暢想外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)使用說明書-在線瀏覽
2025-05-25 21:57本頁面
【正文】 用戶，如圖5。[服務器]頁面配置總郵箱的POPSMTP地址及郵箱用戶名和密碼，同時在[高級]頁面復核POP3和SMTP的端口是否與郵箱服務提供商提供的端口吻合及是否需要進行SSL安全連接的需要，最后做賬戶測試以確保配置的準確性。圖 6注：如須使用多種POP客戶端接收郵件（如同時在用暢想郵件和Foxmail），必須保持“在服務器上保留副本”為選中狀態(tài)，否則一旦暢想郵件收件成功，郵件服務器上的郵件也就隨之刪除了，將導致其他POP客戶端無法接收郵件！圖 73. 在[用戶]頁面點擊[新建]將需要使用該總郵箱的用戶進行添加，并配置好收、發(fā)權(quán)限，最后將點擊[郵件分配方式]，對此總郵箱可以有“共享”“隨機分配”“機會均等”三項郵件自動分配規(guī)則，如圖7。圖 8 個人郵箱管理 個人郵箱管理是針對每個用戶個體的郵箱進行管理的模式，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的每個獨立用戶，不適用于所有用戶，如圖9。[服務器]頁面配置總郵箱的POPSMTP地址及郵箱用戶名和密碼，同時在[高級]頁面復核POP3和SMTP的端口是否與郵箱服務提供商提供的端口吻合及是否需要進行SSL安全連接的需要，最后做賬戶測試以確保配置的準確性。圖 11 群發(fā)設置 群發(fā)設置是專為開發(fā)客戶、節(jié)日祝福等商務需要而存在的，因為垃圾郵件壁壘的存在，很多群發(fā)郵件的送達率并不是很高。圖 12圖 13配置步驟:，在個人郵箱管理空白處右鍵點擊[新建]，在[常規(guī)]頁面配置好賬戶名稱及群發(fā)郵箱的Email地址。 信紙管理 信紙管理是將組織架構(gòu)內(nèi)部所有用戶發(fā)送、回復、轉(zhuǎn)發(fā)的格式進行統(tǒng)一、規(guī)范化的工具，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的所有用戶，如圖14。光標位置：新建郵件時，光標定位的位置；發(fā)信人簽名：新建郵件時，顯示發(fā)件人郵箱前面的內(nèi)容；發(fā)信人地址：新建郵件時，顯示發(fā)件人的郵箱地址；回復名字：顯示發(fā)件人郵箱前面的內(nèi)容；回復地址：顯示發(fā)件人的郵箱地址；收件人名字：顯示收件人郵箱前面的內(nèi)容；收件人地址：顯示收件人的郵箱地址；當前日期：顯示當前日期；當前時間：顯示當前時間；圖 15 簽名管理 簽名管理是用戶在郵件交往過程中重要的名片展示方式，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的所有用戶，如圖16。圖 17 管理控制 管理控制是將每個獨立用戶的各種有關郵件的操作加以規(guī)范、控制的管理配置工具，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的每個獨立用戶，不適用于所有用戶，如圖18。圖 183 郵件管理 在菜單欄[功能][輔助管理]，點擊[郵件管理]，進入到郵件管理主界面。圖 19 組織架構(gòu)區(qū) 將公司組織架構(gòu)內(nèi)成員與成員所屬客戶有序的進行組合呈現(xiàn)，用戶的郵件和客戶的郵件的無縫關聯(lián)完美的體現(xiàn)“以客戶為中心”的理念。圖 20 組織架構(gòu)視圖 在組織架構(gòu)區(qū)任意位置右鍵點擊[選項]，可對客戶名稱顯示作自定義設置，可對客戶的顯示分組進行自定義設置，如圖21。如圖22。 圖 23 收件箱 用來存放收到的、屬于登錄用戶本人的郵件，文件夾后顯示的數(shù)字為未讀郵件的數(shù)目，“新客戶”表示該客戶的Email還未建檔，“老客戶”表示該客戶的Email已建檔。 審批箱 用來接收存放需要審批的郵件。 垃圾郵件 用來存放用戶自定義的垃圾郵件。 草稿箱 用來存放用戶還在撰寫、尚未定稿的郵件。 內(nèi)部 用來存放使用公司內(nèi)部帳套接收、發(fā)送的郵件。用戶點擊“查詢文件夾”右鍵[新建]，即可以對當前用戶擁有的所有郵件進行個性化條件文件夾分類，如圖24。 郵件操作區(qū) 可根據(jù)用戶習慣及用途展示郵件，如圖25。圖 26 查找 可根據(jù)用鍵入檢索關鍵字，進行模糊查找郵件，如圖27。圖 28 郵件預覽 用戶可在不打開郵件的情況下對郵件內(nèi)容進行預覽，如圖29。圖 30 用戶可以對相同話題的郵件新聚合呈現(xiàn)，如某些客戶關于某個話題的往來郵件，便于用戶從脈絡上了解整個過程，如圖31。圖 32 提醒 用戶可根據(jù)郵件內(nèi)容，建立相應的提醒內(nèi)容，提醒對象可以是自己，也可是其他任何在系統(tǒng)范圍內(nèi)的同事，以免因時間的問題耽誤用戶的工作進度，如圖33。圖 34 報告 用戶可隨時查看群發(fā)件的發(fā)件狀態(tài)及其他詳細情況的群發(fā)報告，如圖35。圖 36 快速回復 用戶可在不打開郵件的情況下，在郵件預覽界面進行快速回復動作，如圖37。圖 38 時區(qū) 用戶可通過時區(qū)查看客戶發(fā)送郵件的當?shù)貢r區(qū)時間
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