【正文】 程、發(fā)展趨勢、特點以及在成都某地產(chǎn)企業(yè)中辦公應用狀況，例如通過信息發(fā)布、電子化文件和知識管理、工作流自動化、對公司資產(chǎn)的管理、信息交流、決策支持方面、人力資源管理、財務辦公過程、新項目申請審批等功能模塊支持企業(yè)辦公，為企業(yè)提供自動化辦公的管理后臺，為企業(yè)在激烈的競爭中獲得發(fā)展提供了動力，同時也分析了該地產(chǎn)公司OA的不足之處，以便改進。OA辦公管理系統(tǒng)的運用，使人們不再像過去那樣采用效率低下的手工方式辦公，促使辦公向著更加簡潔、更高效、更快速、更標準化、更科學的方向發(fā)展，實現(xiàn)了企業(yè)間工作人員的快速信息交流、資源共享，無紙化辦公降低辦公物料消耗，同時為管理者提供了全局性的決策支持，極大地提高了辦公效率，為企業(yè)的生存發(fā)展具有重要意義，對于其他性質(zhì)的機關組織提高辦公效率同樣意義重大。OA辦公管理系統(tǒng)通過信息發(fā)布、電子化文件和知識管理、工作流自動化、對公司資產(chǎn)的管理、信息交流、決策支持方面、人力資源管理、財務辦公過程、項目審批等功能模塊幫助工作人員實施辦公，也可以根據(jù)具體企事業(yè)單位的特點和需求具體設定特殊的功能模塊或二次維護升級，具有可擴展性的特點；OA辦公管理系統(tǒng)的實施和維護是由OA辦公管理系統(tǒng)管理員負責，并且管理員還擁有對系統(tǒng)用戶設置使用權限范圍的權力，使各用戶的在自己的權限范圍內(nèi)各司其職；其系統(tǒng)適用性廣泛，包括基層執(zhí)行、中層管理、上層決策的全部人員都可以通過它來辦公。 OA 辦公管理系統(tǒng)的選擇標準信息時代的今天，為了提高辦公效率，降低物資、時間和人力成本，增強競爭力，越來越多的企事業(yè)單位選擇了實施OA辦公管理系統(tǒng)，也激勵了OA的開發(fā)。所以，選擇一個好的OA辦公管理系統(tǒng)對企事業(yè)單位就顯得非常重要。一個雜亂的OA界面讓人花費更多時間在尋找功能模塊上，可能導致看不清或選擇錯誤，也不容易學會；相反，簡潔而干凈的系統(tǒng)界面能讓人最快速地找到目標，方便使用；對于新手而言，也有助于他們盡快的學會操作[2]。比如說，在一家中型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，其內(nèi)部辦公重要的信息是對工作流的管理，即：工程項目管理信息、財務管理信息、人力資源管理信息、產(chǎn)權證辦理信息等等重要部分，應該將其功能模塊放在醒目位置；其他方面，如：辦公用品管理、公司規(guī)章制度、通告、周例會通知等等一般信息，設置在界面角落不顯眼的位置。在本論文系統(tǒng)的安全性包括了兩方面：一是對于系統(tǒng)內(nèi)部用戶，二是對于企業(yè)整體和外部而言[3]。每人在登錄OA辦公管理系統(tǒng)時，要先填寫用戶名和密碼，才可在登陸以后根據(jù)自身職位部門、職位獲得使用OA相應的角色權限，防止濫用和誤用系統(tǒng)，避免上層信息向基層泄露，或者是不同部門之間的保密信息泄露等不安全狀況。由于信息化建設的不斷發(fā)展，企業(yè)和其他企事業(yè)單位合作或者與客戶商討服務時，越來越頻繁的使用網(wǎng)絡，在方便交流信息的同時，也帶來了潛在的威脅。 系統(tǒng)管理員可以靈活設置權限通常各企事業(yè)單位設置有很多的部門、不同的工作人員，人員之間的流動性強（離職、入職、調(diào)派等），這些要求OA辦公管理系統(tǒng)能夠靈活的設置權限，維持管理層次有序正確的運用，確保OA對每一項流程、每一個角色權限的控制。此外，為了給系統(tǒng)的擴展延伸提供基礎，OA辦公管理系統(tǒng)各項接口、技術標準還要與國際標準統(tǒng)一[4]。 OA辦公管理系統(tǒng)的響應速度并發(fā)狀況良好好的OA辦公管理系統(tǒng)能快速處理辦公，在第一時間響應用戶，提高工作效率；支持多層級（通常是6級以上）的組織結(jié)構(gòu)；能在1000人以上并發(fā)處理狀況下，系統(tǒng)穩(wěn)定良好的運行。不同規(guī)模、不同行業(yè)的企業(yè)管理具有不同的特點，對OA的需求各不相同，尤其是企事業(yè)單位的規(guī)模對OA辦公管理系統(tǒng)的選擇影響最大。對于中小企業(yè)，員工相對較少，電腦臺數(shù)少，對OA 的功能模塊要求趨向于大眾化，各OA生產(chǎn)廠商生產(chǎn)的辦公管理系統(tǒng)一般都能滿足中小企業(yè)的需求。為改變這種狀況，以綜合性技術開發(fā)的OA興起。 文檔型OA（20世紀80年代~20世紀90年代末）此時，OA也被稱為“無紙化辦公”，文件不再必須被打印、復印出來，節(jié)約了大量紙制資源。由于局域網(wǎng)出現(xiàn)和關系數(shù)據(jù)庫及其他輔助功能的應用，文檔和信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享，如：日程安排表、BBS、文檔管理、公司記事、辦公用品管理等等。這一階段的OA辦公管理系統(tǒng)各功能模塊相對獨立，對企事業(yè)單位的辦公效率提高成績不明顯。 工作流程型OA（21世紀初期）進入二十一世紀后，世界經(jīng)濟和技術的快速發(fā)展，個體化辦公方式讓OA用戶無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，個體性的使用已不滿足需求，于是對OA提出了更高的要求OA，此時向著流程型發(fā)展。OA存在的問題是可擴展性較差，OA開發(fā)商惡性競爭和系統(tǒng)知識產(chǎn)權存在隱患。它的特點有：數(shù)據(jù)的集成性更好；工作流程得到優(yōu)化；是將準確的知識傳播到準確的用戶手中，知識得到共享；與其他應用系統(tǒng)能夠更好的融合；完全利用網(wǎng)絡技術；以對知識的管理為基礎等等。 未來的OA（2011年~）移動型OA：經(jīng)濟的發(fā)展使得異地辦公越來越頻繁，未來將采用更先進互聯(lián)網(wǎng)技術和移動通信技術，如3G移動網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)手機移動辦公，徹底打破地域限制[5]。協(xié)同型OA：隨著市場的分工和企業(yè)間日益頻繁的經(jīng)濟等形式的交流，僅僅局限于企業(yè)內(nèi)部的傳統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)已無法滿足需求，于是OA開始向協(xié)同方向，即滿足跨組織、跨系統(tǒng)辦公的方向發(fā)展。標準型OA：上一段提到OA的協(xié)同化，意義之一就是促進不同企事業(yè)單位合作辦公，就要求OA能夠適用于絕大多數(shù)企業(yè)，盡可能消除差異，做出通用接口、使用特點、功能模塊一致的系統(tǒng)，向標準型發(fā)展。第3章 成都某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司使用OA背景與現(xiàn)狀成都某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司是一家中型私營地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，在成都和其他地方有多個項目。因此公司需要一個有效地平臺對組織進行管理，節(jié)約資源消耗，提高辦公效率。OA系統(tǒng)設置了信息發(fā)布、電子化文件和知識管理、工作流自動化、對公司資產(chǎn)的管理、信息交流、決策支持方面、人力資源管理、財務辦公過程等功能模塊，通過系統(tǒng)管理員的授權，為每一位用戶進行角色權限限制。 AO辦公管理系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu) OA登陸界面現(xiàn)在，員工每天上班的后的第一件事就是登陸OA，查看是否有公司發(fā)的新郵件、新通告等，隨即開始展開日常工作，極大地提高了辦公效率。第4章 OA辦公管理系統(tǒng)在該地產(chǎn)公司的應用研究 OA 在成都某某房地產(chǎn)有限責任公司的應用概況在該房地產(chǎn)企業(yè)中通過信息發(fā)布、電子化文件和知識管理、工作流自動化、信息交流、決策支持管理、公司資產(chǎn)管理、人力資源管理、企業(yè)財務支持等功能模塊來提升企業(yè)的辦公效率，下面將對這些功能模塊的應用做詳細的研究。為解決這些難題，OA建立了信息發(fā)布平臺[9]。通過這種途企業(yè)內(nèi)部員工之間能快速的傳播信息，了解公司的最新動態(tài)。此外，該公司的OA辦公管理系統(tǒng)還設置了聊天交流室，開展企業(yè)文化建議、技術交流、辦公環(huán)境改善等各種討論。 投票欄各個系統(tǒng)用戶投票以后，投票發(fā)起者就可以看見投票結(jié)果分析，并且將投票結(jié)果在OA上發(fā)布。我們已經(jīng)進入了知識經(jīng)濟時代，知識管理對企業(yè)的發(fā)展起著越來越重要的作用。其中文件和知識的上傳分為在線編輯和原有上傳兩種，在線編輯就是上傳的用戶在線填寫相關信息，并直接在文檔內(nèi)編輯文件或知識，文檔類型為WORD文檔，PPT等辦公常用類型，編輯成功后保存上傳到服務器。當一名新員工入職成都某某房地產(chǎn)開發(fā)公司，他需要先向OA辦公管理系統(tǒng)管理員處報到，由系統(tǒng)管理員給予設置了角色權限的登錄名和密碼，然后該新用戶可登陸OA，進入文件管理功能模塊，在文件或知識的分類菜單上選擇查看本公司的公司規(guī)章制度、福利待遇、基本項目信息等電子化文檔，了解公司基本信息，減少了很多培訓環(huán)節(jié)。上傳的用戶或是管理者在“上傳管理”頁面可以查看自己或有權限范圍內(nèi)的用戶上傳的文件或知識信息，并且擁有對文件或知識的更改、刪除權限，這些功能只需要點擊相關按鈕即可實現(xiàn)。 工作流功能模塊社會經(jīng)濟的變化日新月異，人們需要不斷地學習總結(jié)才能趕上步伐，成都某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司和很多企業(yè)一樣，要求員工每一年。在每一周末或者月末，基層用戶打開登錄界面登錄系統(tǒng)后，找到該功能，首先填寫好本次匯報題目，再在頁面的文本框中開始寫匯報，完成后提交；系統(tǒng)將自動轉(zhuǎn)發(fā)至匯報人的直屬上司，上司審閱做出批示后，再一次發(fā)送回匯報人，匯報人就可以再系統(tǒng)上看上司的批示了。 周報月報流程“日程事務安排”是為防止遺忘未來事務而設置，其自動報警功能會在事務當日提供短信提示。點擊今天及之后某一天的號數(shù)，打開后選擇“新建事務安排”出現(xiàn)以小時劃分的當天表格，選擇好時刻并在時刻后的欄目中填寫備忘事務，保存成功后返回月歷界面便可看見備注[13]。有價值的資產(chǎn)包括固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。資產(chǎn)管理的功能分為資產(chǎn)詳細產(chǎn)品信息、申請發(fā)放使用記錄、查詢統(tǒng)計等子功能，通過OA對資產(chǎn)的管理，有權限的用戶可以隨時知道資產(chǎn)的狀態(tài)，合理的分配資產(chǎn)，節(jié)約資源，提高使用效率。 固定資產(chǎn)管理基本功能模塊 OA對會議室管理的應用研究出于企業(yè)辦公地點的限制和資源節(jié)約的考慮，辦公室較少且大小不一，為合理利用辦公室，避免出現(xiàn)會議室空閑或者開會高峰時多部門爭搶一個辦公室的沖突，成都某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司的OA支持辦公室管理，其中一項重要功能是辦公室預訂功能。在預訂辦公室時，系統(tǒng)要求寫上備案并被保存，為以后的查詢做好準備。在選擇好參會者姓名后，可以根據(jù)參加范圍系統(tǒng)自動的發(fā)送會議通知郵件，快速有效地通知參會者，提高出勤率。從公司買入一輛車開始建立一份檔案，包括其價格、車型、買入時間、保險等基本信息。申請上報同意后，由管理人員在OA上查詢車輛信息，合理分配閑置的合適的車輛，并在系統(tǒng)上做好發(fā)車登記備案和還車登記備案。對于快到繳納車輛保險費、年審日期、交養(yǎng)路費日期，系統(tǒng)會通過郵件提示負責人，避免出現(xiàn)遺忘等錯誤。通過OA的一系列工作顯示出了車輛的各種詳細信息，方便了用戶查詢，使車輛管理日趨規(guī)范。該企業(yè)項目多，資料數(shù)量龐大，查找非常困難。利用OA辦公管理系統(tǒng)則通過建立圖書檔案和資料檔案有效地解決了這些難題，各種圖書、資料填好分類歸檔后，將其基本信息錄入在OA上：在新建圖書時設定圖書名稱、種類、目前狀態(tài)、借閱條件、歷史記錄模塊，狀態(tài)包含可以借閱、已被借閱或缺失三種，借閱條件則限制了借閱的對象、和借閱時間，在此之外的無法借閱此書。同時設置有借出登記模塊，當借閱者在權限范圍內(nèi)借閱某種圖書或資料時，由圖書管理員在借出登記中操作借出，登記借出的基本信息：書名、借出著姓名部門、借出日期、最遲還書日利，借出登記完成。于對借出圖書或資料的狀態(tài)管理，缺失統(tǒng)計模塊方便管理員在眾多資料中篩選出缺失資料，以便盡快補充齊全。當某一部門開會需要用到電腦，先由具有申請資格的用戶登陸系統(tǒng)后，找到設備儀器管理模塊，雙擊電腦圖標或名稱字樣，進入管理電腦界面，單擊借用選項，填寫借用數(shù)目、原因、時間、備注信息，完成后單擊提交，等待申請審批。如果申請通過，該資源的系統(tǒng)管理者記錄借用狀況，調(diào)整其他申請者的借用時間，合理分配使用設備儀器。該公司的OA辦公管理系統(tǒng)對辦公用品從申請、采購、發(fā)放使用、庫存等進行全方位登記和管理。一個部門所有工作人員將需要的東西匯總，統(tǒng)一辦公用品總類和數(shù)量，再由部門秘書通過OA提交信息給負責辦公用品管理的行政部門負責人（情況緊急急需用某種辦公用品則沒有時間限制）。 辦公用品查詢結(jié)果清單管理者查詢完辦公用品的信息，再匯總各部門的需求，計算采購數(shù)量后制定出統(tǒng)一的采購表，交由采購部采購。同樣，當刪除某一種的辦公用品，只需要有權限的管理者在左列表單擊該種類的辦公用品，按右鍵刪除功能實現(xiàn)操作。登記管理細分為入庫登記、分發(fā)、借用、歸還、修理、壽命終止六部分，在此處選入庫登記，并輸入該辦公用品的基本信息（編碼、名稱、數(shù)量、供應商、價格、采購者、備注等）。 辦公用品借用界面該地產(chǎn)公司的固定資產(chǎn)主要指辦公大樓、項目上的各建筑物、大型建筑機器以及與房地產(chǎn)開發(fā)有關的工具、設備等。增加固定資產(chǎn)前先要設置類別、折舊方式，默認按年方式對其進行折舊，填寫資產(chǎn)各種基本信息，信息提交前需仔細檢查，提交后除基本信息外其他信息一般不能更改，必須更改就只能通過“初始化設置”初始化信息。刪減固定資產(chǎn)則直接由管理者點擊刪除并確認，流程相對簡單。點擊“編輯”功能，有權限者