【正文】 非標(biāo)準(zhǔn)版頭。 使用設(shè)計或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。 年號不全 。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。 位置不當(dāng)。 將發(fā)文年度位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。 未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。 五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見錯誤 下行文也標(biāo)注了簽發(fā)人姓名 簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。 六、公文標(biāo)題中的常見錯誤 “決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。 如：“關(guān)于字〔1997〕第號文的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。 如：《人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實政發(fā)[]號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報告》就簡明了。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題中一般不加書名號。 如《市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補(bǔ)上“通知”這一文種。 如：《市計委二〇〇年工作計劃》，“計委”容易引起歧義，如果是“計劃經(jīng)濟(jì)委員會”應(yīng)簡稱為“計經(jīng)委”，如果是“計劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“計生委”。 七、主送機(jī)關(guān)中的常見錯誤 除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。 未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。 多頭主送向上級機(jī)關(guān)行文，只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。 主送個人 一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的機(jī)關(guān)。 八、正文中的常見錯誤 主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”…… 常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用…… 應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。 如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。 引文標(biāo)注錯誤如“你校校字［1997］第號文件（關(guān)于的請示）收悉。 隨意使用字體字號 正確的字距為0點距（電腦打字點距下同）；行距為24點距。 九、無正文說明標(biāo)識中的常見錯誤這種情況無須注明“此頁無正文”，因為公文的正文是指主送機(jī)關(guān)以下，生效標(biāo)識以上具體反映公文內(nèi)容的部分。 十、附件標(biāo)識中的錯誤 附件名未標(biāo)全稱 “附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點符號。 內(nèi)容不適印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說明，無需作附件標(biāo)注。 十一、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識中的錯誤 發(fā)文機(jī)關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱 常見的錯誤是居中標(biāo)識或靠右邊頂格標(biāo)識。在下列兩種情況下發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識可越過中線：一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。 十二、成文日期標(biāo)識中的常見錯誤 將打印日期作為成文日期 在發(fā)文機(jī)關(guān)署名后標(biāo)識成文日期時，用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內(nèi)標(biāo)識時用漢字標(biāo)識。 標(biāo)識不全正式公文成文時期必須將年月日標(biāo)示完整。 位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機(jī)關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印?？偟脑瓌t是，成文日期的標(biāo)識是與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。 將月日寫成“分子式” 當(dāng)用不用 印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件也用了印。 位置不當(dāng) 未及時清洗印章，使印記模糊不清。 十四、主題詞標(biāo)識中的常見錯誤 將標(biāo)題簡單切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引因此，標(biāo)引主題詞時不能簡單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。 任意生造主題詞這將導(dǎo)致不能用計算機(jī)對公文進(jìn)行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。 未先標(biāo)類別詞 亂用標(biāo)點符號 使用已廢除了的“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)” 公文不能抄送個人，需要送某位領(lǐng)導(dǎo)閱否由收文機(jī)關(guān)秘書部門決定。 抄送主送機(jī)關(guān) 將向上級機(jī)關(guān)的“請示”同時抄送平級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)；將公文抄送給與公文內(nèi)容無關(guān)的機(jī)關(guān)。 標(biāo)識不規(guī)范 造成公文處理不規(guī)范的一個重要原因，是在部分文秘人員的思想認(rèn)識上存在一些誤區(qū)，其對公文規(guī)范化的危害不小。常見的有以下8種： 《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國家機(jī)關(guān)公文格式》、《發(fā)文稿紙格式》、《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》、《標(biāo)號符號用法》、《出版物漢字使用管理規(guī)定》等，都是公文制作的法規(guī)性文件，并構(gòu)成了公文規(guī)范的完整體系。廣大文秘人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，跟蹤公文發(fā)展的動態(tài)，在公文實踐中力求使用最新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，盡量準(zhǔn)確地理解和掌握公文規(guī)范的完整體系，不要在新的公文法規(guī)頒布很長一段時間后還抱著老一套不放。 由于有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)存在對公文規(guī)范化的重視程度不夠的現(xiàn)象，其所制發(fā)的公文難免也有時出現(xiàn)不合規(guī)范的地方，而有的基層單位的文秘人員往往認(rèn)為上級秘書部門水平高，他們制發(fā)的公文都是正確的，即使有時發(fā)現(xiàn)了與公文規(guī)范不一致的地方，也認(rèn)為上級那樣做總是有道理的，于是上行下效，造成不規(guī)范公文泛濫。同時，要求級別越高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)越要重視公文處理的規(guī)范化。 漢語是聯(lián)合國使用的6種語言之一，為世界通用語言，我們在國際交往中完全可以理直氣壯地使用漢語。外國人就不會因為你不懂外文而改用你國的文字。 國際上以簡化字為漢語的標(biāo)準(zhǔn)用字，盡港澳臺等地仍使用繁體字，但根據(jù)《出版物漢字使用管理規(guī)定》：“向臺灣、香港、澳門地區(qū)及海外發(fā)行報紙、期刊、圖書、音像制品等出版物，可以使用簡化字的一律用簡化字”。 被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件是主體的有機(jī)組成部分，不得視為附件。 有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過辦公（廳）室將公文直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，并以領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)為由拒絕辦公（廳）室的核稿和核發(fā)。公文核稿的基本任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。 由于辦公自動化的發(fā)展，許多文秘人員直接在計算機(jī)上起草文稿，各次修改過程也直接在機(jī)上進(jìn)行，最后打印和歸檔的是定稿。正確的方法，是在原始稿上反復(fù)修改，把經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實原件。 用傳真件代替正式文件發(fā)文或歸檔另外，由于傳真件紙張材料的特殊性，保存不久字跡就會全部退盡，如果直接將其歸檔，時間長了就會失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復(fù)印后歸檔。 有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等兩三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替?！罢埵尽笔寝k件，需要回復(fù)，適用于向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn)，上級機(jī)關(guān)不批準(zhǔn)，你還辦不成。文件中只要有請求事項的，就不能用“報告”來處理，否則很容易誤事。 　　②“決定”和 “意見”的適用與區(qū)別。其區(qū)別是：“決定”一般用于重要決策的出臺和重大活動的部署，帶有較強(qiáng)的政策性和嚴(yán)肅性，這從“決定”二字的含義就可看出來，“決”是“決斷”的意思，“定”是“確定”的意思。如《中共中央關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定》，通常情況下，人們一看文件上有“決定”二字，就知道非同小可，有“大動作”出臺了。而“意見”同樣用于安排部署重要工作，但相對而言，所決策的事項沒有“決定”那么重大，語氣沒有“決定”那么嚴(yán)肅，進(jìn)效可長可短。需要指出的是，“意見”的剛性雖不如“決定”強(qiáng)，但并不意味著不重要、可執(zhí)行可不執(zhí)行。這就像使用武器一樣，常規(guī)武器經(jīng)常要用，而尖端武器是不可隨便用的。“函”適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項?！罢埵尽钡闹魉蜋C(jī)關(guān)必須是直接的上級機(jī)關(guān)，而“函”的主送機(jī)關(guān)則是不相隸屬的機(jī)關(guān)，可以是上級機(jī)關(guān)，也可以是平級單位，還可以是下級單位。 　?、堋芭鷱?fù)”和“函”的適用與區(qū)別。如下級政府或部門向上級政府或部門報送請求事項，上級政府或部門應(yīng)用 “批復(fù)”給與答復(fù)，而經(jīng)政府部門同意后，其辦公廳 (室)則應(yīng)用 “函”來答復(fù)。 　?、?“公告”和 “通告”的適用與區(qū)別。一是發(fā)布機(jī)關(guān)不同。通告的制發(fā)機(jī)關(guān)則非常廣泛，各級國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位均可制發(fā)通告。公告的內(nèi)容大都是已經(jīng)發(fā)生或確定的，是事后告知，因而具有很強(qiáng)的告知性特點。三是使用范圍不同。“公告”、“通告”混淆，主要是將“通告”錯用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府關(guān)于加強(qiáng)濱江路管理的公告》、《ＸＸ市公安局關(guān)于對ＸＸ路實行交通管制的公告》等，都不屬于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項，應(yīng)把“公告”改為“通告”。用“命令”制定公布規(guī)章，這規(guī)定適用于有制定公布規(guī)章權(quán)的行政機(jī)關(guān)，即國務(wù)院直屬工作部門、省級政府、省級政府所在地的市政府以及國務(wù)院批準(zhǔn)的較大市政府。在實際操作中，沒有規(guī)章制定公布權(quán)的市發(fā)布規(guī)范性文件可以用“通知”進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)。主要有以下表現(xiàn)：　　　　①公文文頭不規(guī)范。（“聯(lián)合行文”見后文）　?、诎l(fā)文字號不規(guī)范?！　、蹣?biāo)題冗長、混亂、殘缺不全?！　、苤魉蜋C(jī)關(guān)排列混亂?！薄　、萁Y(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂。附件標(biāo)題應(yīng)與文件后所附材料標(biāo)題相符。以黨委名義發(fā)文，文本要署名，日期用小寫；以政府名義發(fā)文，文本不署名，日期用大寫。若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府向縣委、政府聯(lián)合行文，應(yīng)抄送縣委辦、縣政府辦；若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委向縣委行文，只抄送縣委辦；若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府向縣政府行文，只抄送縣政府辦。公文主題詞應(yīng)包括反映公文內(nèi)容的類別詞、反映公文主題的詞、公文文種三個詞組構(gòu)成，如《中共蒼溪縣委辦公室關(guān)于做好慶祝中國共產(chǎn)黨成立86周年紀(jì)念活動的通知》，其主題詞是“黨的建設(shè)、建黨節(jié)、紀(jì)念活動、通知”。除了以上固定的三個詞組外，有時公文還需要標(biāo)引自由詞，主要范圍是：一是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；二是人物、時間和年代稱號；三是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。這里，同時還要注意一點：選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時，不作“△”標(biāo)記，如毛澤東思想、鄧小平理論等雖然《主題詞表》中未列，但已經(jīng)成為了專用名詞，在標(biāo)引時不加 “△”符號。因此，各單位公文起草人員應(yīng)隨時加強(qiáng)對公文格式的學(xué)習(xí)，細(xì)心觀察縣委、政府公文的格式要求，弄清各自的區(qū)別。主要有以下幾種表現(xiàn)：①越級行文；②多頭行文；③請示一文多事；④黨政不分?！　≡~匯使用不當(dāng)。所以，每一個文秘人員在詞匯運用方面都應(yīng)有一絲不茍的精神。如X領(lǐng)導(dǎo)的“重要指示”、“重要講話”，這要看用于哪一級的領(lǐng)導(dǎo)，對中央領(lǐng)導(dǎo)可以用，對其他級別的領(lǐng)導(dǎo)則不能用，這是上級有明確規(guī)定的。②濫用副詞。當(dāng)然，有時可以重疊運用某些副詞，但要根據(jù)需要，而且要用得恰當(dāng)，比如某項工作過去要求“加強(qiáng)”，但進(jìn)展的情況不太理想，就可以用“進(jìn)一步加強(qiáng)”。作為公務(wù)文稿，“要”怎樣這類詞肯定經(jīng)常會用到，但用得太多太濫也不行，如有些講話稿、文件，滿篇都是“要”字，讓人覺得煩。④過多重復(fù)用詞。這句話意思是說得通的，但同一句話出現(xiàn)三個“和”字，顯然不合適，把第一個“和”字拿掉，第二個“和”字改成頓號就可以了。時代在前進(jìn)，知識在更新，公務(wù)文稿的常用詞匯也需要不斷注入新鮮氣息，如WTO、知識經(jīng)濟(jì)等都已經(jīng)走進(jìn)我們的公文了，但新詞匯也有一個潛移默化、約定俗成的過程，不能過于“前衛(wèi)”，否則就會“曲高和寡”，讓人不知所云。還有一些同志喜歡“引進(jìn)”港澳臺的某些詞匯來改造自己的詞匯，如改“提高”為“提升”、“通過”為“透過”、“本次”為“今次”等就不好了，好象他們的詞匯是貌美女郎，自己用慣的詞匯是丑陋的，其實又有多大必要呢？領(lǐng)導(dǎo)講話稿寫得好不好，關(guān)鍵不在于新詞匯多不多，而在于寫作功力深不深。這方面最突出的是“的”、“地”、“得”三個字經(jīng)常被混用，“的”字用于定語，“地”字用于狀語，“得”字用于補(bǔ)語。這個毛病在許多文稿中俯拾即是，好象也“約定俗成”了。還有如“強(qiáng)化（領(lǐng)導(dǎo)）”應(yīng)為“加強(qiáng)”、“增進(jìn)（認(rèn)識）”應(yīng)為“提高”或“深化”、“提高（本領(lǐng)）”應(yīng)為“掌握”。　　提法不當(dāng)。 　　名稱表述混亂。如“中共蒼溪縣委”、“縣委”（規(guī)范化的簡稱），“中共陵江鎮(zhèn)委員會”、“陵江鎮(zhèn)黨委”（“中共陵江鎮(zhèn)黨委”是錯誤的）。③隨意用簡稱。而有些簡稱只有某系統(tǒng)、某行業(yè)的干部職工知道，如某單位開展“學(xué)文化、學(xué)科學(xué)，比技能、比奉獻(xiàn)”活動，簡稱“雙學(xué)雙比活動”，如果寫進(jìn)黨委、政府文件或領(lǐng)導(dǎo)講話中，就不能用簡稱了，要用就要附加說明，要不就會讓人莫名其妙。有些專用名詞則不能隨便使用簡稱，如有些文稿中用的稱“三代辦”、“先教辦”等，就顯得很不嚴(yán)肅，要用簡稱，也要與上級的口徑保持一致。公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確?！　。浮⒄埵拘怨膽?yīng)注意問題：給上級機(jī)關(guān)的“請示”性公文應(yīng)注意四個問題：①“請示”應(yīng)一文一事；②一般只寫一個主送機(jī)關(guān)；③需要同時送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)；④不得將“請示”夾帶在“報