全國nvq企業(yè)行政管理培訓(xùn)講義三-在線瀏覽
2025-03-04 10:59本頁面
【正文】 作人員易被周圍的工作所吸引 。 ? 工作人員的安全程度提高的同時(shí) ， 保密材料的安全程度下降 。 ? 對(duì)于室溫等問題難以產(chǎn)生相同的意見 。 ? 最有利于辦公的流程 （ 見思考題 8） ?辦公室的布局有很多參考標(biāo)準(zhǔn) ， 但最重要的原則應(yīng)是有利于工作人員的工作 ， 具體有： ?工作人員只須走最短的距離 ， 去使用他們需要的設(shè)備 。 ?容易接觸到調(diào)節(jié)溫度和亮度的開關(guān) 。 每人都要使用的設(shè)備 ， 如復(fù)印機(jī)等應(yīng)位于中心位置 。 有足夠的計(jì)算機(jī) 、 打印機(jī)等確保工作人員的工作 。 工作區(qū)的采光 、 采暖 、 通風(fēng) 、 舒適 、健康和福利應(yīng)考慮的因素 ? 注意采光 ， 因?yàn)榱己玫墓庹帐撬袉T工必須的 ， 而且可以避免眼睛緊張和頭痛 ? 注意采暖 ， 辦公室布局應(yīng)注意員工的采暖 。 它們包括： ? 在人員方面 ， 工作人員或來訪者突發(fā)疾病 、遭受意外事故 。 ? 在財(cái)務(wù)方面 ， 發(fā)生錢或材物被盜的事件 。 ? 為降低員工的風(fēng)險(xiǎn)可采用的措施 （ 見思考題 11） ?單位為降低工作人員的風(fēng)險(xiǎn) ， 可采用以下措施： ?發(fā)放 ID卡給工作人員 ?發(fā)放來訪者來賓卡或通行證 ?所有來訪者必須從接待區(qū)接走 ， 并且不允許其獨(dú)自在建筑中走動(dòng) ?安裝閉路電視監(jiān)視器 ?給工作人員發(fā)放個(gè)人報(bào)警器 ?給關(guān)鍵人員安裝應(yīng)急按鈕，例如銀行經(jīng)理 ?人員管理上，不安排人員單獨(dú)工作 ?錢應(yīng)小心存放在限制進(jìn)入的區(qū)域 ?不得不在建筑物內(nèi)外單獨(dú)行動(dòng)的工作人員，可以發(fā)給移動(dòng)電話。 ? 所有工作人員應(yīng)知道急救箱在哪里和負(fù)責(zé)他們工作區(qū)的急救員的姓名 。 ? 所有單位必須保留事故本 ， 其中記錄任何事故現(xiàn)場(chǎng)的檢索 。 ? 除了在單位的事故記錄本上記入發(fā)生事故的時(shí)間 、 事故人姓名 、 事故發(fā)生地點(diǎn) 、 事故或疾病的內(nèi)容等細(xì)節(jié)之外 ， 必須填寫事故報(bào)告表 ， 寫出事故處理的全部細(xì)節(jié) 。 ?工作人員在初參加工作的培訓(xùn)中 ， 應(yīng)被告知正確的疏散程序 。 ?應(yīng)邀請(qǐng)消防官員提出本建筑物疏散的具體建議 。 信息應(yīng)表示出 ， 在火警的情況下應(yīng)采取的防范措施 ， 疏散時(shí)使用的最近的安全出口 ，也應(yīng)該提醒人們不能使用電梯以及工作人員在疏散離開房間前必須關(guān)閉所有的門和窗戶 。 ?四 、 辦公室人 、 財(cái) 、 物的管理 （ 教材） – 庫存記錄的類型 、 目的和方法（ 見思考題 16） –可以防止大量資金被庫存占用而難以周轉(zhuǎn)； 可以防止大量占用空間而增加租金； 存放的空間需要花費(fèi)資金； 保持適量的庫存 ， 防止用光時(shí)緊急購買物品而延誤使用； 庫存管理不嚴(yán)密而造成漏洞； 為審計(jì)的需要，必須定期盤貨，做好庫存控制； 了解各個(gè)部門的庫存水平，編制預(yù)算，以做好庫存控制 。 ?五 、 控制和監(jiān)督辦公室工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn) ? 辦公室工作要制定工作程序 （ 見思考題 2 28） ? 辦公室工作要進(jìn)行質(zhì)量檢查 （ 見思考題 29） ? 辦公室要設(shè)立工作檢查員 （ 見思考題 30） ? 辦公室要制定管理制度和相應(yīng)表格（ 見思考題 31） ? 員工未達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)時(shí)的處理 （ 見思考題 32） ? 教學(xué)方法： 講課 ， 學(xué)員填寫有關(guān)文件和表格 ， 對(duì)程序手冊(cè) 、 質(zhì)量檢查 、 記帳表格及辦公室 ? 審計(jì)有關(guān)的資料進(jìn)行講解 。 ?三 、 辦公用品的采購與存儲(chǔ)（ 教材 、 、 ） ? 選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商 ?價(jià)格 、 預(yù)算 、 費(fèi)用 ?方便性和位置 ?送貨和服務(wù)質(zhì)量 ?安全性 ?可靠性 ? 辦公用品和易耗品的范圍 ?紙薄類 ?筆尺類 ?小裝訂類 ?歸檔用品類 ?專用易耗品類 ? 辦公易耗品的存儲(chǔ) ? 三 、 辦公用品的采購與存儲(chǔ) （ 教材 、 、 ） ? 選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商 ? 選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商時(shí)要考慮以下幾點(diǎn)：（ 1） 現(xiàn)金付款是否有折扣 （ 2） 貨物的費(fèi)用是否包括運(yùn)費(fèi) （ 3） 批量訂購是否提供折扣 （ 4） 如果有折扣如何按單位有關(guān)
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