案是本單位在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成有黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、技術管理、合同管理、工程技術、移民、基地建設、工程驗收、會計、聲像、榮譽實物等12類。（三）類號類號是類目的標識符號，用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。五、標識符號（一）檔案分類號碼采用阿拉伯數(shù)字。一式兩份檔案的，在檔案順序號后加（A）、（B）。理論教育，各種宣傳活動，思想政治工作與精神文明建設，職工在職培訓等。職工代表大會，職工民主管理，勞動競賽、勞保福利、文體活動、青年團建設、團員大會、團費管理、工會工作等。02長期03短期02行政工作01永久綜合性行政事務工作，行政會議，組織機構，公司務會、公司長辦公會、協(xié)調(diào)會，辦公室工作，文秘工作，保密工作等形成的文件材料；干部，工人的招聘、錄用、表彰，行政調(diào)配工作，工資管理、職稱工作，出國考察、涉外活動、干部花名冊等文件材料。職工生活福利，職工食堂、職工住房、第三產(chǎn)業(yè)，計劃生育等工作形成的文件材料。醫(yī)療保險，人壽保險等形成的文件材料。有關經(jīng)營管理統(tǒng)計報表，綜合性統(tǒng)計分析等資金管理、會計管理、資產(chǎn)評估和管理等形成的文件材料。與工程有密切聯(lián)系的請求批復，歸入相關工程。標準化管理工作，各種技術管理，管理標準，工作標準和上級頒發(fā)的標準，規(guī)范性文件等文件材料。02投標文件03招標工作報告04合同文件05標底06 其它06工程技術01規(guī)劃設計01工程規(guī)劃項目建議書及批復，可行性研究報告及批復，項目評估、規(guī)劃任務書，工程方案論證，總體規(guī)劃設計，工程查勘，禹門口引黃工程前期檔案。02 地質(zhì)測繪01地質(zhì)檔案工程地質(zhì)與水文地質(zhì)勘查計劃、